De un vistazo
Un módulo de gestión de proyectos integrado en el ERP ofrece ventajas decisivas sobre las herramientas tradicionales de gestión de proyectos: Permite el acceso en tiempo real a un conjunto de datos compartidos, elimina las interrupciones de los medios y reduce las redundancias. Como resultado, las empresas ganan en transparencia, eficacia y mejor control de sus proyectos.
La gestión de proyectos orientada a los objetivos es un factor clave del éxito de toda empresa. Esto se debe a que la calidad de la gestión de proyectos no sólo influye en la realización operativa de un pedido. También tiene un impacto significativo en los costes y, por tanto, en la rentabilidad de un proyecto.
La única cuestión es qué software puede utilizarse para planificar y gestionar un proyecto de la forma más eficaz. ¿Con herramientas autónomas de gestión de proyectos, como Microsoft Project? ¿O es mejor utilizar módulos de gestión de proyectos
Herramientas dedicadas de gestión de proyectos frente a la gestión de proyectos en el sistema ERP
Los puntos débiles del software tradicional de gestión de proyectos
El Diccionario Empresarial Gabler define el objetivo de la gestión de proyectos como sigue: »Con la ayuda de la gestión de proyectos, la ejecución del proyecto debe organizarse eficazmente para alcanzar el objetivo del proyecto con la calidad requerida, en el tiempo previsto y con un uso óptimo de los recursos humanos y de capital».
Para que esto tenga éxito, el soporte de software suele ser imprescindible para los proyectos de mayor envergadura. Esto se debe a que introducir manualmente los datos del proyecto en hojas de cálculo Excel no sólo causa trabajo adicional a largo plazo, sino que también provoca errores. Por eso, el software dedicado a la gestión de proyectos es habitual desde hace tiempo en los sectores centrados en proyectos.
Sin embargo, las herramientas clásicas de gestión de proyectos son soluciones de software aisladas. Aunque proporcionan una excelente representación de la gestión de proyectos, tienen una desventaja decisiva:
Esto provoca inevitablemente interrupciones en los medios de comunicación en cuanto hay que intercambiar datos con otras áreas empresariales. Las consecuencias:
- información distribuida por toda la empresa,
- falta de datos en tiempo real,
- Falta de actualización y almacenamiento redundante de datos,
- El caos de Excel y el esfuerzo de coordinación manual y
- Responsabilidades poco claras en el trabajo diario del proyecto.
Como puedes imaginar, hay mucha fricción en tales circunstancias. Y eso hace que la planificación y el control precisos del proyecto sean casi imposibles.
Un software autónomo de PM es ciertamente capaz de calcular los costes y capacidades previstos de un proyecto y crear previsiones, por ejemplo. Sin embargo, la herramienta recibe la base de datos para ello como entrada estática. En el fondo, simplemente hay una tabla que asigna una tasa de coste a cada recurso. Si los empleados no toman nota de los cambios en el software, las imprecisiones son inevitables.
Los puntos fuertes de los módulos de gestión de proyectos ERP
Allí donde las herramientas dedicadas a la gestión de proyectos llegan a sus límites, un módulo ERP para la planificación y el control de proyectos resulta realmente útil. La razón: mapea la gestión de proyectos directamente en el sistema ERP y, por tanto, tiene una conexión nativa con otras áreas de la empresa.
De este modo, el módulo puede acceder en tiempo real a un conjunto de datos compartido por todos los departamentos. Como ni siquiera requiere sincronización de datos, se descartan los errores de transmisión.
Al calcular los costes, por ejemplo, la gestión de proyectos asistida por ERP no utiliza entradas de tablas fijas. En su lugar, utiliza las
| Herramientas PM clásicas | Módulos de gestión de proyectos en ERP |
| software aislado | Solución integrada en el sistema ERP |
| Sin relación con otras divisiones | Conexión directa con otras divisiones |
| Importación de datos o entradas manuales necesarias | Acceso en tiempo real a un conjunto de datos normalizados de toda la empresa |
| No es posible la sincronización de datos | No es necesaria la sincronización de datos |
| Pérdidas por fricción debidas a interrupciones de los medios de comunicación | Eficacia mediante un intercambio de datos fluido |
¿Cuáles son en la práctica las ventajas de la gestión de proyectos asistida por ERP?
Mayor transparencia
Todos los implicados en el proyecto tienen acceso en todo momento a los mismos datos en tiempo real. Esto significa que el equipo del proyecto siempre dispone de información de la empresa actualizada y sin errores, lo que en última instancia hace que la planificación tenga mucho más sentido.
Aumento de la eficacia
Gracias a la coordinación centralizada de los proyectos en el ERP, se eliminan las pérdidas de fricción causadas por múltiples entornos de software. El intercambio de datos y la sincronización mediante interfaces son cosa del pasado, al igual que las entradas de datos redundantes. Esto no sólo reduce la susceptibilidad a los errores, sino también la carga de trabajo para la gestión de proyectos.
Control sencillo de costes y plazos
El software ERP para la gestión de proyectos te permite controlar dinámicamente los costes y los plazos y compararlos con los presupuestos y plazos preliminares. Los sistemas de alerta temprana garantizan que los gestores de proyectos reconozcan las desviaciones a tiempo e inicien contramedidas si es necesario.
Colaboración mejorada
Una herramienta de gestión de proyectos ERP no sólo programa los recursos, sino que también puede reservar franjas horarias para acuerdos conjuntos. También garantiza un flujo fluido de información entre los distintos departamentos y, por tanto, una integración perfecta de las áreas vecinas de la empresa, como compras, ventas, almacén y producción.
Trazabilidad
La documentación clara de los procesos es una de las principales tareas de una solución ERP. El sistema se convierte en el panel central de información que garantiza la trazabilidad de las decisiones en el proyecto en curso y proporciona la base de datos para los análisis posteriores.
Cumplimiento de los requisitos normativos
El sistema ERP genera automáticamente pruebas de garantía de calidad y de cumplimiento de los requisitos legales gracias a la documentación relacionada con el proyecto y al uso de registros de auditoría. También se garantiza el trabajo sostenible del proyecto en el marco de los criterios ESG, sin ningún esfuerzo adicional.
¿Qué funciones del ERP son importantes para la gestión de proyectos?
Estructuración de proyectos en ERP
Una vez que el cliente ha aceptado una oferta, el equipo de gestión del proyecto elabora primero un plan de estructura del proyecto. De él se derivan las fases individuales del proyecto, los hitos y los paquetes de tareas. El equipo los organiza en orden cronológico y, de este modo, esboza el curso completo del proyecto.
Una solución ERP arroja luz sobre valores que, de otro modo, permanecerían invisibles o sólo podrían estimarse. Al mapear los tiempos de transporte entre distintas ubicaciones, por ejemplo, permite una planificación del tiempo y una asignación de tareas realistas.
Planificación de recursos y capacidades en ERP
El siguiente paso es la planificación de recursos y capacidades, es decir, la reserva y registro de costes de personal, materiales y máquinas para paquetes de tareas y franjas horarias. El objetivo es garantizar procesos fluidos con la mayor utilización posible de la capacidad.
Un sistema ERP controla de forma fiable la asignación de recursos y crea la máxima transparencia. Por ejemplo, evita que los empleados, las máquinas o los sistemas se reserven varias veces para franjas horarias concretas. En concreto, responde a las siguientes preguntas:
- ¿De qué recursos y capacidades se dispone?
- ¿Dónde se encuentran?
- ¿Cuándo estarán disponibles exactamente?
- ¿Qué recursos hay que reordenar?
- ¿Qué hay que tener en cuenta para la transferencia de recursos?
Rendimiento y registro de tiempos en ERP
Durante la ejecución del proyecto, los datos de los departamentos implicados fluyen continuamente hacia la gestión del proyecto a través del sistema ERP. Por ejemplo, el sistema de registro de tiempos del departamento de producción está vinculado al proyecto a través del sistema ERP. Cuando los empleados contabilizan sus gastos, el progreso del proyecto se actualiza en consecuencia.
El sistema calcula las horas trabajadas en términos monetarios. Esto significa que los compañeros saben en todo momento de cuántas horas disponen aún y qué proporción han consumido ya. Si superan el presupuesto de tiempo, el equipo de gestión del proyecto debe liberar primero horas adicionales.
Thomas Bittner, Asseco Solutions
Allí donde las herramientas dedicadas a la gestión de proyectos alcanzan sus límites, un módulo ERP para la planificación y el control de proyectos resulta realmente útil.
Gestión de documentos relacionados con el proyecto en ERP
El sistema de gestión documental interno de ERP gestiona los datos relevantes para el proyecto, como contratos, informes y planos de diseño, en una ubicación centralizada. De este modo, todos los implicados tienen siempre acceso a versiones de documentos estandarizadas y actualizadas.
Es muy importante que todos los documentos se almacenen a prueba de auditorías, es decir, que sean inalterables, completos y rastreables. El sistema registra todos los cambios, por pequeños que sean, de modo que se dispone en todo momento de un historial completo. Esta función facilita mucho el cumplimiento de los requisitos legales.
Integración de módulos y procesos vecinos
La gestión de proyectos es sólo una parte del proceso global de gestión de proyectos. La implementación operativa, la atención al cliente y las finanzas y la contabilidad también son componentes importantes de un proyecto. Además, hay numerosos procesos ascendentes y descendentes, como la captación de ventas o la materialización del potencial de ventas cruzadas y ascendentes.
En la mayoría de los casos, el alcance funcional de un sistema ERP moderno es lo suficientemente amplio como para trazar el curso completo de un proyecto. Esto significa que todas las fases del proyecto están perfectamente integradas en un sistema, lo que aumenta la transparencia y reduce el esfuerzo de coordinación.
Cuadros de mando y KPI para el control de proyectos
Para garantizar que los gestores de proyectos, las partes interesadas y los clientes puedan hacer un seguimiento continuo de todos los avances, las soluciones ERP para la gestión de proyectos ofrecen funciones útiles para el control de los proyectos. Los cuadros de mando de proyectos del sistema ERP, por ejemplo, consolidan los datos de distintos módulos del software y los visualizan con sólo pulsar un botón.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI ) desempeñan aquí un papel fundamental: cifras clave significativas que hacen mensurable el éxito del proyecto y la consecución de los objetivos. Puede tratarse de información sobre el cumplimiento de los plazos, la facturación o la satisfacción del cliente, por ejemplo.
Inteligencia artificial en ERP
Aunque un proyecto es un proceso empresarial único, muchos flujos de trabajo de la empresa ya están estandarizados. Esto significa que la inteligencia artificial puede
- la recogida y actualización de datos de varias aplicaciones,
- la verificación del acceso de los usuarios y la introducción de datos,
- la realización de cálculos y evaluaciones de proyectos y
- seguimiento de los costes del proyecto.
Por cierto: según un estudio de la plataforma de evaluación de software Capterra, el 90% de los gestores de proyectos que utilizan IA informan de un ROI positivo en los últimos doce meses (a 09/2024). Un buen 50% de las empresas declararon que utilizan la IA para automatizar tareas.
Acceso remoto
Por último, pero no por ello menos importante, con una solución ERP moderna ahora es un juego de niños trabajar eficazmente en proyectos fuera de la oficina. Mediante el acceso remoto al software, todos los participantes en el proyecto pueden consultar información, realizar consultas de estado, procesar tareas o registrar tiempos las 24 horas del día. Independientemente de si trabajan desde casa o in situ en las instalaciones del cliente.
Como las decisiones también pueden tomarse sobre la marcha, esto reduce automáticamente los retrasos. Además, el trabajo de proyecto independiente de la ubicación refuerza la colaboración en equipos distribuidos y facilita la integración de socios externos.
| Función ERP | Benefíciate |
| Estructuración del proyecto | Crea transparencia sobre las fases, los hitos y los paquetes de tareas, y permite una planificación realista del tiempo y del proceso. |
| Planificación de recursos y capacidades | Evita las dobles reservas y garantiza una utilización óptima del personal, las máquinas y los materiales. |
| Rendimiento y registro de tiempo | Mantiene al día el progreso del proyecto, calcula automáticamente los tiempos y permite un control preciso del presupuesto. |
| Gestión de documentos relacionados con el proyecto | El almacenamiento de documentos centralizado y a prueba de auditorías garantiza que todos los implicados trabajen siempre con las mismas versiones actualizadas. |
| Integración de procesos vecinos | Integra directamente departamentos como compras, ventas o finanzas y reduce el esfuerzo de coordinación. |
| Cuadros de mando y KPI | Proporcionar un control visual en tiempo real y hacer mensurable el éxito del proyecto y la consecución de los objetivos. |
| Inteligencia artificial | Automatiza las tareas rutinarias, reduce las fuentes de error y crea margen para el trabajo estratégico. |
| Acceso remoto | Permite trabajar en proyectos independientemente de la ubicación, acelera la toma de decisiones y refuerza la colaboración en equipos distribuidos. |
Consejos para una integración óptima
Como ya sabes, un sistema ERP está prácticamente predestinado para la mayoría de las tareas de gestión de proyectos. Sin embargo, la introducción de la solución debe estar bien planificada y ejecutada. De lo contrario, corres el riesgo de que tus empleados no sean capaces de manejar el nuevo software y el valor añadido se esfume.
Podemos darte los siguientes consejos:
Analiza tus procesos antes de implantarlos.
Esto te ayudará a descubrir los puntos débiles y a identificar el potencial de optimización. Estandarizar tus procesos también permitirá automatizar tareas rutinarias más adelante. Esto, a su vez, alivia la carga del personal del proyecto.
Implica a los trabajadores en la introducción desde el principio.
Comunica abiertamente las ventajas de la gestión de proyectos en el sistema ERP y tómate en serio las preocupaciones, inquietudes e ideas de cada persona (palabra clave: gestión del cambio). Si tu equipo se siente escuchado y comprendido, puedes esperar un alto nivel de aceptación por parte de los usuarios más adelante.
Ayuda a los usuarios a familiarizarse con el software.
Con formación específica y apoyo continuo, puedes asegurarte de que tus empleados utilizan el software de forma óptima. Sólo así tu empresa podrá aprovechar todas las ventajas de la planificación y el control de proyectos en el sistema ERP.
Ten expectativas realistas.
La implantación es especialmente sencilla y rentable si utilizas inicialmente el ERP estándar. Si después de algún tiempo te das cuenta de que necesitas funciones adicionales para la gestión de proyectos con ayuda del ERP, aún puedes hacer ajustes específicos.
Elige al proveedor adecuado.
La experiencia en el sector es crucial a la hora de seleccionar un proveedor. Dado que los proyectos de fabricación difieren significativamente de los proyectos de servicios o de TI, los requisitos respectivos de los proyectos también son diferentes. Un proveedor de ERP con experiencia conoce estas diferencias y encontrará la solución adecuada para ti.
Conclusión: La gestión de proyectos y el sistema ERP van de la mano
A primera vista, las herramientas modernas de gestión de proyectos y los módulos de gestión de proyectos integrados en ERP no son muy diferentes entre sí. Ambas soluciones ofrecen una gama similar de funciones y una facilidad de uso comparable.
Sin embargo, si examinamos las soluciones de software en detalle, queda claro que los módulos de gestión de proyectos en las soluciones ERP garantizan una mayor eficacia, transparencia y controlabilidad, ya que todos los datos del proyecto convergen en un conjunto de datos común.
La mayor ventaja de la gestión de proyectos en el sistema ERP es la reducción del esfuerzo de coordinación. Como todas las tareas de planificación y control se ejecutan completamente a través de un software de la empresa, ya no hay pérdidas por fricción debidas al uso de múltiples herramientas.
