Intuitiv, intelligent, individuell: Was die Gen Z von der User Experience eines ERP-Systems erwartet

Wenn Sie noch ein älteres ERP-System im Einsatz haben, dann lässt die Benutzerfreundlichkeit wahrscheinlich zu wünschen übrig. Nicht so wichtig, denken Sie? Weit gefehlt:Viele ERP-Systeme funktionieren. Aber sie fühlen sich an wie Arbeit. Und genau das wird gerade zum Problem.

Denn Unternehmen unterschätzen oft, wie stark die UX eines ERP-Systems über Akzeptanz entscheidet. Denn mit der Gen Z kommt eine neue Nutzergruppe in Ihr Unternehmen, die schlechte Software nicht einfach hinnimmt. Nicht, weil sie „anspruchsvoller“ ist – sondern weil sie anderes gewohnt ist.

Für Sie bedeutet das im Umkehrschluss: Die Usability eines ERP-Systems wird für Sie zu einem strategischen Faktor im Wettbewerb um Fachkräfte. Oder anders gesagt: ERP-UX ist kein UX-Thema mehr – es ist ein Recruiting- und Retention-Problem. Welche Erwartungen die Generation Z an die Usability im ERP stellt und auf welche UX-Kriterien Sie achten sollten, zeigt dieser Artikel.

Kostenloses Whitepaper

Lernen Sie, warum Sie bei Ihrer Entscheidung die Anwenderfreundlichkeit des ERP-Systems beachten sollten.

Jetzt kostenlos anfordern

Gen Z: Definition

Die Generation Z (Gen Z oder auch Zoomer) bezeichnet die Altersgruppe der Menschen, die ungefähr zwischen 1995 und 2010 geboren wurden. Sie ist die erste Generation, die vollständig im digitalen Zeitalter mit Internet, Smartphones und sozialen Medien aufgewachsen ist. Aus diesem Grund gelten diese jungen Erwachsenen als besonders technikaffin.

Gleichzeitig legt der Gen-Z-Jahrgang großen Wert auf Themen wie Nachhaltigkeit und mentale Gesundheit. In der Arbeitswelt treten die jungen Mitarbeitenden oft selbstbewusst auf und äußern einen starken Wunsch nach einer sinnstiftenden Tätigkeit.

Gen Z & ERP: Darum ist eine schlechte UX ein echtes Problem für Sie

Wer schon einmal mit älterer ERP-Software gearbeitet hat, weiß: Die Bedienung eines solchen Systems ist kein Spaß. Sie ist zweckdienlich, aber auch kompliziert und zeitraubend. Verschachtelte Menüs und ellenlange Eingabemasken können einem schier den letzten Nerv rauben. Ohne eine gewisse Erfahrung mit der Lösung gleicht das Anlegen einer Bestellung oder eines Fertigungsauftrags schnell einem Ratespiel. 

Viele Unternehmen sagen: „Unsere Leute arbeiten sich schon ein.“ Die Realität ist:
Sie arbeiten sich ein – aber sie verlieren dabei jeden Tag Zeit, Energie und Motivation. Ein einfaches Beispiel: Ein neues Teammitglied im Einkauf soll eine Bestellung anlegen.In vielen Systemen bedeutet das: suchen, klicken, hoffen, nichts falsch zu machen.
In einem gut gestalteten System jedoch: ein klarer Ablauf, ein nächster Schritt, ein schnelles Ergebnis.

Leider ist die Benutzerfreundlichkeit vieler ERP-Systeme selbst heute noch mangelhaft. Typisch sind:

• überladene, textlastige Oberflächen ohne klare Nutzerführung
• Funktionen, die nur mithilfe von Schulungen oder Handbüchern verständlich sind
• statische, kaum personalisierbare Dashboards
• fehlende mobile Nutzbarkeit und lange Ladezeiten

Während Sie vielleicht noch bereit waren, ein solches Business-Tool mit Zähneknirschen zu bedienen,wirken solche Systeme heute schlicht unnötig kompliziert. Diese jungen Nutzer*innen sind mit Smartphones und Plattformen wie TikTok groß geworden. Sie sind es gewohnt, dass Anwendungen selbsterklärend funktionieren und blitzschnell reagieren. Eine komplizierte ERP User Experience empfindet die Gen Z daher als belastend und demotivierend.röme an Bedeutung verlieren. Dadurch lassen sich auch verteilte Teams oder andere Standorte nahtlos in Prozesse einbinden. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist dies von Vorteil.

Für viele User ist eine gute ERP User Experience keine Kür. Sie entscheidet darüber, ob ein System überhaupt akzeptiert wird.

Matthias Schewior, Asseco Solutions

Genau das kann für Ihr Unternehmen schon bald ein großes Risiko darstellen. Denn in ein paar Jahren befinden sich die Zoomer nicht mehr in der Ausbildung, sondern nehmen die Positionen von Fachkräften ein. Wenn die ERP-Usability dann immer noch hinterherhinkt, verlieren Sie als Arbeitgeber an Attraktivität. In Zeiten von Fachkräftemängel wäre das für Ihre Zukunftsfähigkeit natürlich fatal.

Umso wichtiger ist es, dass Sie sich bereits heute darüber informieren, wie ein ERP-System gestaltet sein muss, damit es den Erwartungen der Gen Z gerecht wird. Die folgenden UX-Faktoren für eine intuitive Bedienung sollten Sie unbedingt berücksichtigen.

Gen Z & ERP: Das sind die 4 wichtigsten UX-Kriterien

Die meisten Diskussionen über ERP-UX drehen sich um Funktionen und Features. Was dabei oft übersehen wird: Es geht nicht um Funktionen – sondern um kognitive Belastung. Also Fragen wie: Wie schnell versteht ein Nutzer, was er tun soll? Und wie viel Energie kostet ihn das?

1. B2C-ähnliche ERP-Usability

Die Generation Z ist mit intuitiv bedienbaren B2C-Anwendungen aufgewachsen: Wenn junge Menschen heutzutage Apps von sozialen Netzwerken, Streaming-Diensten oder Shopping-Plattformen verwenden, müssen sie sich nicht erst umständlich einarbeiten – sie verstehen die Funktionalität sofort.

Kommen die Digital Natives dann zum ersten Mal mit einer klassischen Business-Software in Kontakt, entsteht ein Bruch: Unübersichtliche Masken, lange Ladezeiten und komplizierte Klickfolgen wirken wie aus der Zeit gefallen. Während die jungen Mitarbeitenden im Privatleben mit nur wenigen Fingertipps ans Ziel gelangen, sind sie im Arbeitsalltag plötzlich mit langwierigen Arbeitsprozessen konfrontiert. Frust ist somit vorprogrammiert.

Das erwartet die Gen Z vom ERP-System:

Die Unternehmenssoftware soll die gleiche Nutzerfreundlichkeit bieten wie private Anwendungen, sodass die Bedienung weitestgehend selbsterklärend ist. Dies beinhaltet:

• sofortige Verständlichkeit ohne lange Einarbeitung
• kurze Wege zu wichtigen Funktionen
• aufgeräumte Oberflächen
• schnelle Reaktionszeiten

Die Lösung:

Das ERP-System fühlt sich für junge Mitarbeitende im besten Fall wie eine moderne App an – nicht wie eine komplexe Verwaltungssoftware. Hierfür ist eine konsequent nutzerzentrierte ERP-UX unerlässlich. Dazu gehören:

• logisch strukturierte Oberflächen
• einfache Navigation
• klares Hinleiten zur nächsten wichtigen Aufgabe
• reduzierte Masken
• eindeutige Icons und visuelle Orientierung
• möglichst wenige Klicks pro Aufgabe
• schnelle Ladezeiten und unmittelbares Feedback

Ein Beispiel:

Der Flow Mode im ERP-System APplus bietet der Gen Z genau dieses App-Feeling:

• Anwender*innen arbeiten mit eingängigen Funktionen wie Drag & Drop und Autofill.
• Sie folgen klar strukturierten Prozessen, die sie zuverlässig durch ihre Aufgaben führen. 
• Sie gelangen möglichst schnell ans Ziel, indem das System Prozesse in einer reduzierten Oberfläche darstellt und passende nächste Schritte vorschlägt.

2. Mobile First – auch im ERP

Für die Gen Z ist das Smartphone ein ständiger Begleiter im Alltag. Eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom zeigt: Junge Menschen zwischen 16 und 29 Jahren verbringen im Schnitt täglich 216 Minuten an ihrem Handy. Ob Social Media, Informationssuche oder Online-Shopping: Vieles wird primär mobil erledigt – gerne auch mal auf dem Weg zur Arbeit oder auf Reisen.

Im Arbeitskontext erwarten junge Mitarbeitende deshalb ebenfalls ein Maximum an Flexibilität. Sie möchten schnell mal zwischendurch Informationen abrufen oder Aufgaben erledigen – ganz unabhängig davon, ob sie gerade am Schreibtisch sitzen oder sich beim Kunden in der Werkshalle befinden. Starre Desktop-Anwendungen, die nur auf großen Monitoren sinnvoll funktionieren, passen nicht zur Arbeitswelt der Zoomer.

Das erwartet die Gen Z vom ERP-System:

Ein modernes ERP-System soll das „Mobile First“-Denken der Generation Z widerspiegeln. Damit das gelingt, muss jede Funktion im ERP so entwickelt sein, dass sie sowohl mobil als auch auf dem Desktop optimal bedienbar ist. Die mobile Funktionalität sollte also keine Zusatzfunktion, sondern ein integraler Bestandteil des ERP-Konzepts sein. Wichtige Aspekte sind:

• eine mühelose Nutzung auf Smartphone und Tablet
• eine Oberfläche, die sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen anpasst
• einfache Interaktionen per Touch- und Gestenfunktion

Die Lösung:

Das ERP-System muss mobil perfekt bedienbar sein und ein responsives Design unterstützen, mit dem sich das User Interface dynamisch an unterschiedliche Geräte anpasst. Essenzielle UX-Elemente sind dabei:

• ausreichend große Touchflächen für die Fingerbedienung
• reduzierte Inhalte und gut lesbare Texte
• Gestensteuerung wie Wischen und Tippen
• schnelle Ladezeiten auch bei mobilen Verbindungen

Beispiele:

• Mitarbeitende in der Produktion können Lagerinformationen in der Werkshalle auf dem Tablet prüfen.
• Vertriebsmitarbeitende sind in der Lage, Angebotsdaten auf dem Smartphone abzurufen. 
• Führungskräfte haben die Möglichkeit, Freigaben auf Geschäftsreisen zu erteilen.

3. Intelligente Funktionen und KI-Unterstützung

Intelligente Funktionen sind für die Gen Z so selbstverständlich wie Strom aus der Steckdose. Wenn sie Suchmaschinen befragen, schlägt die Anwendung automatisch häufig gesuchte Begriffe vor. Wenn sie auf Streaming-Plattformen nach Filmen suchen, erhalten sie Empfehlungen, die zu den eigenen Vorlieben passen. Und wenn sie mit Google Maps navigieren, sehen sie im Falle eines Staus in Echtzeit eine Alternativroute auf dem Display.

Mit dem Aufkommen von Large Language Models (LLMs) wie ChatGPT und Google Gemini sind die Erwartungen an die Intelligenz von Systemen weiter gestiegen. Junge Nutzer*innen interagieren mit KI fast so routiniert wie mit echten Menschen und verlangen von der Technologie blitzschnelle, hilfreiche Antworten. Systeme ohne intelligente Unterstützung wirken schnell unnötig umständlich.

Das erwartet die Gen Z vom ERP-System:

Die ERP-Technologie soll Mitarbeitende bei der Arbeit proaktiv unterstützen, sodass sich die Arbeit deutlich vereinfacht und effizienter wird. Demnach wünschen sich die Digital Natives:

• automatische Vorschläge bei Eingaben
• intelligente Fehlermeldungen und Hinweise
• Unterstützung bei komplexen Aufgaben
• automatisierte Routineprozesse

Die Lösung:

Intelligente Funktionen und KI im ERP-System sind kein optionaler Bonus mehr. Vielmehr sind sie als Standard zu betrachten. Hierzu zählen z. B.:

• Auto-Vervollständigung bei Eingaben
• Vorschläge für nächste Prozessschritte
• Fehlerhinweise, bevor falsche Daten gespeichert werden
• Automatische Workflows für wiederkehrende Aufgaben
• direkt ins ERP-System integrierte Assistenzsysteme 

Ein Beispiel:

Die KI-gestützte Assistenz Elly Help in der ERP-Lösung APplus erleichtert Nutzer*innen  den Arbeitsalltag. Sie funktioniert wie ein Chatbot: User können Fragen per Text- oder Spracheingabe direkt im System stellen und erhalten umgehend kontextbezogene Antworten. Diese basieren beispielsweise auf Inhalten aus der Onlinehilfe oder aus dem Support.

Auf Grundlage von ChatGPT-Technologie unterstützt Elly Mitarbeitende zudem bei komplexen Recherchen und der produktiven Erfüllung ihrer Aufgaben. So finden Mitarbeitende auf jedes Problem im Handumdrehen eine zufriedenstellende Lösung und erfahren einen greifbaren Mehrwert.

4. Anpassbarkeit und Personalisierung

Viele junge Talente möchten im Job möglichst schnell Verantwortung übernehmen und selbstständig agieren. Im Umgang mit dem ERP-System wünschen sie sich daher ein Höchstmaß an Anpassbarkeit. Schließlich stellt die Personalisierung von digitalen Anwendungen für die Gen Z einen ganz alltäglichen Vorgang dar: In Musik-Apps erstellen die jungen Menschen individuelle Playlists. Auf News-Plattformen schauen sie sich personalisierte Inhalte an. Und Apps richten sie sowohl optisch als auch funktional gemäß den eigenen Bedürfnissen ein. 

Lange Einarbeitungsphasen mit zeitraubenden Softwareschulungen sowie eine „One size fits all“-Ergonomie schrecken die Generationen Z eher ab. Die standardisierten Oberflächen klassischer ERP-Systeme wirken nicht nur wie aus dem Mittelalter. Sie fühlen sich beinahe wie ein zu enges Korsett an, das Usern kaum Freiraum für individuelle Gewohnheiten und Präferenzen lässt. 

Das erwartet die Gen Z vom ERP-System:

Eine ERP-Lösung soll an unterschiedliche Arbeitsweisen und Vorlieben anpassbar sein, sodass sich die Nutzer*innen im System wie zu Hause fühlen. Dabei möchten die Zoomer Probleme eigenständig lösen und nicht ständig erfahrene Kolleg*innen um Rat fragen müssen. Schließlich ist es für sie ganz normal, die Nutzung digitaler Anwendungen rein durch Ausprobieren zu erlernen. Typische Erwartungen sind:

• ein schnelles ERP-Onboarding von neuen Nutzer*innen
• unabhängiges Lernen ohne organisierte Schulungen
• individuell konfigurierbare Oberflächen
• ein schneller Zugriff auf häufig genutzte Funktionen
• eine Arbeitsumgebung, die zur jeweiligen Rolle passt

Die Lösung:

Systeme müssen sich an Nutzer*innen anpassen – nicht umgekehrt. Genau das ist in vielen ERP-Systemen heute jedoch noch die Ausnahme undnicht die Regel.

Moderne ERP-Systeme bieten hierfür u. a.:

• variable Dashboards, die sich individuell zusammenstellen lassen
• Favoritenbereiche für häufig genutzte Funktionen
• die visuelle Modellierung von Workflows
• individuelle Widgets mit relevanten Kennzahlen
• unterschiedliche Darstellungsmodi – etwa Dark oder Light Mode

Ein Beispiel:

Eine Einkäuferin kontrolliert täglich Lieferantenbestellungen und Preisentwicklungen. In einem personalisierbaren ERP-Dashboard kann sie genau diese Informationen als Startansicht konfigurieren. So hat sie beim Öffnen des Systems sofort offene Bestellungen und aktuelle Preisabweichungen im Blick. Dadurch spart sie Zeit bei der Suche nach Informationen und kann schneller auf kritische Situationen reagieren.

Gen Z & ERP: Alle wichtigen UX-Kriterien im Überblick

Fazit: Gen Z setzt neue Maßstäbe für die ERP-UX

Eine intuitive Bedienung, mobile Nutzung und intelligente Unterstützung sind keine optionalen Extras mehr. Sie entscheiden darüber, ob Systeme akzeptiert werden.

Die entscheidende Frage ist daher nicht, ob sich ERP-UX verändert. Sondern: Ob Ihr System noch zu den Erwartungen Ihrer zukünftigen Mitarbeitenden passt. Und ob Sie bereit sind, UX als echten Wettbewerbsfaktor zu begreifen.

Wer das ignoriert, verliert nicht nur Effizienz – sondern langfristig auch die Talente, die mit diesen Systemen arbeiten sollen. Eine gute Usability ist somit keine Optimierung mehr. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Ihre Systeme überhaupt noch akzeptiert werden.e für optimierte Prozesse, ermöglichen die Entwicklung innovativer Geschäftsmodelle und steigern die Kundenzufriedenheit. So ist es für Sie ein Leichtes, dem wachsenden Konkurrenzdruck standzuhalten.