Secondo uno studio condotto da Grammarly e Statista, due terzi dei professionisti perdono 11,5 giorni lavorativi all’anno a causa di una comunicazione inefficiente. Le conseguenze citate dai manager includono l’aumento dei costi e la perdita di ordini.
Quindi la domanda è: come si può migliorare la comunicazione interna? Come per molte altre sfide del nostro tempo, la soluzione sta nella digitalizzazione. Un sistema ERP, in particolare, può aiutare a ottimizzare la collaborazione tra i vari reparti. Affinché ciò avvenga con successo, però, ci sono alcune cose che devi tenere a mente quando introduci il sistema.
Come un ERP ottimizza la collaborazione tra i vari dipartimenti
Maggiore comunicazione PRIMA dell’implementazione dell’ERP
Anche nelle prime fasi dell’implementazione del software, il sistema ERP garantisce uno scambio vivace all’interno della tua azienda. Da un lato, il progetto ERP costringe i dipendenti a confrontarsi per la prima volta consapevolmente con i propri processi, ruoli e dati all’interno del team. Dall’altro lato, i responsabili delle decisioni devono riunire le informazioni provenienti dalle varie aree dell’azienda. In questo modo si ottiene un quadro il più possibile completo della situazione attuale e si possono determinare i punti in cui i processi non sono chiari o le responsabilità sono assenti.
Queste domande, ad esempio, sono al centro della scena:
- Chi è coinvolto? Chi è responsabile di cosa? Chi decide? Chi usa cosa?
- Come sono attualmente i nostri processi?
- Come lavoriamo effettivamente, non solo sulla carta? (È) Come dovremmo lavorare affinché l’ERP funzioni in modo sensato? (Obiettivo)
- Chi deve informare chi e quando?
- Dove la comunicazione funziona bene?
- Dove si verificano le perdite per attrito?
- Quali processi offrono un potenziale di miglioramento?
- Quali dati sono disponibili?
- Chi si occupa della loro manutenzione? Chi è responsabile della loro qualità?
Non puoi semplicemente chiedere le risposte a queste domande ai tuoi capi reparto via e-mail. Questo perché alcuni responsabili delle decisioni non sanno nemmeno cosa succede quotidianamente in officina o in magazzino. Il motivo è che i dipendenti spesso procedono in modo diverso rispetto a quanto inizialmente previsto. Dopotutto, conoscono meglio i problemi quotidiani delle operazioni giornaliere e sanno esattamente come affrontarli nel modo più efficace.
Per conoscere i processi reali, devi sederti con i tuoi dipendenti e ottenere il loro feedback. In questo modo il progetto ERP diventa automaticamente un motore di comunicazione, anche prima che il sistema entri in funzione.
Una migliore comunicazione dopo l’implementazione dell’ERP
Una volta utilizzato il sistema ERP, il software può ottimizzare ulteriormente la comunicazione interna all’azienda. Le funzioni della soluzione aprono possibilità completamente nuove per la collaborazione tra i vari reparti. In particolare, una soluzione ERP offre i seguenti vantaggi per la comunicazione interna:
1. comunicazione strutturata
Le strutture e i processi svolgono un ruolo importante nella comunicazione interna. I tuoi reparti devono essere sempre chiari su quali informazioni vanno a quali persone e in quale momento. Se così non fosse, si scatenerebbe il caos.
Un sistema ERP ti aiuta automaticamente a strutturare la comunicazione aziendale in modo più efficace. Dopo tutto, un sistema ERP non può funzionare senza processi standardizzati. In altre parole, affinché il tuo software sia in grado di mappare i processi sottostanti, la comunicazione all’interno della tua organizzazione deve essere regolata in modo preciso.
Per sviluppare queste strutture di comunicazione, puoi utilizzare come guida i processi predefiniti della soluzione ERP. I processi tra i reparti e i processi aziendali sono già predefiniti, ma se necessario possono essere personalizzati in base alla tua azienda.
2. riduzione dei fraintendimenti e delle duplicazioni di lavoro
Un sistema ERP raccoglie tutti i dati aziendali rilevanti in un unico luogo e abbatte i silos di conoscenza. silos di conoscenza I silos di conoscenza. Ciò significa che tutti i dipendenti hanno sempre accesso alle stesse informazioni aggiornate e possono prendere decisioni basate su dati affidabili. Allo stesso tempo, non è necessario scambiare i dati manualmente. Questo riduce al minimo il rischio che le informazioni vengano registrate più volte, in modo errato o non vengano registrate affatto.
Poiché in un sistema ERP non ci sono quasi mai informazioni contraddittorie o non aggiornate, si riducono automaticamente le incomprensioni e le duplicazioni di lavoro. Questo si traduce in un modo più efficiente di lavorare in generale, che rafforza la collaborazione tra i vari reparti dell’azienda.
3. maggiore trasparenza
Uno dei compiti più importanti di una soluzione ERP è quello di consolidare e visualizzare i dati aziendali in tempo reale. Il software, quindi, non solo mette ordine nei dati principali, ma rende inevitabilmente più trasparente la tua azienda.
L’obiettivo principale è quello di rendere comprensibili le decisioni. Se riesci a risalire esattamente a come è stata presa una certa decisione, puoi anche trarne informazioni. Ad esempio, puoi ottenere risposte alle seguenti domande:
- Quali fattori hanno influenzato la decisione?
- Quali sono le sfide da superare?
- Qual è stato il risultato?
Questa nuova trasparenza non ha finalità di monitoraggio. Piuttosto, ha lo scopo di migliorare i processi e incoraggiare i dipendenti a discutere in modo proattivo i punti deboli e il potenziale di ottimizzazione. Questo migliora significativamente la comunicazione all’interno dell’azienda, partendo sempre dal presupposto che tutti i soggetti coinvolti abbiano la stessa base di informazioni. Nel momento in cui i singoli dipendenti vedono cifre maggiori o diverse rispetto ai loro colleghi, la base di dati non è più standardizzata.
4. comunicazione più semplice e veloce
Poiché una soluzione ERP raggruppa tutte le informazioni importanti e le rende immediatamente accessibili, la collaborazione tra i reparti e le sedi viene automaticamente accelerata. I tuoi dipendenti possono trovare tutti i dati necessari direttamente nel sistema e non devono più aspettare le risposte via e-mail o fare richieste complicate, ad esempio. In questo modo si riducono gli inutili cicli di coordinamento e si velocizzano notevolmente i canali di comunicazione.
Di conseguenza, le attività e i processi possono essere coordinati in modo più efficiente, con un effetto positivo misurabile sulla produttività, sulla qualità dei processi e sulla velocità di reazione della tua azienda. Inoltre, la perdita di informazioni si riduce perché tutti i soggetti coinvolti utilizzano lo stesso database digitale.
5 Accesso mobile alle informazioni
Oggi le moderne soluzioni software offrono ai tuoi dipendenti la possibilità di accedere al sistema ERP tramite un portale web o un’applicazione. In questo modo gli utenti possono richiamare i dati aziendali in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, sia che si trovino sul campo o in viaggio di lavoro. Di conseguenza, le decisioni vengono prese più rapidamente e le richieste dei clienti vengono elaborate immediatamente.
L ‘ERP mobile rende anche più flessibile la collaborazione tra i team, in quanto i dati e gli aggiornamenti vengono condivisi direttamente tramite i dispositivi mobili. Questo non solo aumenta la reattività, ma anche l’efficienza del flusso di lavoro quotidiano. In definitiva, l’accesso mobile ai dati aiuta a ottimizzare in modo duraturo la comunicazione all’interno dell’azienda.
6. funzioni di comunicazione moderne
Le funzionalità dei moderni sistemi ERP vanno ben oltre la pura gestione dei dati. Oggi una soluzione ERP funziona anche come piattaforma di comunicazione che supporta attivamente la collaborazione tra i vari reparti. Le funzioni intelligenti garantiscono che i dipendenti siano sempre aggiornati senza dover cercare manualmente le informazioni. Queste includono, ad esempio, i flussi di lavoro, le notifiche automatiche e la fornitura di informazioni dalla base clienti.
Il Flow Mode di APplus fa un ulteriore passo avanti: l’innovativo concetto di utilizzo consente di mappare con precisione molti processi di coordinamento e di completarli in modo notevolmente più rapido. Nell’assistenza, ad esempio, il flusso corrispondente consente di assegnare i biglietti ai dipendenti responsabili in modo particolarmente rapido.
| Vantaggi | |
| Comunicazione strutturata | Processi chiari garantiscono un flusso di informazioni regolamentato. |
| Meno incomprensioni | Il database condiviso riduce le comunicazioni errate, la duplicazione del lavoro e le lunghe rielaborazioni. |
| Più trasparenza | Le decisioni sono trasparenti e i risultati sono misurabili. |
| Comunicazione più veloce | L’accesso centralizzato ai dati abbrevia i percorsi di coordinamento e aumenta la velocità di risposta. Questo accelera anche i tempi di elaborazione dell’offerta. |
| Accesso mobile | I dipendenti rimangono informati e in grado di agire anche in mobilità. Inoltre, la risposta iniziale dell’assistenza sul campo è molto più rapida. |
| Funzioni di comunicazione moderne | Le notifiche automatiche e i flussi di lavoro tengono i team sempre aggiornati. |
Migliorare la comunicazione interna: I maggiori ostacoli
Come puoi vedere, una soluzione ERP può certamente aiutare a risolvere i problemi di comunicazione all’interno dell’azienda. Tuttavia, la collaborazione digitale di solito riesce senza intoppi solo se Introduzione all’ERP con misure mirate. In caso contrario, potresti finire per creare problemi completamente nuovi con il software.
Non si tratta di sfide tecniche, ma del fattore umano. Le battute d’arresto in un progetto ERP sono quasi sempre il risultato di problemi di comunicazione. Se non riesci a coinvolgere tutti i dipendenti nel progetto, puoi essere certo di incontrare uno o due ostacoli, ad esempio:
Resistenza della forza lavoro
A volte i dipendenti vedono un sistema ERP come una minaccia alla loro posizione in azienda. Dopo tutto, il software crea trasparenza e fa sì che i compiti possano essere facilmente assunti da una sola persona. Questo alimenta comprensibilmente la paura di essere sostituiti. Se l’individuo è sostituibile, la sua sicurezza lavorativa diminuisce automaticamente.
Atrofia delle strutture sociali
Ironicamente, lo scambio strutturato di informazioni con l’aiuto di un sistema ERP può diventare così efficiente che i dipendenti non si parlano quasi mai. Poiché il sistema ERP rende superfluo un gran numero di coordinamenti, il livello personale si perde rapidamente. Tuttavia, quando l’interazione sociale diminuisce, il senso di comunità ne risente. Con il tempo, la coesione diminuisce e si sviluppa la sfiducia.
Sovraregolamentazione
Molti processi sono già troppo rigidi o inutilmente complessi prima dell’implementazione dell’ERP. Prima di essere trasferiti al sistema ERP, devono essere rivisti, snelliti e modernizzati. Questo perché la digitalizzazione di processi vecchi e poco flessibili causa nuovi problemi e frustrazioni ai dipendenti.
Problemi irrisolti
I sistemi ERP creano trasparenza: questo solleva immediatamente domande tra i dipendenti, ad esempio su ruoli, autorizzazioni, protezione dei dati (GDPR) e coordinamento con il consiglio di fabbrica. Se questi aspetti non vengono chiariti e comunicati tempestivamente, c’è il rischio di blocchi o ritardi.
Troppi giocatori
Se troppe persone sono coinvolte nel progetto ERP, le responsabilità devono essere chiaramente definite. In caso contrario, si verificheranno discussioni interminabili, ritardi e incomprensioni. Una chiara panoramica delle responsabilità e dei poteri decisionali è quindi essenziale.
Consigli preziosi per una collaborazione digitale senza problemi
Per far sì che l’implementazione dell’ERP diventi un incentivo alla comunicazione e non un freno alla produttività, devi coinvolgere attivamente tutti i reparti e i loro membri. Fin dall’inizio.
Ciò significa che non solo il progetto viene implementato dal reparto IT, ma che ti occupi anche delle esigenze e delle emozioni dei dipendenti. Gli esperti chiamano questa pratica ” gestione del cambiamento”.
Anastasia Gomer, Asseco Solutions
Solo se la comunicazione interna è già buona può essere migliorata dal software ERP.
Ti diamo i seguenti consigli:
1. presenta la soluzione ERP al tuo personale in modo dettagliato, il prima possibile. Fin dall’inizio del progetto, mostra quali reparti beneficeranno del software e in che modo.
2. ottenere un feedback dai tuoi dipendenti. Tieni conto dei requisiti individuali che ogni reparto richiede al software.
3. rispondere alle domande e alle preoccupazioni dei dipendenti. Quando le persone si sentono ascoltate e comprese, è meno probabile che le paure prendano il sopravvento.
4 Condividi il calendario con il personale. Fornisce una panoramica delle singole fasi del passaggio al nuovo sistema. In questo modo, tutti i reparti hanno il tempo sufficiente per effettuare i backup e adattare i processi in tempo utile.
5. Assicurati di offrire ai tuoi dipendenti una formazione. In questo modo, il software verrà utilizzato in modo ottimale e potrà sviluppare tutte le sue funzionalità.
6. Tieni d’occhio l’interazione personale. Assicurati che i tuoi dipendenti non comunichino tra loro solo attraverso il sistema ERP. Un po’ di chiacchiere tra una cosa e l’altra sono importanti sia per la coesione che per lo sviluppo di idee creative.
7. rivedere i processi prima della digitalizzazione. Esamina in modo critico i processi esistenti e, se necessario, snelliscili. In questo modo si eviterà di trasferire al sistema ERP processi obsoleti.
8 Chiarisci tutte le condizioni quadro in una fase iniziale. Definisci i ruoli e le autorizzazioni, coinvolgi i responsabili della protezione dei dati e parla con il comitato aziendale. In questo modo si eviteranno incertezze e blocchi in seguito.
9. definire responsabilità chiare. Stabilisci chi è responsabile di cosa e come vengono prese le decisioni. Ruoli chiari e percorsi decisionali brevi evitano ritardi e riducono lo sforzo di coordinamento.
Infine, va detto che una comunicazione interna completa non è l’unico fattore decisivo per il successo di un progetto ERP. Dovresti anche comunicare apertamente con il fornitore su base regolare per evitare malintesi. In questo modo, molti problemi possono essere evitati prima ancora che si presentino. L’ERP rafforza ciò che già esiste: vale la pena di chiarire in anticipo i principi di comunicazione.
Esempi dalla pratica
Sistemi di energia solare BayWa r.e.
In passato, le approvazioni degli ordini in BayWa r.e. venivano effettuate utilizzando documenti cartacei e firme manuali. Oggi, l’azienda specializzata in energia solare gestisce i processi di approvazione in modo completamente digitale grazie ai flussi di lavoro APplus. Questo ha accelerato il flusso di informazioni e ridotto i tempi di attesa.
| Precedentemente | Oggi | Risultato |
| Gli ordini venivano emessi manualmente utilizzando carta e firme. | Le comunicazioni interne e le approvazioni avvengono interamente tramite i flussi di lavoro APplus. | informazioni più rapide senza tempi di attesa400 invece di soli 200 ordini evasi al giorno |
AMOHR Technical Textiles GmbH
Le sedi tedesche e austriache dell’azienda tessile erano un tempo digitalmente separate l’una dall’altra, il che significava che erano necessari numerosi interventi manuali. Questo portava a un coordinamento inefficiente e dispendioso in termini di tempo. Grazie ad APplus, la manutenzione centralizzata dei dati e la collaborazione automatizzata tra i due clienti sono ora possibili. Di conseguenza, l’azienda beneficia di una comunicazione senza problemi tra le varie sedi e di una comoda collaborazione interna.
| Precedentemente | Oggi | Risultato |
| clienti separatimolti interventi manualiconciliazioni efficienti | Entrambe le sedi lavorano insieme in modo automaticoLe informazioni sulla base dei clienti vengono gestite in modo centralizzato e sono immediatamente disponibili per tutte le parti coinvolte. | Conveniente collaborazione interna e coordinamento senza attriti tra le sedi |
Conclusione: un sistema ERP migliora la comunicazione interna
Un sistema ERP è più di un semplice strumento per la gestione dei dati e il controllo dei processi: è un motore di comunicazione per ogni azienda moderna. Fornendo una base di informazioni standardizzate e creando trasparenza, tutti i reparti lavorano con lo stesso livello di conoscenza. Questo si traduce in una collaborazione trasversale e senza soluzione di continuità, caratterizzata da velocità e produttività.
Tuttavia, è importante che l’introduzione di un sistema ERP sia considerata fin dall’inizio come un progetto trasversale all’azienda. Solo se coinvolgerai i tuoi dipendenti fin dalle prime fasi e manterrai una comunicazione aperta, getterai le basi per una collaborazione digitale efficiente e migliorerai la capacità dell’azienda di fornire informazioni.
