Un’implementazione ERP trappola per i costi? Riduci i costi con queste strategie

L’introduzione di un sistema ERP è una sfida finanziaria, soprattutto per le piccole e medie imprese. Per assicurarsi che l’investimento si ripaghi prima o poi, non basta concentrarsi solo sui costi iniziali di acquisizione. Non è raro che i successivi costi di gestione superino il budget nel corso degli anni.

In questo articolo ti diamo consigli pratici per aiutarti a rendere l’implementazione del sistema il più conveniente possibile: dal finanziamento dell’ERP alla scelta del sistema giusto. Scopriamo anche i fattori di costo nascosti che molte aziende inesperte trascurano all’inizio.

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Ecco le strategie più intelligenti per ridurre i costi

1. effettuare un’analisi dettagliata dei requisiti

I preparativi iniziali per l’implementazione dell’ERP possono già determinare se il progetto finirà per costarti caro. In particolare, una mancata o inadeguata definizione degli obiettivi può far lievitare enormemente i costi. Senza obiettivi chiari e analisi di base ben fondate, non è possibile sapere quali funzioni servono effettivamente alla tua azienda e quali no.

Il risultato sono lunghe liste di desideri da parte dei reparti specializzati, alcune delle quali portano pochi benefici e fanno esplodere i costi. La direzione di produzione può insistere per avere un modulo di pianificazione dettagliato nell’ERP, ma alla fine questo serve a poco se i dati anagrafici sono ancora carenti all’inizio. In questo caso, è meglio lavorare su miglioramenti specifici in una seconda fase, dopo che le funzioni vitali sono state prodotte. In questo modo si crea la base necessaria.

Un’analisi dettagliata dei requisiti è essenziale per non iniziare il progetto ERP con aspettative troppo alte. Il fornitore di ERP esamina innanzitutto i tuoi obiettivi e le tue esigenze ed effettua un’analisi completa del potenziale. Esperti di grande esperienza analizzano da vicino i processi aziendali della tua azienda e ottengono una panoramica del potenziale di rendimento dei singoli reparti. I problemi e i punti deboli dell’organizzazione vengono rapidamente alla luce.

Una volta creata una base oggettiva per le opzioni di ottimizzazione e la conseguente configurazione dell’ERP, il fornitore collabora con te per stabilire le priorità dei requisiti. In questo modo, acquisterai solo le funzionalità che ti porteranno un reale valore aggiunto ed eviterai investimenti inutili.

2. concentrarsi inizialmente sullo standard ERP

C’è un altro modo per ridurre al minimo le spese per le funzioni non necessarie quando si introduce l’ERP: Utilizza il sistema standard solo all’inizio. Ciò significa che per prima cosa implementerai il sistema ERP così come il fornitore lo ha sviluppato nelle sue funzionalità di base. Invece di acquistare tutte le funzioni possibili fin dall’inizio e di realizzare numerosi e costosi programmi personalizzati, inizierai con piccoli passi.

Forse ora starai pensando: Ma un sistema standard può davvero coprire tutte le esigenze specifiche della nostra azienda? Beh, forse non al centodieci per cento fin dall’inizio, ma non è detto che lo faccia. Se dopo un po’ di tempo avrai bisogno di moduli aggiuntivi, questi potranno essere adattati senza problemi.

A differenza di un approccio concettuale complesso in un progetto ERP, un’implementazione standardizzata offre i seguenti vantaggi:

• L’implementazione è molto più rapida, spesso in soli cinque o sei mesi. Questo corrisponde a un risparmio di tempo di circa il 50%.
• In genere riceverai un preventivo a prezzo fisso con una descrizione chiara dell’ambito dei servizi, in modo da avere il massimo controllo sui costi.
• Non c’è il rischio che tu finisca per pagare caro per aggiustamenti superflui.
• Hai bisogno di meno risorse interne, perché l’introduzione dello standard non richiede un grande supporto da parte del team di progetto.

3. selezionare il giusto sistema ERP

Per esperienza possiamo dire: tieni gli occhi aperti quando scegli un sistema! Perché non tutti i sistemi ERP sono uguali. Sul mercato esistono filosofie di prodotto estremamente diverse, a volte più e a volte meno favorevoli al cliente. Dovresti prestare attenzione ai seguenti fattori:

Ampia gamma di funzioni di serie

Esistono sistemi ERP che offrono un’ampia gamma di funzioni già pronte e in cui tutti i processi principali sono già predefiniti . Un’implementazione ERP snella, veloce ed economica su base standard può avere successo solo con una soluzione di questo tipo. È importante che il sistema abbia una struttura modulare in modo da poter ampliare lo standard in seguito, se necessario.

D‘altra parte, esistono sistemi modulari con i quali devi prima configurare i processi. Questa configurazione richiede molto tempo e una grande esperienza. Va da sé che questo sforzo alla fine costa tempo, risorse e denaro.

Sistema orientato al processo

Esistono ancora molti sistemi ERP che supportano solo un utilizzo incentrato sulle funzioni. L’interfaccia utente di queste soluzioni incentrate sui dati è di solito estremamente complessa, in quanto sovraccarica di numerosi pulsanti e campi di input. Non è né facile da usare né al passo con i tempi.

Idealmente, un moderno sistema ERP offre una visione e una modalità operativa orientata ai processi. visione e modalità operativa orientata ai processi. I flussi di lavoro predefiniti che guidano gli utenti passo dopo passo nelle loro attività prendono il posto delle interfacce utente sovraccariche. Vengono visualizzate solo le funzioni rilevanti per le rispettive attività.

I vantaggi sono evidenti:

• Un sistema ERP che si concentra sui processi si spiega da solo e può essere utilizzato in modo intuitivo. Questo non solo velocizza i flussi di lavoro quotidiani, ma anche i processi di onboarding.
• Le attività di routine possono essere facilmente automatizzate sulla base di flussi di lavoro definiti. Di conseguenza, i processi standard si svolgono rapidamente e senza errori.
• Di conseguenza, la manodopera e il tempo necessari si riducono, il che si riflette anche in una diminuzione dei costi operativi.

Capacità di integrazione

Un sistema ERP deve rendere più efficienti i processi aziendali. Questo è possibile solo se la soluzione ERP è integrata in modo ottimale nel sistema esistente e lo scambio di dati funziona senza problemi. Per evitare che ogni connessione sia associata a un costoso lavoro di programmazione, lo standard dovrebbe già disporre di architetture di interfaccia aperte.

In alcuni casi è possibile ottenere risparmi a cinque cifre.

4. sfruttare il sussidio statale per l’ERP

Le piccole e medie imprese (PMI) di solito dispongono di risorse finanziarie nettamente inferiori per la realizzazione di progetti di digitalizzazione rispetto alle grandi aziende. Allo stesso tempo, non possono più permettersi di chiudere un occhio sulla trasformazione digitale. Questo costerebbe loro molto caro: in primo luogo la loro competitività e, in ultima analisi, la loro esistenza.

Le aziende che non dispongono dei fondi necessari per un progetto ERP devono quindi cercare attivamente un programma di finanziamento adeguato. Sebbene la richiesta di finanziamenti statali comporti inizialmente molta burocrazia, alla fine lo sforzo viene ripagato. In alcuni casi è possibile ottenere risparmi a cinque cifre.

Le opzioni di finanziamento tra cui scegliere sono sostanzialmente due:

• Finanziamento ERP tramite sussidi

Sia il governo federale che quello statale offrono programmi di sovvenzione che concedono un sussidio statale sotto forma di pagamento una tantum. Questo sussidio non è legato a nulla in cambio, quindi non deve essere restituito. Tuttavia, lo Stato non copre mai tutti i costi, quindi l’azienda deve sempre pagare una certa somma.

• Finanziamento ERP tramite prestiti

In alternativa, è possibile prendere in considerazione un prestito promozionale a basso tasso di interesse da parte del Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). Anche in questo caso si tratta di una sovvenzione statale, in quanto il capitale della KfW è detenuto dai governi federale e statale. A differenza di una sovvenzione , però, il richiedente deve rimborsare interamente l’importo del prestito. Il contratto di prestito ha solitamente una durata pluriennale.

A proposito: un programma di sovvenzioni non è utile solo per l’implementazione di un nuovo sistema ERP, ma anche per l’aggiornamento di una soluzione esistente. Puoi anche utilizzare le sovvenzioni per i servizi di consulenti esterni. Questi conoscono bene gli attuali programmi di finanziamento, possono aiutarti a richiedere i fondi e fornirti preziosi consigli per un corretto utilizzo degli stessi. Con questo aiuto, anche l’impegno burocratico può essere gestito facilmente.

5 Non cadere nei trucchi di alcuni provider

Devi anche fare attenzione nella scelta del fornitore. Alcuni produttori sanno esattamente come ottimizzare i loro profitti. Spesso dovrai scavare a fondo nelle tue tasche per sostenere questi costi:

Diritti di licenza per uso indiretto

A volte le aziende trascurano una clausola perfida quando firmano un contratto con un fornitore di ERP: il licenziatario non è tenuto a pagare solo i diritti di licenza per l’uso diretto del sistema ERP. Anche se un sistema o un’applicazione di terze parti accede alle funzionalità dell’ERP, il produttore chiede ai suoi clienti di pagare, anche a posteriori. Questo accade, ad esempio, quando il sistema CRM recupera i dati dei clienti dall’ERP o il software del negozio sincronizza gli ordini con il sistema.

Il brusco risveglio arriva di solito quando l’ERP è già stato implementato e c’è una dipendenza dal fornitore. Il cliente non ha altra scelta che ingoiare il boccone amaro e pagare i costi di licenza inaspettati. Il risultato: pagamenti aggiuntivi elevati e costi aggiuntivi regolari che non erano stati previsti. Pertanto, quando scegli un sistema, assicurati assolutamente che non siano previsti costi di licenza aggiuntivi per l’uso indiretto.

Investitori finanziari insaziabili

Oggi molti produttori sono coinvolti in una struttura sostenuta da investitori finanziari. Hanno un obiettivo principale: estrarre il massimo profitto possibile dai ricavi a lungo termine. Per raggiungere questo obiettivo, ad esempio, aumentano in modo massiccio i costi ricorrenti nei modelli di abbonamento al cloud. Ad esempio, potresti dover pagare improvvisamente il 20% in più per un servizio rispetto all’anno precedente. Anche in questo caso, la tua dipendenza dal fornitore significa che sei con le spalle al muro, per così dire, e puoi solo assistere impotente ai ripetuti aumenti di prezzo.

Supporto insufficiente all’estero

Spinti dagli investitori, molti fornitori stanno esternalizzando l’assistenza all’estero. Questo è ovviamente più vantaggioso per il produttore, in quanto i salari più bassi riducono le spese operative. Per te, invece, un’assistenza offshore di bassa qualità non è vantaggiosa, anzi, finirai per pagare di più. Se il supporto del fornitore non è adeguato, avrai bisogno di altro personale specializzato. E questo costa.

Conclusione: la preparazione è tutto

L’introduzione di una soluzione ERP è un progetto complesso che può certamente rappresentare un onere finanziario. Una buona pianificazione è estremamente importante per garantire che il progetto non faccia un buco troppo grande nelle tue casse e che alla fine dia i suoi frutti. Non solo determina la scelta di una gamma di funzioni utili. Ma getta anche le basi per un funzionamento conveniente a lungo termine del software.

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