In sintesi
Un modulo di gestione dei progetti integrato nell’ERP offre vantaggi decisivi rispetto agli strumenti di PM tradizionali: Consente l’accesso in tempo reale a un pool di dati condivisi, elimina le interruzioni dei mezzi di comunicazione e riduce le ridondanze. Di conseguenza, le aziende ottengono trasparenza, efficienza e una migliore controllabilità dei progetti.
La gestione dei progetti orientata agli obiettivi è un fattore di successo fondamentale per ogni azienda. Questo perché la qualità della gestione del progetto non solo influenza la realizzazione operativa di un ordine. Ha anche un impatto significativo sui costi e quindi sulla redditività di un progetto.
L’unica domanda da porsi è quale software possa essere utilizzato per pianificare e gestire un progetto nel modo più efficiente. Con strumenti di PM autonomi come Microsoft Project? Oppure è meglio utilizzare moduli di gestione dei progetti integrati nell’ERP? Nel seguente articolo mettiamo a confronto le due opzioni e ti mostriamo quale software vince la gara.
Strumenti di PM dedicati vs. gestione dei progetti nel sistema ERP
I punti deboli dei tradizionali software di gestione dei progetti
Il Gabler Business Dictionary definisce l’obiettivo della gestione del progetto come segue: ”Con l’aiuto della gestione del progetto, l’esecuzione del progetto deve essere organizzata in modo efficiente per raggiungere l’obiettivo del progetto nella qualità richiesta, nei tempi previsti e con un uso ottimale delle risorse umane e di capitale”.
Affinché ciò avvenga, il supporto del software è generalmente indispensabile per i progetti più grandi. Infatti, l’inserimento manuale dei dati del progetto in fogli di calcolo Excel non solo comporta un aggravio di lavoro nel lungo periodo, ma provoca anche degli errori. Un software dedicato alla gestione dei progetti è quindi da tempo una consuetudine nei settori incentrati sui progetti.
Tuttavia, i classici strumenti di PM sono soluzioni software isolate. Sebbene forniscano un’ottima rappresentazione della gestione dei progetti, hanno uno svantaggio decisivo:
Questo comporta inevitabilmente delle interruzioni dei mezzi di comunicazione non appena i dati devono essere scambiati con altre aree aziendali. Le conseguenze:
- informazioni distribuite in tutta l’azienda,
- mancanza di dati in tempo reale,
- Mancanza di aggiornamento e archiviazione ridondante dei dati,
- caos di Excel e sforzo di coordinamento manuale e
- responsabilità poco chiare nel lavoro quotidiano del progetto.
Come puoi immaginare, in queste circostanze c’è molto attrito. E questo rende quasi impossibile una pianificazione e un controllo precisi del progetto.
Un software PM standalone è certamente in grado di calcolare i costi e le capacità previste di un progetto e di creare previsioni, ad esempio. Tuttavia, lo strumento riceve il database per questo come input statico. In background, c’è semplicemente una tabella che assegna un tasso di costo a ogni risorsa. Se i dipendenti non prendono nota delle modifiche apportate al software, le imprecisioni sono inevitabili.
I punti di forza dei moduli di gestione dei progetti ERP
Laddove gli strumenti di PM dedicati raggiungono i loro limiti, un modulo ERP per la pianificazione e il controllo dei progetti si rivela davvero efficace. Il motivo: la gestione dei progetti viene mappata direttamente nel sistema ERP e quindi ha una connessione nativa con le altre aree dell’azienda.
In questo modo, il modulo può accedere in tempo reale a un pool di dati condiviso da tutti i reparti. Poiché non richiede nemmeno la sincronizzazione dei dati, gli errori di trasmissione sono esclusi.
Per il calcolo dei costi, ad esempio, la gestione dei progetti supportata dall’ERP non utilizza voci fisse della tabella. Utilizza invece le tariffe orarie correnti del personale assegnato e i costi effettivi delle ore di lavoro e delle risorse di produzione. In questo modo è possibile ottenere un calcolo preciso dei costi.
| Strumenti classici di PM | Moduli di gestione dei progetti nell’ERP |
| software isolato | Soluzione integrata nel sistema ERP |
| Nessun collegamento con altre divisioni | Collegamento diretto con altre divisioni |
| Sono necessarie importazioni di dati o inserimenti manuali | Accesso in tempo reale a un pool di dati standardizzati per tutta l’azienda |
| Non è possibile sincronizzare i dati | La sincronizzazione dei dati non è necessaria |
| Perdite di attrito dovute a interruzioni dei media | Efficienza grazie a uno scambio di dati fluido |
Quali sono i vantaggi della gestione dei progetti supportata dall’ERP nella pratica?
Maggiore trasparenza
Tutti i partecipanti al progetto hanno accesso agli stessi dati in tempo reale in qualsiasi momento. Ciò significa che il team di progetto dispone sempre di informazioni aziendali aggiornate e prive di errori, il che rende la pianificazione molto più significativa.
Guadagni di efficienza
Grazie al coordinamento centralizzato dei progetti nell’ERP, le perdite di attrito causate da più ambienti software vengono eliminate. Lo scambio di dati e la sincronizzazione tramite interfacce appartengono al passato, così come l’inserimento di dati ridondanti. Questo non solo riduce la possibilità di errori, ma anche il carico di lavoro per la gestione dei progetti.
Semplice controllo dei costi e delle scadenze
Il software ERP per la gestione dei progetti ti permette di monitorare dinamicamente i costi e le scadenze e di confrontarli con i budget e le scadenze preliminari. I sistemi di allerta precoce assicurano che i project manager riconoscano per tempo gli scostamenti e, se necessario, adottino delle contromisure.
Collaborazione migliorata
Uno strumento di gestione dei progetti ERP non solo pianifica le risorse, ma può anche prenotare i tempi per gli accordi comuni. Inoltre, garantisce un flusso di informazioni fluido tra i diversi reparti e quindi un’integrazione perfetta di aree aziendali limitrofe, come gli acquisti, le vendite, il magazzino e la produzione.
Tracciabilità
La documentazione chiara dei processi è uno dei compiti principali di una soluzione ERP. Il sistema diventa il cruscotto centrale di informazioni che garantisce la tracciabilità delle decisioni nel progetto in corso e fornisce il database per le analisi successive.
Adempimento dei requisiti normativi
Il sistema ERP genera automaticamente la prova della garanzia di qualità e dell’aderenza ai requisiti di conformità legale grazie alla documentazione relativa al progetto e all’uso di audit trail. Viene inoltre garantito un lavoro sostenibile nell’ambito dei criteri ESG, senza alcuno sforzo aggiuntivo.
Quali funzioni dell’ERP sono importanti per la gestione dei progetti?
Strutturazione del progetto in ERP
Una volta che il cliente ha accettato l’offerta, il team di gestione del progetto elabora innanzitutto un piano di struttura del progetto. Da questo derivano le singole fasi del progetto, le tappe fondamentali e i pacchetti di attività. Il team li organizza in ordine cronologico, delineando così l’intero corso del progetto.
Una soluzione ERP fa luce su valori che altrimenti rimarrebbero invisibili o che possono essere solo stimati. La mappatura dei tempi di trasporto tra le diverse sedi, ad esempio, consente una pianificazione realistica dei tempi e l’assegnazione dei compiti.
Pianificazione delle risorse e delle capacità nell’ERP
Il passo successivo è la pianificazione delle risorse e della capacità, ovvero la prenotazione e la registrazione dei costi di personale, materiali e macchinari per pacchetti di attività e fasce orarie. L’obiettivo è garantire processi fluidi con il massimo utilizzo possibile della capacità.
Un sistema ERP controlla in modo affidabile l’allocazione delle risorse e crea la massima trasparenza. Ad esempio, impedisce che dipendenti, macchine o sistemi vengano prenotati più volte per singole fasce orarie. In particolare, risponde alle seguenti domande:
- Quali sono le risorse e le capacità disponibili?
- Dove si trovano?
- Quando saranno disponibili esattamente?
- Quali risorse devono essere riordinate?
- Cosa bisogna considerare per il trasferimento delle risorse?
Registrazione delle prestazioni e dei tempi nell’ERP
Durante l’implementazione del progetto, i dati dei reparti coinvolti tornano continuamente alla gestione del progetto attraverso il sistema ERP. Ad esempio,
Il sistema calcola le ore lavorate in termini monetari. In questo modo i colleghi sanno in ogni momento quante ore hanno ancora a disposizione e quale percentuale hanno già consumato. Se superano il budget di tempo, il team di gestione del progetto deve prima rilasciare altre ore.
Thomas Bittner, Asseco Solutions
Quando gli strumenti dedicati al PM raggiungono i loro limiti, un modulo ERP per la pianificazione e il controllo dei progetti diventa davvero indispensabile.
Gestione dei documenti relativi al progetto nell’ERP
Il sistema di gestione dei documenti interno all’ERP gestisce i dati rilevanti per il progetto, come contratti, relazioni e disegni di progettazione , in una posizione centralizzata. In questo modo, tutti i soggetti coinvolti hanno sempre accesso a versioni standardizzate e aggiornate dei documenti.
È molto importante che tutti i documenti siano archiviati a prova di audit, cioè inalterabili, completi e tracciabili. Il sistema registra ogni modifica, anche se minima, in modo da avere sempre a disposizione uno storico completo. Questa funzione rende molto più facile rispettare i requisiti di legge.
Integrazione di moduli e processi vicini
La gestione del progetto è solo una parte dell’intero processo di gestione del progetto. Anche l’implementazione operativa, l’assistenza ai clienti, la finanza e la contabilità sono componenti importanti di un progetto. Inoltre, ci sono numerosi processi a monte e a valle, come l’acquisizione delle vendite o la realizzazione del potenziale di cross-selling e upselling.
Nella maggior parte dei casi, l’ambito funzionale di un moderno sistema ERP è sufficientemente ampio da tracciare l’intero corso di un progetto. Ciò significa che tutte le fasi del progetto sono perfettamente integrate in un unico sistema, il che aumenta la trasparenza e riduce lo sforzo di coordinamento.
Dashboard e KPI per il controllo dei progetti
Per consentire ai project manager, agli stakeholder e ai clienti di seguire costantemente tutti i progressi, le soluzioni ERP per la gestione dei progetti offrono utili funzioni per il controllo dei progetti. I cruscotti di progetto nel sistema ERP, ad esempio, consolidano i dati provenienti da diversi moduli del software e li visualizzano con la semplice pressione di un tasto.
Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) svolgono un ruolo fondamentale in questo senso: si tratta di cifre significative che rendono misurabile il successo del progetto e il raggiungimento degli obiettivi. Possono essere informazioni sul rispetto delle scadenze, sul fatturato o sulla soddisfazione dei clienti, ad esempio.
L’intelligenza artificiale nell’ERP
Sebbene un progetto sia un processo aziendale unico, molti flussi di lavoro in azienda sono già standardizzati. Ciò significa che l’intelligenza artificiale può eseguire automaticamente le attività di routine in modo che il personale del progetto possa concentrarsi su compiti più importanti. Questo vale, ad esempio, per:
- la raccolta e l’aggiornamento dei dati da varie applicazioni,
- la verifica dell’accesso degli utenti e dell’inserimento dei dati,
- la realizzazione di calcoli e valutazioni di progetti e
- monitoraggio dei costi del progetto.
A proposito: secondo uno studio della piattaforma di valutazione software Capterra, il 90% dei project manager che utilizzano l’IA ha registrato un ROI positivo negli ultimi dodici mesi (al 09/2024). Ben il 50% delle aziende ha dichiarato di utilizzare l’intelligenza artificiale per automatizzare le attività.
Accesso remoto
Infine, ma non meno importante, con una moderna soluzione ERP lavorare efficacemente ai progetti fuori dall’ufficio diventa un gioco da ragazzi. Grazie all’accesso remoto al software, tutti i partecipanti al progetto possono richiamare informazioni, eseguire interrogazioni sullo stato di avanzamento, elaborare attività o registrare i tempi 24 ore su 24. Indipendentemente dal fatto che stiano lavorando da casa o presso la sede del cliente.
Poiché le decisioni possono essere prese anche in movimento, i ritardi si riducono automaticamente. Inoltre, il lavoro di progetto indipendente dalla sede rafforza la collaborazione nei team distribuiti e facilita l’integrazione di partner esterni.
| Funzione ERP | Benefici |
| Strutturazione del progetto | Crea trasparenza sulle fasi, le milestone e i pacchetti di attività e consente una pianificazione realistica dei tempi e dei processi. |
| Pianificazione delle risorse e della capacità | Previene le doppie prenotazioni e garantisce un utilizzo ottimale di personale, macchine e materiali. |
| Registrazione delle prestazioni e del tempo | Tiene aggiornato lo stato di avanzamento dei progetti, calcola automaticamente i tempi e consente un controllo preciso del budget. |
| Gestione dei documenti relativi al progetto | L’archiviazione centralizzata e a prova di audit dei documenti assicura che tutti i soggetti coinvolti lavorino sempre con le stesse versioni aggiornate. |
| Integrazione di processi limitrofi | Integra direttamente reparti come quello degli acquisti, delle vendite o della finanza e riduce lo sforzo di coordinamento. |
| Cruscotti e KPI | Fornisce un controllo visivo in tempo reale e rende misurabile il successo del progetto e il raggiungimento degli obiettivi. |
| Intelligenza artificiale | Automatizza le attività di routine, riduce le fonti di errore e crea spazio per il lavoro strategico. |
| Accesso remoto | Permette di lavorare a progetti indipendenti dal luogo, accelera il processo decisionale e rafforza la collaborazione nei team distribuiti. |
Suggerimenti per un’integrazione ottimale
Come già sai, un sistema ERP è praticamente predestinato per la maggior parte delle attività di gestione dei progetti. Tuttavia, l’introduzione della soluzione deve essere ben pianificata e implementata. In caso contrario, corri il rischio che i tuoi dipendenti non siano in grado di gestire il nuovo software e che il valore aggiunto venga meno.
Possiamo darti i seguenti consigli:
Analizza i tuoi processi prima dell’implementazione.
Questo ti aiuterà a scoprire i punti deboli e a identificare il potenziale di ottimizzazione. La standardizzazione dei processi consentirà anche di
Coinvolgi il personale nell’introduzione fin dall’inizio.
Comunica apertamente i vantaggi della gestione del progetto nel sistema ERP e prendi sul serio le preoccupazioni, i dubbi e le idee di ogni singolo individuo (parola chiave: gestione del cambiamento). Se il tuo team si sente ascoltato e compreso, puoi aspettarti un alto livello di accettazione da parte degli utenti.
Supporta gli utenti a familiarizzare con il software.
Con una formazione mirata e un’assistenza continua, puoi assicurarti che i tuoi dipendenti utilizzino il software in modo ottimale. Solo così la tua azienda potrà sfruttare appieno i vantaggi della pianificazione e del controllo dei progetti con il sistema ERP.
Avere aspettative realistiche.
L’implementazione è particolarmente semplice ed economica se inizialmente utilizzi lo standard ERP. Se dopo un po’ di tempo ti rendi conto che hai bisogno di funzioni aggiuntive per la gestione dei progetti supportata dall’ERP, puoi comunque apportare modifiche specifiche.
Scegli il fornitore giusto.
L’esperienza nel settore è fondamentale nella scelta del fornitore. Poiché i progetti di produzione sono molto diversi dai progetti di servizi o dai progetti IT,
Conclusione: la gestione del progetto e il sistema ERP sono parte integrante del progetto.
In apparenza, i moderni strumenti di PM e i moduli di gestione dei progetti integrati nell’ERP non sono particolarmente diversi l’uno dall’altro. Entrambe le soluzioni offrono una gamma simile di funzioni e un’usabilità paragonabile.
Tuttavia, se analizziamo le soluzioni software nel dettaglio, risulta chiaro che i moduli di gestione dei progetti nelle soluzioni ERP garantiscono maggiore efficienza, trasparenza e controllabilità, in quanto tutti i dati del progetto convergono in un pool di dati comuni.
Il più grande vantaggio della gestione dei progetti nel sistema ERP è la riduzione dello sforzo di coordinamento. Poiché tutte le attività di pianificazione e controllo vengono eseguite completamente tramite un unico software aziendale, non ci sono più perdite di attrito dovute all’uso di più strumenti.
