Si sigues utilizando un sistema ERP antiguo, probablemente la facilidad de uso deje mucho que desear. ¿Crees que no es tan importante? Ni mucho menos: muchos sistemas ERP funcionan. Pero parecen un trabajo. Y eso es exactamente lo que se está convirtiendo en un problema.
Las empresas suelen subestimar hasta qué punto la UX de un sistema ERP determina su aceptación. La Generación Z está incorporando a tu empresa un nuevo grupo de usuarios que no acepta sin más un software deficiente. No porque sean »más exigentes», sino porque están acostumbrados a otras cosas.
A la inversa, esto significa que la usabilidad de un sistema ERP se convierte en un factor estratégico para ti en la competencia por la mano de obra cualificada. En otras palabras: la UX de un ERP ya no es un problema de UX: es un problema de contratación y retención. Este artículo muestra qué expectativas tiene la Generación Z de la usabilidad en ERP y a qué criterios de UX debes prestar atención.
Gen Z: Definición
La Generación Z (Gen Z o Zoomer) se refiere al grupo de edad de las personas nacidas aproximadamente entre 1995 y 2010. Son la primera generación que ha crecido totalmente en la era digital, con Internet, los teléfonos inteligentes y las redes sociales. Por este motivo, se considera que estos jóvenes adultos son especialmente expertos en tecnología.
Al mismo tiempo, la cohorte de la Generación Z concede gran importancia a temas como la sostenibilidad y la salud mental. En el mundo laboral, los empleados jóvenes suelen tener confianza en sí mismos y expresan un fuerte deseo de un trabajo significativo.
Gen Z & ERP: Por qué una mala UX es un problema real para ti
Cualquiera que haya trabajado alguna vez con un software ERP antiguo sabe que manejar un sistema así no es divertido. Es útil, pero también complicado y requiere mucho tiempo. Los menús anidados y las largas máscaras de introducción de datos pueden ponerte de los nervios. Sin cierta experiencia con la solución, crear un pedido o una orden de fabricación se convierte rápidamente en un juego de adivinanzas.
Muchas empresas dicen: »Nuestra gente ya se está familiarizando con el trabajo». La realidad es:
Se están familiarizando, pero pierden tiempo, energía y motivación cada día en el proceso. Un ejemplo sencillo: un nuevo miembro del equipo de Compras tiene que crear un pedido. En muchos sistemas, esto significa buscar, hacer clic, esperando no cometer un error.
En un sistema bien diseñado, sin embargo: un proceso claro, un siguiente paso, un resultado rápido.
Por desgracia, la facilidad de uso de muchos sistemas ERP sigue siendo inadecuada incluso hoy en día. Son típicos:
- Interfaces sobrecargadas, con mucho texto y sin una guía clara para el usuario
- Funciones que sólo pueden comprenderse con ayuda de cursos de formación o manuales
- Cuadros de mando estáticos, apenas personalizables
- Falta de usabilidad móvil y largos tiempos de carga
Aunque puede que estuvieras preparado para utilizar una herramienta empresarial de este tipo con los dientes apretados, hoy en día estos sistemas simplemente parecen innecesariamente complicados. Estos jóvenes usuarios han crecido con smartphones y plataformas como TikTok. Están acostumbrados a aplicaciones que se explican por sí mismas y responden a la velocidad del rayo. Por tanto, la Gen Z encuentra estresante y desmotivadora una experiencia de usuario ERP complicada. Esto también permite que los equipos distribuidos u otras ubicaciones se integren perfectamente en los procesos. Esto es especialmente ventajoso para las pequeñas y medianas empresas.
Matthias Schewior, Asseco Solutions
Para muchos usuarios, una buena experiencia de usuario del ERP no es un extra opcional. Determina si un sistema es aceptado en absoluto.
Esto podría suponer pronto un riesgo importante para tu empresa. Porque dentro de unos años, los Zoomers ya no estarán en formación, sino que ocuparán los puestos de trabajadores cualificados. Si la usabilidad del ERP sigue retrasada, perderás atractivo como empleador. En tiempos de escasez de mano de obra cualificada, esto sería, por supuesto, fatal para tu viabilidad futura.
Por tanto, es aún más importante que averigües hoy cómo debe diseñarse un sistema ERP para satisfacer las expectativas de la Generación Z. Definitivamente, debes tener en cuenta los siguientes factores de UX para un funcionamiento intuitivo.
Gen Z & ERP: Estos son los 4 criterios UX más importantes
La mayoría de los debates sobre ERP-UX giran en torno a funciones y características. Lo que a menudo se pasa por alto: No se trata de funciones, sino de carga cognitiva. En otras palabras, preguntas como ¿Con qué rapidez comprende un usuario lo que se supone que debe hacer? ¿Y cuánta energía le cuesta?
1. Usabilidad ERP similar a B2C
La Generación Z ha crecido con aplicaciones B2C intuitivas: hoy en día, cuando los jóvenes utilizan aplicaciones de redes sociales, servicios de streaming o plataformas de compra, no tienen que familiarizarse con ellas: entienden la funcionalidad enseguida.
Cuando los nativos digitales entran en contacto por primera vez con el software empresarial tradicional, se produce una desconexión: las pantallas confusas, los largos tiempos de carga y las complicadas secuencias de clics parecen anticuadas. Mientras que los jóvenes empleados pueden alcanzar sus objetivos en su vida privada con unos pocos toques, en su trabajo diario se enfrentan de repente a largos procesos de trabajo. Por tanto, la frustración es inevitable.
Esto es lo que la Generación Z espera del sistema ERP:
El software de la empresa debe ofrecer la misma facilidad de uso que las aplicaciones privadas, de modo que el funcionamiento sea en gran medida autoexplicativo. Esto incluye
- Comprensibilidad inmediata sin larga familiarización
- Distancias cortas a funciones importantes
- Superficies ordenadas
- Tiempos de respuesta rápidos
La solución:
En el mejor de los casos, los empleados jóvenes perciben el sistema ERP como una aplicación moderna, no como un complejo software de administración. Para ello es esencial una UX del ERP centrada en el usuario. Esto incluye:
- Superficies lógicamente estructuradas
- Fácil navegación
- Orientación clara hacia la siguiente tarea importante
- Máscaras reducidas
- Iconos claros y orientación visual
- El menor número posible de clics por tarea
- Tiempos de carga rápidos y respuesta inmediata
Un ejemplo:
El Flow Mode del sistema ERP APplus ofrece a la Generación Z exactamente esta sensación de aplicación:
- Los usuarios trabajan con funciones intuitivas como arrastrar y soltar y autorrelleno.
- Siguen procesos claramente estructurados que les guían de forma fiable en sus tareas.
- Alcanzarás tu objetivo lo antes posible porque el sistema visualiza los procesos en una interfaz reducida y sugiere los siguientes pasos adecuados.
2. mobile first – también en ERP
Para la Generación Z, el smartphone es un compañero constante en la vida cotidiana. Así lo demuestra una encuesta de la asociación digital Bitkom: Los jóvenes de entre 16 y 29 años pasan una media de 216 minutos al día con el móvil. Ya sean redes sociales, búsquedas de información o compras online: muchas cosas se hacen principalmente en movimiento, a menudo de camino al trabajo o de viaje.
Por tanto, los empleados jóvenes también esperan la máxima flexibilidad en el trabajo. Quieren poder acceder rápidamente a la información o completar tareas, independientemente de si están sentados en su escritorio o visitando a un cliente en la fábrica. Las aplicaciones de escritorio rígidas que sólo tienen sentido en monitores grandes no se adaptan al entorno de trabajo del Zoomer.
Esto es lo que la Generación Z espera del sistema ERP:
Un sistema ERP moderno debe reflejar la mentalidad »mobile first» de la Generación Z. Para que esto tenga éxito, cada función del ERP debe desarrollarse de forma que pueda funcionar de forma óptima tanto en movimiento como en el escritorio. Por tanto, la funcionalidad móvil no debe ser una función adicional, sino una parte integral del concepto de ERP. Aspectos importantes son
- uso sin esfuerzo en smartphone y tablet
- una interfaz que se adapta automáticamente a los distintos tamaños de pantalla
- Interacciones sencillas mediante función táctil y gestual
La solución:
El sistema ERP debe ser perfectamente operable desde dispositivos móviles y admitir un diseño responsivo que permita que la interfaz de usuario se adapte dinámicamente a los distintos dispositivos. Se incluyen elementos esenciales de UX:
- Superficies táctiles suficientemente grandes para manejarlas con los dedos
- Contenido reducido y textos fáciles de leer
- Control gestual como deslizar y tocar
- Tiempos de carga rápidos incluso con conexiones móviles
Ejemplos:
- Los empleados de producción pueden consultar la información del almacén en la tableta en la planta de producción.
- Los comerciales pueden consultar los datos de los presupuestos en sus smartphones.
- Los directivos tienen la opción de conceder autorizaciones en viajes de trabajo.
3. funciones inteligentes y soporte de IA
Las funciones inteligentes son tan naturales para la Gen Z como la electricidad del enchufe. Cuando consultan buscadores, la aplicación les sugiere automáticamente términos buscados con frecuencia. Cuando buscan películas en plataformas de streaming, reciben recomendaciones que coinciden con sus preferencias. Y cuando navegan con Google Maps, ven en la pantalla una ruta alternativa en tiempo real en caso de atasco.
Con la aparición de grandes modelos lingüísticos (LLM) como ChatGPT y Google Gemini, las expectativas sobre la inteligencia de los sistemas han aumentado aún más. Los usuarios jóvenes interactúan con la IA casi tan habitualmente como con personas reales y exigen respuestas rápidas y útiles de la tecnología. Los sistemas sin apoyo inteligente se vuelven rápidamente innecesariamente engorrosos.
Esto es lo que la Generación Z espera del sistema ERP:
La tecnología ERP debe apoyar proactivamente a los empleados en su trabajo, de modo que éste se simplifique considerablemente y sea más eficiente. Esto es lo que quieren los nativos digitales:
- Sugerencias automáticas de entradas
- Mensajes de error y notas inteligentes
- Apoyo a tareas complejas
- Procesos rutinarios automatizados
La solución:
Las funciones inteligentes y la IA en el sistema ERP ya no son un extra opcional. Por el contrario, deben considerarse estándar. Entre ellas se incluyen, por ejemplo
- Autocompletar entradas
- Sugerencias para los próximos pasos del proceso
- Mensajes de error antes de guardar datos incorrectos
- Flujos de trabajo automáticos para tareas recurrentes
- Sistemas de asistencia integrados directamente en el sistema ERP
Un ejemplo:
El asistente asistido por IA Ayuda Elly de la solución ERP APplus facilita el trabajo diario de los usuarios. Funciona como un chatbot: los usuarios pueden hacer preguntas directamente en el sistema mediante texto o voz y recibir inmediatamente respuestas contextualizadas. Éstas se basan en contenidos de ayuda o soporte en línea, por ejemplo.
Basado en la tecnología ChatGPT, Elly también ayuda a los empleados en búsquedas complejas y en el cumplimiento productivo de sus tareas. Esto permite a los empleados encontrar una solución satisfactoria a cualquier problema en muy poco tiempo y experimentar un valor añadido tangible.
4. adaptabilidad y personalización
Muchos jóvenes talentos quieren asumir responsabilidades lo antes posible y trabajar de forma independiente. Por tanto, quieren la máxima personalización al tratar con el sistema ERP. Al fin y al cabo, la personalización de las aplicaciones digitales es un proceso cotidiano para la Generación Z: Los jóvenes crean listas de reproducción personalizadas en aplicaciones de música. Consultan contenidos personalizados en plataformas de noticias. Y personalizan las aplicaciones, tanto visual como funcionalmente, según sus propias necesidades.
Las largas fases de familiarización con una formación en software que lleva mucho tiempo y la ergonomía de »talla única» tienden a echar para atrás a la Generación Z. Las interfaces estandarizadas de los sistemas ERP clásicos no sólo parecen sacadas de la Edad Media. Casi parecen un corsé demasiado apretado, que apenas deja espacio a los usuarios para sus hábitos y preferencias individuales.
Esto es lo que la Generación Z espera del sistema ERP:
Una solución ERP debe adaptarse a distintos métodos de trabajo y preferencias para que los usuarios se sientan a gusto en el sistema. Los zoomers quieren resolver los problemas de forma autónoma y no tener que pedir consejo constantemente a compañeros experimentados. Al fin y al cabo, es bastante normal que aprendan a utilizar las aplicaciones digitales exclusivamente por ensayo y error. Las expectativas típicas son
- Rápida incorporación de nuevos usuarios al ERP
- Aprendizaje autónomo sin formación organizada
- Superficies configurables individualmente
- Acceso rápido a las funciones más utilizadas
- un entorno de trabajo que se adapte a la función respectiva
La solución:
Los sistemas deben adaptarse a los usuarios, y no al revés. Sin embargo, esto sigue siendo la excepción y no la regla en muchos sistemas ERP actuales.
Los sistemas ERP modernos ofrecen, entre otras cosas
- Cuadros de mando variables y personalizables
- Zonas favoritas para las funciones más utilizadas
- la modelización visual de los flujos de trabajo
- Widgets personalizados con ratios relevantes
- Diferentes modos de visualización, como modo oscuro o claro
Un ejemplo:
Un comprador comprueba diariamente los pedidos de los proveedores y la evolución de los precios. En un cuadro de mandos ERP personalizable, puede configurar precisamente esta información como vista inicial. Esto significa que puede ver inmediatamente los pedidos abiertos y las variaciones de precios actuales cuando abre el sistema. Esto le ahorra tiempo en la búsqueda de información y le permite reaccionar más rápidamente ante situaciones críticas.
Gen Z & ERP: Todos los criterios UX importantes de un vistazo
| Criterios UX | Descripción de la | Soluciones ERP |
| Usabilidad tipo B2C | Funcionamiento sencillo e inmediatamente comprensible con rutas de clic cortas | Navegación clara, interfaces reducidas, iconos claros, funciones de arrastrar y soltar |
| El móvil primero | Uso cómodo en smartphone y tablet | Diseño responsivo, grandes superficies táctiles, gestos de deslizamiento, máscaras reducidas |
| Funciones inteligentes y soporte de IA | Apoyo activo mediante funciones inteligentes y automatizadas | Autocompletar, sugerencias, mensajes de error, funciones de ayuda asistidas por IA |
| Adaptabilidad y personalización | Entorno de trabajo personalizado en función de la función y las necesidades | Cuadros de mandos personalizados, zonas favoritas, widgets, modo oscuro |
Conclusión: La Generación Z establece nuevas normas para ERP-UX
El manejo intuitivo, el uso móvil y la asistencia inteligente ya no son extras opcionales. Deciden la aceptación de los sistemas.
Por tanto, la cuestión crucial no es si ERP-UX está cambiando. Sino más bien: Si tu sistema sigue respondiendo a las expectativas de tus futuros empleados. Y si estás preparado para reconocer la UX como un factor competitivo real.
Si ignoras esto, no sólo pierdes eficacia, sino también el talento que se supone que trabajará con estos sistemas a largo plazo. Por tanto, una buena usabilidad ya no es sólo optimización. Es el requisito previo para que tus sistemas sean aceptados en absoluto.e para optimizar los procesos, permitir el desarrollo de modelos de negocio innovadores y aumentar la satisfacción del cliente. Esto te facilita resistir la creciente presión competitiva.
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