Sistemas de asistencia en ERP: dominar la complejidad, aumentar la eficacia

Cuando oyes la palabra »sistemas de asistencia», quizá pienses primero en las tecnologías con las que está equipado tu coche. Sin embargo, los sistemas de asistencia llevan mucho tiempo integrados no sólo en la tecnología del automóvil, sino también en aplicaciones empresariales, como los sistemas ERP. Proporcionan ayuda a los empleados en su trabajo diario, se encargan de tareas repetitivas y facilitan la toma de decisiones.

En este artículo, conocerás los distintos tipos de sistemas de asistencia que pronto serán parte integrante del software empresarial. También descubrirás por qué estos asistentes digitales también te aportarán un aumento significativo de la eficacia cuando trabajes con el sistema ERP en el futuro.

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¿Cómo puedes imaginar los sistemas de asistencia en el software empresarial?

Básicamente, puedes considerar los sistemas de asistencia integrados en el software empresarial como ayudantes virtuales. Ayudan a los usuarios a manejar las aplicaciones y realizar las tareas proporcionándoles información o automatizando las actividades rutinarias. Como compañeros digitales, proporcionan conocimientos sobre procesos, datos y funciones para que el usuario pueda alcanzar su objetivo más rápidamente. Como en otros ámbitos, la inteligencia artificial (IA) está impulsando rápidamente el desarrollo de los sistemas de asistencia.

Algunos ejemplos concretos ilustran las posibilidades:

Chatbots de ayuda

Los chatbots están integrados en la interfaz de usuario del software y permiten la comunicación mediante texto o voz entre el asistente virtual y el usuario. Basados en modelos lingüísticos de IA (Large Language Models – LLM), pueden responder a preguntas sobre funciones concretas o ayudar a navegar por el sistema, por ejemplo.

Robots informáticos

Robots software automatizan los procesos empresarialesliberando a las personas de tareas manuales rutinarias. Principalmente realizan tareas repetitivas y monótonas, como sincronizar datos o rellenar formularios. Como resultado, los empleados experimentan un alivio significativo.

Auxiliares de análisis

Los asistentes de análisis ayudan a las empresas a analizar analizar grandes cantidades de datos e identificar patrones o tendencias. Al hacer predicciones o recomendaciones, proporcionan una base inteligente para la toma de decisiones que puedes utilizar para optimizar tus procesos empresariales.

Sistemas de asistencia: prácticamente predestinados a las soluciones ERP

Probablemente ya lo habrás adivinado: los sistemas de asistencia ofrecen un enorme potencial de optimización para los complejos sistemas ERP. Porque:

• Las soluciones ERP tradicionales centradas en los datos suelen estar sobrecargadas con muchas funciones. Como resultado, sólo pueden manejarse con mucha experiencia y hay una mayor necesidad de formación.
• Los sistemas ERP se utilizan para tareas repetitivas propensas a errores, como la introducción y el mantenimiento de datos. En otras palabras, tareas que consumen mucho tiempo y que en realidad podrían ser semiautomatizadas o totalmente automatizadas.
• El software ERP puede interpretar los datos recogidos y transformarlos en ratios reveladores. Sin embargo, hacer predicciones precisas para el futuro y automatizar los procesos de toma de decisiones no forma parte del repertorio de un sistema ERP clásico.

En tiempos de presión competitiva, requisitos de mercado en constante cambio y alta rotación de personal, la funcionalidad clásica de los sistemas ERP ya no es suficiente. En su lugar, se necesitan soluciones que permitan a las empresas trabajar de forma más rápida, productiva y eficaz. Para conseguirlo, los sistemas modernos no sólo deben ofrecer un cierto grado de automatización, sino también una excelente experiencia de usuario. El uso de sistemas de asistencia hace precisamente esto posible.

Las ventajas de los sistemas de asistencia en detalle

Mayor facilidad de uso

Los sistemas ERP orientados a los datos están tan sobrecargados porque suelen cubrir todos los casos de uso con una sola interfaz de usuario. Por tanto, los usuarios ven una interfaz de usuario que no está adaptada a sus necesidades individuales, sino a los requisitos de todos los usuarios. La complejidad envía sus saludos.

No ocurre lo mismo con un sistema de asistencia: en contraste con la compleja interfaz de usuario del sistema ERP, un chatbot puede ganar puntos con una interfaz de usuario extremadamente reducida. Un simple campo de chat de texto y un botón de enviar es todo lo que se necesita para recibir asistencia y alcanzar el objetivo. Las interfaces de usuario de voz asistidas por IA, que pueden manejarse mediante control de voz, permiten una interacción aún más sencilla y natural.

Situado en una columna separada en el borde de la ventana o en una capa, dicho asistente funciona como una herramienta independiente junto a la interfaz ERP real. El chatbot responde a las preguntas de los usuarios basándose en datos e información almacenados. De este modo, puede ayudar en el manejo de pantallas complicadas y guiar a los usuarios a páginas concretas sin rodeos.

Ayuda contextualizada

Si el sistema de asistencia se basa en tecnologías de IA, se utilizan algoritmos de aprendizaje avanzado para proporcionar asistencia contextualizada. O dicho de forma sencilla: en cuanto se inicia la conversación, el ERP sabe con qué usuario se está comunicando, en qué página se encuentra y qué asistencia ha necesitado él u otros usuarios en el pasado. Basándose en esta información, el sistema de asistencia es capaz de hacer sugerencias personalizadas que se adaptan con precisión a las necesidades del usuario. Así, las largas búsquedas de funciones e información son cosa del pasado.

Automatización de tareas rutinarias

Teclear datos en el sistema ERP es una tarea especialmente poco querida y monótona. Ya sea procesar documentos de entrega, introducir pedidos o mantener los datos maestros, las tareas manuales rutinarias siempre implican una enorme cantidad de trabajo y son muy propensas a errores . Algunos especialistas pierden un tiempo valioso que podrían invertir en tareas más importantes. Otros, en cambio, están tan implicados en otras actividades que descuidan el mantenimiento de los datos, a costa de su calidad.

Por tanto, la automatización de esas actividades manuales rutinarias debe ser una prioridad máxima para una empresa. Hoy en día, los sistemas de asistencia también se utilizan con este fin. Cuando se reciben documentos, por ejemplo, reconocen el tipo de documento, leen los datos y los introducen en el sistema ERP. Al final del proceso, los usuarios sólo tienen que comprobar los datos y autorizarlos.

Apoyo a la toma de decisiones mediante el análisis de datos

Los sistemas de asistencia asistida por IA pueden hacer aún más: al acceder a datos de distintos sistemas y correlacionarlos, pueden realizar análisis exhaustivos en tiempo real y hacer previsiones asombrosamente precisas. Esto facilita que tu empresa comprenda la evolución actual y tome decisiones fiables para el futuro.

Con la ayuda de los asistentes de análisis, por ejemplo, las empresas pueden averiguar fácilmente por qué los KPI han cambiado negativamente. ¿Es posible que no hayan llegado las entregas o que el nivel de existencias sea demasiado alto, y si es así, por qué? En el siguiente paso, el sistema podría sugerir optimizaciones basadas en estos hallazgos para que puedas tomar medidas proactivas.

Sistemas de asistencia en ERP: algo más que un »bonito detalle»

No es exagerado decir que los sistemas de asistencia revolucionarán la facilidad de uso de los sistemas ERP. Las pantallas complejas se sustituirán por interfaces de usuario orientadas al diálogo que permitan una interacción natural entre el hombre y la máquina . El uso de la tecnología de IA transformará el ERP de una aplicación rígida basada en datos a una solución flexible y automatizada . Ésta podrá desarrollarse dinámicamente y adaptarse a las circunstancias del momento.

Sin embargo, fijarse únicamente en la mejora de la experiencia del usuario sería demasiado corto de miras. Herramientas como los chatbots o los robots de software aceleran tus procesos empresariales, aumentan la productividad de tu empresa y optimizan la toma de decisiones. Garantizan que se produzcan muchos menos errores en todas las áreas de la empresa y mejoran la calidad de todos los procesos de trabajo. Por tanto, el valor añadido de los sistemas de asistencia repercute en el rendimiento de toda tu organización y, por tanto, desempeña un papel importante en la viabilidad futura de tu empresa que no debe subestimarse.

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