Unternehmenswachstum mit ERP: fundiert, effizient, nachhaltig

Wachstum ist für Ihr Unternehmen essenziell. Nur wenn Sie expandieren, können Sie Ihre Produktionskapazitäten erhöhen und neue Märkte erschließen. Doch Unternehmenswachstum bringt auch Risiken mit sich. Steigende Ausgaben und eine erhöhte Komplexität können dazu führen, dass Sie letztendlich kaum Überschüsse erzielen.

Wenn Sie nachhaltig wachsen möchten, benötigen Sie eine funktionierende Strategie und effiziente Abläufe. Das Fundament hierfür bildet ein ERP-System, das Ihre Prozesse optimal unterstützt. Aber Vorsicht: Manche Softwarelösungen können Ihr Unternehmenswachstum auch ausbremsen. 

Wie Sie von der ERP-Digitalisierung profitieren und wann ein ERP-Wechsel sinnvoll ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Wie unterstützt ERP nachhaltiges Wachstum?

ERP als Basis für die Wachstumsstrategie

Jede gute Wachstumsstrategie beruht darauf, dass Sie Ihre Ausgangssituation kennen. Erst wenn Sie genau wissen, an welchem Punkt Ihr Unternehmen steht, können Sie die nächsten Schritte in Richtung Zukunft planen.

Bevor Sie also in irgendeiner Weise expandieren, benötigen Sie Informationen über Ihren Status Quo. Diese erhalten Sie, indem Sie eine gründliche Betriebsdatenerfassung und -analyse durchführen. Eine ERP-Lösung ist hierfür als Informationsquelle wie geschaffen – schließlich laufen im System alle Geschäftsdaten zusammen. Durch die Auswertung der Daten erhalten Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

Darüber hinaus bietet ERP-Software zahlreiche Funktionen, die Ihre Wachstumsstrategien vorantreiben. Im Folgenden zwei Beispiele:

1. Unternehmenswachstum durch Diversifikation

Möchten Sie mit einem neuen Produkt in einen neuen Markt vorstoßen, müssen Sie die Portfolioerweiterung möglichst rentabel über die Bühne bringen. Im Idealfall können Sie von Anfang an mit einem attraktiven Preis starten. Das wird Ihnen jedoch nicht gelingen, wenn zunächst der Bau von zusätzlichen Produktionsanlagen erforderlich ist.

Die beste Lösung besteht darin, vorhandene Fertigungsstrukturen weiterzuverwenden. Das heißt: Statt separate Prozesse für jede Produktlinie zu verwenden, bauen Sie eine Plattform auf. Quasi ein Baukastensystem, das jedes Produkt als Modifikation einer zentralen Basiskomponente abbildet. 

Wenn Sie beispielsweise bereits über eine fertige Plattform für Nutzfahrzeuge verfügen, können Sie neben Sattelschleppern auch relativ problemlos Tanklaster produzieren. Müssen Sie dagegen erst eine neue Fabrikhalle errichten, steigen Ihre Kosten entsprechend stark an.

Eine ERP-Lösung unterstützt diese Diversifikationsstrategie, indem es den Organisationsaufwand flexibler Produktionsprogramme reduziert. Denn ähnlich wie in der Variantenfertigung ermöglicht es die Software, eine hohe Produktvielfalt effizient zu verwalten.

2. Unternehmenswachstum durch Fusion oder Übernahme

Zwei oder mehrere unterschiedliche Organisationen miteinander zu verknüpfen, ist alles andere als einfach. Die Harmonisierung unterschiedlicher IT-Infrastrukturen und Abläufe bedarf umfangreicher Anpassungen, die meist hohe Kosten verursachen und den laufenden Betrieb beeinträchtigen.

Auch in diesem Fall kann ein modernes ERP-System Abhilfe schaffen, indem es verschiedene Konstellationen auf digitaler Ebene flexibel abbildet:

• Haben Sie ein kleines Unternehmen übernommen, legen Sie es einfach als Mandant oder neuen Standort im ERP-System an.
• Möchten Sie ein Tochterunternehmen vollständig in die Mutterorganisation einbinden, fügen Sie kurzum die jeweiligen Mandanten zusammen.
• Bei einer Fusion verknüpfen Sie am besten die ERP-Lösungen beider Organisationen miteinander, bis Sie eine gemeinsame Infrastruktur aufgebaut haben.
  

ERP schafft effiziente Prozesse

Der Begriff Unternehmenswachstum beschreibt die Zunahme der betrieblichen Kapazitäten und der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit. Die Organisation investiert also in zusätzliche Ressourcen (Maschinen, Anlagen, Personal etc.), um ihre Leistungsfähigkeit dauerhaft zu steigern.

Damit sich die Investitionen am Ende jedoch tatsächlich auszahlen, sind effiziente Prozesse unabdingbar. Denn Personal, Maschinen und Anlagen sind in Geschäftsabläufe eingebettet, die einen direkten Einfluss auf den Mehrwert der Ressourcen haben. Die beste Fertigungsanlage ist unprofitabel, wenn sie aufgrund einer chaotischen Produktionsplanung immer wieder Leerzeiten aufweist.

Prozessoptimierung ist allerdings eine Herausforderung für sich. Zum einen handelt es sich um ein hochindividuelles Vorhaben, das in jedem Unternehmen anders abläuft. Zum anderen erschweren manuelle Tätigkeiten und intransparente Abläufe die Identifikation von Effizienzverlusten.

Die beste Lösung für dieses schwierige Unterfangen ist ein ERP-System. Denn die Software ist dafür gemacht, die Prozesslandschaft eines Unternehmens effizienter zu gestalten:

• ERP macht Abläufe transparenter
  Im Zuge der ERP-Einführung analysieren Anbieter und Unternehmen gemeinsam alle wichtigen Geschäftsprozesse, um sie später im ERP-System abzubilden. Dieses Vorgehen macht vieles sichtbar, was zuvor verborgen geblieben ist: tatsächliche Abläufe, Workarounds, Prozessschwächen uvm. Das erleichtert es, Schwachstellen aufzudecken und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
  
• ERP-Funktionen entlasten Mitarbeitende von Routineaufgaben
  Wiederkehrende manuelle Aufgaben mit geringer Komplexität sind ein Effizienzkiller. Glücklicherweise lassen sie sich mit einem ERP-System aber relativ einfach automatisieren. Während die Software Routineabläufe selbständig abwickelt, können sich Ihre Kolleg*innen wieder anspruchsvollen Aufgaben widmen. Auf diese Weise setzen Sie Ihre Ressourcen gewinnbringend ein.
  
• ERP unterstützt die abteilungsübergreifende Kommunikation
  Moderne ERP-Lösungen sind darauf ausgerichtet, die unternehmensweite Zusammenarbeit zu unterstützen. Indem sie Daten aus sämtlichen Geschäftsbereichen an einem zentralen Ort verwalten, greifen alle Mitarbeitenden auf denselben Informationsstand zu. Die Auswertung und visuelle Aufbereitung von Kennzahlen erfolgt über nutzerfreundliche Dashboards.

In der Produktion können Sie dank ERP somit beispielsweise

• mehr Berechenbarkeit durch einen besseren Produktionsüberblick erzielen,.
• die Maschinenauslastung durch datengestützte Analysen erhöhen,.
• durch den Einsatz von Predictive Maintenance Ausfälle von Maschinen oder Wartungen prognostizierten, um Ausfälle zu vermeiden,.
• das Abwesenheitsmanagement steuern, um den Überblick über Urlaubs- und Krankheitstage zu behalten und Personalengpässen vorzubeugen. 

Achten Sie bei der Auswahl des ERP-Systems jedoch darauf, dass es skalierbar ist und mit Ihnen wachsen kann. Neue Standorte sollten einfach über Mandanten anzubinden und Dashboards frei konfigurierbar sein. Wichtig sind außerdem Intercompany-Funktionen, die Werteflüsse in der Organisation sichtbar machen und die Zusammenarbeit fördern.

Geringe Effizienz gehört zu den häufigsten Wachstumshindernissen mittelständischer Unternehmen. Die einzige Gegenmaßnahme ist fortlaufende Prozessoptimierung, am besten mit ERP-Unterstützung.

Stefan Grieß, Asseco Solutions

Unternehmenswachstum mit ERP: Beispiele aus der Praxis

BayWa r.e. Solar Energy Systems GmbH:
ERP-Digitalisierung als Wachstumstreiber

Die BayWa r.e. Solar Energy Systems GmbH ist stark gewachsen und hat ihr Geschäftsmodell erweitert: um Großhandel, Projektgeschäft und eine eigene Fertigung. Diese zunehmende Komplexität stellte das Unternehmen vor neue Herausforderungen, die mit der bisherigen ERP-Lösung nicht mehr zu meistern waren.

Mit dem Wechsel zum ERP-System APplus schuf der Photovoltaik-Spezialist die Basis für eine hochautomatisierte Auftragsbearbeitung und zukunftsfähige digitale Prozesse.

Die wichtigsten Ergebnisse:

• Vollständige Abbildung aller Geschäftsprozesse im ERP-System
• Verdoppelung des täglichen Auftragsdurchlaufs
• Aufbau eines neuen Projektgeschäfts
• Grundlage für KI-gestützte Optimierungen in der Lagerwirtschaft

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Sumitomo (SHI) Cryogenics of Europe GmbH:
Zukunftssicherheit durch Automatisierung

Als international tätiges Unternehmen mit wachsender Komplexität stand die Sumitomo (SHI) Cryogenics of Europe GmbH vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu modernisieren. Die bisherige ERP-Lösung konnte die Anforderungen an Digitalisierung, Service und Automatisierung nicht mehr abbilden.

Mit dem Umstieg auf das ERP-System APplus und der Nutzung von APplus Premium legte der Kryospezialist die Grundlage für durchgängige, smarte Abläufe und mehr Effizienz.

Die wichtigsten Ergebnisse:

• Solide Basis für automatisierten EDI und digitale Serviceprozesse
• Erhöhte IT-Sicherheit und browserunabhängige Nutzung
• Schnellere Abläufe durch weniger manuelle Schritte
• Immer auf dem neuesten ERP-Stand dank Updateservice

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Wann lohnt sich ein ERP-Wechsel für wachsende Unternehmen?

Sie wissen nun: Ein ERP-System ist für ein nachhaltiges Wachstum prinzipiell Gold wert. Doch jedes Produkt – egal ob physisch oder digital – hat seine eigene Lebensdauer. Das gilt auch für ERP-Systeme. Irgendwann kommt der Punkt, an dem die Softwarelösung veraltet ist und nicht länger die Anforderungen des Betriebs erfüllt. In diesem Fall kann das System Ihr Wachstum sogar behindern.

Ein ERP-Wechsel ist die Chance, Prozesse zu modernisieren und das Fundament für die nächsten Wachstumsjahre zu legen. Doch woran genau erkennen Sie nun, dass Ihre ERP-Lösung in die Jahre gekommen ist? Hier sind vier klare Anzeichen dafür, dass Sie einen Systemwechsel in Erwägung ziehen sollten:

1. Die Technologie des ERP-Systems ist veraltet

Die klassische Client/Server-Architektur ist im ERP-Bereich am Aussterben. Modern sind heute browserbasierte ERP-Lösungen, die größtenteils Hardware-unabhängig laufen. Diese bieten oft auch mobile Applikationen, die sowohl Kolleg*innen im Außendienst als auch die Fertigungsabteilung unterstützen.

Das bedeutet natürlich nicht, dass jedes Unternehmen ein Cloud-ERP-System mit Mobilapplikation benötigt. Aber falls Ihre ERP-Lösung immer noch auf einem Server im Keller läuft, kann das auf veraltete Technologien hinweisen. Ein ERP-Wechsel kann in diesem Fall einen hohen Effizienzzuwachs mit sich bringen.

Weitere Probleme einer veralteten ERP-Software sind:

• Sicherheitsrisiken aufgrund einer mangelnden Updatefähigkeit
• schwindende Integrationsfähigkeit aufgrund fehlender Kompatibilität
• übermäßige Zeitaufwände durch eine langsame Datenverarbeitung
• hoher Aufwand für die Systempflege und -wartung

2. Das ERP-System unterstützt Ihre Wachstumsstrategie nicht

Bei der Einführung mag Ihre ERP-Lösung alle Abläufe optimal unterstützt haben. Doch wenn Ihr Unternehmen wächst, ändern sich die Anforderungen an das System. Erschließen Sie neue Märkte und steigen die Kundenanforderungen, kann die Software die neuen Prozesse womöglich nur noch unzureichend abdecken.

Mit der Zeit entsteht eine Lücke zwischen dem Funktionsumfang und dem tatsächlichen Vorgehen im Tagesgeschäft. Das wiederum hat Folgen für die Effizienz Ihres Unternehmens.

Nehmen wir an, Sie expandieren ins Ausland. In diesem Fall muss Ihr ERP-System Anforderungen erfüllen, die bei einem rein nationalen Einsatz nicht gegeben sind, etwa:

• Mehrsprachigkeit bei der Rechnungserstellung
• Koordination rechtlich unabhängiger Standorte 
• Abbildung der gesetzlichen Anforderungen im Ausland

Wenn die EPR-Lösung ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr erfüllt, müssen also nicht unbedingt Alterungseffekte der Grund sein. Es kommt einfach vor, dass sich die Strategie einer Organisation so sehr verändert, dass die Software nicht länger mithalten kann. Prinzipiell gilt: Ein ERP-Wechsel sollte niemals nur aus technischen Gründen erfolgen, sondern immer in Verbindung mit der Unternehmensstrategie stehen.

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3. Das ERP-System bietet eine schlechte Benutzerfreundlichkeit

Wenn Ihre Mitarbeitenden mit langen Einarbeitungszeiten und vielen Bedienfehlern zu kämpfen haben, deutet das auf ein überholtes ERP-System mit einer schlechten Usability hin. Auch in diesem Fall sollten Sie über einen ERP-Wechsel nachdenken, da sonst die Nutzerakzeptanz und in Folge die Produktivität sinkt. Dies ist für Ihr Unternehmenswachstum alles andere als förderlich. 

Im Bereich ERP-Usability hat sich in den letzten zehn Jahren viel getan. Anstatt mit unübersichtlichen Oberflächen und komplexen Funktionen arbeiten ERP-Nutzer*innen heute mit intuitiv bedienbaren User Interfaces. Diese zeichnen sich etwa durch folgende Faktoren aus:

• automatisierte Workflows
• personalisierbare Dashboards
• KI-gestützte Assistenzsysteme
• reduzierte Komplexität
• responsives Design für Mobilgeräte                         

4. Ihre Kolleg*innen sind langfristig unzufrieden 

Um festzustellen, ob Ihr aktuelles ERP-System den Bedürfnissen Ihres wachsenden Unternehmens entspricht, lohnt sich immer der Dialog mit Ihrem Team. Befragen Sie daher regelmäßig Ihre Kolleg*innen, ob sie sich von der aktuellen Software noch ausreichend unterstützt fühlen. Im Gespräch erfahren sie schnell, welche Probleme im Tagesgeschäft auftreten und wie das Stimmungsbild im Allgemeinen aussieht. 

Insbesondere Automatisierung und künstliche Intelligenz sorgen in Kombination für erhebliche Entlastungen innerhalb der Belegschaft. Ist Ihr ERP-System hingegen nicht dazu in der Lage, moderne Prozesse zu integrieren, sorgt das für Frustration und Stagnation.

Fazit: ERP als Schlüssel für nachhaltiges Wachstum

Damit Ihr Unternehmen nachhaltig wachsen kann, benötigen Sie eine fundierte Expansionsstrategie und effiziente Prozesse. Aufgrund der zunehmenden Komplexität lässt sich dieses Vorhaben nur mit Software-Unterstützung zielführend realisieren. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass Ihre Wertschöpfungskette ins Stocken gerät und Engpässe drohen. 

ERP-Systeme sind für die Steuerung des Unternehmenswachstums bestens geeignet. Schließlich gehört es zu ihren Hauptaufgaben, komplexe Prozesse zu optimieren und verteilte Organisationen zu koordinieren. Voraussetzung ist jedoch, dass das System sowohl technisch als auch funktionell mit Ihren Plänen Schritt halten kann. Wer rechtzeitig prüft, ob seine ERP-Lösung noch aktuell und leistungsfähig ist, sichert sich langfristig Wettbewerbsfähigkeit.