Intuicyjny, inteligentny, dostosowany: czego pokolenie Z oczekuje od doświadczenia użytkownika systemu ERP

Jeśli nadal korzystasz ze starszego systemu ERP, to łatwość obsługi prawdopodobnie pozostawia wiele do życzenia. Myślisz, że to nie takie ważne? Daleko od tego: wiele systemów ERP działa. Ale czują się jak praca. I to właśnie staje się problemem.

Firmy często nie doceniają stopnia, w jakim UX systemu ERP determinuje jego akceptację. Generacja Z wprowadza do firmy nową grupę użytkowników, która nie akceptuje po prostu słabego oprogramowania. Nie dlatego, że są ”bardziej wymagający” – ale dlatego, że są przyzwyczajeni do innych rzeczy.

I odwrotnie, oznacza to, że użyteczność systemu ERP staje się strategicznym czynnikiem w rywalizacji o wykwalifikowaną siłę roboczą. Innymi słowy: UX ERP nie jest już kwestią UX – jest to problem rekrutacji i utrzymania pracowników. Ten artykuł pokazuje, jakie oczekiwania ma Pokolenie Z wobec użyteczności ERP i na jakie kryteria UX należy zwrócić uwagę.

Bezpłatny Whitepaper

Dowiedz się, dlaczego przy podejmowaniu decyzji należy wziąć pod uwagę łatwość obsługi systemu ERP.

Zamów teraz bezpłatnie

Gen Z: Definicja

Pokolenie Z (Gen Z lub Zoomer) odnosi się do grupy wiekowej osób urodzonych mniej więcej między 1995 a 2010 rokiem. Jest to pierwsze pokolenie, które całkowicie dorastało w erze cyfrowej z Internetem, smartfonami i mediami społecznościowymi. Z tego powodu ci młodzi dorośli są uważani za szczególnie obeznanych z technologią.

Jednocześnie kohorta Gen Z przywiązuje dużą wagę do takich tematów jak zrównoważony rozwój i zdrowie psychiczne. W świecie pracy młodzi pracownicy są często pewni siebie i wyrażają silne pragnienie sensownej pracy.

Gen Z i ERP: Dlaczego zły UX jest prawdziwym problemem dla Ciebie

Każdy, kto kiedykolwiek pracował ze starszym oprogramowaniem ERP wie, że obsługa takiego systemu nie jest przyjemna. Jest użyteczny, ale też skomplikowany i czasochłonny. Zagnieżdżone menu i długie maski wprowadzania danych mogą działać na nerwy. Bez pewnego doświadczenia z rozwiązaniem, tworzenie zamówienia lub zlecenia produkcyjnego szybko przypomina zgadywankę.

Wiele firm mówi: ”Nasi pracownicy już zapoznali się z pracą”. Rzeczywistość jest taka:
Zapoznają się – ale każdego dnia tracą na to czas, energię i motywację. Prosty przykład: nowy członek zespołu w dziale zakupów musi utworzyć zamówienie. W wielu systemach oznacza to szukanie, klikanie, mając nadzieję, że nie popełni błędu.
W dobrze zaprojektowanym systemie: jasny proces, następny krok, szybki wynik.

Niestety, łatwość obsługi wielu systemów ERP jest wciąż niewystarczająca. Typowe są:

• Przeładowane, tekstowe interfejsy bez jasnych wskazówek dla użytkownika
• Funkcje, które można zrozumieć tylko za pomocą kursów szkoleniowych lub podręczników
• Statyczne, w niewielkim stopniu konfigurowalne pulpity nawigacyjne
• Brak użyteczności mobilnej i długi czas ładowania

Podczas gdy kiedyś można było być przygotowanym na korzystanie z takiego narzędzia biznesowego z zaciśniętymi zębami, dziś takie systemy wydają się po prostu niepotrzebnie skomplikowane. Ci młodzi użytkownicy dorastali ze smartfonami i platformami takimi jak TikTok. Są przyzwyczajeni do aplikacji, które nie wymagają wyjaśnień i reagują błyskawicznie. Dlatego też pokolenie Z uważa, że skomplikowany system ERP jest stresujący i demotywujący. Pozwala to również na płynną integrację rozproszonych zespołów lub innych lokalizacji z procesami. Jest to szczególnie korzystne dla małych i średnich firm.

Dla wielu użytkowników dobre doświadczenie użytkownika ERP nie jest opcjonalnym dodatkiem. Decyduje o tym, czy system jest w ogóle akceptowany.

Matthias Schewior, Asseco Solutions

Może to wkrótce stanowić poważne zagrożenie dla firmy. Ponieważ za kilka lat Zoomers nie będą już się szkolić, ale zajmą stanowiska wykwalifikowanych pracowników. Jeśli użyteczność ERP nadal pozostaje w tyle, stracisz swoją atrakcyjność jako pracodawca. W czasach niedoboru wykwalifikowanej siły roboczej byłoby to oczywiście fatalne dla przyszłej rentowności.

Tym ważniejsze jest, aby już dziś dowiedzieć się, w jaki sposób należy zaprojektować system ERP, aby spełniał oczekiwania pokolenia Z. Zdecydowanie powinieneś wziąć pod uwagę następujące czynniki UX, aby zapewnić intuicyjną obsługę.

Gen Z i ERP: Oto 4 najważniejsze kryteria UX

Większość dyskusji na temat ERP-UX koncentruje się na funkcjach i cechach. Co jest często pomijane: Nie chodzi o funkcje – chodzi o obciążenie poznawcze. Innymi słowy, pytania takie jak: Jak szybko użytkownik rozumie, co ma zrobić? I ile energii go to kosztuje?

1. użyteczność ERP podobna do B2C

Pokolenie Z dorastało z intuicyjnymi aplikacjami B2C: kiedy młodzi ludzie używają obecnie aplikacji z sieci społecznościowych, usług streamingowych lub platform zakupowych, nie muszą się z nimi zapoznawać – od razu rozumieją ich funkcjonalność.

Kiedy cyfrowi tubylcy po raz pierwszy stykają się z tradycyjnym oprogramowaniem biznesowym, pojawia się rozdźwięk: mylące ekrany, długie czasy ładowania i skomplikowane sekwencje kliknięć wydają się przestarzałe. Podczas gdy młodzi pracownicy mogą osiągać swoje cele w życiu prywatnym za pomocą zaledwie kilku dotknięć, nagle zostają skonfrontowani z długimi procesami roboczymi w codziennej pracy. Frustracja jest więc nieunikniona.

Tego właśnie Gen Z oczekuje od systemu ERP:

Oprogramowanie firmowe powinno oferować taką samą łatwość obsługi jak aplikacje prywatne, tak aby obsługa była w dużej mierze oczywista. Obejmuje to

• Natychmiastowa zrozumiałość bez długiego zapoznawania się
• Krótkie odległości do ważnych funkcji
• Czyste powierzchnie
• Szybki czas reakcji

Rozwiązanie:

W najlepszym przypadku system ERP jest dla młodych pracowników nowoczesną aplikacją, a nie złożonym oprogramowaniem administracyjnym. Konsekwentnie skoncentrowany na użytkowniku UX ERP jest do tego niezbędny. Obejmuje to:

• Logicznie uporządkowane powierzchnie
• Łatwa nawigacja
• Jasne wskazówki dotyczące następnego ważnego zadania
• Zredukowane maski
• Przejrzyste ikony i orientacja wizualna
• Jak najmniej kliknięć na zadanie
• Szybki czas ładowania i natychmiastowa informacja zwrotna

Jeden przykład:

Tryb Flow Mode w systemie APplus ERP oferuje Gen Z dokładnie to uczucie aplikacji:

• Użytkownicy korzystają z intuicyjnych funkcji, takich jak przeciągnij i upuść oraz autouzupełnianie.
• Postępują zgodnie z jasno ustrukturyzowanymi procesami, które niezawodnie prowadzą ich przez zadania.
• Osiągasz swój cel tak szybko, jak to możliwe, ponieważ system wizualizuje procesy w zredukowanym interfejsie i sugeruje odpowiednie kolejne kroki.

2. mobile first – również w ERP

Dla pokolenia Z smartfon jest stałym towarzyszem w codziennym życiu. Badanie przeprowadzone przez cyfrowe stowarzyszenie Bitkom pokazuje: Młodzi ludzie w wieku od 16 do 29 lat spędzają średnio 216 minut dziennie na swoich telefonach komórkowych. Niezależnie od tego, czy chodzi o media społecznościowe, wyszukiwanie informacji czy zakupy online: wiele rzeczy wykonuje się głównie w ruchu – często w drodze do pracy lub podczas podróży.

Młodzi pracownicy oczekują zatem maksymalnej elastyczności w pracy. Chcą mieć możliwość szybkiego dostępu do informacji lub wykonywania zadań – niezależnie od tego, czy siedzą przy biurku, czy na hali produkcyjnej z klientem. Sztywne aplikacje desktopowe, które mają sens tylko na dużych monitorach, nie są dostosowane do środowiska pracy Zoomera.

Tego właśnie Gen Z oczekuje od systemu ERP:

Nowoczesny system ERP powinien odzwierciedlać sposób myślenia pokolenia Z ”mobile first”. Aby to się udało, każda funkcja w ERP musi być opracowana w taki sposób, aby mogła być optymalnie obsługiwana zarówno w ruchu, jak i na komputerze. Funkcjonalność mobilna nie powinna być zatem funkcją dodatkową, ale integralną częścią koncepcji ERP. Ważnymi aspektami są

• Łatwe korzystanie na smartfonie i tablecie
• interfejs, który automatycznie dostosowuje się do różnych rozmiarów ekranu
• Proste interakcje za pomocą funkcji dotykowych i gestów

Rozwiązanie:

System ERP musi być w pełni mobilny i obsługiwać responsywny design, który umożliwia dynamiczne dostosowywanie interfejsu użytkownika do różnych urządzeń. Niezbędne elementy UX są uwzględnione:

• Wystarczająco duże powierzchnie dotykowe do obsługi palcami
• Ograniczona zawartość i łatwe do odczytania teksty
• Sterowanie gestami, takimi jak przesuwanie i stukanie
• Szybki czas ładowania nawet przy połączeniach mobilnych

Przykłady:

• Pracownicy produkcji mogą sprawdzać informacje magazynowe na tablecie w hali produkcyjnej.
• Pracownicy sprzedaży mogą wywoływać dane ofertowe na swoich smartfonach.
• Menedżerowie mają możliwość udzielania zezwoleń na podróże służbowe.

3. inteligentne funkcje i obsługa sztucznej inteligencji

Inteligentne funkcje są dla pokolenia Z tak naturalne, jak prąd z gniazdka. Gdy korzystają z wyszukiwarek, aplikacja automatycznie sugeruje często wyszukiwane terminy. Gdy szukają filmów na platformach streamingowych, otrzymują rekomendacje, które odpowiadają ich preferencjom. A kiedy nawigują za pomocą Google Maps, widzą alternatywną trasę na wyświetlaczu w czasie rzeczywistym w przypadku korków.

Wraz z pojawieniem się dużych modeli językowych (LLM), takich jak ChatGPT i Google Gemini, oczekiwania co do inteligencji systemów wzrosły jeszcze bardziej. Młodzi użytkownicy wchodzą w interakcje ze sztuczną inteligencją niemal tak rutynowo, jak z prawdziwymi ludźmi i wymagają od technologii błyskawicznych, pomocnych odpowiedzi. Systemy bez inteligentnego wsparcia szybko stają się niepotrzebnie uciążliwe.

Tego właśnie Gen Z oczekuje od systemu ERP:

Technologia ERP powinna proaktywnie wspierać pracowników w ich pracy, tak aby praca była znacznie uproszczona i bardziej wydajna. Tego właśnie chcą cyfrowi tubylcy:

• Automatyczne sugestie wpisów
• Inteligentne komunikaty o błędach i notatki
• Wsparcie dla złożonych zadań
• Zautomatyzowane procesy rutynowe

Rozwiązanie:

Inteligentne funkcje i sztuczna inteligencja w systemie ERP nie są już opcjonalnym dodatkiem. Zamiast tego powinny być traktowane jako standard. Należą do nich na przykład

• Automatyczne uzupełnianie wpisów
• Sugestie dotyczące kolejnych etapów procesu
• Komunikaty o błędach przed zapisaniem nieprawidłowych danych
• Automatyczne przepływy pracy dla powtarzających się zadań
• Systemy wspomagające zintegrowane bezpośrednio z systemem ERP

Jeden przykład:

Asystent wspierany przez sztuczną inteligencję Elly Help w rozwiązaniu ERP APplus ułatwia użytkownikom codzienną pracę. Działa jak chatbot: użytkownicy mogą zadawać pytania bezpośrednio w systemie za pomocą tekstu lub głosu i natychmiast otrzymywać kontekstowe odpowiedzi. Są one oparte na przykład na treściach z pomocy lub wsparcia online.

W oparciu o technologię ChatGPT, Elly wspiera również pracowników w złożonym wyszukiwaniu i produktywnej realizacji ich zadań. Dzięki temu pracownicy mogą błyskawicznie znaleźć satysfakcjonujące rozwiązanie każdego problemu i doświadczyć wymiernej wartości dodanej.

4. zdolność adaptacji i personalizacji

Wiele młodych talentów chce jak najszybciej przejąć odpowiedzialność i pracować niezależnie. W związku z tym chcą mieć maksymalne możliwości dostosowywania systemu ERP do swoich potrzeb. W końcu personalizacja aplikacji cyfrowych jest codziennym procesem dla pokolenia Z: Młodzi ludzie tworzą spersonalizowane playlisty w aplikacjach muzycznych. Przeglądają spersonalizowane treści na platformach informacyjnych. I dostosowują aplikacje zarówno wizualnie, jak i funkcjonalnie do własnych potrzeb.

Długie fazy zapoznawcze z czasochłonnym szkoleniem w zakresie oprogramowania i ergonomia ”jednego rozmiaru dla wszystkich” mają tendencję do zniechęcania pokolenia Z. Standaryzowane interfejsy klasycznych systemów ERP nie tylko wyglądają jak coś ze średniowiecza. Są niemal jak zbyt ciasny gorset, który nie pozostawia użytkownikom prawie żadnego miejsca na indywidualne nawyki i preferencje.

Tego właśnie Gen Z oczekuje od systemu ERP:

Rozwiązanie ERP powinno być dostosowane do różnych metod pracy i preferencji, aby użytkownicy czuli się w systemie jak w domu. Zoomerzy chcą rozwiązywać problemy samodzielnie i nie muszą ciągle prosić doświadczonych kolegów o radę. W końcu to całkiem normalne, że uczą się korzystać z aplikacji cyfrowych wyłącznie metodą prób i błędów. Typowe oczekiwania to

• Szybkie wdrażanie nowych użytkowników systemu ERP
• Samodzielna nauka bez zorganizowanego szkolenia
• Indywidualnie konfigurowalne powierzchnie
• Szybki dostęp do często używanych funkcji
• środowisko pracy odpowiadające danej roli

Rozwiązanie:

Systemy muszą dostosowywać się do użytkowników, a nie odwrotnie. Jednak w wielu dzisiejszych systemach ERP jest to nadal raczej wyjątek niż reguła.

Nowoczesne systemy ERP oferują między innymi:

• Zmienne pulpity nawigacyjne, które można dostosować do własnych potrzeb
• Ulubione obszary często używanych funkcji
• wizualne modelowanie przepływów pracy
• Dostosowane widżety z odpowiednimi kluczowymi danymi
• Różne tryby wyświetlania – takie jak tryb ciemny lub jasny

Jeden przykład:

Kupujący codziennie sprawdza zamówienia dostawców i zmiany cen. W konfigurowalnym pulpicie nawigacyjnym ERP może skonfigurować dokładnie te informacje jako widok początkowy. Oznacza to, że może natychmiast zobaczyć otwarte zamówienia i bieżące odchylenia cen po otwarciu systemu. Oszczędza to jej czas podczas wyszukiwania informacji i pozwala szybciej reagować na krytyczne sytuacje.

Gen Z i ERP: Wszystkie ważne kryteria UX w skrócie

Wniosek: pokolenie Z wyznacza nowe standardy dla ERP-UX

Intuicyjna obsługa, mobilność i inteligentne wsparcie nie są już opcjonalnymi dodatkami. Decydują one o tym, czy systemy są akceptowane.

Kluczowym pytaniem nie jest zatem to, czy ERP-UX się zmienia. Ale raczej: Czy Twój system nadal spełnia oczekiwania Twoich przyszłych pracowników. I czy jesteś gotowy uznać UX za prawdziwy czynnik konkurencyjności.

Jeśli to zignorujesz, stracisz nie tylko wydajność, ale także talenty, które mają pracować z tymi systemami w dłuższej perspektywie. Dobra użyteczność to już nie tylko optymalizacja. Jest to warunek wstępny , aby Twoje systemy były w ogóle akceptowane. e dla zoptymalizowanych procesów, umożliwiają rozwój innowacyjnych modeli biznesowych i zwiększają zadowolenie klientów. Ułatwia to sprostanie rosnącej presji konkurencyjnej.