Systemy wspomagające w ERP: opanowanie złożoności, zwiększenie wydajności

Kiedy słyszysz słowo ”systemy wspomagania”, możesz najpierw pomyśleć o technologiach, w które wyposażony jest Twój samochód. Jednak systemy wspomagania od dawna są zintegrowane nie tylko z technologią motoryzacyjną, ale także z aplikacjami biznesowymi – takimi jak systemy ERP. Zapewniają one pracownikom pomoc w codziennej pracy, przejmują powtarzalne zadania i ułatwiają podejmowanie decyzji.

W tym artykule poznasz różne rodzaje systemów wspomagających, które wkrótce staną się integralną częścią oprogramowania biznesowego. Dowiesz się również, dlaczego ci cyfrowi asystenci przyniosą ci znaczny wzrost wydajności podczas pracy z systemem ERP w przyszłości.

Bezpłatny Whitepaper

Dowiedz się, dlaczego przy podejmowaniu decyzji należy wziąć pod uwagę łatwość obsługi systemu ERP.

Zamów teraz bezpłatnie

Jak można sobie wyobrazić systemy pomocy w oprogramowaniu biznesowym?

Zasadniczo można myśleć o systemach pomocy zintegrowanych z oprogramowaniem biznesowym jako o wirtualnych pomocnikach. Wspierają one użytkowników w obsłudze aplikacji i wykonywaniu zadań poprzez dostarczanie informacji lub automatyzację rutynowych czynności. Jako cyfrowi kumple dostarczają wiedzy o procesach, danych i funkcjach, dzięki czemu użytkownik może szybciej osiągnąć swój cel. Podobnie jak w innych obszarach, sztuczna inteligencja (AI ) szybko napędza dalszy rozwój systemów wspomagających.

Kilka konkretnych przykładów ilustruje te możliwości:

Pomoc dla chatbotów

Chatboty są zintegrowane z interfejsem użytkownika oprogramowania i umożliwiają komunikację tekstową lub głosową między wirtualnym asystentem a użytkownikiem. W oparciu o modele językowe AI (Large Language Models – LLM), mogą one odpowiadać na pytania dotyczące poszczególnych funkcji lub pomagać np. w nawigacji po systemie.

Roboty programowe

Roboty programowe automatyzują procesy biznesoweodciążając ludzi od rutynowych zadań manualnych. Wykonują przede wszystkim powtarzalne, monotonne zadania – takie jak synchronizacja danych czy wypełnianie formularzy. W rezultacie pracownicy odczuwają znaczną ulgę.

Asystenci analizy

Asystenci analityczni wspierają firmy w analizowaniu analizowaniu dużych ilości danych i identyfikowaniu wzorców lub trendów. Tworząc prognozy lub zalecenia, zapewniają inteligentną podstawę do podejmowania decyzji, którą można wykorzystać do optymalizacji procesów biznesowych.

Systemy wspomagające: praktycznie predestynowane do rozwiązań ERP

Prawdopodobnie już się domyśliłeś: systemy asystujące oferują ogromny potencjał optymalizacji dla złożonych systemów ERP. Ponieważ:

• Tradycyjne rozwiązania ERP koncentrujące się na danych są zwykle przeładowane wieloma funkcjami. W rezultacie mogą być obsługiwane tylko z dużym doświadczeniem i istnieje zwiększona potrzeba szkolenia.
• Systemy ERP są wykorzystywane do podatnych na błędy, powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie i utrzymywanie danych. Innymi słowy, zadania, które są niezwykle czasochłonne i mogłyby zostać częściowo lub w pełni zautomatyzowane.
• Oprogramowanie ERP może interpretować zebrane dane i przekształcać je we wnikliwe kluczowe dane. Jednak tworzenie dokładnych prognoz na przyszłość i automatyzacja procesów decyzyjnych nie jest częścią repertuaru klasycznego systemu ERP.

W czasach presji konkurencyjnej, stale zmieniających się wymagań rynkowych i dużej rotacji pracowników, klasyczna funkcjonalność systemów ERP nie jest już wystarczająca. Zamiast tego potrzebne są rozwiązania, które umożliwią firmom szybszą, bardziej produktywną i wydajną pracę. Aby to osiągnąć, nowoczesne systemy muszą nie tylko oferować pewien stopień automatyzacji, ale także doskonałe wrażenia użytkownika. Zastosowanie systemów wspomagających właśnie to umożliwia.

Szczegółowe zalety systemów wspomagania

Ulepszona przyjazność dla użytkownika

Zorientowane na dane systemy ERP są tak przeciążone, ponieważ zazwyczaj obejmują wszystkie przypadki użycia za pomocą jednego interfejsu użytkownika. Użytkownicy widzą zatem interfejs użytkownika, który nie jest dostosowany do ich indywidualnych potrzeb, ale do wymagań wszystkich użytkowników. Złożoność przesyła pozdrowienia.

Inaczej jest w przypadku systemu pomocy: w przeciwieństwie do złożonego interfejsu użytkownika systemu ERP, chatbot może zdobywać punkty dzięki niezwykle zredukowanemu interfejsowi użytkownika. Proste pole czatu tekstowego i przycisk wysyłania to wszystko, czego potrzeba, aby otrzymać pomoc i osiągnąć cel. Wspierane przez sztuczną inteligencję głosowe interfejsy użytkownika, które mogą być obsługiwane za pomocą sterowania głosowego, umożliwiają jeszcze prostszą i bardziej naturalną interakcję.

Umieszczony w osobnej kolumnie na krawędzi okna lub w warstwie, taki asystent funkcjonuje jako niezależne narzędzie obok rzeczywistego interfejsu ERP. Chatbot odpowiada na pytania użytkowników w oparciu o przechowywane dane i informacje. W ten sposób może pomóc w obsłudze skomplikowanych ekranów i poprowadzić użytkowników do określonych stron bez objazdów.

Pomoc kontekstowa

Jeśli system pomocy opiera się na technologiach sztucznej inteligencji, zaawansowane algorytmy uczenia się są wykorzystywane do zapewnienia kontekstowego wsparcia. Mówiąc prościej: gdy tylko rozpocznie się rozmowa, system ERP wie, z którym użytkownikiem się komunikuje, na której stronie się znajduje i jakiej pomocy potrzebował on lub inni użytkownicy w przeszłości. Na podstawie tych informacji system pomocy jest w stanie przedstawić spersonalizowane sugestie, które są dokładnie dostosowane do potrzeb użytkownika. Długie wyszukiwanie funkcji i informacji należy zatem do przeszłości.

Automatyzacja rutynowych zadań

Wpisywanie danych do systemu ERP jest szczególnie nielubianym, monotonnym zadaniem. Niezależnie od tego, czy chodzi o przetwarzanie dokumentów dostawy, wprowadzanie zamówień czy utrzymywanie danych podstawowych, ręczne rutynowe zadania zawsze wiążą się z ogromną ilością pracy i są bardzo podatne na błędy . Niektórzy specjaliści marnują cenny czas, który mogliby zainwestować w ważniejsze zadania. Inni z kolei są tak zaangażowani w inne działania, że zaniedbują utrzymanie danych – kosztem ich jakości.

Automatyzacja takich ręcznych, rutynowych czynności powinna być zatem najwyższym priorytetem dla firmy. Obecnie do tego celu wykorzystywane są również systemy wspomagające. Na przykład po otrzymaniu dokumentów rozpoznają typ dokumentu, odczytują dane i wprowadzają je do systemu ERP. Na koniec procesu użytkownicy muszą jedynie sprawdzić dane i je autoryzować.

Wspomaganie decyzji poprzez analizę danych

Systemy wspomagające wspierane przez sztuczną inteligencję mogą zrobić jeszcze więcej: uzyskując dostęp do danych z różnych systemów i korelując je, mogą przeprowadzać kompleksowe analizy w czasie rzeczywistym i tworzyć zadziwiająco precyzyjne prognozy. Ułatwia to firmie zrozumienie bieżących wydarzeń i podejmowanie wiarygodnych decyzji na przyszłość.

Z pomocą kreatorów analiz firmy mogą na przykład łatwo dowiedzieć się, dlaczego wskaźniki KPI uległy negatywnym zmianom. Czy dostawy prawdopodobnie nie dotarły lub czy poziom zapasów jest zbyt wysoki – a jeśli tak, to dlaczego? W następnym kroku system mógłby zasugerować optymalizacje oparte na tych ustaleniach, aby można było podjąć proaktywne działania.

Systemy wspomagające w ERP: więcej niż tylko ”miło mieć”

Nie jest przesadą stwierdzenie, że systemy asystujące zrewolucjonizują łatwość obsługi systemów ERP. Złożone ekrany zostaną zastąpione dialogowymi interfejsami użytkownika, które umożliwią naturalną interakcję człowiek-maszyna . Wykorzystanie technologii AI przekształci ERP ze sztywnej, opartej na danych aplikacji w elastyczne, zautomatyzowane rozwiązanie . Może się ono dynamicznie rozwijać i dostosowywać do bieżących okoliczności.

Jednak patrzenie wyłącznie na poprawę doświadczenia użytkownika byłoby zbyt krótkowzroczne. Narzędzia takie jak chatboty czy roboty programowe przyspieszają procesy biznesowe, zwiększają produktywność firmy i optymalizują podejmowanie decyzji. Zapewniają one znacznie mniejszą liczbę błędów we wszystkich obszarach firmy i poprawiają jakość wszystkich procesów pracy. Wartość dodana systemów wspomagających ma zatem wpływ na wydajność całej organizacji – a zatem odgrywa ważną rolę w przyszłej rentowności firmy , której nie należy lekceważyć.

Whitepaper na temat sztucznej inteligencji

Technologia AI staje się coraz ważniejsza dla firm. Pokażemy Ci, jak i Ty możesz na tym skorzystać.

Zamów teraz bezpłatnie