In sintesi
La giusta gamma di funzioni nella scelta di un sistema ERP è fondamentale per il successo a lungo termine di un progetto. È importante analizzare i processi attuali, incorporare gli obiettivi e le dimensioni di crescita e non sovra o sotto implementare. Una portata troppo ampia porta a ritardi, costi elevati e richieste eccessive agli utenti, mentre una portata troppo piccola porta a soluzioni isolate e a miglioramenti successivi.
La gamma ottimale di funzioni è uno dei fattori più importanti nella scelta di un sistema ERP. Tuttavia, non è così facile determinarlo correttamente. Molti responsabili delle decisioni sottovalutano questo compito e quindi mettono a rischio il successo del progetto. Questo, a sua volta, può costare caro all’azienda.
In questo articolo scoprirai quali sono gli ostacoli che possono far vacillare anche te. Soprattutto, però, ti spiegheremo come determinare i requisiti funzionali di un sistema ERP in modo mirato – con i preziosi consigli di decenni di esperienza progettuale.
L’ambito funzionale dell’ERP è fondamentale per il successo
Quando le aziende introducono una soluzione ERP, questo ha sempre un grande impatto sui processi aziendali. I processi di tutte le aree dell’azienda vengono riprogettati, standardizzati e in alcuni casi automatizzati. Spesso i flussi di lavoro esistenti devono essere adattati, il che cambia anche il lavoro quotidiano.
L’implementazione di un sistema ERP avviene quindi sempre in modo trasversale a tutti i reparti e processi. All’inizio del progetto, ogni reparto determina approssimativamente l’ambito delle funzioni richieste. I risultati vengono poi riassunti in dettaglio insieme alle parti interessate nelle specifiche insieme agli stakeholder.
Dato che le aziende si impegnano a utilizzare un software ERP per almeno 10 anni in media, un’attenta selezione dell’ambito funzionale è essenziale per il successo del progetto. Il sistema creerà il valore aggiunto desiderato a lungo termine solo se riuscirà a stare al passo con lo sviluppo e le esigenze dell’azienda.
L’attenzione si concentra sulle seguenti domande:
- Quali funzioni sono necessarie?
- Come trovare la taglia giusta?
- Dove si trova oggi l’azienda e dove sarà tra 5 anni?
Dovresti evitare queste insidie
Nel determinare i requisiti funzionali puoi cadere in due trappole. Due estremi che hanno un impatto negativo sul progetto: troppe e troppo poche funzioni.
Rischi di una gamma eccessiva di funzioni
Alcuni decisori ritengono che tutte le funzioni ERP siano necessarie, senza eccezioni. A prima vista, questo approccio può avere senso: Più ampio è l’ambito funzionale del sistema, minore è la possibilità che una funzione venga a mancare. In questo modo, l’azienda sarebbe preparata a tutte le evenienze.
Tuttavia, gli svantaggi di questo approccio sono più gravi:
- Troppe funzioni ERP gonfiano il progetto. Questo aumentano i costile risorse necessarie e i tempi di implementazione. Nel peggiore dei casi, l’errore di valutazione porta alla cancellazione del progetto.
- Se sopravvaluti i requisiti funzionali, crei dei falsi criteri di selezione. Eliminerai dalla tua lista i fornitori di ERP che soddisfano i tuoi veri requisiti ma non quelli aggiuntivi. Di conseguenza, potresti decidere di scegliere il fornitore sbagliato.
- Con troppe funzioni, crei processi inutilmente complessi. Questo a sua volta aumenta il rischio che gli utenti si sentano sopraffatti. Di conseguenza, i costi di formazione aumentano e l’accettazione diminuisce.
Rischi di una gamma troppo ristretta di funzioni
Alcune aziende non vogliono buttarsi a capofitto in un progetto ERP. Decidono invece di iniziare in piccolo. In questo caso, i responsabili del progetto privilegiano un sistema limitato che inizialmente mappa solo i singoli processi e non l’intero processo di creazione del valore. L’aspetto positivo è che i costi e i tempi di implementazione sono contenuti.
Tuttavia, anche gli aspetti negativi superano questo approccio:
- Troppe poche funzioni non creano una reale efficienza, quindi il sistema ERP non può realizzare il suo vero potenziale.
- Una copertura insufficiente dei processi aziendali costringe la tua azienda a utilizzare sottosistemi esterni al software ERP. Questo si traduce in soluzioni isolate che rendono più difficile lo scambio di dati, causano interruzioni dei mezzi di comunicazione e creano fonti di errore.
- Spesso è necessario espandere la soluzione ERP in un secondo momento. Questo può essere costoso.
| Gamma eccessiva di funzioni | Ambito funzionale troppo limitato |
| Progetto gonfiato: costi più alti, più risorse, durata più lunga | Bassa efficienza |
| Criteri di selezione errati: fornitore potenzialmente sbagliato | Sottosistemi e soluzioni stand-alone |
| Processi complessi: Sovraccarico e scarsa accettazione | Sono necessari costosi miglioramenti |
3 fasi per ottenere una gamma ottimale di funzioni
Come si fa a determinare l’ambito funzionale ideale di un sistema ERP? Semplicemente: con l’aiuto della pianificazione e delle analisi. Pensa attentamente alla direzione in cui vuoi svilupparti nel prossimo futuro e a come il sistema ERP può aiutarti a raggiungere questo obiettivo. Renditi conto di quali funzioni il software deve fornire e quali sono solo opzionali.
1. analizzare gli attuali processi aziendali
Durante l’analisi, valuta le attività aziendali passate e presenti. Visualizza quali progetti sono stati portati a termine negli ultimi dieci anni e documentane i processi. L’obiettivo è capire esattamente dove si verificano i problemi. Ad esempio, scoprire dove si perde tempo o dove ci sono potenziali errori.
È utile condurre interviste con i dipendenti, visualizzare graficamente i processi e analizzare le cifre chiave. Indaga su come vengono elaborati gli ordini, create le fatture e gestiti i livelli delle scorte. Questo inventario serve come base per una definizione precisa dei requisiti del nuovo sistema ERP.
2. definire obiettivi chiari del progetto
Pensa a quali obiettivi vuoi raggiungere con l’introduzione di una soluzione ERP. Quanto più concretamente li formulerai, tanto meglio sarà. Perché solo se hai definito chiaramente i tuoi obiettivi puoi gestire il progetto in modo preciso e misurarne il successo. misurare il suo successo. Tieni presente che la tua azienda è in continua evoluzione e che l’ambito funzionale dell’ERP deve essere allineato alle future strategie aziendali.
Si possono formulare obiettivi specifici, ad esempio:
- Il tempo di evasione degli ordini dei clienti deve essere ridotto del 25% entro sei mesi dall’implementazione dell’ERP.
- I livelli di scorte saranno ridotti del 15% entro un anno grazie all’ottimizzazione dei processi di ordinazione.
- Il tasso di errore nella fatturazione dovrebbe ridursi del 30% entro sei mesi dall’introduzione del sistema.
Pensa anche ai passi che vuoi compiere per raggiungere i tuoi obiettivi e ai punti in cui c’è una particolare necessità di intervento. Ci sono alcuni processi che causano grandi difficoltà? Oppure al momento non hai una visione d’insieme perché certe analisi non sono possibili?
3. dare priorità alle funzioni richieste
Una volta analizzati i processi attuali, i punti deboli e gli obiettivi, puoi raccogliere e dare priorità alle funzioni necessarie. Chiediti quali sono gli aspetti di cui non puoi fare a meno in nessun caso e quali funzioni offrono un valore aggiunto ma non sono assolutamente necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi.
La priorità delle funzioni potrebbe essere strutturata come segue:
| È richiesto immediatamente | È richiesto nella seconda fase | Necessario in un secondo momento |
|
|
|
6 consigli professionali dal campo
1. aspettarsi una crescita
Non scegliere un sistema ERP che soddisfi solo le tue esigenze attuali: la soluzione deve soddisfare anche le esigenze future. Ad esempio, se a un certo punto la tua azienda apre nuove sedi, introduce nuovi prodotti o acquisisce altri clienti, devi essere tecnologicamente preparato per questo. Introdurre un nuovo sistema dopo pochi anni sarebbe troppo complesso e costoso.
In ogni caso, assicurati che il software sia facilmente scalabile e che possa essere ampliato con moduli aggiuntivi. Se, ad esempio, tra due anni vorrai espanderti all’estero, potrai semplicemente aggiungere le funzioni per le valute estere e il multilinguismo in un secondo momento.
2. coinvolgere tutte le parti interessate
Ogni stakeholder ha le proprie aspettative sul nuovo sistema. Se le decisioni vengono prese solo da un gruppo ristretto, c’è il rischio di trascurare requisiti importanti o di stabilire priorità unilaterali. Questo può portare a problemi di accettazione, costose modifiche o processi inefficienti.
Coinvolgendo importanti stakeholder di diverse aree, ti assicuri che i requisiti siano valutati nel modo più oggettivo possibile. In questo modo si ottiene una gamma di funzioni realistica e pratica che riflette le esigenze reali e allo stesso tempo aumenta l’identificazione dei dipendenti con il progetto ERP.
3. concedere alle parti interessate il tempo di cui hanno bisogno
Se gli stakeholder sono troppo coinvolti nelle attività quotidiane, possono prendere decisioni in modo impreciso, incompleto o prematuro. Questo porta a lacune nell’ambito funzionale, a costose rielaborazioni e a ritardi.
Conciliare accuratamente interessi diversi richiede tempo e capacità. Per questo motivo, assicurati di
4. procedere passo dopo passo
La nostra esperienza con l’implementazione dell’ERP dimostra che è necessario definire l’ambito delle funzioni passo dopo passo. Questo è l’unico modo per ottenere una definizione realistica dell’ambito funzionale. Tieni a mente la grande visione, ma suddividila in
5. scegli la media aurea
Come già detto, né troppe né troppo poche funzioni sono promettenti. La soluzione ideale sta nel mezzo: Nel migliore dei casi, il sistema dovrebbe offrire esattamente ciò di cui la tua azienda ha realmente bisogno oggi e nei prossimi anni.
Il sistema ERP sarà vantaggioso per la tua azienda solo se le sue funzioni saranno adattate ai tuoi processi aziendali e ai tuoi obiettivi strategici. Non solo supporta il tuo lavoro quotidiano, ma contribuisce anche alla tua competitività a lungo termine.
6. rispettare i requisiti specifici del settore
Non tutti i sistemi ERP sono adatti a tutti i settori. I processi speciali o i requisiti di legge a volte richiedono funzioni che siano esattamente adattate ai processi specifici del settore. Ad esempio, la configurazione delle varianti nell’ingegneria meccanica o la gestione delle filiali nella vendita al dettaglio.
Per questo motivo è meglio fare una ricerca sul proprio settore di riferimento e adottare le migliori pratiche. In questo modo risparmierai costose personalizzazioni, velocizzerai l’implementazione e otterrai risultati produttivi più rapidamente.
Conclusione: affidati a una preparazione accurata
Determinare l’ambito funzionale dell’ERP non è uno sprint. Piuttosto, richiede un’analisi dettagliata dei tuoi processi e una definizione precisa dei tuoi obiettivi. All’inizio può richiedere molto tempo, ma l’investimento sarà facilmente ripagato in seguito. Incoraggia il tuo team di progetto a impegnarsi in una pianificazione equilibrata e lungimirante che servirà da base stabile per l’implementazione.
Se, invece, sbagli a valutare l’ambito funzionale dell’ERP, l’intero progetto si troverà su un terreno traballante. Potrebbe addirittura accadere che l’implementazione del software sia destinata a fallire.
Whitepaper ”Gli 8 peccati capitali di un progetto ERP”
Durante l’implementazione dell’ERP possono verificarsi molti altri errori. Ti presentiamo i più gravi.
