Ti suona familiare questa situazione? Un ordine di produzione viene approvato anche se la distinta base non è ancora nella versione definitiva. Di conseguenza, la produzione lavora con una versione obsoleta dei disegni. Solo durante il controllo qualità ci si accorge che una modifica a un componente non è stata presa in considerazione.
Risultato finale: non solo la produzione deve ritoccare il pezzo o rifarlo da zero, ma c’è anche una macchina bloccata senza preavviso, gli ordini successivi subiscono ritardi e il rispetto delle scadenze va a rotoli. Alla fine la questione arriva fino alla direzione, a causa delle minacciose penali contrattuali. Un classico caso di interruzione del processo con conseguenze di vasta portata.
L’unico modo per prevenire sistematicamente queste interruzioni è garantire un elevato livello di affidabilità dei processi nella produzione. Nel seguente articolo scoprirai come riuscirci con un sistema ERP.
Ma cosa significa davvero “affidabilità dei processi” – e cosa non significa?
Cos’è la sicurezza dei processi?
La sicurezza dei processi descrive la capacità di un’azienda di gestire le procedure in modo stabile, trasparente e riproducibile. I processi non si svolgono a caso, ma seguono regole ben definite. Basandosi su dati affidabili e con versioni ben definite, è possibile individuare tempestivamente eventuali scostamenti, prima ancora che scatenino una reazione a catena incontrollabile.
Cosa non è l’affidabilità di processo?
La sicurezza dei processi non significa che non si verifichino più errori. Nei flussi di lavoro reali ci saranno sempre delle variazioni, ad esempio a causa di problemi di consegna o colli di bottiglia nella capacità produttiva. L’obiettivo non è quindi evitare completamente gli errori, ma gestirli tempestivamente.
Quali sono le cause tipiche della scarsa affidabilità dei processi nelle piccole e medie imprese?
Nella pratica, la mancanza di affidabilità dei processi raramente deriva da errori dei singoli. Di solito, quindi, non è da attribuire a fallimenti individuali. È piuttosto il risultato di debolezze strutturali all’interno dei flussi di lavoro. Le cinque cause più comuni di una scarsa affidabilità dei processi sono:
1. Mancanza di comunicazione tra i reparti
Spesso i reparti non si scambiano informazioni in un unico posto centrale, ma usano canali digitali e analogici diversi. Questo però non aiuta affatto a garantire processi fluidi. Proprio il trasferimento manuale dei dati tramite e-mail, fogli Excel o comunicazioni verbali porta a discontinuità e a informazioni non allineate. Le decisioni non si basano quindi su una base dati comune, il che rende difficile la tracciabilità e favorisce gli errori.
2. Mancanza di un sistema di controllo delle versioni per le distinte base e le schede di lavorazione
Spesso le modifiche alle distinte base o alle schede di lavorazione non vengono documentate in modo chiaro. A quel punto nessuno sa più quale sia la versione attuale. Di conseguenza, i reparti lavorano con indicazioni diverse, rendendo necessari degli adeguamenti successivi.
3. Pianificazione poco trasparente delle capacità e delle priorità
A volte capita di dover riorganizzare le risorse e le priorità con breve preavviso – e non di rado senza avere una visione completa delle conseguenze a valle. Se la pianificazione non è sempre trasparente, gli incarichi finiscono per andare in crisi: si creano colli di bottiglia e ritardi, rendendo difficile rispettare le scadenze.
4. Gestione reattiva anziché proattiva
Molte aziende intervengono solo quando si sono già verificati disservizi gravi. Mancano meccanismi che segnalino tempestivamente i rischi o attivino procedure di escalation prima che le scadenze siano a rischio.
5. Mancanza di monitoraggio dei processi
In molte aziende non c’è un monitoraggio continuo dello stato degli ordini e delle anomalie critiche. Senza KPI chiari per i processi e un sistema di allerta precoce che funzioni, i problemi rimangono nascosti per molto tempo – finché non è troppo tardi.
Perché le misure isolate non bastano quando si verificano anomalie nei processi?
Non è raro che le aziende reagiscano inizialmente ai problemi con misure isolate. A breve termine, queste ottimizzazioni isolate dei processi possono a volte portare a dei miglioramenti, ma di solito non bastano a garantire una stabilità duratura. I seguenti esempi tratti dalla pratica chiariscono la questione:
| Misure | Problemi nella pratica |
| Soluzioni isolate, ad esempio singoli strumenti di analisi o monitoraggio | I miglioramenti rimangono limitati ad alcune aree, mentre le interruzioni di processo e di supporto continuano a sussistere. |
| Approcci Lean senza supporto digitale | Senza una base dati digitale, gli approcci Lean non riescono a soddisfare appieno i requisiti di velocità, trasparenza e complessità. |
| Controllo manuale | Con l’aumentare della complessità, i controlli manuali sono troppo soggetti a errori, lenti e costosi. |
Non si ottiene l’affidabilità di processo semplicemente agendo su singoli parametri. Bisogna invece garantire un’interazione senza intoppi tra tutte le persone e le macchine coinvolte. Per farlo, hai bisogno innanzitutto di una base dati integrata.
Ma come si fa a ottenere questa continuità? È semplicissimo: con un sistema ERP.
In che modo un sistema ERP garantisce l’affidabilità dei processi?
Il punto fondamentale è che un sistema ERP non funziona come uno strumento isolato, ma come una piattaforma trasversale . Questa soluzione software collega tra loro dati e processi a livello aziendale, creando così un flusso di informazioni coerente. In pratica, l’ERP offre:
1. Una banca dati centrale e coerente senza discontinuità
In una soluzione ERP, tutti i dati sono archiviati in un unico posto centrale, senza ridondanze o versioni contraddittorie. I dati anagrafici dei clienti, ad esempio, esistono una sola volta nel sistema e non sono presenti in parallelo su Excel, nel CRM e nel software di contabilità. Poiché non ci sono discontinuità tra i sistemi né dati in parallelo, il sistema ERP crea una base affidabile per processi stabili nella produzione.
2. Processi continui senza dover cambiare sistema
Il sistema ERP gestisce tutti i processi senza interruzioni, dall’approvazione dell’ordine alla consegna. Inoltre, trasmette le informazioni in modo automatizzato, garantendo un trasferimento coerente dei dati. Questo aumenta la continuità dei processi e riduce le fonti di errore.
3. Trasparenza tra i reparti
In un sistema ERP, lo stato degli ordini, l’avanzamento della produzione o gli scostamenti sono visibili quasi in tempo reale. Tutti i reparti – che si tratti di vendite, produzione, acquisti o controllo qualità – accedono a un database comune e vedono cosa stanno facendo o pianificando i loro colleghi in quel momento. In questo modo è possibile prendere decisioni basandosi su informazioni uniformi e ridurre al minimo le richieste di chiarimenti che fanno perdere tempo.
4. Monitoraggio dei processi e meccanismi di allerta precoce nell’ERP
Con un sistema ERP non ti accorgi delle anomalie critiche solo quando è ormai troppo tardi. Il software dispone di funzioni che monitorano tutti i processi rilevanti 24 ore su 24 e individuano tempestivamente i potenziali rischi. Se, ad esempio, si verificano i primi ritardi, ricevi una notifica in modo da poter agire in modo proattivo.
5. Logiche di flusso di lavoro e di escalation per le attività critiche
Per garantire l’affidabilità dei processi, è fondamentale che le operazioni non si blocchino mai. Grazie a flussi di lavoro automatizzati e a una serie di regole, le logiche di escalation nell’ERP assicurano che i problemi vengano individuati. Questo succede, ad esempio, quando i processi non vengono completati entro un periodo di tempo prestabilito.
6. Garanzia di qualità integrata e tracciabilità
Le applicazioni per la gestione della qualità integrate nell’ERP permettono di creare automaticamente ordini di controllo e di documentare in modo completo lotti e numeri di serie. I controlli e le approvazioni sono integrati direttamente nel processo e avvengono senza interruzioni in fase di ricevimento merci, durante la produzione e prima dell’espedizione. Questa tracciabilità completa aumenta la trasparenza e, di conseguenza, anche la sicurezza nella gestione delle non conformità.
Come si misura l’affidabilità di processo?
Ora sai quindi quale soluzione software ti permette di garantire al meglio l’affidabilità dei processi nella produzione. Ma come fai a sapere qual è la situazione reale di questo fattore così importante nella tua azienda? La stabilità e la controllabilità dei tuoi processi sono misurabili? E se sì, come?
È vero che la sicurezza dei processi non si può calcolare con una formula. Ma si può rappresentare in modo affidabile attraverso l’interazione di diversi indicatori chiave di prestazione (KPI). L’importante è scegliere gli indicatori giusti.
I 5 KPI di processo più importanti sono:
| KPI | Cosa si misura? | Perché è importante? |
| Rispetto delle scadenze (OTD) | Percentuale degli ordini consegnati nei tempi previsti | Un indicatore diretto di processi stabili e impegni di consegna affidabili |
| Tempo di elaborazione | Tempo che intercorre tra la ricezione dell’ordine e il completamento | Mostra l’efficienza e mette in evidenza ritardi e interruzioni del processo |
| Tasso di rilavorazione | Percentuale dei pezzi o degli ordini che richiedono una rielaborazione | Segnalazione di problemi di qualità e difetti nei processi a monte |
| Scostamento tra valore previsto e valore effettivo | Differenza tra l’attuazione prevista e quella effettiva | Mette in luce la mancanza di controllo e la scarsa trasparenza |
| Tasso di malfunzionamento del processo | Frequenza delle interruzioni o delle variazioni nel corso delle operazioni | Mostra quante volte i processi devono essere stabilizzati attivamente |
Patrick Mathis, Asseco Solutions
I KPI mettono in luce i punti deboli dei flussi di lavoro e rivelano quanto siano effettivamente stabili e gestibili i tuoi processi.
In generale, un’elevata affidabilità di processo si manifesta attraverso:
- lievi variazioni nei tempi di elaborazione
- una puntualità costante
- un basso tasso di rilavorazione
- pochi interventi non programmati
Una scarsa affidabilità del processo si manifesta invece attraverso:
- tempi di elaborazione molto variabili
- cambiamenti frequenti di programma
- tante situazioni che degenerano e interventi manuali
- un alto tasso di malfunzionamenti del processo
Dal livello di affidabilità dei processi puoi poi trarre conclusioni dirette sulla pianificabilità. Maggiore è l’affidabilità dei processi, più velocemente e in modo più affidabile potrai rispondere alle richieste dei clienti. Questo, a sua volta, ha un effetto positivo sulla tua competitività.
Affidabilità dei processi con l’ERP:
Esempio pratico: BayWa r.e. Solar Energy Systems
Con la forte crescita della BayWa r.e. Solar Energy Systems GmbH, nel corso del tempo la complessità dei processi è aumentata. Se prima molti processi erano caratterizzati da approvazioni manuali, passaggi di informazioni via e-mail e cambi di formato, l’espansione ha reso necessaria una mappatura end-to-end dei processi.
L’implementazione è stata effettuata con il sistema ERP APplus:
- Processi end-to-end digitalizzati in tutti i settori
- flussi di lavoro automatizzati per le approvazioni e i passaggi di consegne
- interfacce digitali tra vendite, logistica, magazzino e contabilità
Il risultato:
- miglioramento del flusso di lavoro
- maggiore trasparenza e prevedibilità
- processi scalabili e stabili
Conclusione: l’affidabilità dei processi è fondamentale per la tua sostenibilità futura
Migliorare l’affidabilità dei processi non è un progetto una tantum, ma un principio di gestione continua. Non si tratta di risolvere problemi isolati con misure sporadiche. Bisogna piuttosto organizzare i processi in modo che rimangano stabili in ogni fase.
I processi stabili sono così importanti perché garantiscono affidabilità nella tua pianificazione. In questo modo non solo puoi ridurre i costi, ma anche reagire con flessibilità ai cambiamenti. Una base ideale per stare al passo con la concorrenza al giorno d’oggi.
La sicurezza dei processi diventa possibile proprio grazie all’uso di un sistema ERP. Con questo software poni le basi per una banca dati unificata e, di conseguenza, per processi integrati tra i vari reparti.
Webinar: APplus Flow Mode nella pratica
Ti mostriamo come la Flow Mode in APplus non solo renda visibili i processi, ma ti permetta anche di viverli in prima persona.
