Vorteile eines ERP-Systems: Lohnt sich die Investition wirklich?

Instabile Lieferketten, schwankende Kundennachfrage, immer neue Regulierungen, Fachkräftemangel … Die Herausforderungen, mit denen Ihr Unternehmen zu kämpfen hat, kennen Sie selbst am besten. Viel interessanter ist die Frage: Was sind praktikable Lösungen?

Nicht nur wir sind überzeugt, dass Digitalisierung und Automatisierung unverzichtbar sind. Und ein modernes ERP-System als Grundlage dafür fungieren muss. Doch ist das auch tatsächlich so? Im folgenden Artikel erfahren Sie innerhalb von nur 5 Minuten die wesentlichen Argumente, warum ein ERP-System ein strategischer Wettbewerbsvorteil ist und wie sich Ihre Investition auszahlen wird.

In den meisten Unternehmen wartet noch so viel Potenzial darauf, gehoben zu werden.

Arbeiten Sie noch wie vor 30 Jahren?

Gehen Sie einmal durch Ihre Fertigung und Montage: Was hat sich dort in den vergangenen Jahrzehnten getan? Wahrscheinlich wurden manuelle Handgriffe und mechanische Apparate allmählich von modernen Maschinen ersetzt, die von immer weniger Personen gesteuert werden. 

Wenn Sie sich dagegen die Auftragsbearbeitung in mittelständischen Unternehmen anschauen, stellen Sie teilweise kaum Weiterentwicklungen fest. Zwar ist die Software moderner geworden und statt Briefen werden jetzt PDFs per E-Mail verschickt. Im Grunde wird jedoch immer noch auf die gleiche Weise gearbeitet: Menschen tippen Bestellungen Feld für Feld ins System ein und übertragen Daten aus der einen in die andere Software. Der Personalbedarf steigt mit der Anzahl an Aufträgen.

Dieser Zustand kostet unnötig viel Geld und führt zu spürbaren Wettbewerbsnachteilen. Das Beispiel zeigt jedoch auch: In den meisten Unternehmen wartet noch so viel Potenzial darauf, gehoben zu werden. Mit einem ERP-System als Schaltzentrale Ihres Unternehmens schaffen Sie die Voraussetzungen dafür. 

Kostenloses Whitepaper

Erfahren Sie in dem kostenlosen Whitepaper, wie der gesamte Prozess einer ERP-Einführung aussieht.

Jetzt kostenlos anfordern

Messbarer Nutzen eines ERP-Systems für Ihr Unternehmen

Bei einer großen Investitionsentscheidung wie einem ERP-System zählt für Sie letztlich: Wie schnell rechnet sich die Investition? Wie hilft Ihnen das System, Ihre aktuellen Herausforderungen zu meistern und Ihre Ergebnisse messbar zu steigern? Wie wirkt es sich auf Ihre Mitarbeitenden aus?

Als Antwort auf diese Fragen finden Sie nachfolgend die wichtigsten strategischen Vorteile eines ERP-Systems für Ihr Unternehmen:

1. Schnellere, effizientere Prozesse

Der erste Vorteil hat gar nichts mit der Software direkt zu tun. Vor der ERP-Einführung müssen Sie ihre Prozesse unternehmensweit vereinheitlichen. Überwiegend orientieren sich die Unternehmen dabei am ERP-Standard, der sich jahrelang bewährt hat. Allein dadurch werden Ihre Prozesse deutlich effizienter – die Prozessoptimierung ist quasi serienmäßig eingebaut. Außerdem profitieren Sie vom Know-how des Anbieters, der Sie beraten und Ihnen neue Wege aufzeigen kann.

Die Abläufe werden dann in allen Abteilungen auf die gleiche Weise durchgeführt. Sie nutzen Muster und Vorlagen, die im ERP-System angelegt sind. Anschließend können Sie Routineaufgaben teilweise oder ganz automatisieren.

2. Transparenz über alle Bereiche

Das ERP-System schafft einen einheitlichen Daten-Pool über alle Unternehmensbereiche hinweg. Es trägt dazu bei, das „Silo-Denken“ in einzelnen Abteilungen abzubauen und die Zusammenarbeit zu verbessern. 

Durch die zentrale Datenbasis erhalten Sie einen besseren Überblick. Sie sehen immer, wo Ihr Unternehmen steht und können schneller auf Veränderungen oder Risiken reagieren. Aus den Daten leiten Sie wertvolle Erkenntnisse ab. Sie können Planungen oder Forecasts erstellen, für Produktabsatz, Lagerbestand, Personalbedarf und viele weitere Kennzahlen. 

Ihr Unternehmen ist komplex. Daran ändert auch ein ERP-System nichts. Doch das ERP-System ermöglicht es, diese Komplexität zu beherrschen. Die Anwender*innen können die gesamte Datenbasis Ihres Unternehmens verwerten, ohne damit überfordert zu werden.

3. Ermöglicht profitables Wachstum und Internationalisierung

Standardisierte und digitalisierte Prozesse sind die Basis für nachhaltiges Wachstum. Sie können wachsen, ohne dass der Verwaltungsaufwand (über-)proportional steigt und Ihre Margen auffrisst. Wenn Prozesse automatisiert sind, bleibt der Personalbedarf dafür immer derselbe, unabhängig vom Arbeitsaufkommen.

Im ERP-System arbeiten alle Bereiche und Abteilungen einheitlich auf einer gemeinsamen Plattform. Alle haben Zugriff auf die Informationen, die sie benötigen. Dies ist besonders wichtig für die Internationalisierung, wenn Menschen an weit entfernten Standorten, mit unterschiedlichen Sprachen und Kulturen zusammenarbeiten. Auch Aspekte wie unterschiedliche Währungen und gesetzliche und steuerliche Anforderungen sind über ein ERP-System leicht abbildbar.

4. Bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden

Im Kontakt mit Kunden hat Ihr Vertrieb oder Kundenservice sofort alle relevanten Informationen parat. Das ERP-System (mit integriertem DNS) merkt sich alles: Umsätze, gekaufte Produkte, E-Mails, persönliche Notizen und mehr. Anhand der Informationen können Sie Ihren Kunden bessere Angebote machen und diese personalisiert ansprechen: im persönlichen Vertrieb oder über Ihre digitalen Kanäle. Im heutigen Wettbewerb macht dies einen großen Unterschied.

Genauso profitiert Ihr Einkauf durch die Daten über Lieferanten, Bestellungen und Bedarfsplanungen im ERP-System. Einkäufer*innen können dadurch etwa strategisch einkaufen, bessere Bedingungen aushandeln oder günstigere Lieferanten finden. 

Der elektronische Datenaustausch (EDI) zwischen Unternehmen ist deutlich effizienter als Kommunikation per E-Mail oder Telefon. Er minimiert Fehler durch manuelle Datenübertragung und beschleunigt die Kommunikation in der Lieferkette.

5. Immer gesetzeskonform arbeiten

Mit einem ERP-System müssen Sie sich keine Sorgen machen, ob Sie alle gesetzlichen oder steuerlichen Vorschriften einhalten. Bei Buchungen oder Angeboten zum Beispiel werden automatisch die richtigen Steuersätze angewandt. Das Lieferkettengesetz oder für Nachhaltigkeitsberichte stellen neue Anforderungen an Unternehmen. Die Informationen dafür lassen sich im ERP-System pflegen und aufbereiten.

Durch Software-Updates sind Sie immer auf dem Laufenden, was gesetzliche Änderungen und Compliance-Richtlinien angeht. Aktuell: Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen in maschinenlesbaren Formaten zu senden und zu empfangen. Mit einem modernen ERP-System haben Sie diese Funktion schon heute an Bord.

6. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Ihre Mitarbeitenden möchten morgens gerne zur Arbeit gehen und einen sinnvollen Beitrag im Unternehmen leisten. Sie möchten ihre Persönlichkeit und ihre Fähigkeiten entfalten. Papierkram und Datenpflege tragen dazu wenig bei. Sie nerven und frustrieren eher. Ein ERP-System senkt den Aufwand für solche Dinge. Mitarbeitende können sich stattdessen wichtigen, wertschöpfenden Aufgaben zuwenden, die sie weiterbringen. Für jüngere Mitarbeiter gehören moderne, digitale Tools ohnehin zum Standard am Arbeitsplatz.

Ein bedienerfreundliches ERP-System und Standardprozesse unterstützen auch neue Mitarbeitende. Sie finden sich leicht ein und erzielen schnell Ergebnisse. Ein ERP-System ist also nicht zuletzt ein wertvolles Element im Gesamtkonzept, um qualifizierte Fachkräfte lange zu halten und zu entwickeln.

Auch interessant: Wann ist ein ERP-Wechsel sinnvoll?

Kostenloses Whitepaper

Erfahren Sie in dem kostenlosen Whitepaper, wie der gesamte Prozess einer ERP-Einführung aussieht.

Jetzt kostenlos anfordern

Fazit: ERP-Vorteile sind Wettbewerbsvorteile

Ja, es ist berechtigt, sich eine Investition in ein ERP-System gut zu überlegen – zumal in einer Marktsituation wie der aktuellen. Alle Erfahrungen zeigen jedoch: Ein ERP-System steigert die Leistung in sämtlichen Bereichen. Schon Monate oder sogar Wochen nach der Inbetriebnahme sind deutliche Verbesserungen festzustellen. 

Das ERP-System als Datendrehscheibe unterstützt Sie dabei, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen – auch mithilfe von neuen KI-Funktionen. Routinetätigkeiten werden so weit wie möglich automatisiert. Dadurch können sich Ihre Mitarbeitenden auf Ihre Kernaufgaben fokussieren. Die gesamte Produktivität steigt. Durch diese und weitere Effekte erleichtert das ERP-System die digitale Transformation und das Wachstum Ihres Unternehmens deutlich. Es erhöht die Widerstandskraft und Anpassungsfähigkeit.

Möchten Sie wissen, welche Potenziale ähnliche Unternehmen wie Ihres durch das APplus-ERP heben konnten? Lesen Sie sich die Erfolgsgeschichten unserer Kunden durch.