Auf einen Blick
Ein im ERP integriertes Projektmanagement-Modul bietet gegenüber klassischen PM-Tools entscheidende Vorteile: Es ermöglicht Echtzeit-Zugriff auf einen gemeinsamen Datenpool, beseitigt Medienbrüche und reduziert Redundanzen. Unternehmen gewinnen dadurch Transparenz, Effizienz und bessere Steuerbarkeit ihrer Projekte.
Zielführendes Projektmanagement ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Denn die Qualität der Projektabwicklung beeinflusst nicht nur die operative Umsetzung eines Auftrags. Sie wirkt sich auch maßgeblich auf die Kosten und damit die Profitabilität eines Projekts aus.
Fragt sich nur, mit welcher Software sich ein Projekt am effizientesten planen und steuern lässt. Mit eigenständigen PM-Tools wie Microsoft Project? Oder doch besser mit Projektmanagement-Modulen, die im ERP integriert sind? Im folgenden Artikel stellen wir beide Optionen gegenüber und zeigen Ihnen, welche Software das Rennen macht.
Dedizierte PM-Tools vs. Projektmanagement im ERP-System
Die Schwächen klassischer Projektmanagement-Software
Die Zielsetzung von Projektmanagement definiert das Gabler Wirtschaftslexikon wie folgt: „Mithilfe von PM soll die Projektabwicklung zur Erreichung des Projektziels in der geforderten Qualität, geplanten Zeit, mit optimalem Einsatz von Personal- und Kapitalressourcen effizient gestaltet werden.“
Damit das gelingt, ist Software-Unterstützung bei größeren Projekten generell Pflicht. Denn die manuelle Eingabe von Projektdaten in Excel-Tabellen verursacht auf Dauer nicht nur zusätzlichen Arbeitsaufwand, sondern provoziert auch Fehler. Dedizierte Projektmanagement-Software ist daher in projektfokussierten Branchen schon lange Gang und Gäbe.
Allerdings handelt es sich bei klassischen PM-Tools um isolierte Software-Lösungen. Diese bilden zwar das Projektmanagement hervorragend ab, haben aber einen entscheidenden Nachteil: Sie bieten kaum Schnittstellen zu anderen Tools im Unternehmen. Auf aktuelle Unternehmensdaten können sie somit nur mithilfe von Importen und manuellen Eingaben zugreifen. Eine automatische Datensynchronisation findet nicht statt.
Dieser Umstand führt unweigerlich zu Medienbrüchen, sobald ein Datenaustausch mit anderen Geschäftsbereichen erforderlich ist. Die Folgen:
- im gesamten Unternehmen verteilte Informationen,
- fehlende Echtzeitdaten,
- mangelnde Aktualität und redundante Datenhaltung,
- Excel-Chaos und manueller Abstimmungsaufwand sowie
- unklare Zuständigkeiten im Projektalltag.
Sicherlich können Sie sich vorstellen, dass unter solchen Gegebenheiten jede Menge Reibungsverluste entstehen. Und die machen eine präzise Projektplanung und -steuerung nahezu unmöglich.
Zwar ist eigenständige PM-Software durchaus in der Lage, beispielsweise die voraussichtlichen Kosten und Kapazitäten eines Projekts zu berechnen und Forecasts zu erstellen. Doch die Datenbasis hierfür erhält das Tool als statischen Input. Im Hintergrund steht also lediglich eine Tabelle, die jeder Ressource einen Kostensatz zuordnet. Versäumen Mitarbeitende es, Änderungen in der Software zu vermerken, sind Ungenauigkeiten unvermeidbar.
Die Stärken von ERP-Projektmanagement-Modulen
Wo dedizierte PM-Tools an ihre Grenzen stoßen, trumpft ein ERP-Modul für die Projektplanung und -steuerung erst so richtig auf. Der Grund: Es bildet das Projektmanagement direkt im ERP-System ab und verfügt damit über eine native Verbindung zu anderen Unternehmensbereichen.
Auf diese Weise kann das Modul in Echtzeit auf einen Datenpool zugreifen, den sich alle Abteilungen miteinander teilen. Da hierbei nicht einmal eine Datensynchronisation notwendig ist, sind Übertragungsfehler ausgeschlossen.
Bei der Kostenberechnung zum Beispiel verwendet das ERP-gestützte Projektmanagement keine fixen Tabelleneinträge. Stattdessen bedient es sich der aktuellen Stundensätze des zugeteilten Personals sowie der tatsächlichen Kosten für Maschinenstunden und Produktionsmittel. Dadurch gelingt eine punktgenaue Kalkulation.
| Klassische PM-Tools | Projektmanagement-Module im ERP |
| isolierte Software | ins ERP-System integrierte Lösung |
| keine Verknüpfung zu anderen Unternehmensbereichen | direkte Verbindung zu anderen Unternehmensbereichen |
| Datenimporte oder manuelle Eingaben erforderlich | Echtzeit-Zugriff auf einen einheitlichen unternehmensweiten Datenpool |
| keine Datensynchronisation möglich | Datensynchronisation nicht erforderlich |
| Reibungsverluste durch Medienbrüche | Effizienz durch reibungslosen Datenaustausch |
Welche Vorteile bringt ERP-gestütztes Projektmanagement in der Praxis?
Mehr Transparenz
Alle am Projekt beteiligten Personen haben jederzeit Zugriff auf dieselben Echtzeitdaten. Dadurch verfügt das Projektteam stets über aktuelle, fehlerfreie Unternehmensinformationen, die der Planung letztendlich deutlich mehr Aussagekraft verleihen.
Effizienzgewinn
Dank der zentralen Projektkoordination im ERP entfallen Reibungsverluste durch multiple Software-Umgebungen. Der Datenaustausch und die Synchronisation via Schnittstellen gehören ebenso der Vergangenheit an wie redundante Dateneingaben. Folglich reduziert sich nicht nur die Fehleranfälligkeit, sondern auch der Arbeitsaufwand für das Projektmanagement.
Einfache Kosten- und Terminkontrolle
Mit ERP-Software für Projektmanagement können Sie die Kosten und Termine dynamisch überwachen und diese den vorläufig veranschlagten Budgets und Fristen gegenüberstellen. Frühwarnsysteme sorgen dafür, dass Projektmanager*innen Abweichungen rechtzeitig erkennen und nötigenfalls Gegenmaßnahmen einleiten.
Verbesserte Zusammenarbeit
Ein ERP-Projektmanagement-Tool plant nicht nur Ressourcen ein, sondern kann auch Timeslots für gemeinsame Absprachen buchen. Darüber hinaus gewährleistet es einen reibungslosen Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen und dadurch eine nahtlose Einbindung angrenzender Unternehmensbereiche – etwa Einkauf, Vertrieb, Lager und Produktion.
Nachvollziehbarkeit
Die klare Dokumentation von Abläufen gehört zu den Hauptaufgaben einer ERP-Lösung. Das System wird zum zentralen Informations-Dashboard, das sowohl für nachvollziehbare Entscheidungen im laufenden Projekt sorgt als auch die Datenbasis für die Nachbetrachtung liefert.
Erfüllung regulatorischer Anforderungen
Durch die projektbegleitende Dokumentation und den Einsatz von Audit-Trails generiert das ERP-System automatisch Nachweise für die Qualitätssicherung und die Einhaltung gesetzlicher Compliance-Vorgaben. Auch eine nachhaltige Projektarbeit im Rahmen der ESG-Kriterien ist sichergestellt – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.
Welche ERP-Funktionen sind für das Projektmanagement wichtig?
Projektstrukturierung im ERP
Hat der Kunde ein Angebot akzeptiert, erstellt das Projektmanagement zunächst einen Projektstrukturplan. Daraus leiten sich die einzelnen Projektphasen, Meilensteine und Aufgabenpakete ab. Diese ordnet das Team zeitlich an und skizziert so den gesamten Projektverlauf.
Eine ERP-Lösung erhellt dabei Werte, die sonst unsichtbar bleiben oder sich nur schätzen lassen. Indem es beispielsweise die Transportzeiten zwischen unterschiedlichen Standorten abbildet, gelingt eine realistische Zeitplanung und Aufgabenzuteilung.
Ressourcen- und Kapazitätsplanung im ERP
Im nächsten Schritt erfolgt die Ressourcen- und Kapazitätsplanung, also die Buchung und Kostenerfassung von Personal, Material und Maschinen für Aufgabenpakete und Zeitslots. Ziel ist es, bei einer möglichst hohen Auslastung rundum reibungslose Prozesse zu garantieren.
Ein ERP-System steuert die Ressourceneinteilung zuverlässig und schafft ein Höchstmaß an Transparenz. Dadurch verhindert es etwa, dass Mitarbeitende, Maschinen oder Anlagen für einzelne Zeitslots mehrfach gebucht werden. Konkret beantwortet es die folgenden Fragen:
- Welche Ressourcen und Kapazitäten stehen zur Verfügung?
- Wo befinden sich diese?
- Wann stehen diese exakt zur Verfügung?
- Welche Ressourcen müssen nachgeordert werden?
- Was ist für den Transfer von Ressourcen zu berücksichtigen?
Leistungs- und Zeiterfassung im ERP
Während der Projektdurchführung fließen fortlaufend Daten aus den involvierten Abteilungen über das ERP-System an das Projektmanagement zurück. So ist beispielsweise das Zeiterfassungssystem der Produktionsabteilung über das ERP-System mit dem Projekt verknüpft. Buchen Mitarbeitende ihre Aufwände, wird der Projektverlauf entsprechend aktualisiert.
Dabei verrechnet das System die geleistete Arbeitszeit monetär. Dadurch wissen die Kolleg*innen jederzeit, wie viele Stunden ihnen noch zur Verfügung stehen und welchen Anteil sie bereits verbraucht haben. Überschreiten sie das Zeitbudget, muss das Projektmanagement zusätzliche Stunden zunächst freigeben.
Thomas Bittner, Asseco Solutions
Wo dedizierte PM-Tools an ihre Grenzen stoßen, trumpft ein ERP-Modul für die Projektplanung und -steuerung erst so richtig auf.
Projektbezogenes Dokumentenmanagement im ERP
Das ERP-interne Dokumentenmanagement verwaltet projektrelevante Daten wie Verträge, Berichte oder Konstruktionszeichnungen an einem zentralen Ort. Auf diese Weise haben alle Beteiligten stets Zugriff auf einheitliche und aktuelle Dokumentenversionen.
Von großer Bedeutung ist dabei, dass sämtliche Belege revisionssicher gespeichert werden – also unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar. Das System protokolliert jede noch so kleine Änderung, sodass jederzeit eine lückenlose Historie vorliegt. Diese Funktion erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen enorm.
Integration angrenzender Module und Prozesse
Projektmanagement ist nur eine Teilaufgabe der übergreifenden Projektabwicklung. Auch die operative Implementierung, die Kundenbetreuung sowie das Finanz- und Rechnungswesen sind wichtige Bestandteile eines Projekts. Hinzu kommen zahlreiche vor- und nachgelagerte Prozesse wie die vertriebliche Akquise oder die Realisierung von Cross- bzw. Upselling-Potenzialen.
Der Funktionsumfang eines modernen ERP-Systems ist in den meisten Fällen groß genug, um den kompletten Verlauf eines Projekts abzubilden. Somit sind alle Projektphasen nahtlos in einem System integriert, wodurch die Transparenz steigt und der Koordinationsaufwand sinkt.
Dashboards und KPIs für das Projektcontrolling
Damit Projektmanager*innen, Stakeholder und Kunden sämtliche Fortschritte kontinuierlich verfolgen können, bieten ERP-Lösungen für das Projektmanagement nützliche Funktionen für das Projektcontrolling. Projekt-Dashboards im ERP-System etwa konsolidieren Daten aus verschiedenen Modulen der Software und bereiten diese per Knopfdruck visuell auf.
Eine große Rolle spielen dabei die sogenannten Key Performance Indicators (KPIs) – aussagekräftige Kennzahlen, die den Projekterfolg und die Zielerreichung messbar machen. Das können zum Beispiel Informationen zur Termintreue, zum Umsatz oder zur Kundenzufriedenheit sein.
Künstliche Intelligenz im ERP
Obwohl ein Projekt einen einmaligen Geschäftsprozess darstellt, sind viele Abläufe im Unternehmen bereits standardisiert vorgegeben. Dadurch kann künstliche Intelligenz Routineaufgaben automatisch ablaufen lassen, sodass sich die Projektmitarbeitenden auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Das betrifft beispielsweise:
- die Sammlung und Aktualisierung von Daten aus verschiedenen Anwendungen,
- die Verifizierung von Benutzerzugriffen und Dateneingaben,
- die Durchführung von Berechnungen und Projektauswertungen und
- die Projektkostenverfolgung.
Übrigens: Einer Studie der Software-Bewertungsplattform Capterra zufolge berichten 90 % der Projektmanager*innen, die KI nutzen, von einem positiven ROI in den letzten zwölf Monaten (Stand 09/2024). Gut 50 % der Unternehmen gaben an, dass sie KI zur Aufgabenautomatisierung einsetzen.
Remote-Zugriff
Last but not least ist es mit einer modernen ERP-Lösung heutzutage ein Kinderspiel, an Projekten auch außerhalb des Büros effektiv zu arbeiten. Via Remote-Zugriff auf die Software können alle Projektbeteiligten rund um die Uhr Informationen abrufen, Statusabfragen durchführen, Aufgaben bearbeiten oder Zeiten erfassen. Unabhängig davon, ob sie sich gerade im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort befinden.
Da Entscheidungen auch unterwegs getroffen werden können, reduzieren sich Verzögerungen auf diese Weise ganz automatisch. Zudem stärkt die ortsunabhängige Projektarbeit die Zusammenarbeit in verteilten Teams und erleichtert die Einbindung externer Partner.
| ERP-Funktion | Nutzen |
| Projektstrukturierung | Schafft Transparenz über Phasen, Meilensteine und Aufgabenpakete und ermöglicht eine realistische Zeit- und Ablaufplanung. |
| Ressourcen- und Kapazitätsplanung | Verhindert Doppelbuchungen und sorgt für eine optimale Auslastung von Personal, Maschinen und Material. |
| Leistungs- und Zeiterfassung | Hält den Projektfortschritt aktuell, verrechnet Zeiten automatisch und ermöglicht eine präzise Budgetkontrolle. |
| Projektbezogenes Dokumentenmanagement | Zentralisiert und revisionssicher gespeicherte Dokumente stellen sicher, dass alle Beteiligten immer mit denselben, aktuellen Versionen arbeiten. |
| Integration angrenzender Prozesse | Bindet Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb oder Finanzwesen direkt ein und reduziert Koordinationsaufwand. |
| Dashboards und KPIs | Bieten ein visuelles Echtzeit-Controlling und machen Projekterfolg und Zielerreichung messbar. |
| Künstliche Intelligenz | Automatisiert Routineaufgaben, reduziert Fehlerquellen und schafft Freiräume für strategische Arbeiten. |
| Remote-Zugriff | Ermöglicht ortsunabhängige Projektarbeit, beschleunigt Entscheidungen und stärkt die Zusammenarbeit in verteilten Teams. |
Tipps für eine optimale Integration
Wie Sie jetzt schon wissen, ist ein ERP-System für die meisten Projektmanagement-Aufgaben geradezu prädestiniert. Allerdings will die Einführung der Lösung gut geplant und durchgeführt sein. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass Ihre Mitarbeitenden mit der neuen Software nicht zurechtkommen und der Mehrwert verpufft.
Folgende Tipps können wir Ihnen an die Hand geben:
Analysieren Sie vor der Einführung Ihre Prozesse.
Damit decken Sie Schwachstellen auf und erkennen Optimierungspotenziale. Durch eine Standardisierung Ihrer Abläufe ist später zudem eine Automatisierung von Routineaufgaben möglich. Das wiederum entlastet die Projektmitarbeitenden.
Beziehen Sie die Belegschaft von Anfang an in die Einführung ein.
Kommunizieren Sie offen die Vorteile der Projektabwicklung im ERP-System und nehmen Sie die Sorgen, Bedenken und Ideen jedes Einzelnen ernst (Stichwort: Change-Management). Fühlt sich Ihr Team gehört und verstanden, können Sie später mit einer hohen Nutzerakzeptanz rechnen.
Unterstützen Sie die User bei der Einarbeitung.
Mit gezielten Schulungen und einer kontinuierlichen Begleitung stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die Software optimal bedienen. Nur so zieht Ihr Unternehmen den vollen Nutzen aus der Projektplanung und -steuerung im ERP-System.
Hegen Sie realistische Erwartungen.
Besonders unkompliziert und kostengünstig gelingt die Einführung, wenn Sie zunächst den ERP-Standard einsetzen. Merken Sie nach einiger Zeit, dass Sie weitere Funktionen für das ERP-gestützte Projektmanagement benötigen, können Sie immer noch gezielte Anpassungen vornehmen.
Setzen Sie auf den richtigen Anbieter.
Bei der Anbieterauswahl ist Branchenerfahrung entscheidend. Da sich Fertigungsprojekte deutlich von Dienstleistungsprojekten oder IT-Projekten unterscheiden, fallen auch die jeweiligen Projektanforderungen anders aus. Ein erfahrener ERP-Anbieter kennt diese Unterschiede und findet die passende Lösung für Sie.
Fazit: Projektmanagement und ERP-System gehören zusammen
Oberflächlich betrachtet unterscheiden sich moderne PM-Tools und im ERP integrierte Projektmanagement-Module nicht sonderlich voneinander. Beide Lösungen bieten einen ähnlichen Funktionsumfang und eine vergleichbare Usability.
Sehen wir uns die Software-Lösungen jedoch im Detail an, zeigt sich: Projektmanagement-Module in ERP-Lösungen sorgen für mehr Effizienz, Transparenz und Steuerbarkeit, da alle Projektdaten in einem gemeinsamen Datenpool zusammenlaufen.
Der größte Vorteil der Projektabwicklung im ERP-System ist der sinkende Koordinationsaufwand. Da alle Planungs- und Steuerungsaufgaben komplett über eine Unternehmenssoftware laufen, gibt es keine Reibungsverluste durch die Verwendung multipler Tools mehr.
