Intuitivo, intelligente, personalizzato: cosa si aspetta la Gen Z dall’esperienza utente di un sistema ERP

Se stai ancora utilizzando un vecchio sistema ERP, probabilmente la facilità d’uso lascia molto a desiderare. Non è così importante, pensi? Non è vero: molti sistemi ERP funzionano. Ma danno l’impressione di essere un lavoro. Ed è proprio questo che sta diventando un problema.

Le aziende spesso sottovalutano la misura in cui l’UX di un sistema ERP ne determina l’accettazione. La Gen Z sta introducendo nella tua azienda un nuovo gruppo di utenti che non accetta semplicemente un software scadente. Non perché siano ”più esigenti”, ma perché sono abituati ad altre cose.

Al contrario, questo significa che l’usabilità di un sistema ERP diventa un fattore strategico nella competizione per la manodopera qualificata. In altre parole: la UX dell’ERP non è più un problema di UX, ma un problema di reclutamento e fidelizzazione. Questo articolo mostra quali sono le aspettative della Generazione Z nei confronti dell’usabilità dell’ERP e quali sono i criteri UX a cui dovresti prestare attenzione.

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Scopri perché dovresti considerare la facilità d’uso del sistema ERP al momento della scelta.

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Gen Z: definizione

La Generazione Z (Gen Z o Zoomer) si riferisce al gruppo di persone nate all’incirca tra il 1995 e il 2010. Si tratta della prima generazione cresciuta interamente nell’era digitale con internet, smartphone e social media. Per questo motivo, questi giovani adulti sono considerati particolarmente esperti di tecnologia.

Allo stesso tempo, la coorte Gen Z attribuisce grande importanza a temi come la sostenibilità e la salute mentale. Nel mondo del lavoro, i giovani dipendenti sono spesso sicuri di sé ed esprimono un forte desiderio di un lavoro significativo.

Gen Z e ERP: perché una cattiva UX è un vero problema per te

Chiunque abbia lavorato con un vecchio software ERP sa che gestire un sistema del genere non è divertente. È utile, ma anche complicato e richiede molto tempo. I menu annidati e le lunghe maschere di inserimento possono dare sui nervi. Senza una certa esperienza con la soluzione, la creazione di un ordine o di un ordine di produzione assomiglia rapidamente a un gioco a premi.

Molte aziende dicono: ”I nostri dipendenti stanno già familiarizzando con il lavoro”. La realtà è:
Si stanno familiarizzando, ma ogni giorno perdono tempo, energia e motivazione in questo processo. Un esempio semplice: un nuovo membro del team Acquisti deve creare un ordine. In molti sistemi, questo significa: cercare, cliccare, sperare di non sbagliare.
In un sistema ben progettato, invece: un processo chiaro, un passo successivo, un risultato rapido.

Purtroppo, la facilità d’uso di molti sistemi ERP è ancora oggi inadeguata. Tipici sono:

• Interfacce sovraccariche e ricche di testo senza una chiara guida per l’utente
• Funzioni che possono essere comprese solo con l’aiuto di corsi di formazione o manuali.
• Cruscotti statici e poco personalizzabili
• Mancanza di usabilità mobile e lunghi tempi di caricamento

Sebbene tu sia stato pronto a utilizzare uno strumento commerciale di questo tipo a denti stretti, oggi questi sistemi sembrano semplicemente inutilmente complicati. Questi giovani utenti sono cresciuti con gli smartphone e con piattaforme come TikTok. Sono abituati ad applicazioni che si spiegano da sole e che rispondono alla velocità della luce. La Gen Z trova quindi stressante e demotivante un’esperienza d’uso complicata dell’ERP. Questo permette anche di integrare perfettamente nei processi i team distribuiti o le altre sedi. Questo è particolarmente vantaggioso per le piccole e medie imprese.

Per molti utenti, una buona esperienza d’uso dell’ERP non è un optional. Determina l’accettazione di un sistema.

Matthias Schewior, Asseco Solutions

Questo potrebbe presto rappresentare un grosso rischio per la tua azienda. Tra qualche anno, infatti, gli Zoomers non saranno più in formazione, ma occuperanno le posizioni di lavoratori qualificati. Se l’usabilità dell’ERP è ancora in ritardo, perderai la tua attrattiva come datore di lavoro. In tempi di carenza di manodopera qualificata, questo sarebbe ovviamente fatale per la tua redditività futura.

Per questo motivo è ancora più importante che tu scopra oggi come deve essere progettato un sistema ERP per soddisfare le aspettative della Gen Z. Dovresti assolutamente considerare i seguenti fattori UX per un funzionamento intuitivo.

Gen Z e ERP: ecco i 4 criteri UX più importanti

La maggior parte delle discussioni sull’ERP-UX si concentra sulle funzioni e sulle caratteristiche. Ciò che spesso viene trascurato: Non si tratta di funzioni, ma di carico cognitivo. In altre parole, domande come: Quanto velocemente un utente capisce cosa deve fare? E quanta energia gli costa?

1. Usabilità dell’ERP simile a quella del B2C

La Generazione Z è cresciuta con applicazioni B2C intuitive: quando oggi i giovani usano le app dei social network, dei servizi di streaming o delle piattaforme di shopping, non devono familiarizzare con esse – capiscono immediatamente le funzionalità.

Quando i nativi digitali entrano per la prima volta in contatto con i software aziendali tradizionali, si crea una disconnessione: schermate confuse, lunghi tempi di caricamento e complicate sequenze di click sembrano fuori moda. Mentre nella vita privata i giovani dipendenti possono raggiungere i loro obiettivi con pochi tap, nel lavoro quotidiano si trovano improvvisamente di fronte a lunghi processi lavorativi. La frustrazione è quindi inevitabile.

Questo è ciò che la Gen Z si aspetta dal sistema ERP:

Il software aziendale deve offrire la stessa facilità d’uso delle applicazioni private, in modo che il funzionamento sia in gran parte autoesplicativo. Questo include

• Comprensibilità immediata senza una lunga familiarizzazione
• Brevi distanze da funzioni importanti
• Superfici ordinate
• Tempi di risposta rapidi

La soluzione:

Nel migliore dei casi, il sistema ERP deve sembrare ai giovani dipendenti un’applicazione moderna, non un complesso software amministrativo. Per questo è essenziale una UX dell’ERP sempre incentrata sull’utente. Questo include:

• Superfici logicamente strutturate
• Navigazione facile
• Guida chiara al prossimo compito importante
• Maschere ridotte
• Icone chiare e orientamento visivo
• Il minor numero possibile di clic per ogni attività
• Tempi di caricamento rapidi e feedback immediato

Un esempio:

Il Flow Mode del sistema ERP APplus offre alla generazione Z proprio questa sensazione di app:

• Gli utenti lavorano con funzioni intuitive come il drag & drop e l’autofill.
• Seguono processi chiaramente strutturati che li guidano in modo affidabile nei loro compiti.
• Raggiungi il tuo obiettivo il più rapidamente possibile perché il sistema visualizza i processi in un’interfaccia ridotta e suggerisce i passi successivi più adatti.

2. mobile first – anche nell’ERP

Per la Gen Z lo smartphone è un compagno costante nella vita di tutti i giorni. Lo dimostra un’indagine dell’associazione digitale Bitkom: I giovani di età compresa tra i 16 e i 29 anni trascorrono in media 216 minuti al giorno con il cellulare. Che si tratti di social media, ricerche di informazioni o acquisti online: molte cose vengono fatte principalmente in movimento, spesso mentre si va al lavoro o in viaggio.

I giovani dipendenti si aspettano quindi la massima flessibilità sul lavoro. Vogliono poter accedere rapidamente alle informazioni o completare i compiti, indipendentemente dal fatto che siano seduti alla loro scrivania o in officina con un cliente. Le applicazioni desktop rigide che hanno senso solo su monitor di grandi dimensioni non sono adatte all’ambiente di lavoro degli Zoomer.

Questo è ciò che la Gen Z si aspetta dal sistema ERP:

Un sistema ERP moderno deve riflettere la mentalità ”mobile first” della Generazione Z. Affinché ciò avvenga, ogni funzione dell’ERP deve essere sviluppata in modo tale da poter essere utilizzata in modo ottimale sia da mobile che da desktop. La funzionalità mobile non deve quindi essere una funzione aggiuntiva, ma parte integrante del concetto di ERP. Gli aspetti importanti sono

• Utilizzo senza sforzo su smartphone e tablet
• un’interfaccia che si adatta automaticamente alle diverse dimensioni dello schermo
• Interazioni semplici grazie alla funzione touch e ai gesti

La soluzione:

Il sistema ERP deve essere perfettamente utilizzabile in mobilità e supportare un design reattivo che permetta all’interfaccia utente di adattarsi dinamicamente ai diversi dispositivi. Sono inclusi elementi UX essenziali:

• Superfici tattili sufficientemente ampie per l’utilizzo con le dita
• Contenuti ridotti e testi di facile lettura
• Controllo dei gesti, come lo swiping e il tapping
• Tempi di caricamento rapidi anche con connessioni mobili

Esempi:

• I dipendenti della produzione possono controllare le informazioni del magazzino sul tablet in fabbrica.
• Gli addetti alle vendite possono richiamare i dati dei preventivi sui loro smartphone.
• I manager hanno la possibilità di concedere autorizzazioni per i viaggi di lavoro.

3. funzioni intelligenti e supporto AI

Le funzioni intelligenti sono naturali per la generazione Z come l’elettricità dalla presa di corrente. Quando consultano i motori di ricerca, l’applicazione suggerisce automaticamente i termini più ricercati. Quando cercano film sulle piattaforme di streaming, ricevono raccomandazioni che corrispondono alle loro preferenze. E quando navigano con Google Maps, vedono sul display un percorso alternativo in tempo reale in caso di ingorgo.

Con la comparsa di modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) come ChatGPT e Google Gemini, le aspettative sull’intelligenza dei sistemi sono aumentate ulteriormente. I giovani utenti interagiscono con l’IA quasi come con le persone reali e pretendono dalla tecnologia risposte rapide e utili. I sistemi privi di supporto intelligente appaiono subito inutilmente macchinosi.

Questo è ciò che la Gen Z si aspetta dal sistema ERP:

La tecnologia ERP dovrebbe supportare in modo proattivo i dipendenti nel loro lavoro, in modo da semplificarlo e renderlo più efficiente. Questo è ciò che vogliono i nativi digitali:

• Suggerimenti automatici per le voci
• Messaggi di errore e note intelligenti
• Supporto per attività complesse
• Processi di routine automatizzati

La soluzione:

Le funzioni intelligenti e l’intelligenza artificiale nel sistema ERP non sono più un bonus opzionale. Al contrario, dovrebbero essere considerate uno standard. Queste includono, ad esempio

• Completamento automatico delle voci
• Suggerimenti per le prossime fasi del processo
• Messaggi di errore prima del salvataggio di dati errati
• Flussi di lavoro automatici per attività ricorrenti
• Sistemi di assistenza integrati direttamente nel sistema ERP

Un esempio:

L’assistente assistito dall’intelligenza artificiale Elly Help nella soluzione ERP APplus facilita il lavoro quotidiano degli utenti. Funziona come un chatbot: gli utenti possono porre domande direttamente nel sistema utilizzando il testo o la voce e ricevere immediatamente risposte contestualizzate. Queste ultime si basano, ad esempio, sui contenuti della guida o dell’assistenza online.

Basato sulla tecnologia ChatGPT, Elly supporta i dipendenti anche nelle ricerche complesse e nello svolgimento produttivo dei loro compiti. In questo modo i dipendenti possono trovare una soluzione soddisfacente a qualsiasi problema in pochissimo tempo e sperimentare un valore aggiunto tangibile.

4. adattabilità e personalizzazione

Molti giovani talenti vogliono assumere responsabilità il più rapidamente possibile e lavorare in modo indipendente. Per questo motivo desiderano la massima personalizzazione quando hanno a che fare con il sistema ERP. Dopotutto, la personalizzazione delle applicazioni digitali è un processo quotidiano per la generazione Z: I giovani creano playlist personalizzate nelle app musicali. Visualizzano contenuti personalizzati sulle piattaforme di notizie. E personalizzano le app sia dal punto di vista visivo che funzionale in base alle proprie esigenze.

Le lunghe fasi di familiarizzazione, i lunghi corsi di formazione sul software e l’ergonomia ”a taglia unica” tendono a scoraggiare la Generazione Z. Le interfacce standardizzate dei classici sistemi ERP non sembrano solo qualcosa di medievale. Sembrano quasi un corsetto troppo stretto, che non lascia agli utenti quasi alcuno spazio per le proprie abitudini e preferenze.

Questo è ciò che la Gen Z si aspetta dal sistema ERP:

Una soluzione ERP deve essere adattabile a diversi metodi di lavoro e preferenze, in modo che gli utenti si sentano a proprio agio nel sistema. Gli utenti vogliono risolvere i problemi in modo indipendente e non devono chiedere continuamente consigli ai colleghi più esperti. Dopo tutto, è normale che imparino a usare le applicazioni digitali solo per tentativi ed errori. Le aspettative tipiche sono

• Rapido onboarding dell’ERP per i nuovi utenti
• Apprendimento indipendente senza formazione organizzata
• Superfici configurabili individualmente
• Accesso rapido alle funzioni più utilizzate
• un ambiente di lavoro adatto al rispettivo ruolo

La soluzione:

I sistemi devono adattarsi agli utenti, non il contrario. Tuttavia, questo è ancora l’eccezione piuttosto che la regola in molti sistemi ERP di oggi.

I moderni sistemi ERP offrono, tra le altre cose:

• Cruscotti variabili e personalizzabili
• Aree preferite per le funzioni più utilizzate
• la modellazione visiva dei flussi di lavoro
• Widget personalizzati con dati chiave rilevanti
• Diverse modalità di visualizzazione, come la modalità scura o chiara

Un esempio:

Un buyer controlla quotidianamente gli ordini dei fornitori e l’andamento dei prezzi. In un cruscotto ERP personalizzabile, può configurare proprio queste informazioni come visualizzazione iniziale. Ciò significa che all’apertura del sistema può vedere immediatamente gli ordini aperti e le attuali variazioni di prezzo. Questo le fa risparmiare tempo nella ricerca di informazioni e le permette di reagire più rapidamente alle situazioni critiche.

Gen Z e ERP: tutti i criteri UX più importanti in sintesi

Conclusione: la Gen Z stabilisce nuovi standard per l’ERP-UX

Il funzionamento intuitivo, l’uso mobile e il supporto intelligente non sono più degli optional. Sono loro a decidere se i sistemi vengono accettati.

La domanda cruciale non è quindi se l’ERP-UX stia cambiando. Ma piuttosto: Se il tuo sistema soddisfa ancora le aspettative dei tuoi futuri dipendenti. E se sei pronto a riconoscere la UX come un vero e proprio fattore competitivo.

Se ignori questo aspetto, non solo perdi efficienza, ma anche i talenti che dovrebbero lavorare con questi sistemi a lungo termine. Una buona usabilità, quindi, non è più solo ottimizzazione. È il prerequisito affinché i tuoi sistemi siano accettati da tutti. In questo modo potrai facilmente resistere alla crescente pressione competitiva.