W skrócie
Moduł zarządzania projektami zintegrowany z ERP oferuje decydujące korzyści w porównaniu z tradycyjnymi narzędziami PM: Umożliwia dostęp w czasie rzeczywistym do współdzielonej puli danych, eliminuje zakłócenia mediów i redukuje nadmiarowość. W rezultacie firmy zyskują przejrzystość, wydajność i lepszą kontrolę nad swoimi projektami.
Zorientowane na cel zarządzanie projektami jest kluczowym czynnikiem sukcesu dla każdej firmy. Wynika to z faktu, że jakość zarządzania projektem nie tylko wpływa na operacyjną realizację zamówienia. Ma również znaczący wpływ na koszty, a tym samym na rentowność projektu.
Pozostaje tylko pytanie, które oprogramowanie można wykorzystać do planowania i zarządzania projektem w najbardziej efektywny sposób. Czy samodzielne narzędzia PM, takie jak Microsoft Project? A może lepiej użyć modułów zarządzania projektami
Dedykowane narzędzia PM a zarządzanie projektami w systemie ERP
Słabości tradycyjnego oprogramowania do zarządzania projektami
Słownik biznesowy Gabler definiuje cel zarządzania projektami w następujący sposób: ”Z pomocą zarządzania projektem, realizacja projektu powinna być zorganizowana efektywnie, aby osiągnąć cel projektu w wymaganej jakości, zaplanowanym czasie i przy optymalnym wykorzystaniu zasobów ludzkich i kapitałowych”.
Aby to się udało, wsparcie oprogramowania jest na ogół niezbędne w przypadku większych projektów. Wynika to z faktu, że
Klasyczne narzędzia PM są jednak odizolowanymi rozwiązaniami programowymi. Chociaż zapewniają doskonałą reprezentację zarządzania projektami, mają decydującą wadę: nie oferują prawie żadnych interfejsów do innych narzędzi w firmie. Mogą zatem uzyskać dostęp do aktualnych danych firmy tylko za pomocą importu i ręcznych wpisów. Nie ma automatycznej synchronizacji danych.
Nieuchronnie prowadzi to do zakłóceń w mediach, gdy tylko dane muszą być wymieniane z innymi obszarami biznesowymi. Konsekwencje:
- informacje rozpowszechniane w całej firmie,
- brak danych w czasie rzeczywistym,
- Brak aktualności i nadmiarowe przechowywanie danych,
- Chaos w Excelu i wysiłek związany z ręczną koordynacją oraz
- Niejasne obowiązki w codziennej pracy nad projektem.
Jak można sobie wyobrazić, w takich okolicznościach dochodzi do wielu tarć. A to sprawia, że precyzyjne planowanie i kontrola projektu są prawie niemożliwe.
Samodzielne oprogramowanie PM jest z pewnością zdolne do obliczania oczekiwanych kosztów i wydajności projektu oraz tworzenia prognoz. Jednak narzędzie otrzymuje bazę danych do tego celu jako statyczne dane wejściowe. W tle znajduje się po prostu tabela, która przypisuje stawkę kosztów do każdego zasobu. Jeśli pracownicy nie odnotują zmian w oprogramowaniu, nie da się uniknąć nieścisłości.
Mocne strony modułów zarządzania projektami ERP
Tam, gdzie dedykowane narzędzia PM osiągają swoje granice, moduł ERP do planowania i kontroli projektów naprawdę się sprawdza. Powód: odwzorowuje zarządzanie projektami bezpośrednio w systemie ERP, a zatem ma natywne połączenie z innymi obszarami firmy.
W ten sposób moduł może uzyskać dostęp do puli danych w czasie rzeczywistym, która jest współdzielona przez wszystkie działy. Ponieważ nie wymaga to nawet synchronizacji danych, błędy transmisji są wykluczone.
Podczas obliczania kosztów, na przykład, zarządzanie projektami wspierane przez ERP nie wykorzystuje stałych wpisów w tabeli. Zamiast tego wykorzystuje aktualne stawki godzinowe przydzielonego personelu, a także rzeczywiste koszty maszynogodzin i zasobów produkcyjnych. Umożliwia to precyzyjną kalkulację kosztów.
| Klasyczne narzędzia PM | Moduły zarządzania projektami w ERP |
| oprogramowanie izolowane | Rozwiązanie zintegrowane z systemem ERP |
| Brak powiązania z innymi dywizjami | Bezpośrednie połączenie z innymi działami |
| Wymagany import danych lub ręczne wprowadzanie danych | Dostęp w czasie rzeczywistym do znormalizowanej puli danych obejmującej całą firmę |
| Brak możliwości synchronizacji danych | Synchronizacja danych nie jest wymagana |
| Straty tarcia spowodowane zakłóceniami mediów | Wydajność dzięki płynnej wymianie danych |
Jakie są korzyści z zarządzania projektami wspieranego przez ERP w praktyce?
Większa przejrzystość
Wszyscy zaangażowani w projekt mają dostęp do tych samych danych w czasie rzeczywistym przez cały czas. Oznacza to, że zespół projektowy ma zawsze aktualne, wolne od błędów informacje o firmie, co ostatecznie sprawia, że planowanie jest znacznie bardziej znaczące.
Wzrost wydajności
Dzięki scentralizowanej koordynacji projektów w systemie ERP wyeliminowane zostały straty wynikające z tarcia powodowanego przez wiele środowisk oprogramowania. Wymiana danych i synchronizacja za pośrednictwem interfejsów należą już do przeszłości, podobnie jak zbędne wprowadzanie danych. Zmniejsza to nie tylko podatność na błędy, ale także obciążenie pracą związaną z zarządzaniem projektami.
Prosta kontrola kosztów i terminów
Oprogramowanie ERP do zarządzania projektami umożliwia dynamiczne monitorowanie kosztów i terminów oraz porównywanie ich ze wstępnymi budżetami i terminami. Systemy wczesnego ostrzegania zapewniają, że kierownicy projektów rozpoznają odchylenia w odpowiednim czasie i w razie potrzeby podejmują środki zaradcze.
Ulepszona współpraca
Narzędzie do zarządzania projektami ERP nie tylko planuje zasoby, ale może również rezerwować przedziały czasowe dla wspólnych umów. Zapewnia również płynny przepływ informacji między różnymi działami, a tym samym płynną integrację sąsiednich obszarów firmy – takich jak zakupy, sprzedaż, magazynowanie i produkcja.
Identyfikowalność
Przejrzysta dokumentacja procesów jest jednym z głównych zadań rozwiązania ERP. System staje się centralnym pulpitem informacyjnym, który zarówno zapewnia możliwość śledzenia decyzji w trwającym projekcie, jak i zapewnia bazę danych do późniejszych analiz.
Spełnienie wymogów prawnych
System ERP automatycznie generuje dowody zapewnienia jakości i przestrzegania wymogów prawnych dzięki dokumentacji związanej z projektem i wykorzystaniu ścieżek audytu. Zapewniona jest również zrównoważona praca projektowa w ramach kryteriów ESG – bez dodatkowego wysiłku.
Które funkcje ERP są ważne dla zarządzania projektami?
Struktura projektu w systemie ERP
Po zaakceptowaniu oferty przez klienta, zespół zarządzający projektem najpierw opracowuje plan struktury projektu. Na jego podstawie tworzone są poszczególne fazy projektu, kamienie milowe i pakiety zadań. Zespół organizuje je w porządku chronologicznym i w ten sposób nakreśla cały przebieg projektu.
Rozwiązanie ERP rzuca światło na wartości, które w przeciwnym razie pozostałyby niewidoczne lub mogłyby zostać jedynie oszacowane. Na przykład mapowanie czasów transportu między różnymi lokalizacjami umożliwia realistyczne planowanie czasu i przydzielanie zadań.
Planowanie zasobów i wydajności w ERP
Kolejnym krokiem jest planowanie zasobów i wydajności, tj. rezerwacja i rejestracja kosztów personelu, materiałów i maszyn dla pakietów zadań i przedziałów czasowych. Celem jest zagwarantowanie płynnych procesów przy najwyższym możliwym wykorzystaniu mocy produkcyjnych.
System ERP niezawodnie kontroluje alokację zasobów i zapewnia maksymalną przejrzystość. Na przykład zapobiega wielokrotnemu rezerwowaniu pracowników, maszyn lub systemów na poszczególne przedziały czasowe. W szczególności odpowiada na następujące pytania:
- Jakie zasoby i możliwości są dostępne?
- Gdzie się znajdują?
- Kiedy dokładnie będą one dostępne?
- Które zasoby wymagają zmiany kolejności?
- Co należy wziąć pod uwagę przy transferze zasobów?
Rejestrowanie wydajności i czasu w systemie ERP
Podczas realizacji projektu dane z zaangażowanych działów stale przepływają z powrotem do zarządzania projektem za pośrednictwem systemu ERP. Przykładowo, system rejestracji czasu pracy w dziale produkcji jest powiązany z projektem za pośrednictwem systemu ERP. Gdy pracownicy księgują swoje wydatki, postęp projektu jest odpowiednio aktualizowany.
System oblicza przepracowane godziny w kategoriach pieniężnych. Oznacza to, że współpracownicy zawsze wiedzą , ile godzin jest jeszcze dla nich dostępnych i jaką część już wykorzystali. Jeśli przekroczą budżet czasowy, zespół zarządzający projektem musi najpierw zwolnić dodatkowe godziny.
Thomas Bittner, Asseco Solutions
Tam, gdzie dedykowane narzędzia PM osiągają swoje granice, moduł ERP do planowania i kontroli projektów naprawdę się sprawdza.
Zarządzanie dokumentami związanymi z projektem w systemie ERP
Wewnętrzny system zarządzania dokumentami ERP zarządza istotnymi dla projektu danymi, takimi jak umowy, raporty i rysunki projektowe w scentralizowanej lokalizacji. W ten sposób wszyscy zaangażowani mają zawsze dostęp do ujednoliconych i aktualnych wersji dokumentów.
Bardzo ważne jest, aby wszystkie dokumenty były przechowywane w sposób odporny na audyt – tj. niezmienny, kompletny i identyfikowalny. System rejestruje każdą zmianę, bez względu na to, jak mała jest, dzięki czemu pełna historia jest dostępna przez cały czas. Funkcja ta znacznie ułatwia zachowanie zgodności z wymogami prawnymi.
Integracja sąsiadujących modułów i procesów
Zarządzanie projektem to tylko jedna część całego procesu zarządzania projektem. Wdrożenie operacyjne, wsparcie klienta oraz finanse i księgowość są również ważnymi elementami projektu. Ponadto istnieje wiele procesów wyższego i niższego szczeb la, takich jak pozyskiwanie sprzedaży lub realizacja potencjału sprzedaży krzyżowej i dodatkowej.
W większości przypadków zakres funkcjonalny nowoczesnego systemu ERP jest wystarczająco duży, aby odwzorować cały przebieg projektu. Oznacza to, że wszystkie fazy projektu są płynnie zintegrowane w jednym systemie, co zwiększa przejrzystość i zmniejsza wysiłek związany z koordynacją.
Pulpity nawigacyjne i wskaźniki KPI do kontroli projektów
Aby umożliwić kierownikom projektów, interesariuszom i klientom ciągłe śledzenie wszystkich postępów, rozwiązania ERP do zarządzania projektami oferują przydatne funkcje kontrolowania projektów. Pulpity projektów w systemie ERP, na przykład, konsolidują dane z różnych modułów oprogramowania i wizualizują je za naciśnięciem jednego przycisku.
Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) odgrywają tutaj główną rolę – znaczące kluczowe liczby, które sprawiają, że sukces projektu i osiągnięcie celu są mierzalne. Mogą to być na przykład informacje o dotrzymywaniu terminów, obrotach lub zadowoleniu klientów.
Sztuczna inteligencja w ERP
Chociaż projekt jest unikalnym procesem biznesowym, wiele przepływów pracy w firmie jest już ustandaryzowanych. Oznacza to, że sztuczna inteligencja może
- gromadzenie i aktualizowanie danych z różnych aplikacji,
- weryfikacja dostępu użytkowników i wprowadzanych danych,
- realizacja obliczeń i ocen projektów oraz
- śledzenie kosztów projektu.
Przy okazji: Według badania przeprowadzonego przez platformę oceny oprogramowania Capterra, 90% kierowników projektów korzystających ze sztucznej inteligencji zgłosiło pozytywny zwrot z inwestycji w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy (stan na 09/2024). 50% firm stwierdziło, że wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatyzacji zadań.
Zdalny dostęp
Wreszcie, dzięki nowoczesnemu rozwiązaniu ERP, efektywna praca nad projektami poza biurem jest teraz dziecinnie prosta. Dzięki zdalnemu dostępowi do oprogramowania, wszyscy uczestnicy projektu mogą wywoływać informacje, wykonywać zapytania o status, przetwarzać zadania lub rejestrować czasy przez całą dobę. Niezależnie od tego, czy pracują w domu, czy w siedzibie klienta.
Ponieważ decyzje mogą być również podejmowane w ruchu, automatycznie zmniejsza to opóźnienia. Ponadto praca projektowa niezależna od lokalizacji wzmacnia współpracę w rozproszonych zespołach i ułatwia integrację partnerów zewnętrznych.
| Funkcja ERP | Korzyści |
| Struktura projektu | Zapewnia przejrzystość faz, kamieni milowych i pakietów zadań oraz umożliwia realistyczne planowanie czasu i procesów. |
| Planowanie zasobów i wydajności | Zapobiega podwójnym rezerwacjom i zapewnia optymalne wykorzystanie personelu, maszyn i materiałów. |
| Rejestrowanie wydajności i czasu | Aktualizuje postępy projektu, automatycznie oblicza czas i umożliwia precyzyjną kontrolę budżetu. |
| Zarządzanie dokumentami związanymi z projektem | Scentralizowane i odporne na audyty przechowywanie dokumentów zapewnia, że wszyscy zaangażowani zawsze pracują z tymi samymi, aktualnymi wersjami. |
| Integracja sąsiadujących procesów | Bezpośrednio integruje działy takie jak zakupy, sprzedaż lub finanse i zmniejsza wysiłek związany z koordynacją. |
| Pulpity nawigacyjne i wskaźniki KPI | Zapewnia wizualną kontrolę w czasie rzeczywistym i sprawia, że sukces projektu i osiągnięcie celu są mierzalne. |
| Sztuczna inteligencja | Automatyzuje rutynowe zadania, redukuje źródła błędów i tworzy pole do pracy strategicznej. |
| Zdalny dostęp | Umożliwia pracę projektową niezależną od lokalizacji, przyspiesza podejmowanie decyzji i wzmacnia współpracę w rozproszonych zespołach. |
Wskazówki dotyczące optymalnej integracji
Jak już wiesz, system ERP jest praktycznie predestynowany do większości zadań związanych z zarządzaniem projektami. Jednak wprowadzenie rozwiązania musi być dobrze zaplanowane i wdrożone. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że pracownicy nie będą w stanie poradzić sobie z nowym oprogramowaniem, a wartość dodana zniknie.
Możemy udzielić następujących wskazówek:
Przeanalizuj swoje procesy przed wdrożeniem.
Pomoże to odkryć słabe punkty i zidentyfikować potencjał optymalizacji. Standaryzacja procesów umożliwi również późniejszą automatyzację rutynowych zadań. To z kolei odciąży personel projektowy.
Zaangażowanie pracowników we wprowadzenie od samego początku.
Otwarte informowanie o korzyściach płynących z zarządzania projektami w systemie ERP i poważne traktowanie obaw, wątpliwości i pomysłów każdej osoby (słowo kluczowe: zarządzanie zmianą). Jeśli zespół poczuje się wysłuchany i zrozumiany, można spodziewać się wysokiego poziomu akceptacji ze strony użytkowników.
Wspieraj użytkowników w zapoznawaniu się z oprogramowaniem.
Dzięki ukierunkowanym szkoleniom i ciągłemu wsparciu możesz zapewnić, że Twoi pracownicy będą optymalnie korzystać z oprogramowania. Jest to jedyny sposób, aby Twoja firma mogła w pełni czerpać korzyści z planowania i kontroli projektów w systemie ERP.
Miej realistyczne oczekiwania.
Wdrożenie jest szczególnie proste i opłacalne, jeśli początkowo korzystasz ze standardu ERP. Jeśli po pewnym czasie zdasz sobie sprawę, że potrzebujesz dodatkowych funkcji do zarządzania projektami wspieranymi przez ERP, nadal możesz wprowadzić określone zmiany.
Wybierz właściwego dostawcę.
Doświadczenie branżowe ma kluczowe znaczenie przy wyborze dostawcy. Ponieważ projekty produkcyjne znacznie różnią się od projektów usługowych lub projektów IT, odpowiednie wymagania projektowe są również inne. Doświadczony dostawca ERP zna te różnice i znajdzie odpowiednie rozwiązanie dla Ciebie.
Wniosek: Zarządzanie projektami i system ERP są ze sobą powiązane
Z pozoru nowoczesne narzędzia PM i moduły zarządzania projektami zintegrowane z ERP nie różnią się szczególnie od siebie. Oba rozwiązania oferują podobny zakres funkcji i porównywalną użyteczność.
Jeśli jednak przyjrzymy się szczegółowo rozwiązaniom programowym, stanie się jasne, że moduły zarządzania projektami w rozwiązaniach ERP zapewniają większą wydajność, przejrzystość i możliwość kontroli, ponieważ wszystkie dane projektowe zbiegają się we wspólnej puli danych.
Największą zaletą zarządzania projektami w systemie ERP jest zmniejszenie wysiłku związanego z koordynacją. Ponieważ wszystkie zadania związane z planowaniem i kontrolą odbywają się całkowicie za pośrednictwem jednego oprogramowania firmowego, nie ma już strat wynikających z korzystania z wielu narzędzi.
