¿Costes trampa en la implantación de un ERP? Reduce costes con estas estrategias

La introducción de un sistema ERP es un reto financiero, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas. Para garantizar que la inversión se amortiza en algún momento, no basta con centrarse únicamente en los costes de adquisición iniciales. No es infrecuente que los costes de funcionamiento posteriores desborden el presupuesto a lo largo de los años.

En este artículo te damos consejos prácticos para que la implantación del sistema sea lo más rentable posible: desde la financiación del ERP hasta la selección del sistema adecuado. También descubrimos factores de coste ocultos que muchas empresas inexpertas pasan por alto al principio.

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Estas son las estrategias más inteligentes para reducir costes

1. realizar un análisis detallado de los requisitos

Los preparativos iniciales para la implantación de un ERP ya pueden determinar si el proyecto acabará costándote caro. En particular, una falta de definición de objetivos o una definición inadecuada puede elevar enormemente los costes. Sin objetivos claros y análisis de fondo bien fundados, no hay indicios de qué funciones necesita realmente tu empresa y cuáles no.

El resultado son largas listas de deseos de los departamentos especializados, algunas de las cuales aportan pocos beneficios y hacen que los costes se disparen. Tu dirección de producción puede insistir en un módulo de planificación detallada en el ERP, pero al final esto sirve de poco si al principio siguen faltando los datos maestros. En tal caso, es mejor trabajar en mejoras específicas en una segunda fase, después de que se hayan producido las funciones vitales. Entonces se habrá creado la base necesaria.

Un análisis detallado de los requisitos es esencial para que no empieces el proyecto ERP con expectativas demasiado altas. En primer lugar, el proveedor de ERP examina tus objetivos y requisitos y lleva a cabo un análisis exhaustivo del potencial. Expertos experimentados examinan de cerca los procesos empresariales de tu empresa y obtienen una visión general del potencial de rendimiento de cada departamento. Los problemas y puntos débiles de la organización salen rápidamente a la luz.

Una vez creada una base objetiva para las opciones de optimización y la posterior configuración del ERP, el proveedor trabaja contigo para priorizar los requisitos. De este modo, sólo adquieres el alcance funcional que, en última instancia, te aportará un valor añadido real y evitarás inversiones innecesarias.

2. concentrarse inicialmente en la norma ERP

Hay otra forma de minimizar el gasto en funciones innecesarias al introducir el ERP: Sólo utilizas el sistema estándar al principio. Esto significa que primero implantas el sistema ERP tal y como el proveedor lo ha desarrollado en su funcionalidad básica. En lugar de adquirir todas las funciones posibles desde el principio y llevar a cabo numerosos programas personalizados de alto coste, empiezas con pequeños pasos.

Puede que ahora estés pensando: ¿Pero puede un sistema estándar cubrir realmente todas las necesidades específicas de nuestra empresa? Bueno, quizá no al ciento diez por ciento desde el principio, pero no tiene por qué. Si después de algún tiempo necesitas módulos adicionales, lo ideal es que se puedan adaptar sin problemas.

En contraste con un enfoque conceptual complejo en un proyecto ERP, una implantación estandarizada ofrece las siguientes ventajas:

• La implantación es mucho más rápida, a menudo en sólo cinco o seis meses. Esto corresponde a un ahorro de tiempo de alrededor del 50%.
• Normalmente recibirás un presupuesto a precio fijo con un alcance de los servicios claramente descrito, para que tengas el máximo control sobre los costes.
• No hay riesgo de que acabes pagando caro por ajustes superfluos.
• Necesitas menos recursos internos, ya que la introducción de la norma no requiere un amplio apoyo del equipo del proyecto.

3. seleccionar el sistema ERP adecuado

Podemos decirlo por experiencia: ¡mantén los ojos bien abiertos cuando elijas un sistema! Porque no todos los sistemas ERP son iguales. En el mercado hay filosofías de producto muy diferentes, que a veces son más y a veces menos favorables al cliente. Debes prestar atención a los siguientes factores:

Amplia gama de funciones de serie

Hay sistemas ERP que ofrecen una amplia gama de funciones listas para usar y en los que todos los procesos básicos importantes ya están predefinidos . Una implantación ERP ajustada, rápida y rentable sobre una base estándar sólo puede tener éxito con una solución de este tipo. Es importante que el sistema tenga una estructura modular para que puedas ampliar el estándar más adelante si es necesario.

Por otra parte, hay sistemas modulares con los que primero tienes que configurar los procesos. Esta configuración lleva muchísimo tiempo y requiere una gran experiencia. Ni que decir tiene que, en última instancia, este esfuerzo cuesta tiempo, recursos y dinero.

Sistema orientado al proceso

Todavía se ofrecen muchos sistemas ERP que sólo admiten un uso centrado en las funciones. La interfaz de usuario de estas soluciones centradas en los datos suele ser extremadamente compleja, ya que está sobrecargada con muchos botones y campos de entrada. Esto no es fácil de usar ni está actualizado.

Lo ideal es que un sistema ERP moderno ofrezca una una visión y un modo de funcionamiento orientados a los procesos. Los flujos de trabajo predefinidos que guían a los usuarios paso a paso a través de sus tareas ocupan el lugar de las interfaces de usuario sobrecargadas. Sólo se muestran aquellas funciones que son relevantes para las tareas respectivas.

Las ventajas son evidentes:

• Un sistema ERP centrado en los procesos se explica por sí mismo y puede manejarse de forma intuitiva. Esto no sólo acelera los flujos de trabajo cotidianos, sino también los procesos de incorporación.
• Las actividades rutinarias pueden automatizarse fácilmente basándose en flujos de trabajo definidos. Como resultado, los procesos estándar se ejecutan rápidamente y sin errores.
• Como resultado, se reduce la cantidad de mano de obra y de tiempo necesarios, lo que se refleja también en unos costes de funcionamiento más bajos.

Capacidad de integración

Un sistema ERP debe hacer que los procesos de una empresa sean más eficientes. Esto sólo es posible si la solución ERP se integra de forma óptima en el entorno de sistemas existente y el intercambio de datos funciona sin problemas. Para que cada conexión no lleve asociado un costoso trabajo de programación, el estándar debe disponer ya de arquitecturas de interfaz abiertas.

En algunos casos, es posible ahorrar hasta cinco cifras.

4. aprovechar la subvención estatal ERP

Las pequeñas y medianas empresas (PYME) suelen disponer de muchos menos recursos financieros para realizar proyectos de digitalización que las grandes empresas. Al mismo tiempo, ya no pueden permitirse hacer la vista gorda ante la transformación digital. Esto sería lo que más les costaría: primero su competitividad y, en última instancia, su existencia.

Por tanto, las empresas que no dispongan del dinero necesario para un proyecto ERP deben buscar activamente un programa de financiación adecuado. Aunque al principio solicitar financiación estatal conlleva mucha burocracia, al final el esfuerzo merece la pena. En algunos casos, es posible ahorrar hasta cinco cifras.

Básicamente, puedes elegir entre dos opciones de financiación:

• Financiación ERP mediante subvenciones

Tanto el gobierno federal como los gobiernos estatales ofrecen programas de subvención que conceden una subvención estatal en forma de pago único. Esta subvención no está vinculada a nada a cambio, por lo que no hay que devolverla. Sin embargo, el estado nunca cubre la totalidad de los costes, por lo que la empresa siempre tiene que pagar cierta cantidad por sí misma.

• Financiación ERP mediante préstamos

Otra posibilidad es un préstamo promocional a bajo interés del Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). También se trata de una subvención estatal, ya que el capital del KfW pertenece a los gobiernos federal y estatal. Sin embargo, a diferencia de una subvención , el solicitante debe devolver íntegramente el importe del préstamo. El contrato de préstamo suele tener una duración de muchos años.

Por cierto: un programa de subvenciones no sólo es útil cuando se implanta un nuevo sistema ERP, sino también cuando se actualiza una solución existente. También puedes utilizar las subvenciones para contratar los servicios de consultores de subvenciones externos. Están familiarizados con los programas de subvención actuales, pueden ayudarte a solicitar la subvención y darte valiosos consejos sobre cómo utilizarla correctamente. Con esta ayuda, el esfuerzo burocrático también puede gestionarse fácilmente.

5 No caigas en los trucos de algunos proveedores

También debes tener cuidado al elegir un proveedor. Algunos fabricantes saben exactamente cómo optimizar sus beneficios. A menudo tienes que rebuscar en tus bolsillos para cubrir estos costes:

Derechos de licencia por uso indirecto

A veces, las empresas pasan por alto una pérfida cláusula al firmar un contrato con un proveedor de ERP: no sólo se espera que el licenciatario pague derechos de licencia por el uso directo del sistema ERP. Incluso si un sistema o aplicación de terceros accede a la funcionalidad del ERP, el fabricante pide a sus clientes que paguen, incluso a posteriori. Este es el caso, por ejemplo, cuando el sistema CRM recupera los datos de los clientes del ERP o el software de la tienda sincroniza los pedidos con el sistema.

El duro despertar suele llegar cuando ya se ha implantado el ERP y se depende del proveedor. Entonces el cliente no tiene más remedio que tragarse el trago amargo y pagar los costes inesperados de la licencia. El resultado: pagos adicionales elevados y costes adicionales regulares que no estaban previstos. Por tanto, cuando selecciones un sistema, asegúrate absolutamente de que no hay que pagar licencias adicionales por el uso indirecto.

Inversores financieros insaciables

Hoy en día, muchos fabricantes están atrapados en una construcción respaldada por inversores financieros. Tienen un objetivo principal: extraer el máximo beneficio posible de los ingresos a largo plazo. Lo consiguen, por ejemplo, aumentando masivamente los costes recurrentes en los modelos de suscripción a la nube. Por ejemplo, de repente puedes tener que pagar un 20% más por un servicio que el año anterior. También en este caso, tu dependencia del proveedor significa que estás entre la espada y la pared, por así decirlo, y sólo puedes contemplar impotente cómo un aumento repetido de los precios se cuela por la puerta.

Apoyo insuficiente en el extranjero

Impulsados por los inversores, muchos proveedores están subcontratando su asistencia en el extranjero. Por supuesto, esto es más favorable para el fabricante, ya que los salarios más bajos reducen los gastos de funcionamiento. Para ti, en cambio, un soporte de baja calidad en el extranjero no compensa, al contrario, acabas pagando más. Si el apoyo del proveedor no es adecuado, necesitarás personal especializado adicional. Y eso cuesta dinero.

Conclusión: La preparación lo es todo

La introducción de una solución ERP es un proyecto complejo que, sin duda, puede suponer una carga financiera. Una buena planificación es extremadamente importante para garantizar que el proyecto no haga un agujero demasiado grande en tus arcas y al final dé sus frutos. No sólo determina si eliges una gama útil de funciones. También sienta las bases para un funcionamiento asequible del software a largo plazo.

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