Sistemi di assistenza nell’ERP: dominare la complessità, aumentare l’efficienza

Quando senti la parola ”sistemi di assistenza”, potresti pensare alle tecnologie di cui è dotata la tua auto. Tuttavia, i sistemi di assistenza sono da tempo integrati non solo nella tecnologia automobilistica, ma anche nelle applicazioni aziendali, come i sistemi ERP. Forniscono assistenza ai dipendenti nel loro lavoro quotidiano, si occupano di compiti ripetitivi e facilitano il processo decisionale.

In questo articolo scoprirai i diversi tipi di sistemi di assistenza che presto saranno parte integrante del software aziendale. Scoprirai anche perché questi assistenti digitali ti porteranno un significativo aumento di efficienza quando lavorerai con il sistema ERP in futuro.

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Come puoi immaginare i sistemi di assistenza nel software aziendale?

In linea di massima, i sistemi di assistenza integrati nei software aziendali possono essere considerati degli aiutanti virtuali. Supportano gli utenti nell’utilizzo delle applicazioni e nell’esecuzione dei compiti, fornendo informazioni o automatizzando le attività di routine. Come amici digitali, forniscono conoscenze su processi, dati e funzioni in modo che l’utente possa raggiungere più velocemente il proprio obiettivo. Come in altri settori, l’intelligenza artificiale (AI) sta rapidamente guidando l’ulteriore sviluppo dei sistemi di assistenza.

Alcuni esempi specifici illustrano le possibilità:

Chatbot di aiuto

I chatbot sono integrati nell’interfaccia utente del software e consentono una comunicazione testuale o vocale tra l’assistente virtuale e l’utente. Basati su modelli linguistici di intelligenza artificiale (Large Language Models – LLM), possono rispondere a domande su singole funzioni o aiutare a navigare nel sistema, ad esempio.

Robot software

Robot software automatizzano i processi aziendalisollevando le persone da compiti manuali di routine. Svolgono principalmente compiti ripetitivi e monotoni, come la sincronizzazione dei dati o la compilazione di moduli. I dipendenti ne traggono un notevole sollievo.

Assistenti all’analisi

Gli assistenti di analisi supportano le aziende nell’analisi analizzare grandi quantità di dati e identificare modelli o tendenze. Facendo previsioni o raccomandazioni, forniscono una base decisionale intelligente che puoi utilizzare per ottimizzare i tuoi processi aziendali.

Sistemi di assistenza: praticamente predestinati alle soluzioni ERP

Probabilmente l’avrai già capito: i sistemi di assistenza offrono un enorme potenziale di ottimizzazione per i complessi sistemi ERP. Perché:

• Le soluzioni ERP tradizionali, incentrate sui dati, sono solitamente sovraccariche di funzioni. Di conseguenza, possono essere utilizzate solo con una grande esperienza e c’è una maggiore necessità di formazione.
• I sistemi ERP vengono utilizzati per attività ripetitive soggette a errori, come l’inserimento e la manutenzione dei dati. In altre parole, attività che richiedono molto tempo e che potrebbero essere semi o completamente automatizzate.
• Il software ERP è in grado di interpretare i dati raccolti e di trasformarli in in cifre chiave interessanti. Tuttavia, fare previsioni accurate per il futuro e automatizzare i processi decisionali non fa parte del repertorio di un classico sistema ERP.

In tempi di pressione competitiva, esigenze di mercato in costante evoluzione e alto turnover del personale, le classiche funzionalità dei sistemi ERP non sono più sufficienti. Servono invece soluzioni che consentano alle aziende di lavorare in modo più rapido, produttivo ed efficiente. Per raggiungere questo obiettivo, i sistemi moderni non devono solo offrire un certo grado di automazione, ma anche un’esperienza utente eccellente. L’uso di sistemi di assistenza rende possibile proprio questo.

I vantaggi dei sistemi di assistenza in dettaglio

Miglioramento della facilità d’uso

I sistemi ERP orientati ai dati sono così sovraccarichi perché di solito coprono tutti i casi d’uso con un’unica interfaccia utente. Gli utenti vedono quindi un’interfaccia utente che non è adattata alle loro esigenze individuali, ma ai requisiti di tutti gli utenti. La complessità manda i suoi saluti.

Non è così con un sistema di assistenza: in contrasto con la complessa interfaccia utente del sistema ERP, un chatbot può guadagnare punti con un’interfaccia utente estremamente ridotta. Un semplice campo di chat testuale e un pulsante di invio sono tutto ciò che serve per ricevere assistenza e raggiungere l’obiettivo. Le interfacce utente vocali supportate dall’AI, che possono essere gestite tramite controllo vocale, consentono un’interazione ancora più semplice e naturale.

Situato in una colonna separata ai margini della finestra o in un livello, questo assistente funziona come uno strumento indipendente accanto all’interfaccia ERP vera e propria. Il chatbot risponde alle domande degli utenti sulla base dei dati e delle informazioni memorizzate. In questo modo, può aiutare a gestire schermate complicate e guidare gli utenti verso pagine specifiche senza deviazioni.

Aiuto contestualizzato

Se il sistema di assistenza è basato su tecnologie AI, vengono utilizzati algoritmi di apprendimento avanzato per fornire un supporto contestualizzato. In parole povere: non appena inizia la conversazione, l’ERP sa con quale utente sta comunicando, in quale pagina si trova e di quale assistenza ha avuto bisogno in passato. Sulla base di queste informazioni, il sistema di assistenza è in grado di fornire suggerimenti personalizzati che si adattano esattamente alle esigenze dell’utente. Le lunghe ricerche di funzioni e informazioni appartengono quindi al passato.

Automazione delle attività di routine

Digitare i dati nel sistema ERP è un compito particolarmente poco amato e monotono. Che si tratti dell’elaborazione di documenti di consegna, dell’inserimento di ordini o della gestione dei dati anagrafici, le attività manuali di routine comportano sempre un’enorme quantità di lavoro e sono altamente soggette a errori . Alcuni lavoratori qualificati sprecano tempo prezioso che potrebbe essere investito in attività più importanti. Altri, invece, sono talmente impegnati in altre attività da trascurare la manutenzione dei dati, a scapito della loro qualità.

L’automazione di queste attività manuali di routine dovrebbe quindi essere una priorità assoluta per un’azienda. Oggi i sistemi di assistenza vengono utilizzati anche a questo scopo. Quando ricevono dei documenti, ad esempio, riconoscono il tipo di documento, leggono i dati e li inseriscono nel sistema ERP. Alla fine del processo, gli utenti devono solo controllare i dati e autorizzarli.

Supporto alle decisioni attraverso l’analisi dei dati

I sistemi di assistenza supportati dall’AI possono fare ancora di più: accedendo e correlando i dati provenienti da diversi sistemi, possono effettuare analisi complete in tempo reale e fare previsioni sorprendentemente precise. In questo modo è più facile per la tua azienda comprendere gli sviluppi attuali e prendere decisioni affidabili per il futuro.

Con l’aiuto di procedure guidate di analisi, ad esempio, le aziende possono facilmente scoprire perché i KPI sono cambiati negativamente. Le consegne non sono arrivate o il livello delle scorte è troppo alto – e se sì, perché? Nella fase successiva, il sistema potrebbe suggerire ottimizzazioni basate su questi risultati, in modo che tu possa adottare misure proattive.

Sistemi di assistenza nell’ERP: più di un semplice ”nice to have”

Non è esagerato affermare che i sistemi di assistenza rivoluzioneranno la facilità d’uso dei sistemi ERP. Le schermate complesse saranno sostituite da interfacce utente orientate al dialogo che consentiranno una naturale interazione uomo-macchina . L’uso della tecnologia AI trasformerà l’ERP da un’applicazione rigida e basata sui dati a una soluzione flessibile e automatizzata . Questa può svilupparsi dinamicamente e adattarsi alle circostanze attuali.

Tuttavia, guardare solo al miglioramento dell’esperienza dell’utente sarebbe troppo poco lungimirante. Strumenti come i chatbot o i robot software accelerano i processi aziendali, aumentano la produttività dell’azienda e ottimizzano il processo decisionale. Garantiscono una riduzione significativa degli errori in tutte le aree dell’azienda e migliorano la qualità di tutti i processi lavorativi. Il valore aggiunto dei sistemi di assistenza ha quindi un impatto sulle prestazioni dell’intera organizzazione e, di conseguenza, gioca un ruolo importante per la redditività futura della tua azienda che non deve essere sottovalutato.

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