„Jetzt auch mit KI!“ Der Hype ist real: Jeder Software-Hersteller wirbt aktuell damit, dass sein Produkt KI-Funktionen hat. (Wir auch, bei unserem ERP-System APplus.) Ist das nur ein Marketing-Gag oder bringt Ihnen die KI-Unterstützung wirklich spürbare Vorteile?

In diesem Artikel zählen wir 13 konkrete Anwendungsfälle im ERP-System auf, die schon heute möglich sind.

Webinaraufzeichnung: Routineprozesse automatisieren mit KI

Expert Hour: So automatisieren Sie Routineprozesse mithilfe von KI und entlasten Ihre Mitarbeitenden.

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Beschaffung und Lager

Optimiertes Bestandsmanagement

Aus den bisherigen Bestellungen, Verbräuchen und den Bedarfsprognosen berechnet die KI die idealen Lagermengen für einzelne Waren. Sie warnt, wenn Engpässe oder Überbestände drohen und macht Vorschläge zu Bestellungen.

Erfahren Sie mehr: 3 Use Cases für Materialbedarfsplanung mit KI

Verbrauchsgüter beschaffen

Bei Verbrauchsgütern können Sie noch einen Schritt weitergehen. Die Bestellungen sind in der Regel Routine und können komplett automatisiert werden. Auf der Basis der Lagerbestände, Bedarfsprognosen, Lieferzeiten und Lieferanteninformationen löst die KI selbständig Bestellungen aus

Erfahren Sie mehr: Lageroptimierung mit KI bei gestörten Lieferketten

Marktbeobachtung

Crawler durchsuchen das Internet nach Informationen zu Lieferanten, zum Beispiel nach Pressemitteilungen und -berichten, Jahresabschlüssen, Ratings oder Posts in sozialen Medien. KI-Algorithmen analysieren und interpretieren diese Texte und entscheiden, ob die Informationen für Ihr Unternehmen relevant sind. Sieht die KI etwa Anzeichen für eine drohende Insolvenz bei einem Ihrer Lieferanten, könnte sie vorschlagen, vorsichtshalber weitere Lieferanten zu suchen.

Diese Analysen lassen sich auch zur Beobachtung des Wettbewerbs oder zur Identifikation von Verkaufschancen bei anderen Unternehmen verwenden.

Vorteile im Bereich Beschaffung und Lager

  • Weniger Arbeitsaufwand 
  • Keine Unterbrechungen durch hohe Verfügbarkeit
  • Geringe Kapitalbindung durch optimalen Lagerbestand

Produktion

Produktion planen

Auf Basis von Auftragsdaten, Maschinenkapazitäten und Materialverfügbarkeit erstellt die KI optimale Produktionspläne und passt sie dynamisch an. Dabei werden Durchlaufzeiten minimiert sowie Maschinen und Personal bestmöglich ausgelastet. Bei Störungen können Sie schnell reagieren und alle betroffenen Prozesse umstellen, um die Folgen zu minimieren. 

Vorausschauende Wartung

Bei der sogenannten Predictive Maintenance überwachen Algorithmen die Maschinendaten in Echtzeit. Diese werden aus dem MES (Manufacturing Execution System) ins ERP eingespeist. Anhand von Mustern erkennt die KI drohende Ausfälle im Voraus und warnt. Die Wartungsmaßnahmen können dann genau zum richtigen Zeitpunkt durchgeführt werden. 

Vorteile in der Produktion

  • Maximale Auslastung, weniger Stillstände
  • Effizienter Ressourceneinsatz
  • Schnelle Durchlaufzeiten
  • Geringere Wartungskosten

Marketing, Vertrieb und Kundenservice

Attraktive Leads identifizieren

Die KI analysiert Ihre kompletten Kundendaten inklusive der Kontakt- und Verkaufshistorie. Sie identifiziert Merkmale, die Ihre besten Kund*innen gemeinsam haben. Daraus erstellt sie einen „Digitalen Zwilling“. Dann sucht sie in der eigenen CRM-Datenbank oder im Internet nach Unternehmen, die diesem ähneln, und schlägt sie als potenzielle Leads vor.

Verkaufschancen im Bestand identifizieren

Ebenso kann die KI selbstständig Verkaufschancen unter den Bestandskund*innen identifizieren, bewerten und priorisieren. Basierend auf der Kaufhistorie und anderen Daten kann sie Vorschläge für Up- und Cross-Selling machen und passende Angebote erstellen. Die Mitarbeitenden brauchen den Vorschlägen nur noch folgen und können Ihre Zeit voll für die Verkaufsgespräche einsetzen. Durch eine Anbindung an eine Marketing-Automation-Software können die Kund*innen auch automatisch angesprochen werden, etwa über E-Mail.

Die ERP-KI-Funktionen sind keine Spielerei mehr, sondern unterstützen viele operative und strategische Aufgaben bereits heute spürbar.

Kundensupport durch Chatbots

KI-basierte Chatbots beantworten häufige Kundenanfragen eigenständig und rund um die Uhr. Sie greifen auf eine Wissensdatenbank zu, lernen aus Dialogen und leiten komplexere Fälle an menschliche Service Agents weiter. Durch die Verknüpfung mit dem ERP-System erhalten die Chatbots noch mehr Fähigkeiten. Zum Beispiel können Kund*innen im Chat nach Informationen zu Bestellungen fragen. Oder der Chatbot erstellt bei Problemen automatisiert ein Ticket im Support-Modul des ERP-Systems.

Vorteile in Marketing, Vertrieb und Kundenservice

  • Entlastung der Mitarbeitenden
  • Höhere Umsätze
  • Höhere Kundenzufriedenheit

Verwaltung und Finanzen

Dokumentenablage

Mithilfe von KI und OCR (optische Texterkennung) werden eingehende Dokumente automatisch analysiert, klassifiziert und der richtigen Ablage zugeordnet. Das System erkennt Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge anhand von Schlüsselwörtern und Mustern. Alle Dokumente sind immer am richtigen Platz und später leicht auffindbar.

Rechnungen verarbeiten

Eingangsrechnungen können danach direkt weiterverarbeitet, das heißt geprüft und verbucht werden. Das System gleicht die erkannten Daten mit Bestellungen und Lieferscheinen ab und bucht die Vorgänge auf die betreffenden Konten. Auch Zahlungen können komplett automatisch durchgeführt werden.

Finanzberichte und Planungen erstellen

KI-Algorithmen analysieren und kategorisieren alle Finanzdaten und erstellen daraus automatische Dashboards und Standardberichte. Ebenso verwenden sie die Daten für Prognosen, etwa für die Liquiditätsplanung. Neben den historischen Daten können auch externe Daten wie Indizes einbezogen werden. Dadurch werden die Ergebnisse genauer. Außerdem können Sie vor Entscheidungen verschiedene, komplexe Szenarien simulieren: etwa wie sich die Kapitalrendite einer großen Investition entwickelt, wenn sich die Nachfragesituation verbessert und verschlechtert.

Betrugserkennung im Zahlungsverkehr

Eine KI überwacht Ihre Transaktionen und den Zahlungsverkehr und warnt Sie, wenn verdächtige Muster auftreten. Sie können eingreifen, bevor größerer Schaden entsteht.

Vorteile in Verwaltung und Finanzen

  • Entlastung der Mitarbeitenden
  • Niedrigere Verwaltungskosten
  • Treffsichere Planungen und Entscheidungen

Prozessoptimierung

Durch Process Mining identifizieren Sie unternehmensweit Optimierungspotenziale in Ihren Prozessen. Algorithmen analysieren alle im ERP-System dokumentierten Vorgänge auf bestimmte Muster hin. Sie finden zum Beispiel Prozesse, die sich häufig wiederholen und bei denen jedes Mal die gleichen, manuelle Schritte durchgeführt werden: Solche Prozesse könnten automatisiert werden. Oder sie finden Prozesse, bei denen häufig lange Pausen oder Liegezeiten auftreten: Dort müsste wahrscheinlich das Zusammenspiel mit anderen Prozessen verbessert werden. 

Vorteile durch Prozessoptimierung

  • Geringere Prozesskosten
  • Schnellere Durchlaufzeiten
  • Effizienter Ressourceneinsatz

Auch interessant:  So schaffen Sie die idealen Voraussetzungen für den KI-Einsatz

Fazit

Die Erwartungen an KIs mögen manchmal unrealistisch sein. Das bedeutet allerdings nicht, dass alles bloß heiße Luft ist. Schon seit Jahren nutzen ERP-Systeme KI-Algorithmen und maschinelles Lernen – das ist nichts grundsätzlich Neues. Die Fähigkeiten haben sich jedoch in den letzten Jahren exponentiell weiterentwickelt. Immer mehr ist möglich.

Die ERP-KI-Funktionen sind keine Spielerei mehr, sondern unterstützen viele operative und strategische Aufgaben bereits heute spürbar. Unsere Kunden berichten von höherer Produktivität, verbesserten Prozessen und auch mehr Freude bei der Arbeit mit dem System. 

Welcher der oben beschriebenen Use Cases würde Sie kurzfristig am meisten weiterbringen?

Ihr Nutzen durch KI-basierte Funktionen im ERP-System

  • Schnelle, fundierte Planungen und Entscheidungen, durch Datenanalysen, Prognosen und Szenarien
  • Optimierung von Geschäftsprozessen, durch Automatisierung und Process Mining
  • Mehr Umsatz und zufriedene Kunden, durch personalisierte Angebote
  • Effizientere Ressourcennutzung, durch bessere Planung und Prozessoptimierung
  • Bessere User Experience, durch proaktive Unterstützung der Anwender*innen
  • Produktive Mitarbeitende, durch Entlastung von Routineaufgaben
  • Sicherheit und Compliance, durch kontinuierliches Monitoring

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