Wäre es nicht komfortabel, wenn Sie auf manche Funktionen des ERP-Systems außerhalb des Büros zugreifen könnten? Sie hätten unterwegs Zugriff auf Informationen, könnten Berichte einsehen und Daten analysieren.
Stellt sich nur die Frage, wie sinnvoll eine mobile ERP-Lösung in der Praxis wirklich ist. Schließlich müssen viele komplexe Funktionen auf einem kleinen Display Platz finden. Geht das nicht zu Lasten der Benutzerfreundlichkeit? In diesem Artikel erfahren Sie, wieso Mobile ERP für Ihr Unternehmen in Zeiten von hohem Konkurrenzdruck nicht nur praktisch, sondern geradezu essenziell ist. Außerdem stellen wir Ihnen 10 Design-Kriterien vor, die eine mobile ERP-Applikation anwenderfreundlich machen.
Was genau ist Mobile ERP?
Mobile ERP bezeichnet die mobilfähige Variante eines Enterprise Resource Planning Systems. Anwender*innen können mit mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones auf zentrale Geschäftsprozesse und Unternehmensdaten zugreifen. Möglich ist der Zugriff mit einer auf dem Gerät installierten nativen App oder mit einer webbasierten Applikation, die Sie über den Browser bedienen können.
Vorteile von Mobile ERP:
- Erhöhte Flexibilität und Freiheit durch ortsunabhängiges Arbeiten
- Gesteigerte Effizienz außerhalb des Büros
- Schnellere Reaktions- und Entscheidungsfähigkeit unterwegs
- Aktuellere Informationen durch umgehende Datenpflege vor Ort
- Verbesserte Kundenerfahrung durch schnelle Problemlösung
Auch interessant: Wie können Sie vom mobilen ERP-Zugang profitieren?
Für diese Business-Bereiche ist Mobile ERP interessant
Vertrieb
Mitarbeitende im Vertrieb profitieren in hohem Maße von mobilen ERP-Applikationen. Indem sie im Außendienst sofortigen Zugang zu Kunden- und Unternehmensdaten haben, können sie schnell reagieren und Kundenfragen umgehend beantworten. Ob Preise, Lagerbestände oder Rabatte: Mit einem Blick auf das Smartphone lassen sich souverän verbindliche Aussagen treffen. Zudem ist es möglich, Bestellungen und Aufträge vor Ort papierlos abzuwickeln.
Kundenservice
Mitarbeitende im Kundenservice haben per Mobile ERP jederzeit Zugriff auf Wartungs- und Maschinendaten. Sie können ihre Einsätze umgehend protokollieren, in Rechnung stellen und übermitteln. Damit haben sie die Möglichkeit, Arbeitsvorgänge direkt beim Kunden komplett fertigzustellen. Umständliche, zeitverzögerte Auftragsbearbeitungen und Dateneingaben entfallen im Nachgang.
Lager und Logistik
Auch in der Lagerverwaltung und in der Logistik stellt ein mobilfähiges ERP-System einen großen Pluspunkt dar. Wenn Wareneingänge und -ausgänge mit Barcode-Scannern digital erfasst werden, lassen sich Lagerbestände ohne Zeitverzögerung abrufen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das ein Maximum an Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Zuverlässige Bedarfsprognosen sind damit genauso möglich wie genaue Aussagen zu Verfügbarkeiten und Lieferzeiten.
Da die Übermittlung der Auftragsdaten direkt über das mobile Endgerät erfolgt, gehören Picklisten auf Papier der Vergangenheit an. Ihr Unternehmen spart dadurch Zeit, Kosten und Ressourcen.
Produktion
Mitarbeitende in Fertigungshallen können sich per Mobile ERP jederzeit über Produktionsaufträge, Materialverfügbarkeit und Fertigungsmengen informieren. Selbst Details zu einzelnen Teilen und deren Beständen sind immer und überall abrufbar. Schnell verfügbare Informationen über Projektfortschritte und Produktionsstände ermöglichen eine reibungslose Planung und Durchführung von Fertigungsaufträgen.
Weitere Abteilungen
Der mobile Zugriff auf Geschäftsdaten spielt heutzutage nicht nur für Mitarbeitende außerhalb des Büros eine bedeutende Rolle. Da sich Home Office in vielen Unternehmen etabliert hat, nimmt Mobile ERP im Grunde auch für Bürokräfte einen hohen Stellenwert ein.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Mobile ERP bietet einen echten Mehrwert für Ihr gesamtes Unternehmen. Es macht mobiles Arbeiten einfacher, produktiver und vorausschauender. Damit verschafft es Ihnen entscheidende Vorteile gegenüber dem Wettbewerb.
Mobile ERP: Benutzerfreundlichkeit als Herausforderung
Ein Nutzen kann für Ihr Unternehmen jedoch nur dann entstehen, wenn die mobile ERP-Applikation leicht zu bedienen ist. Lässt sich die Anwendung unterwegs nicht komfortabel handhaben, werden Mitarbeitende sie meiden. Benutzerfreundlichkeit (engl. Usability) ist hier das Zauberwort.
Gerade bei ERP-Systemen stellt die Entwicklung eines benutzerfreundlichen Bedienkonzepts jedoch eine große Herausforderung dar. Aufgrund ihrer breiten Funktionalität sind ERP-Lösungen häufig so umfangreich, dass sich die übersichtliche Darstellung auf einem kleinen Smartphone-Display nur schwer umsetzen lässt.
Folgende Faktoren können die mobile Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigen:
- Begrenzte Bildschirmgröße: wenig Platz für Informationen und Funktionen
- Virtuelle Tastatur: langsamere, fehleranfälligere Dateneingabe
- Schlechte Internetverbindung: langsame oder keine Online-Funktionalität
- Störende Umgebung: schlechte Lichtverhältnisse, ablenkende Reize
Mit dem richtigen Mobile UX-Design zur optimalen Nutzererfahrung
Um auf mobilen Geräten eine hohe Benutzerfreundlichkeit und damit ein angenehmes Nutzererlebnis zu erzielen, ist ein durchdachtes Mobile User Experience (UX) Design unerlässlich. Dabei sollte die ERP-Anwendung nicht nur rein optisch anwenderfreundlich gestaltet sein, sondern auch unter funktionalen Gesichtspunkten überzeugen.
Folgende Design-Kriterien fördern die Usability eines Mobile ERP:
1. Intuitives Navigieren
Beim Navigieren durch eine mobile ERP-Anwendung kommt es auf eine möglichst gute Führung der User an. Der Weg zum Ziel sollte selbsterklärend und auch ungeübten Anwender*innen auf Anhieb klar sein. Den Nutzer*innen sollte zu jedem Zeitpunkt klar sein, an welcher Stelle des Menüs sie sich befinden.
2. Reduzierte Inhalte und Funktionen
Vor allem außerhalb des Büros ist weniger manchmal mehr. Der Übersichtlichkeit zuliebe macht es meist wenig Sinn, auf dem Mobilgerät den vollen Funktionsumfang des ERP-Systems zur Hand zu haben. Stattdessen sollten nur jene Informationen und Funktionen angezeigt werden, die der User für seine Tätigkeit tatsächlich benötigt.
3. Gut lesbare Texte
Alle Inhalte des ERP-Systems müssen an die kleinere Displaygröße angepasst sein. Die Typografie sollte so groß sein, dass Mitarbeitende Texte gut lesen können. Nur so können sie Informationen rasch finden und Datenanalysen schnell überfliegen.
4. Bedienbare Funktionen
Ob Menü, Kalender oder Buttons: Zu klein gestaltete Elemente führen schnell zu Fehleingaben und damit zu unnötigen Aufwänden im Tagesgeschäft. Sämtliche Funktionen des Mobile ERP sollten daher so designt und angeordnet sein, dass sie mit den Fingern optimal bedienbar sind. Buttons, die haptisches Feedback geben, verbessern die Interaktion zusätzlich.
5. Einfach ausfüllbare Datenfelder
Daten mit dem ERP-System zu erfassen, gehört zum Arbeitsalltag. Formulare und Datenfelder auf einem kleinen Mobilgerät auszufüllen, ist jedoch besonders zeitraubend und fehleranfällig. Daher sollte das Mobile ERP Hilfestellungen wie eine Step-by-Step-Navigation und Autofill bieten und die jeweils richtige Tastatur bereitstellen.
6. Personalisierte Inhalte
Individualisierte Benutzeroberflächen sind bei der Nutzung mobiler ERP-Applikationen noch wichtiger als auf dem PC. Mitarbeitende können sich Dashboards im Idealfall so gestalten, dass sie beim Blick auf das mobile Gerät die für sie wichtigsten Informationen direkt angezeigt bekommen. Im Außendienst können das zum Beispiel anstehende Termine oder Kundenadressen sein, sodass eine effektive Planung des Tagesablaufs möglich ist.
7. Offline-Funktionalität
Mitarbeitende im Lager oder Kundenservice befinden sich manchmal in Hallen oder Gegenden, in denen die mobile Internetverbindung beeinträchtigt ist. Offlinefähige Applikationen erlauben es, Aufträge auch ohne Empfang zu erfassen. Sobald wieder eine stabile Online-Konnektivität besteht, werden die Daten automatisch an das ERP-System übermittelt.
8. Schnelle Ladezeiten
Die schnelle Verfügbarkeit von Daten und Funktionen ist für ein positives Nutzererlebnis unverzichtbar. Gerade im Außendienst muss der Zugriff auf das System ohne lange Wartezeiten möglich sein – auch wenn die mobile Netzwerkverbindung mal zu wünschen übrig lässt.
9. Integration von Barcode-Scannern
Für eine effiziente Lagerverwaltung sollte es möglich sein, moderne Barcode-Scanner an das Mobile ERP anzubinden. Inventurarbeiten lassen sich damit genauso zeitsparend und papierlos erledigen wie Buchungen von Warenausgängen und -eingängen. Tippfehler sind ausgeschlossen, sodass die Lagerdaten in hoher Qualität vorliegen.
10. Integration von Smartphone-Funktionen
Ob Kamera, NFC-Reader oder Bewegungssensoren: Moderne Smartphones sind mit einer Reihe von Hardware-Features ausgestattet, welche die Digitalisierung von Daten unterwegs besonders komfortabel machen. So lassen sich beispielsweise Informationen per Funk austauschen oder Belege mit der Kamera einscannen.
Native App oder webbasierte Applikation: Was ist besser?
Ob Mitarbeitende mit einer nativen App oder einer webbasierten Applikation produktiver arbeiten, hängt immer vom Einsatzszenario ab. Beide Varianten haben ihre Vorteile und eignen sich für unterschiedliche Unternehmensbereiche.
Native App
Eine native App ist an jedes Betriebssystem präzise angepasst und bietet daher eine besonders gute Usability. Meist ist sie auf einen speziellen Anwendungsfall zugeschnitten und enthält nur jene ERP-Funktionen, die der Mitarbeitende für seine Arbeit tatsächlich braucht.
ERP-Apps zeichnen sich durch eine reduzierte, übersichtliche Funktionalität aus, die für die Anforderungen eines bestimmten Use Case optimiert ist. Dank Offline-Fähigkeit haben Anwender*innen auch an Orten ohne Internetverbindung Zugriff auf die Funktionen. Eine native App eignet sich somit am besten für Mitarbeitende im Vertrieb, Service, Lager oder in der Produktion.
Webbasierte Applikation
Eine webbasierte Applikation rufen Sie wie eine Website im Browser auf, sodass zuvor keine Installation erforderlich ist. Ein cleveres responsives Design macht es bestenfalls möglich, dass Ihnen der gesamte Funktionsumfang des ERP-Systems mobil zur Verfügung steht. Das Layout passt sich im Browser automatisch an jede beliebige Bildschirmgröße und jedes mobile Endgerät an.
Diese Variante ist jedoch nur auf Grundlage komplett neuer UX-Ansätze realisierbar. Ohne jegliche Anpassung des UX Designs ließe sich ein klassisches ERP-System aufgrund seiner Komplexität mobil nämlich gar nicht bedienen. Das Entwicklungsteam muss also zunächst überlegen, wie die Bedienung mobil funktionieren kann und sich der Funktionsumfang reduzieren lässt. Genau das haben übrigens auch wir von Asseco getan, als wir den Flow Mode entwickelt haben.
Von der Überarbeitung profitieren am Ende nicht nur die Nutzer*innen, sondern auch das ERP-System selbst. Denn durch die Reduktion auf das Wesentliche steht die Frage im Raum, welche Funktionen wirklich benötigt werden und welche wegfallen können. Eine webbasierte Applikation ist somit auch eine große Chance für die Weiterentwicklung des klassischen ERP-Systems.
Fazit: Ein nutzerfreundliches Mobile ERP schafft Zukunftsfähigkeit
Unternehmen, die ein mobilfähiges ERP-System einsetzen, profitieren von einer höheren Produktivität und transparenteren Prozessen über alle Bereiche hinweg. Da Geschäftsvorfälle umgehend digital erfasst und übermittelt werden, stehen stets lückenlose Daten zur Verfügung. Diese ermöglichen fundierte Entscheidungen und eine erfolgreiche Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Kurz gesagt: Mit Mobile ERP arbeitet Ihr gesamtes Unternehmen schneller und effizienter, was in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Marktumfeld entscheidend ist.
Mobile Applikationen können ihr volles Potenzial jedoch nur dann entfalten, wenn sie benutzerfreundlich gestaltet sind und von der Belegschaft gerne verwendet werden. Damit die komplexe Funktionalität von ERP-Systemen der Nutzerakzeptanz nicht im Wege steht, sollten Sie bei der Einführung einer mobilen ERP-Lösung auf ein ausgeklügeltes Mobile UX Design achten. Übersichtlich gestaltete Inhalte sind dabei genauso wichtig wie smarte Funktionen, die den User je nach Anwendungsfall optimal unterstützen.
Whitepaper zur User Experience
ERP-Systeme müssen leicht zu bedienen sein. Woran Sie ein benutzerfreundliches Design erkennen, lesen Sie in unserem Whitepaper.
