Assistenzsysteme im ERP: Komplexität meistern, Effizienz steigern

Wenn Sie das Wort „Assistenzsysteme“ hören, denken Sie vielleicht zunächst an Technologien, mit denen Ihr Auto ausgestattet ist. Doch Assistenzsysteme sind längst nicht nur in Kfz-Technik, sondern auch in Business-Anwendungen integriert – etwa in ERP-Systemen. Sie geben Mitarbeitenden Hilfestellungen bei ihrer täglichen Arbeit, übernehmen repetitive Tätigkeiten und erleichtern die Entscheidungsfindung.

In diesem Artikel lernen Sie unterschiedliche Arten von Assistenzsystemen kennen, die aus Unternehmenssoftware schon bald nicht mehr wegzudenken sein werden. Zudem erfahren Sie, warum Ihnen diese digitalen Assistenten zukünftig auch bei der Arbeit mit dem ERP-System eine deutliche Effizienzsteigerung bringen werden.

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Wie können Sie sich Assistenzsysteme in Business-Software vorstellen?

Im Grunde können Sie sich in Unternehmenssoftware integrierte Assistenzsysteme wie virtuelle Helfer vorstellen. Sie unterstützen Nutzer*innen bei der Bedienung von Anwendungen und bei der Ausführung von Aufgaben, indem sie Informationen bereitstellen oder Routinetätigkeiten automatisieren. Als digitale Buddies stellen sie Wissen über Prozesse, Daten und Funktionen bereit, sodass der User schneller ans Ziel gelangt. Genau wie in anderen Bereichen treibt künstliche Intelligenz (KI) die Weiterentwicklung von Assistenzsystemen rasant voran.

Einige konkrete Beispiele veranschaulichen die Möglichkeiten:

Hilfe-Chatbots

Chatbots sind in die Benutzeroberfläche der Software integriert und erlauben eine text- oder sprachgesteuerte Kommunikation zwischen virtuellem Assistent und User. Basierend auf KI-Sprachmodellen (Large Language Models – LLM) können sie beispielsweise Fragen zu einzelnen Funktionen beantworten oder bei der Navigation durch das System helfen.

Software-Roboter

Software-Roboter automatisieren Geschäftsprozesse, indem sie Menschen manuelle Routinetätigkeiten abnehmen. Dabei führen sie in erster Linie wiederkehrende, monotone Aufgaben aus – etwa den Abgleich von Daten oder das Ausfüllen von Formularen. Mitarbeitende erfahren dadurch eine deutliche Entlastung.

Analyse-Assistenten

Analyse-Assistenten unterstützen Unternehmen bei der Auswertung von großen Datenmengen und bei der Identifizierung von Mustern oder Trends. Indem sie Vorhersagen treffen oder Empfehlungen aussprechen, bieten sie intelligente Entscheidungsgrundlagen, mit denen Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren können.

Assistenzsysteme: Geradezu prädestiniert für ERP-Lösungen

Sie ahnen es wahrscheinlich bereits: Assistenzsysteme bringen für komplexe ERP-Systeme ein enormes Optimierungspotenzial mit sich. Denn:

• Klassische ERP-Lösungen mit Datenfokus sind meist mit vielen Funktionen überfrachtet. Daher sind sie nur mit viel Erfahrung zu bedienen und es besteht ein erhöhter Schulungsbedarf.
• ERP-Systeme werden für fehleranfällige repetitive Aufgaben wie die Eingabe und Pflege von Daten genutzt. Also Aufgaben, die extrem zeitraubend sind und eigentlich auch halb- oder vollautomatisiert ablaufen könnten.
• ERP-Software kann gesammelte Daten interpretieren und in aufschlussreiche Kennzahlen verwandeln. Genaue Vorhersagen für die Zukunft zu treffen und Entscheidungsprozesse zu automatisieren, gehört jedoch nicht zum Repertoire eines klassischen ERP-Systems.   

In Zeiten von Wettbewerbsdruck, ständig wechselnden Marktanforderungen und hoher Personalfluktuation reicht die klassische Funktionalität von ERP-Systemen nicht mehr aus. Gefragt sind stattdessen Lösungen, mit denen Unternehmen immer schneller, produktiver und effizienter arbeiten können. Hierfür müssen moderne Systeme nicht nur einen gewissen Automatisierungsgrad, sondern auch eine ausgezeichnete Nutzererfahrung bieten. Durch den Einsatz von Assistenzsystemen ist genau das möglich.

Die Vorteile von Assistenzsystemen im Detail 

Verbesserte Benutzerfreundlichkeit

Datenorientierte ERP-Systeme sind deshalb so überladen, weil sie mit einer Benutzeroberfläche meist sämtliche Anwendungsfälle abdecken. Anwender*innen sehen also ein User Interface, das nicht auf ihre individuellen Bedürfnisse, sondern auf die Anforderungen aller Nutzer*innen zugeschnitten ist. Die Komplexität lässt grüßen.

Nicht so mit einem Assistenzsystem: Im Gegensatz zu der komplexen Benutzeroberfläche des ERP-Systems kann ein Chatbot mit einem extrem reduzierten User Interface punkten. Um Hilfestellung zu erhalten und damit ans Ziel zu gelangen, genügen im Grunde ein einfaches Text-Chatfeld und ein Senden-Button. Eine noch einfachere und natürlichere Interaktion ermöglichen KI-gestützte Voice User Interfaces, die sich per Sprachsteuerung bedienen lassen.

In einer eigenen Spalte am Fensterrand oder in einem Layer untergebracht, funktioniert ein solcher Assistent als eigenständiges Tool neben dem eigentlichen ERP-Interface. Die Fragen der User beantwortet der Chatbot auf Basis gespeicherter Daten und hinterlegter Informationen. So kann er bei der Bedienung komplizierter Masken helfen und Anwender*innen ohne Umwege zu bestimmten Seiten führen.

Kontextbezogene Hilfe

Basiert das Assistenzsystem auf KI-Technologien, kommen fortschrittliche Lernalgorithmen zum Einsatz, die eine kontextuelle Unterstützung ermöglichen. Oder einfach ausgedrückt: Bereits beim Start der Konversation weiß das ERP, mit welchem User er kommuniziert, auf welcher Seite sich dieser befindet und welche Hilfestellungen er oder andere User in der Vergangenheit benötigten. Anhand dieser Informationen ist es dem Assistenzsystem möglich, personalisierte Vorschläge zu unterbreiten, die auf die Bedürfnisse der Anwender*innen exakt zugeschnitten sind. Langes Suchen nach Funktionen und Informationen gehört damit der Vergangenheit an.

Automatisierung von Routineaufgaben

Das Eintippen von Daten in das ERP-System ist eine besonders ungeliebte monotone Tätigkeit. Ganz gleich ob bei der Bearbeitung von Lieferdokumenten, der Auftragserfassung oder der Stammdatenpflege: Manuelle Routineaufgaben sind immer mit einem enormen Arbeitsaufwand und einer hohen Fehleranfälligkeit verbunden. Manche Fachkräfte verschwenden wertvolle Zeit, die sie in wichtigere Aufgaben investieren könnten. Andere hingegen sind so sehr in andere Tätigkeiten eingebunden, dass sie die Datenpflege vernachlässigen – zulasten der Datenqualität.

Die Automatisierung solch manueller Routinetätigkeiten sollte für ein Unternehmen daher höchste Priorität haben. Auch hierfür kommen heute Assistenzsysteme zum Einsatz. Beim Eingang von Belegen erkennen sie beispielsweise den Dokumententyp, lesen die Daten aus und tragen diese in das ERP-System ein. Am Ende des Prozesses müssen die Anwender*innen die Daten nur noch prüfen und ihre Freigabe erteilen.

Entscheidungsunterstützung durch Datenanalyse

KI-gestützte Assistenzsysteme können noch mehr: Indem sie auf Daten aus verschiedenen Systemen zugreifen und in Zusammenhang bringen, können sie umfassende Echtzeit-Analysen durchführen und erstaunlich präzise Prognosen aufstellen. So fällt es Ihrem Unternehmen leichter, aktuelle Entwicklungen zu verstehen und zuverlässige Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Mithilfe von Analyse-Assistenten können Unternehmen zum Beispiel unkompliziert herausfinden, wieso sich KPIs negativ verändert haben. Sind womöglich Lieferungen nicht angekommen oder ist der Bestand zu hoch – und wenn ja: warum? Im Folgeschritt wäre es denkbar, dass das System auf Grundlage dieser Erkenntnisse Optimierungen vorschlägt, damit Sie Maßnahmen proaktiv ergreifen können.

Assistenzsysteme im ERP: Mehr als nur „nice to have“

Es ist wohl nicht übertrieben zu sagen, dass Assistenzsysteme die Nutzerfreundlichkeit von ERP-Systemen geradezu revolutionieren werden. An die Stelle komplexer Masken treten dialogorientierte Benutzeroberflächen, die eine natürliche Mensch-Maschine-Interaktion ermöglichen. Durch den Einsatz von KI-Technologie wird sich das ERP zukünftig von einer starren, datengetriebenen Anwendung zu einer flexiblen, automatisierten Lösung verwandeln. Diese kann sich dynamisch weiterentwickeln und an aktuelle Gegebenheiten anpassen.

Allein auf die verbesserte Nutzererfahrung zu blicken, wäre jedoch zu kurz gedacht. Tools wie Chatbots oder Software-Roboter beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse, steigern die Produktivität Ihres Unternehmens und optimieren die Entscheidungsfindung. Sie sorgen dafür, dass in allen Unternehmensbereichen deutlich weniger Fehler passieren und sich die Qualität sämtlicher Arbeitsabläufe verbessert. Der Mehrwert von Assistenzsystemen wirkt sich also auf die Leistungsfähigkeit Ihrer gesamten Organisation aus – und nimmt damit für die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens einen nicht zu unterschätzenden Stellenwert ein.

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