Mit der Einführung eines ERP-Systems sind immer hohe Erwartungen verbunden. Die neue Software soll Prozessabläufe signifikant verbessern, Kosten senken und mehr Umsatz bringen. Doch wie können Sie herausfinden, ob die Implementierung tatsächlich von Erfolg gekrönt ist? Ganz einfach: Sie können es anhand bestimmter Kennzahlen ablesen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Erfolgsmessung im ERP-Projekt professionell vorbereiten und durchführen – von der Definition klarer Ziele bis zur Wahl der richtigen KPIs. Zudem lernen Sie die wichtigsten Tools und Methoden kennen.
Warum ist Erfolgsmessung bei ERP-Projekten so wichtig?
Eine ERP-Implementierung kann eine Menge Aufwand, Zeit und Nerven kosten. Daher stellen sich viele Unternehmen folgende Fragen meist von ganz allein: Lohnt sich der ganze Aufwand überhaupt? Sind die definierten Ziele tatsächlich erreichbar, sodass sich die Investitionen am Ende auszahlen? Oder rentiert sich das gesamte ERP-Projekt womöglich gar nicht?
Die Antworten auf diese Fragen erhalten Sie nur durch eine beweisbare Erfolgsmessung. Sie liefert unter anderem wichtige Erkenntnisse über Projektkosten, gewährt wertvolle Einblicke in die Kundenzufriedenheit und gibt Aufschluss über die Nutzerakzeptanz. Gleichzeitig deckt sie Optimierungspotenziale und Risiken auf, sodass Sie gegebenenfalls zeitnah gegensteuern können. Versteckte Kosten, eine ineffiziente Nutzung des Systems und eine sinkende Mitarbeiterakzeptanz bringt eine Erfolgsmessung schnell ans Tageslicht.
Gut zu wissen: Die Messung des Projekterfolgs kann nicht nur nach der Einführung des ERP-Systems erfolgen. Sie ist bereits während des laufenden Projekts möglich und sinnvoll. Dazu später mehr.
Als Basis unverzichtbar: Ist-Zustand und Zielsetzung
Status-Quo-Analyse
Eine Erfolgsmessung kann nur dann gelingen, wenn Sie diese bereits vor Projektbeginn sorgfältig vorbereiten. Im ersten Schritt analysieren Sie den Status Quo, indem Sie Baseline-Daten zu aktuellen Prozessen, Kosten und Performance sammeln. Kennen Sie Ihre Ausgangswerte, können Sie später laufend einen Soll-Ist-Vergleich durchführen und Diskrepanzen frühzeitig aufdecken.
Inhaltliche Zielsetzung
Im nächsten Schritt definieren Sie Ihre inhaltlichen Projektziele. Diese leiten Sie aus der Unternehmensstrategie ab. Nur so unterstützt das neue System die langfristige Entwicklung des Unternehmens.
Folgende Ziele sind für eine ERP-Implementierung meist relevant:
- Automatisierung von wiederkehrenden Tätigkeiten und Geschäftsprozessen
- Prozessoptimierung durch die Schaffung einer einheitlichen Datenplattform und weniger manuelle Eingriffe
- Kostensenkung durch eine bessere Ressourcennutzung, eine optimierte Bestandsverwaltung und geringere Arbeitskosten
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch digitalen Datenaustausch und automatisierte Dokumentationen
- Erhöhte Produktivität durch Reduzierung repetitiver Aufgaben
- Verbesserte Kundenbetreuung durch schnellere Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen
Formelle Zieldefinition
Haben Sie Ihre Ziele inhaltlich bestimmt, geht es an das formelle Feintuning. Schwammige Aussagen wie „Wir möchten den Umsatz steigern.“ provozieren unterschiedliche Interpretationen und erschweren das Monitoring des Projekts. Besser ist folgende Formulierung: „Wir möchten den Umsatz bis Ende 2026 in unseren deutschen Niederlassungen um 60 Prozent steigern.“
Im Idealfall richten Sie Ihre ERP-Ziele nach der SMART-Systematik aus. Ein Akronym, das fünf Kriterien umfasst:
- Spezifisch
Formulieren Sie Ihre Ziele so präzise wie möglich. Orientieren Sie sich dabei immer an den fünf W-Fragen:- Was wollen Sie erreichen?
- Warum ist das wichtig?
- Wer ist daran beteiligt?
- Wann wollen Sie ein Ergebnis haben?
- Wie planen Sie vorzugehen?
- Messbar
Ohne messbare Ziele kein messbarer Erfolg. Legen Sie daher konkrete Werte fest, die Sie bis zu einem bestimmten Termin erreichen möchten. So können Sie Probleme früh identifizieren und im Zweifelsfall gegensteuern.
- Akzeptiert
Ob und wie Sie Ihr Ziel erreichen, hängt in erster Linie von Ihren Mitarbeitenden und deren Motivation ab. Achten Sie daher auf erfüllbare Aufgaben und nehmen Sie die Sorgen Ihrer Belegschaft ernst.
- Realistisch
Unrealistisch hohe Vorgaben werden in der Regel ignoriert und mindern die Qualität der Zielsetzung. Definieren Sie besser wirklichkeitsnahe Ziele, die für alle am Projekt Beteiligten erreichbar sind.
- Terminiert
Eine fehlende Terminierung schadet der Organisation Ihres ERP-Projekts und führt zu unterschiedlichen Interpretationen. Aus diesem Grund sollten Ziele immer ein Zeitlimit haben.
Sie erhalten also handfeste Beweise dafür, ob Sie Ihre Ziele durch die ERP-Einführung erreicht oder verfehlt haben.
So messen Sie mit KPIs den Erfolg eines ERP-Projekts
Haben Sie vor der ERP-Einführung klare, messbare Ziele definiert, können Sie diese später anhand von Kennzahlen auswerten. Mithilfe sogenannter Key Performance Indicators (KPIs) erkennen Sie Veränderungen, ermitteln die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens und messen den Erfolg Ihres Projekts. Sie erhalten also handfeste Beweise dafür, ob Sie Ihre Ziele durch die ERP-Einführung erreicht oder verfehlt haben. Dabei ist die Auswahl der richtigen KPIs für eine effiziente Erfolgsmessung entscheidend.
1. Wichtige KPIs während der ERP-Implementierung
Konzentrieren Sie sich während des Projekts auf die drei Bereiche Budget, Zeitplan und Qualität. Führen Sie regelmäßige Fortschrittskontrollen folgender KPIs durch:
Budgettreue
Vergleichen Sie die Projektkosten mit Ihrem Budget. Übersteigen die tatsächlichen Ausgaben die geplanten, besteht Handlungsbedarf.
Zeitplanerfüllung
Überprüfen Sie kontinuierlich Ihre Meilensteine. Hinkt Ihr Projektfortschritt den geplanten Terminen hinterher, ist die fristgerechte Zielerreichung in Gefahr.
Anzahl der Änderungsanforderungen
Reflektieren Sie laufend die Qualität der Projektplanung. Je mehr Änderungsanträge gestellt werden, desto mangelhafter ist die Planung.
2. Wichtige KPIs nach der ERP-Implementierung
Richten Sie Ihren Blick nach Projektabschluss auf alle KPIs, die direkt mit Ihren strategischen Zielen verknüpft sind. Setzen Sie die Baseline-Daten in Relation zu den Ergebnissen und bewerten Sie, ob sich die Kennzahlen positiv oder negativ verändert haben. Um langfristige Erfolge sicherzustellen, ist eine kontinuierliche Überwachung folgender KPIs erforderlich:
Prozessverbesserung
- Messen Sie die Fehlerrate, indem Sie die Anzahl der Fehler vor und nach der ERP-Einführung abgleichen.
- Kontrollieren Sie die Durchlaufzeiten von Prozessen und vergleichen Sie die Bearbeitungszeiten mit der Ausgangssituation.
- Analysieren Sie den Automatisierungsgrad, indem Sie den Anteil der automatisierten und manuellen Prozesse ermitteln.
Finanzielle Kriterien
- Überprüfen Sie die Kosteneinsparungen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen.
- Berechnen Sie den Return on Investment (ROI), also das prozentuale Verhältnis von Projektkosten zu dem Gewinn, den Sie durch die ERP-Einführung erzielt haben.
- Stellen Sie fest, ob Ihr Unternehmen durch das ERP-System eine Umsatzsteigerung verzeichnen kann.
Systemnutzung
- Finden Sie heraus, wie hoch die Akzeptanzrate der Nutzer*innen ist – der Anteil der Mitarbeitenden, die das ERP-System aktiv nutzen.
- Ermitteln Sie, wie viele User bereits eine Schulung erhalten haben.
- Holen Sie zusätzlich das Feedback der User ein. Befragen Sie sie zu Anwendungsproblemen und Verbesserungsvorschlägen.
- Prüfen Sie die Systemverfügbarkeit, indem Sie die Betriebszeiten mit den geplanten Verfügbarkeiten vergleichen.
Kundenzufriedenheit
- Kontrollieren Sie die Liefertermintreue, indem Sie die Anzahl der pünktlich gelieferten Bestellungen den verspäteten Lieferungen gegenüberstellen.
- Setzen Sie die aktuellen Reaktionszeiten mit den früheren ins Verhältnis.
- Behalten Sie die Beschwerdequote im Blick und prüfen Sie, ob die Beanstandungen Ihrer Kunden nach der ERP-Implementierung zu- oder abgenommen haben.
Erprobte Tools und Methoden zur Erfolgsmessung
Nun wissen Sie, welche KPIs Ihnen objektiv Auskunft über die Effizienz Ihres ERP-Projekts geben. Stellt sich nur noch die Frage, mit welchen Anwendungen Sie den Erfolg messen können. Bewährt haben sich folgende Software-Tools und Methoden:
- ERP-interne Reporting-Tools und Dashboards erlauben eine Echtzeit-Überwachung relevanter Kennzahlen. Sie visualisieren Fortschritte, identifizieren Engpässe und ermöglichen datenbasiertes Handeln. Mithilfe automatisierter Berichte erkennen Sie Abweichungen frühzeitig und können gezielte Optimierungsmaßnahmen ergreifen.
- Durch Userbefragungen und Workshops erhalten Sie wertvolles Feedback zur praxistauglichen Funktionalität eines ERP-Systems. Der direkte Austausch mit Anwender*innen hilft Ihnen dabei, Probleme zu identifizieren, Schulungsbedarfe zu erkennen und das System so nutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.
- In regelmäßigen Review-Terminen findet eine transparente Kommunikation zwischen Stakeholdern und Projektteam statt. Auf diese Weise werden Fortschritte, Herausforderungen und Abweichungen von Zielen rechtzeitig erkannt.
- Audits überprüfen den ROI und die Prozessqualität eines ERP-Projekts anhand objektiver Kriterien. Sie bringen Schwachstellen ans Licht, bevor sich diese zu einer echten Bedrohung für den Projekterfolg entwickeln, und geben hilfreiche Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten.
Fazit: Zielsetzung und KPIs gehen Hand in Hand
Die Erfolgsmessung ist ein bedeutender Bestandteil des ERP-Projekts. Sie gibt nicht nur Aufschluss über die Effizienz der neuen Lösung, sondern liefert auch wichtige Erkenntnisse zu Optimierungsmöglichkeiten. Mithilfe der richtigen KPIs können Sie Fortschritte objektiv bewerten, Abweichungen frühzeitig erkennen und datenbasierte Entscheidungen treffen.
Grundvoraussetzung für eine zielführende Erfolgsmessung ist jedoch eine sorgfältige Planung vor der ERP-Implementierung. Hierzu gehören sowohl eine sauber dokumentierte Datenbasis als auch eine präzise Zieldefinition. Machen Sie sich klar, wo Sie momentan stehen, wo genau Sie hinwollen und wie ein ERP-System Sie dabei unterstützen kann. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass Ihre gesetzten Ziele später gar nicht messbar sind.
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