Assegnazione dei diritti nell’ERP: maggiore sicurezza grazie al controllo degli accessi basato sui ruoli

Se gestisci una soluzione ERP, sei responsabile della sicurezza dei dati e dei processi. Per questo motivo, la tua azienda dovrebbe affrontare la questione dell’assegnazione dei diritti nel sistema ERP il prima possibile. Questo perché i diritti di accesso basati sui ruoli sono importanti per la protezione dei dati sensibili almeno quanto i firewall o le procedure di crittografia.

Due domande ti interesseranno particolarmente:

• Quali sono i ruoli all’interno dell’azienda?
• Quali diritti richiede ogni ruolo?

Le risposte a queste domande e i consigli importanti per un concetto pratico di autorizzazione si trovano in questo articolo.

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Perché la cessione dei diritti in ERP è così importante?

Una soluzione ERP riunisce tutti i dati rilevanti della tua azienda. Se tutti i reparti hanno accesso al sistema, si garantisce un flusso di informazioni fluido. Ciò significa che tutti i dipendenti hanno accesso allo stesso database, evitando i silos di dati e velocizzando notevolmente molti processi. Fin qui tutto bene.

Ma immagina se l’intera forza lavoro, dal management agli stagisti, avesse accesso a tutti i dati del sistema ERP in ogni momento. Le conseguenze sarebbero inimmaginabili:

La tua azienda non solo sarebbe colpita da gravi problemi di sicurezza dall’accesso non autorizzato ai dati. Inoltre, violerebbero il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Per questi motivi, è estremamente importante definire i diritti di accesso nel software ERP in modo corretto e preciso. Il prerequisito per l’assegnazione dei diritti è un concetto di ruolo coerente, che idealmente dovrebbe essere sviluppato prima dell’implementazione del sistema.

L’assegnazione dei diritti in base al ruolo ha molti vantaggi:

• Protezione delle informazioni sensibili contro l’accesso non autorizzato, il furto e la manipolazione dei dati.
• Migliore conformità grazie al rispetto dei requisiti legali, come il GDPR.
• Flussi di lavoro ottimizzati e maggiore produttività, poiché i dipendenti vedono solo le funzioni e i dati rilevanti, migliorando l’usabilità del software.
• Riduzione del tasso di errore e delle richieste di assistenza, in quanto si evitano inserimenti di dati errati o modifiche non intenzionali.
• Maggiore trasparenza e tracciabilità grazie a responsabilità chiare
• Risparmi sui costi grazie a processi più efficienti, meno incidenti di sicurezza e minori costi di licenza.
  

I diritti di accesso basati sui ruoli sono importanti per la protezione dei dati sensibili almeno quanto i firewall o le procedure di crittografia.

I 3 ruoli standard nel sistema ERP

Dovresti avere già un’idea di come ottimizzare la distribuzione dei ruoli nel sistema durante la preparazione del progetto. Infatti, durante questa fase, esaminerai comunque i tuoi processi. Scopri quale persona è adatta per quale ruolo e fino a che punto vuoi suddividere la distribuzione dei ruoli.

Al giorno d’oggi, la maggior parte delle aziende è organizzata in modo gerarchico. In genere, ci sono i dirigenti, i livelli intermedi (ad esempio i capi reparto) e i dipendenti dei rispettivi reparti specializzati. Poiché l’assegnazione delle autorizzazioni si basa spesso su questa gerarchia, la struttura menzionata deve essere mappata anche nel sistema ERP.

La maggior parte dei sistemi ERP offre già ruoli standard predefiniti. Ad esempio:

• Utente standard
  Per gli utenti standard, il cosiddetto principio del minimo, noto anche come ”principio del minimo privilegio”, ha dimostrato la sua validità. Gli utenti possono accedere solo ai dati e alle funzioni rilevanti per la loro area di responsabilità. Gli amministratori del sistema hanno impostato un filtro sui dati in modo che le aree bloccate siano evidenziate in grigio e non possano essere cliccate.

• Utente chiave
  Gli utenti chiave spesso appartengono al livello di middle management e hanno diritti di accesso più ampi rispetto agli utenti standard. Grazie alle autorizzazioni e alle responsabilità estese, possono visualizzare e modificare tutti i record di dati del loro reparto. In questo modo, è possibile garantire il principio del doppio controllo anche quando si inseriscono dati critici, ad esempio se solo il manager è autorizzato a confermare l’inserimento dei dati.

• Utente potente
  I power user sono gli amministratori del sistema ERP. Hanno più mansioni e hanno pieni diritti di accesso a tutti i record di dati e a tutte le funzioni del sistema, anche tra i vari reparti.

I 4 diritti standard degli utenti ERP

Puoi assegnare diritti individuali ai singoli ruoli che definisci nel sistema. La maggior parte dei sistemi ERP è in grado di organizzare l’assegnazione dei diritti in modo molto granulare, spesso fino al livello di campo.

I quattro diritti standard sono i seguenti:

• Crea
• Vedi (Leggi)
• Cambiamento (Aggiornamento)
• Elimina (Elimina)

Vengono anche chiamati diritti CRUD in base alle loro lettere iniziali. Al livello più basso (Lettura), gli utenti sono molto limitati. La maggior parte delle funzioni e dei record di dati del sistema rimangono chiusi per loro. Ai livelli superiori, vengono aggiunti nuovi diritti e funzioni del sistema, a seconda del ruolo dei dipendenti dell’azienda.

Un esempio di acquisto illustra i diritti di accesso basati sui ruoli:

• Gli utenti standard possono visualizzare e modificare gli ordini, ma non possono creare nuovi fornitori.
• Gli utenti chiave possono anche creare fornitori e modificare le condizioni di acquisto.
• Come amministratori del sistema, i power user hanno accesso all’intera gestione dei diritti e alla configurazione del sistema.

Assegnazione differenziata dei diritti all’interno dei dipartimenti

Tuttavia, i tre ruoli standard soddisfano le esigenze dell’attività quotidiana solo in pochissime organizzazioni. È consigliabile perfezionare ulteriormente l’assegnazione dei diritti all’interno dei reparti . I tirocinanti, ad esempio, dovrebbero avere meno diritti dei colleghi esperti che lavorano in azienda da diversi anni. Lo stesso vale per gli stagisti, i tirocinanti e i lavoratori temporanei e interinali. Un moderno sistema ERP può quindi essere utilizzato per suddividere ulteriormente i ruoli in base alle esigenze.

Anche i team dinamici e i collaboratori esterni a progetto devono essere presi in considerazione. Soprattutto nelle grandi aziende è frequente che il personale cambi spesso e che i dipendenti vengano impiegati solo temporaneamente. I diritti di accesso devono essere assegnati rapidamente alle nuove persone e ritirati subito dopo la loro partenza.

10 consigli per un concetto di autorizzazione pratico

L ‘assegnazione delle autorizzazioni in un sistema ERP presenta numerose sfide che richiedono un’attenta pianificazione e regolari adeguamenti. I seguenti suggerimenti ti apriranno la strada verso un concetto di autorizzazione coerente:

1. considera i requisiti specifici del dipartimento

Ogni reparto ha i propri requisiti di accesso. Mentre la contabilità ha bisogno di dati finanziari sensibili, i team di vendita tendono ad accedere alle informazioni sui clienti. Per soddisfare le singole esigenze, è essenziale una gestione dei ruoli e dei diritti standardizzata ma flessibile.

2. controllare regolarmente le autorizzazioni

I nuovi dipendenti, i nuovi progetti o i requisiti di progetto che cambiano rendono necessario controllare e regolare regolarmente le autorizzazioni. Per garantire che le entrate e le uscite siano mappate correttamente, si raccomanda una sincronizzazione continua tra il sistema HR e il sistema ERP.

3. impostare diritti temporanei per progetti o personale esterno

I dipendenti che lavorano a progetti temporanei e gli specialisti esterni di solito hanno bisogno di un accesso di breve durata a determinate aree. È importante revocare i diritti di accesso subito dopo la fine del progetto per evitare abusi.

4. affidarsi all’assegnazione automatica dei diritti

L’assegnazione manuale dei diritti comporta il rischio di concedere inavvertitamente autorizzazioni troppo generose o troppo rigide. I flussi di lavoro automatizzati e i ruoli predefiniti aiutano a minimizzare questo rischio.

5. considerare le possibili emergenze e le escalation.

In situazioni critiche, un utente potrebbe aver bisogno di accedere immediatamente a determinati dati. Per questo motivo è necessario definire tempestivamente i processi per l’assegnazione rapida dei diritti di emergenza.

6. integrare altri sistemi

I diritti nel sistema ERP dovrebbero essere armonizzati con altri sistemi come il CRM o il DMS per evitare duplicazioni e lacune. I modelli di ruolo standardizzati facilitano l’amministrazione e migliorano la sicurezza informatica.

7. pensare ai periodi di vacanza e ai casi di malattia

Se un collega è temporaneamente fuori ufficio, c’è il rischio che i processi vengano ritardati per mancanza di autorizzazione. Per questo motivo, ricordati di impostare delle funzioni sostitutive. Ad esempio, se il responsabile delle vendite è assente, il reparto può continuare a finalizzare gli ordini.

8. ridurre il rischio di sicurezza attraverso l’accesso remoto

La gestione dei diritti di accesso negli ambienti di lavoro ibridi è una questione delicata. Pertanto, assicurati che l’accesso ai dati sia possibile solo tramite accesso VPN o modelli di sicurezza zero trust.

9. documentare la cessione dei diritti nel modo più chiaro possibile.

Gli audit interni ed esterni possono mettere alla prova il concetto di autorizzazione. Ma non se registri per iscritto l’assegnazione delle autorizzazioni. In questo modo potrai dimostrare in poco tempo a quale persona sono stati concessi i diritti e per quali motivi.

10. non dare a una sola persona un controllo eccessivo.

Se le persone hanno troppi compiti e autorizzazioni, il rischio di frode aumenta. Per questo motivo è fondamentale che tu garantisca una ragionevole segregazione dei compiti nell’assegnazione delle autorizzazioni e che la monitori costantemente.

Conclusione: il più possibile, il meno possibile.

In un’azienda, tutti i reparti hanno accesso al sistema ERP per creare la trasparenza necessaria. Tuttavia, i project manager devono assicurarsi che solo i dipendenti interessati abbiano accesso ai dati sensibili. Per questo motivo, è necessaria una pianificazione accurata del sistema basata sulle divisioni aziendali esistenti e sulle autorizzazioni necessarie.

Una soluzione ERP offre la possibilità di definire in dettaglio i diritti di accesso basati sui ruoli nel software. Le impostazioni dei diritti corrispondenti definiscono quali utenti sono autorizzati a visualizzare, modificare o rilasciare determinati dati.

Il modo in cui organizzare il tuo sistema di diritti di accesso basato sui ruoli dipende ovviamente solo da te. Purtroppo non esiste una soluzione unica per tutti. Un’analisi dettagliata dei tuoi processi ti fornirà informazioni su tutti i flussi di lavoro e le dipendenze della tua organizzazione.