Oggi la contabilità di un’azienda può essere gestita solo con l’aiuto di processi digitali. Senza il supporto di un software, i complessi processi aziendali moderni e i crescenti requisiti delle autorità fiscali non sarebbero più realizzabili. Non c’è quindi da stupirsi che la digitalizzazione della contabilità nella maggior parte delle aziende del DACH abbia preso piede.
Le funzioni ERP intelligenti per la finanza sono particolarmente popolari. Ma cosa possono fare effettivamente queste soluzioni e in che modo la contabilità ne trae vantaggio? Abbiamo analizzato da vicino i vantaggi di un sistema ERP per la finanza e la contabilità.
ERP nella contabilità: le aree di applicazione più importanti
Al centro della contabilità c’è l’esigenza di registrare i flussi di valore in modo corretto e comprensibile. Dopo tutto, una contabilità accurata non è solo la base per le decisioni strategiche. È anche un prerequisito essenziale per la conformità alle normative legali e ai requisiti di revisione.
Un sistema ERP ti aiuta a soddisfare le elevate esigenze di qualità dei dati in ambito finanziario e contabile nel miglior modo possibile. Una soluzione moderna supporta le seguenti sei aree di applicazione:
1. contabilità finanziaria
Una componente fondamentale della contabilità è la gestione dei flussi di cassa in entrata e in uscita. Se queste informazioni vengono registrate in modo dettagliato, costituiscono la base perfetta per la stesura di bilanci significativi.
Un moderno sistema ERP consente di automatizzare le operazioni di pagamento e la relativa documentazione. In particolare, questo include le prenotazioni meccanizzate e l’elaborazione intelligente degli estratti conto bancari. Le informazioni sono fornite in conformità ai ”Principi di accesso ai dati e verificabilità dei documenti digitali (GDPdU)”.
2. la contabilità dei costi
Ogni azienda deve essere in grado di creare una ripartizione interna dei costi e un conto economico accurati. La contabilità dei costi svolge un ruolo importante in questo senso. Questa parte della contabilità interna registra e analizza tutti i costi sostenuti dall’azienda.
Un buon sistema ERP offre la possibilità di mappare le funzioni di contabilità dei costi e di controllo operativo. È inoltre possibile ottimizzare le azioni dell’azienda con l’aiuto di simulazioni e previsioni.
3. la contabilità delle attività
Un sistema ERP di valore aggiunto per la contabilità ti fornisce una panoramica delle tue immobilizzazioni in ogni momento, in modo da poterle pianificare con precisione. Inoltre, ti aiuta ad applicare correttamente le regole di ammortamento e contabilizzazione, anche se queste cambiano continuamente. Questo è possibile, ad esempio, grazie alle opzioni di consolidamento flessibili all’interno del gruppo.
Puoi anche utilizzare una soluzione ERP per simulare e testare diverse procedure di ammortamento. In questo modo, le tue decisioni sul controllo dei centri di costo, delle unità di costo e dei tipi di costo possono essere supportate da dati. Questo ti permette di gestire il successo della tua azienda in modo mirato.
4. contabilità delle retribuzioni
È necessaria tutta una serie di dati per garantire che tutti i dipendenti ricevano lo stipendio giusto al momento giusto. Se utilizzi un moderno software ERP, queste informazioni vengono aggiornate automaticamente su base continuativa. Ciò significa, ad esempio, che le informazioni sulle tariffe dell’assicurazione sanitaria sono sempre aggiornate ─ senza il coinvolgimento manuale di personale specializzato.
Una moderna soluzione industriale gestisce tutte le attività associate a stipendi e salari in modo affidabile e puntuale. Questo ti permette di ridurre al minimo il lavoro di routine e gli errori, semplificando i processi interni. Inoltre, tutti i processi completati possono essere visualizzati digitalmente e sono quindi sempre rintracciabili.
5. pianificazione della liquidità
Ogni azienda dovrebbe riconoscere il più presto possibile le strozzature della liquidità per evitare una grave crisi. Un sistema ERP per la contabilità è estremamente utile anche a questo scopo: raccogliendo tutti i dati relativi alle passività e alle spese pianificate, consente un monitoraggio continuo del flusso di cassa.
Il software può anche creare previsioni basate sui flussi di cassa storici e attuali . In questo modo è più facile ottimizzare la gestione degli obiettivi di pagamento.
6. reportistica e analisi
Il management può prendere le decisioni giuste solo se si basa su dati rilevanti. Ecco perché i report e le analisi sono indispensabili nel settore finanziario. Ad esempio, forniscono informazioni sull’entità dei costi di produzione dei prodotti o su quali settori sono particolarmente costosi per l’azienda.
L’ERP finanziario supporta il reporting centralizzando i dati finanziari di tutte le aree dell’azienda e convertendoli automaticamente in report significativi. In questo modo i responsabili delle decisioni hanno a disposizione cifre chiave aggiornate e affidabili in ogni momento.
L’ERP nella finanza: una panoramica di tutte le aree di applicazione
| Area di applicazione | I vantaggi della soluzione ERP nella contabilità |
| Contabilità finanziaria | Automazione delle operazioni di pagamentoLa base per bilanci affidabili |
| Contabilità dei costi | Registrazione e analisi di tutte le simulazioni di costo per la pianificazione degli obiettivi e dei profitti. |
| Contabilità delle attività | Panoramica delle immobilizzazioniCorretta implementazione dell’ammortamento e delle regole contabiliBase decisionale del controlling |
| Contabilità delle paghe | Aggiornamento automatico dei dati rilevantiContabilità salariale sicura e puntuale |
| Pianificazione della liquidità | Monitoraggio dei flussi di cassaRilevazione precoce dei colli di bottigliaPrevisioni basate sui flussi di cassa |
| Reporting e analisi | Raccolta dati centralizzataRapporti automaticiCifre chiave affidabili per la gestione |
Contabilità tramite sistema ERP: i maggiori vantaggi
Consolidamento e automazione dei dati
Uno dei compiti più importanti di un sistema ERP è quello di consolidare i dati aziendali e renderli disponibili all’intera organizzazione. Questa funzione è particolarmente interessante per il reparto finanziario: dopo tutto, è compito del reparto contabile raccogliere dati rilevanti dal punto di vista finanziario dall’intera organizzazione e archiviarli in modo verificabile. Questo vale, tra l’altro, per:
- Crediti e passività
- Conti bancari
- Azioni
- Forniture per ufficio
- Personale
La cosa pratica è che la gestione dei dati è solitamente automatizzata: Molte soluzioni ERP sono in grado di creare automaticamente le fatture in base ai dati degli ordini e di archiviarle come ricevute. Esistono anche funzioni utili nell’ambito della gestione della qualità che garantiscono, ad esempio, un database di alta qualità:
- Controllo di plausibilità durante l’inserimento dei dati
- Verifica la coerenza dei dati e le connessioni logiche
- Pulizia automatica delle voci duplicate
Queste funzioni ERP non solo facilitano il lavoro del reparto contabile, ma migliorano anche la capacità dell’azienda di fornire informazioni.
Isabel Rocholl, Asseco Solutions
Un sistema ERP solleva i colleghi del reparto contabilità da compiti di routine. Invece di svolgere sempre le stesse prenotazioni, possono dedicarsi a compiti più interessanti.
Semplice adempimento degli obblighi legali
Le autorità pubbliche, in particolare, stanno portando avanti da diversi anni la digitalizzazione del settore finanziario. Sicuramente saprai che tutte le aziende tedesche sono obbligate a farlo dal 2025, fatture elettroniche e di archiviarle a prova di audit. A partire dal 2028 sarà obbligatorio anche creare e inviare fatture elettroniche. Questi processi possono essere completamente automatizzati con un sistema ERP.
Inoltre, i ”Principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in forma elettronica e per l’accesso ai dati” (GoBD) richiedono l ‘archiviazione e l’elaborazione digitale dei dati elettronici rilevanti ai fini fiscali dal 2015. Il legislatore ha stabilito una serie di regole che le aziende possono rispettare solo con l’aiuto di un software di contabilità. Queste includono
- Prenotazioni puntuali entro le scadenze stabilite
- L’obbligo di conservazione delle ricevute elettroniche
- Diritti di accesso delle autorità fiscali al software di contabilità
Le moderne soluzioni ERP offrono una serie di funzioni utili anche a questo scopo: Le prenotazioni puntuali, ad esempio, possono essere parzialmente automatizzate. L’archiviazione sicura dei dati è diventata uno standard in tutti i sistemi ERP dopo l’entrata in vigore del GDPR. Inoltre, come opzione di accesso per le autorità fiscali, puoi creare un utente con diritti di lettura limitati.
Scambio di dati non complicato con altri reparti
Come parte dell’infrastruttura ERP, la contabilità è collegata digitalmente a tutte le altre aree dell’azienda. Questa connessione non si limita alla raccolta di documenti elettronici. La contabilità scambia anche un’ampia gamma di dati con altri reparti attraverso il sistema ERP. Questo accelera tutti i processi di finanza e contabilità.
I seguenti esempi illustrano i vantaggi di una soluzione ERP:
Vantaggi per la contabilità delle retribuzioni:
- Grazie a un sistema di registrazione delle ore integrato, il dipartimento delle risorse umane può vedere in qualsiasi momento chi ha lavorato in quale periodo e quando.
- Inoltre, potrebbero esserci altri dati rilevanti per la retribuzione provenienti dalla produzione o dalla gestione dei progetti.
- Poiché tutte queste informazioni sono memorizzate nel sistema ERP, il reparto contabilità non ha bisogno di consultare il sistema.
- Questo significa che la contabilità delle paghe può essere elaborata in modo più rapido ed efficiente.
Vantaggi per le vendite quando si richiede un controllo del credito:
- I colleghi responsabili possono utilizzare il sistema ERP per verificare direttamente se le informazioni sul credito sono già disponibili.
- Se così non fosse, ti basterà premere un pulsante per inviare una richiesta di informazioni all’ufficio contabilità.
- Questo può prendere tutti i dati necessari direttamente dal sistema ERP.
Vantaggi nel contesto delle analisi KPI:
- Il reparto contabilità dispone di un pool di dati importanti per il calcolo delle cifre chiave finanziarie. Queste includono le vendite totali, il margine di profitto, il rapporto di liquidità e il rapporto di capitale proprio.
- Un sistema ERP può calcolare automaticamente questi e altri KPI e mostrarli come parte di cruscotti personalizzati.
- Il sistema prende i dati rilevanti dal pool di informazioni digitali. Non è necessario rielaborare i dati manualmente.
Come viene implementata tecnicamente la contabilità basata sull’ERP?
Lo strumento di contabilità è completamente integrato in alcuni sistemi ERP. Noi di Asseco, invece, ci affidiamo al collegamento con il software eGecko – e quindi alla competenza di uno specialista di controlling, risorse umane e contabilità. Tra le altre cose, il sistema elabora registrazioni, pagamenti, promemoria e dati anagrafici specifici per la contabilità finanziaria.
Ecco come funziona:
- Il nostro sistema ERP APplus trasferisce i dati finanziari in tempo reale a eGecko per la successiva elaborazione contabile.
- Le informazioni sui documenti in entrata e in uscita confluiscono direttamente in APplus.
- Un controllo integrato dei limiti di credito confronta le informazioni con i conti dei clienti esistenti e analizza le partite aperte nella contabilità finanziaria.
- Le informazioni sugli acconti e sulle fatture finali vengono prese in considerazione negli acquisti e nelle vendite.
Maggiori informazioni su APplus Finanza e Contabilità
Esempi di applicazione dalla pratica
RSB Lavorazione razionale dell’acciaio:
La contabilità con l’ERP consente di risparmiare mezzo anno di lavoro
Introducendo un flusso di fatture digitali con il sistema ERP APplus, l’azienda di lavorazione dei metalli ha ottimizzato in modo sostenibile l’elaborazione delle fatture. Grazie al riconoscimento automatico del testo, le fatture in arrivo vengono ora analizzate automaticamente e trasferite direttamente nel sistema.
Il sistema trasferisce tutti i documenti analizzati con un chiaro riferimento all’ordine alle fasi successive del processo senza alcun intervento manuale. Se, ad esempio, il sistema di riconoscimento del testo non è in grado di elaborare correttamente tutti i dati a causa di una stampa errata, il team di acquisto riceve un messaggio. La fattura in questione può quindi essere controllata e corretta se necessario. Il sistema di archiviazione digitale a prova di audit e la pratica funzione di ricerca consentono inoltre di effettuare ricerche rapide e semplici.
Il risultato:
- Grazie all’automazione, RSB ottiene un risparmio di tempo di circa mezzo anno-persona.
- La gestione può approvare le fatture in modo flessibile e indipendente dalla sede.
- I costi di archiviazione sono diminuiti sensibilmente in quanto l’archiviazione di documenti cartacei è stata in gran parte eliminata.
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WMB Ventilatoren:
Automazione parziale della contabilità con ERP
Dall’introduzione del sistema ERP APplus, WMB ha beneficiato di una contabilità finanziaria ottimizzata, dalla registrazione alla gestione dei pagamenti. Mentre prima i pagamenti venivano registrati e regolati individualmente, ora APplus è collegato a un ufficio fiscale esterno.
Questa connessione tramite un’interfaccia DATEV consente uno scambio di dati semi-automatico: le ricevute possono ora essere esportate con la semplice pressione di un tasto e trasferite direttamente all’ufficio delle imposte. Questo ha semplificato notevolmente l’elaborazione dei pagamenti.
Il risultato:
- Il reparto di contabilità ha notato un notevole sollievo nelle attività quotidiane.
- I processi della finanza sono molto più efficienti.
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Conclusione: la contabilità funziona come un orologio con l’ERP
Se gestisci la contabilità in modo centralizzato attraverso un sistema ERP, otterrai un notevole aumento dell’efficienza. Ciò è dovuto principalmente alle numerose funzioni di automazione dei processi. Poiché la soluzione ERP gestisce in modo indipendente molte fasi di lavoro della finanza, la tua azienda beneficia di processi rapidi, privi di errori e trasparenti.
In definitiva, questo sposta anche l’attenzione del reparto contabilità. Dato che la soluzione ERP si occupa di molte attività di routine, i dipendenti si accorgono di una notevole riduzione del loro carico di lavoro quotidiano. Questo a sua volta permette loro di concentrarsi completamente sui processi più complessi.
