Kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor? Ein Fertigungsauftrag erhält eine Freigabe, obwohl die Stückliste noch nicht final versioniert ist. Als Folge daraus arbeitet die Produktion mit einem veralteten Zeichnungsstand. Erst bei der Qualitätsprüfung fällt dann auf, dass eine Bauteiländerung nicht berücksichtigt wurde.
Das Ende vom Lied: Nicht nur muss die Produktion das Teil nachbearbeiten oder neu produzieren. Auch ist eine Maschine ungeplant blockiert, nachgelagerte Aufträge verschieben sich und die Termintreue gerät ins Wanken. Schließlich eskaliert der Vorgang bis zur Geschäftsführung – aufgrund drohender Vertragsstrafen. Ein klassischer Fall von Prozessbruch mit weitreichenden Folgen.
Systematisch verhindern können Sie solche Brüche nur mit einem hohen Maß an Prozesssicherheit in der Fertigung. Wie Sie dies mit einem ERP-System erreichen, erfahren Sie in folgendem Beitrag.
Was bedeutet Prozesssicherheit eigentlich – und was nicht?
Was ist Prozesssicherheit?
Prozesssicherheit beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens, Abläufe stabil, transparent und reproduzierbar zu steuern. Prozesse laufen nicht zufällig ab, sondern folgen klar definierten Regeln. Indem sie auf verlässlichen, versionierten Daten basieren, lassen sich Abweichungen frühzeitig erkennen – noch bevor sie eine unbeherrschbare Kettenreaktion auslösen.
Was ist Prozesssicherheit nicht?
Prozesssicherheit bedeutet nicht, dass überhaupt keine Fehler mehr auftreten. In realen Abläufen wird es immer Abweichungen geben – etwa durch Lieferprobleme oder Kapazitätsengpässe. Das Ziel ist daher nicht die vollständige Fehlervermeidung, sondern der rechtzeitige Umgang damit.
Welche typischen Ursachen hat mangelnde Prozesssicherheit im Mittelstand?
Mangelnde Prozesssicherheit entsteht in der Praxis selten durch die Fehler Einzelner. In der Regel ist sie also nicht auf individuelles Versagen zurückzuführen. Vielmehr ist sie das Ergebnis struktureller Schwächen innerhalb von Abläufen. Die fünf häufigsten Ursachen für eine unzureichende Prozesssicherheit sind:
1. Informationsbrüche zwischen Abteilungen
Häufig tauschen Abteilungen Informationen nicht an einem zentralen Ort miteinander aus, sondern nutzen unterschiedliche digitale und analoge Kanäle. Für reibungslose Prozesse ist das jedoch alles andere als förderlich. Gerade die manuelle Datenübermittlung via E-Mails, Excel-Listen oder Zuruf führt zu Medienbrüchen und parallelen Informationsständen. Entscheidungen basieren dann nicht auf einer gemeinsamen Datenbasis, was die Rückverfolgbarkeit erschwert und Fehler begünstigt.
2. Fehlende Versionierung von Stücklisten und Arbeitsplänen
Oftmals sind Änderungen an Stücklisten oder Arbeitsplänen nicht eindeutig dokumentiert. Dann weiß niemand, welcher Stand nun der aktuelle ist. Infolgedessen arbeiten die Fachbereiche mit verschiedenen Vorgaben, sodass nachträgliche Anpassungen erforderlich sind.
3. Intransparente Kapazitäts- und Prioritätenplanung
Manchmal müssen Kapazitäten und Prioritäten kurzfristig umgeplant werden – nicht selten ohne vollständige Sicht auf nachgelagerte Auswirkungen. Erfolgt die Planung nicht durchgängig transparent, geraten Aufträge in Schieflage: Engpässe und Verzögerungen entstehen, sodass sich Termine nur noch schwer einhalten lassen.
4. Reaktive statt proaktive Steuerung
Viele Unternehmen greifen erst dann ein, wenn bereits folgenschwere Störungen aufgetreten sind. Es fehlen Mechanismen, die frühzeitig auf Risiken hinweisen oder Eskalationen anstoßen, bevor Termine gefährdet sind.
5. Fehlende Prozessüberwachung
In vielen Betrieben findet kein kontinuierliches Monitoring des Auftragsstatus und kritischer Abweichungen statt. Ohne klare Prozess-KPIs und ein funktionierendes Frühwarnsystem bleiben Probleme lange Zeit unsichtbar – bis es zu spät ist.
Warum greifen Einzelmaßnahmen bei Prozess-Störungen zu kurz?
Nicht selten reagieren Unternehmen auf Störungen zunächst mit Einzelmaßnahmen. Kurzfristig mögen solche isolierten Prozessoptimierungen manchmal zu Verbesserungen führen, doch eine nachhaltige Stabilität erreichen Sie damit meist nicht. Folgende Beispiele aus der Praxis verdeutlichen die Problematik:
| Maßnahmen | Probleme in der Praxis |
| Insellösungen, z. B. einzelne Analyse- oder Monitoring-Tools | Verbesserungen bleiben auf Teilbereiche beschränkt, während Prozessbrüche und Medienbrüche bestehen bleiben. |
| Lean-Ansätze ohne digitale Unterstützung | Ohne digitale Datenbasis werden Lean-Ansätze den Anforderungen an Geschwindigkeit, Transparenz und Komplexität nicht vollumfänglich gerecht. |
| Manuelle Kontrolle | Bei steigender Komplexität sind manuelle Kontrollen zu fehleranfällig, langsam und kostenintensiv. |
Prozesssicherheit erreichen Sie also nicht, indem Sie an einzelnen Stellschrauben drehen. Stattdessen sollten Sie ein störungsfreies Zusammenspiel aller beteiligten Personen und Maschinen sicherstellen. Hierfür benötigen Sie in erster Linie eine durchgängige Datenbasis.
Doch wie erreichen Sie nun diese Durchgängigkeit? Ganz einfach: mit einem ERP-System.
Wie ermöglicht ein ERP-System Prozesssicherheit?
Der springende Punkt ist, dass ein ERP-System nicht als isoliertes Tool, sondern als bereichsübergreifende Plattform arbeitet. Die Softwarelösung verknüpft Daten und Abläufe unternehmensweit miteinander, sodass ein zusammenhängender Informationsfluss entsteht. Konkret bietet das ERP:
1. Eine zentrale, konsistente Datenbasis ohne Medienbrüche
In einer ERP-Lösung sind alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert – ohne Redundanzen oder widersprüchliche Versionen. Kundenstammdaten beispielsweise existieren nur einmal im System und liegen nicht noch parallel in Excel, im CRM und in der Buchhaltungssoftware. Da es keine Medienbrüche und parallelen Datenstände gibt, schafft das ERP-System in der Produktion eine verlässliche Grundlage für stabile Prozesse.
2. Durchgängige Prozesse ohne Systemwechsel
Das ERP-System bildet sämtliche Abläufe lückenlos ab – von der Auftragsfreigabe bis zur Auslieferung. Außerdem gibt es Informationen automatisiert weiter, sodass eine konsistente Datenübermittlung stattfindet. Das erhöht die Prozesskontinuität und reduziert Fehlerquellen.
3. Transparenz über Abteilungen hinweg
In einem ERP-System ist der Status von Aufträgen, Produktionsfortschritten oder Abweichungen beinahe in Echtzeit sichtbar. Alle Abteilungen – ob Vertrieb, Fertigung, Einkauf oder Qualitätssicherung – greifen auf einen gemeinsamen Datenpool zu und sehen, was ihre Kolleg*innen gerade tun oder planen. So ist es möglich, Entscheidungen auf einer einheitlichen Informationsgrundlage zu treffen und zeitraubende Rückfragen auf ein Minimum zu reduzieren.
4. Prozessüberwachung und Frühwarnmechanismen im ERP
Mit einem ERP-System erkennen Sie kritische Abweichungen nicht erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Die Software verfügt über Funktionen, die alle relevanten Prozesse rund um die Uhr überwachen und potenzielle Risiken frühzeitig aufdecken. Treten beispielsweise erste Verzögerungen auf, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis, sodass Sie proaktiv handeln können.
5. Workflow- und Eskalationslogiken für kritische Aufgaben
Für die Prozesssicherheit ist es enorm wichtig, dass Abläufe niemals zum Stillstand kommen. Auf Basis von automatisierten Workflows und Regelwerken sorgen Eskalationslogiken im ERP deshalb dafür, dass Probleme sichtbar werden. Das geschieht z. B. dann, wenn Prozesse nicht innerhalb eines definierten Zeitraums ablaufen.
6. Integrierte Qualitätssicherung und Rückverfolgbarkeit
Im ERP integrierte Anwendungen für das Qualitätsmanagement ermöglichen die automatische Erstellung von Prüfaufträgen sowie eine vollständige Dokumentation von Chargen und Seriennummern. Prüfungen und Freigaben sind direkt im Prozess verankert und erfolgen nahtlos im Wareneingang, während der Produktion und vor dem Warenausgang. Diese komplette Nachvollziehbarkeit erhöht die Transparenz und damit auch die Sicherheit im Umgang mit Abweichungen.
Wie lässt sich Prozesssicherheit messen?
Nun wissen Sie also, mit welcher Softwarelösung Sie Prozesssicherheit in der Fertigung am besten erreichen. Doch woher wissen Sie, wie gut es um diesen wichtigen Faktor in Ihrem Unternehmen tatsächlich bestellt ist? Sind die Stabilität und Steuerbarkeit Ihrer Abläufe messbar? Und wenn ja, wie?
Zwar lässt sich Prozesssicherheit nicht über eine Formel berechnen. Aber sie lässt sich über das Zusammenspiel mehrerer Key Performance Indicators (KPIs) verlässlich abbilden. Wichtig dabei ist, dass Sie hierfür die richtigen Leistungskennzahlen auswählen.
Die 5 wichtigsten Prozess-KPIs sind:
| KPI | Was wird gemessen? | Warum ist das relevant? |
| Termintreue (OTD) | Anteil der Aufträge, die termingerecht geliefert werden | Direkter Indikator für stabile Prozesse und verlässliche Lieferzusagen |
| Durchlaufzeit | Zeit vom Auftragseingang bis zur Fertigstellung | Zeigt Effizienz und macht Verzögerungen sowie Prozessbrüche sichtbar |
| Nacharbeitsquote | Anteil der Teile bzw. Aufträge mit Nacharbeit | Hinweis auf Qualitätsprobleme und Fehler in vorgelagerten Prozessen |
| Plan-Ist-Abweichung | Differenz zwischen geplanter und tatsächlicher Umsetzung | Macht fehlende Steuerbarkeit und mangelnde Transparenz sichtbar |
| Prozessstörungsrate | Häufigkeit von Unterbrechungen oder Abweichungen im Ablauf | Zeigt, wie oft Prozesse aktiv stabilisiert werden müssen |
Patrick Mathis, Asseco Solutions
KPIs machen Schwachstellen in Arbeitsabläufen sichtbar und legen offen, wie stabil und beherrschbar Ihre Prozesse tatsächlich sind.
Eine hohe Prozesssicherheit zeigt sich generell durch:
- geringe Schwankungen bei Durchlaufzeiten
- eine konstante Termintreue
- eine niedrige Nacharbeitsquote
- wenige ungeplante Eingriffe
Eine geringe Prozesssicherheit zeigt sich hingegen durch:
- stark schwankende Durchlaufzeiten
- häufige Planänderungen
- viele Eskalationen und manuelle Eingriffe
- eine hohe Prozess-Störungsrate
Aus dem Grad der Prozesssicherheit können Sie dann auch direkte Rückschlüsse auf die Planbarkeit ziehen. Je höher die Prozesssicherheit, desto schneller und verlässlicher können Sie auf Kundenanforderungen reagieren. Das wiederum wirkt sich positiv auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit aus.
Prozesssicherheit mit ERP:
Praxisbeispiel BayWa r.e. Solar Energy Systems
Mit dem starken Wachstum der BayWa r.e. Solar Energy Systems GmbH ist im Laufe der Zeit die Prozesskomplexität gestiegen. Waren viele Abläufe früher von manuellen Freigaben, E-Mail-Übergaben und Medienbrüchen geprägt, erforderte die Expansion eine durchgängige Prozessabbildung.
Die Umsetzung erfolgte mit dem ERP-System APplus:
- digitalisierte End-to-End-Prozesse über alle Bereiche hinweg
- automatisierte Workflows für Freigaben und Übergaben
- digitale Schnittstellen zwischen Vertrieb, Logistik, Lager und Buchhaltung
Das Ergebnis:
- verbesserter Auftragsdurchlauf
- höhere Transparenz und Planbarkeit
- skalierbare, stabile Prozesse
Fazit: Die Prozesssicherheit entscheidet über Ihre Zukunftsfähigkeit
Das Verbessern der Prozesssicherheit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierliches Steuerungsprinzip. Es geht nicht darum, punktuelle Störungen mit Einzelmaßnahmen zu beheben. Vielmehr sind Abläufe so zu gestalten, dass sie durchgehend stabil bleiben.
Stabile Prozesse sind deshalb so wichtig, da sie Verlässlichkeit in Ihre Planung bringen. Dadurch können Sie nicht nur Kosten reduzieren, sondern auch flexibel auf Veränderungen reagieren. Eine ideale Grundlage, um mit der Konkurrenz heutzutage Schritt zu halten.
Überhaupt erst möglich wird Prozesssicherheit durch den Einsatz eines ERP-Systems. Mit der Software stellen Sie die Weichen für eine einheitliche Datenbasis und damit für durchgängige abteilungsübergreifende Abläufe.
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