Funktionsumfang des ERP-Systems richtig bestimmen

Der optimale Funktionsumfang ist einer der wichtigsten Faktoren, wenn es um die Auswahl eines ERP-Systems geht. Ihn korrekt zu bestimmen, ist jedoch gar nicht so einfach. Viele Entscheider*innen unterschätzen diese Aufgabe und stellen damit den Projekterfolg in Frage. Das wiederum kann dem Unternehmen teuer zu stehen kommen. 
Welche Stolpersteine auch Sie ins Wanken bringen können, erfahren Sie in diesem Artikel. Vor allem aber verraten wir Ihnen, wie Sie den Funktionsbedarf eines ERP-Systems zielführend ermitteln – mit wertvollen Tipps aus jahrzehntelanger Projekterfahrung.

Der ERP-Funktionsumfang ist erfolgsentscheidend

Wenn Unternehmen eine ERP-Lösung einführen, hat das immer einen großen Einfluss auf die Geschäftsprozesse. Abläufe aus allen Unternehmensbereichen werden neu gestaltet, standardisiert und zum Teil automatisiert. Nicht selten müssen bestehende Workflows angepasst werden, was auch die tägliche Arbeit verändert.

Die Implementierung eines ERP-Systems erfolgt daher stets abteilungs- und prozessübergreifend. Hierbei bestimmt jeder Fachbereich ganz zu Beginn des Projekts grob den benötigten Funktionsumfang. Die Ergebnisse werden dann gemeinsam mit den Stakeholdern detailliert im Lastenheft festgehalten.

Da sich Firmen im Schnitt mindestens 10 Jahre an ERP-Software binden, ist die sorgfältige Auswahl des Funktionsumfangs für den Projekterfolg essenziell. Nur wenn dieser mit der Entwicklung und den Anforderungen des Unternehmens dauerhaft Schritt halten kann, schafft das System langfristig den gewünschten Mehrwert.

Folgende Fragestellungen stehen im Fokus:

• Welche Funktionen sind notwendig?
• Wie findet man das richtige Maß?
• Wo steht das Unternehmen heute und wo in 5 Jahren?   

Diese Fettnäpfchen sollten Sie meiden 

Bei der Bestimmung des Funktionsbedarfs können Sie in zwei Fallen tappen. Zwei Extreme, die sich negativ auf das Projekt auswirken: ein zu großer und ein zu kleiner Funktionsumfang.

Risiken eines zu großen Funktionsumfangs

Manche Entscheider erachten ausnahmslos alle ERP-Funktionen für notwendig. Auf den ersten Blick mag dieses Vorgehen Sinn machen: Je breiter der Funktionsumfang des Systems ist, desto geringer die Chance, dass am Ende ein Feature fehlt. Auf diese Weise wäre das Unternehmen also auf alle Eventualitäten vorbereitet.

Die Nachteile dieses Ansatzes wiegen jedoch schwerer:

• Ein zu großer ERP-Funktionsumfang bläht das Projekt auf. Damit steigen die Kosten, die benötigten Ressourcen und die Umsetzungsdauer. Im schlimmsten Fall führt die Fehleinschätzung zum Abbruch des Projekts.
• Schätzen Sie den Funktionsbedarf zu hoch ein, kreieren Sie falsche Auswahlkriterien. Sie streichen somit ERP-Anbieter von Ihrer Shortlist, die Ihre wahren Anforderungen zwar erfüllen, aber Ihre zusätzlichen nicht. Damit entscheiden Sie sich vielleicht für den falschen Anbieter.
• Mit zu vielen Funktionen schaffen Sie unnötig komplexe Prozesse. Das wiederum erhöht die Gefahr, dass sich die Anwender*innen später überfordert fühlen. In Folge steigt der Schulungsaufwand, während die Akzeptanz sinkt.

Risiken eines zu kleinen Funktionsumfangs

Manche Unternehmen möchten sich nicht kopfüber in ein ERP-Projekt stürzen. Stattdessen entscheiden sie sich dafür, erst einmal klein anzufangen. Die Projektverantwortlichen bevorzugen in diesem Fall ein eingeschränktes System, das zunächst nur einzelne Abläufe abbildet und nicht den kompletten Wertschöpfungsprozess. Das Positive: Die Kosten und die Umsetzungsdauer halten sich in Grenzen. 

Die negativen Aspekte überwiegen jedoch auch bei dieser Vorgehensweise:

• Zu wenige Funktionen schaffen keine wirkliche Effizienz, sodass das ERP-System nicht sein wahres Potenzial entfalten kann. 
• Durch die unzureichende Abdeckung der Geschäftsprozesse ist Ihr Unternehmen gezwungen, Subsysteme außerhalb der ERP-Software zu nutzen. Dadurch entstehen Insellösungen, die den Datenaustausch erschweren, Medienbrüche verursachen und Fehlerquellen schaffen.
• Häufig besteht die Notwendigkeit, die ERP-Lösung später zu erweitern. Das kann kostspielig werden.

Zu großer Funktionsumfang	Zu kleiner Funktionsumfang
Aufgeblähtes Projekt: höhere Kosten, mehr Ressourcen, längere Dauer	Geringe Effizienz
Falsche Auswahlkriterien: potenziell falscher Anbieter	Subsysteme & Insellösungen
Komplexe Prozesse: Überforderung & geringe Akzeptanz	Teure Nachbesserungen notwendig

In 3 Schritten zum optimalen Funktionsumfang

Wie bestimmen Sie nun den idealen Funktionsumfang eines ERP-Systems? Ganz einfach: Mit Hilfe von Planung und Analyse. Denken Sie genau darüber nach, in welche Richtung Sie sich in absehbarer Zeit weiterentwickeln wollen und wie Ihnen das ERP-System dabei hilft. Machen Sie sich klar, welche Funktionen die Software dafür mitbringen muss und welche nur optional sind.

1. Analysieren Sie die aktuellen Geschäftsprozesse

Bei der Analyse werten Sie die bisherigen und aktuellen Unternehmenstätigkeiten aus. Führen Sie sich vor Augen, welche Projekte in den letzten zehn Jahren bewältigt wurden, und dokumentieren Sie deren Prozesse. Ziel ist es, genau zu verstehen, an welchen Stellen Probleme auftreten. Finden Sie beispielsweise heraus, wo Zeit verloren geht oder Fehlerpotenziale bestehen.

Hilfreich dabei ist es, Interviews mit Mitarbeitenden zu führen, Prozessabläufe grafisch darzustellen und Kennzahlen auszuwerten. Untersuchen Sie, wie Bestellungen bearbeitet, Rechnungen erstellt oder Lagerbestände verwaltet werden. Diese Bestandsaufnahme dient als Basis für eine präzise Definition von Anforderungen an das neue ERP-System.

2. Definieren Sie klare Projektziele

Überlegen Sie sich, welche Ziele Sie mit der Einführung einer ERP-Lösung erreichen möchten. Je konkreter Sie diese formulieren, umso besser. Denn nur wenn Sie Ihre Ziele klar festgehalten haben, können Sie das Projekt präzise steuern und den Erfolg messen. Bedenken Sie dabei, dass sich Ihr Unternehmen ständig weiterentwickelt und der ERP-Funktionsumfang auch auf Ihre zukünftigen Unternehmensstrategien ausgerichtet sein muss.

Konkrete Zielformulierungen können zum Beispiel sein:

• Die Durchlaufzeit von Kundenaufträgen soll sich innerhalb von sechs Monaten nach ERP-Einführung um 25 % reduzieren.
• Die Lagerbestände sollen durch optimierte Bestellprozesse innerhalb eines Jahres um 15 % abnehmen.
• Die Fehlerquote bei der Rechnungsstellung soll sich innerhalb von sechs Monaten nach Einführung des Systems um 30 % verringern.

Machen Sie sich zudem Gedanken darüber, in welchen Schritten Sie die Ziele erreichen möchten und an welcher Stelle ein besonderer Handlungsbedarf besteht. Gibt es bestimmte Abläufe, die große Schwierigkeiten bereiten? Oder fehlt Ihnen aktuell der Überblick, weil gewisse Analysen nicht möglich sind?

3. Priorisieren Sie die benötigten Funktionen

Haben Sie die aktuellen Prozesse, Schwachstellen und Ziele ausgewertet, können Sie die benötigten Funktionen sammeln und gewichten. Fragen Sie sich, auf welche Aspekte Sie auf keinen Fall verzichten können und welche Features zwar Mehrwert bieten, aber nicht zwingend zur Zielerfüllung erforderlich sind.

Die Priorisierung der Funktionen könnte wie folgt aufgebaut sein:

Wird sofort benötigt	Wird im zweiten Schritt benötigt	Wird später benötigt
Erfassen und Pflegen von Anfragen Chargen-Verwaltung Bestandsverwaltung Anfragenverwaltung Rahmenverträge …	Schnittstelle Vorkalkulation Lagerplatzverwaltung Bestellvorschläge nach diversen Kriterien und Angeboten …	Lieferzeitberechnung Lagerbewegungsstatistik Schnittstelle zu Fertigungsaufträgen

6 Profi-Tipps aus der Praxis

1. Rechnen Sie mit Wachstum

Wählen Sie kein ERP-System, das lediglich Ihren aktuellen Ansprüchen genügt – die Lösung muss auch zukünftige Anforderungen erfüllen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise irgendwann neue Standorte eröffnet, neue Produkte einführt oder mehr Kunden gewinnt, sollten Sie technologisch darauf vorbereitet sein. Nach wenigen Jahren schon wieder ein neues System einzuführen, wäre viel zu aufwändig und teuer.

Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass die Software problemlos skalierbar ist und sich mit zusätzlichen Modulen problemlos erweitern lässt. Möchten Sie etwa in zwei Jahren ins Ausland expandieren, so können Sie Funktionen für Fremdwährungen und Mehrsprachigkeit später einfach nachrüsten.

2. Binden Sie alle relevanten Stakeholder ein

Jeder Stakeholder hat eigene Erwartungen an das neue System. Wenn nur eine kleine Gruppe entscheidet, besteht die Gefahr, wichtige Anforderungen zu übersehen oder einseitige Prioritäten zu setzen. Das kann später zu Akzeptanzproblemen, teuren Anpassungen oder ineffizienten Prozessen führen.

Durch die Einbindung wichtiger Stakeholder aus unterschiedlichen Bereichen sorgen Sie dafür, dass die Anforderungen eine möglichst objektive Bewertung erhalten. Auf diese Weise ergibt sich ein realitäts- und praxisnaher Funktionsumfang, der die tatsächlichen Bedürfnisse widerspiegelt und gleichzeitig die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem ERP-Projekt steigert.

3. Verschaffen Sie Stakeholdern die nötige Zeit

Sind die Stakeholder zu sehr ins Tagesgeschäft eingebunden, treffen sie Entscheidungen womöglich ungenau, unvollständig oder vorschnell. Das führt später zu Lücken im Funktionsumfang, aufwendigen Nachbesserungen und Verzögerungen.

Unterschiedliche Interessen sorgfältig auf einen Nenner zu bringen, erfordert nun einmal Zeit und Kapazitäten. Achten Sie daher darauf, wichtige Stakeholder zumindest stundenweise von sonstigen Projekten freizustellen. So können sie sich voll und ganz auf die ERP-Implementierung konzentrieren.

4. Gehen Sie schrittweise vor

Unsere Erfahrung bei der ERP-Einführung zeigt: Erarbeiten Sie den Funktionsumfang Schritt für Schritt. Nur so gelingt Ihnen eine realistische Definition des Funktionsumfangs. Behalten Sie die große Vision vor Augen, aber brechen Sie diese in konkrete Ziele und Anforderungen herunter. Andernfalls verlieren Sie schnell den Überblick und übersehen vielleicht wichtige Zusammenhänge.

5. Wählen Sie die goldene Mitte

Wie oben bereits erwähnt, sind weder zu viele noch zu wenige Funktionen erfolgversprechend. Die ideale Lösung liegt dazwischen: Das System sollte bestenfalls genau das bieten, was Ihr Unternehmen heute und in den nächsten Jahren wirklich braucht. 

Nur wenn die Funktionen auf Ihre Geschäftsprozesse und strategischen Ziele abgestimmt sind, rechnet sich das ERP-System für Ihr Unternehmen. Es unterstützt dann nicht nur die tägliche Arbeit, sondern trägt auch zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit bei.

6. Beachten Sie branchenspezifische Anforderungen

Nicht jedes ERP-System passt zu jeder Branche. Spezielle Prozesse oder gesetzliche Vorgaben erfordern manchmal Funktionen, die genau auf die branchentypischen Abläufe abgestimmt sind. Das können zum Beispiel die Variantenkonfiguration im Maschinenbau oder die Filialverwaltung im Einzelhandel sein.  

Recherchieren Sie daher am besten in der eigenen Branche nach Referenzen und übernehmen Sie Best Practices. Dadurch sparen Sie sich teure Anpassungen, beschleunigen die Implementierung und erreichen schneller produktive Ergebnisse.

Fazit: Setzen Sie auf eine gründliche Vorbereitung

Die Bestimmung des ERP-Funktionsumfangs ist kein Sprint. Vielmehr erfordert er eine detaillierte Analyse Ihrer Prozesse sowie eine präzise Definition Ihrer Ziele. Das mag zwar erst einmal jede Menge Zeit kosten, doch diese Investition zahlt sich später locker wieder aus. Ermutigen Sie Ihr Projektteam daher zu einer ausgewogenen und vorausschauenden Planung, die der Implementierung als stabiles Fundament dient. 

Schätzen Sie den ERP-Funktionsumfang hingegen falsch ein, steht das gesamte Projekt auf wackeligen Beinen. Dann kann es sogar sein, dass die Software-Einführung komplett zum Scheitern verurteilt ist.