Prawidłowe określenie zakresu funkcjonalnego systemu ERP

Optymalny zakres funkcji jest jednym z najważniejszych czynników przy wyborze systemu ERP. Jednak prawidłowe określenie tego nie jest takie proste. Wielu decydentów nie docenia tego zadania, narażając tym samym powodzenie projektu. To z kolei może drogo kosztować firmę.
W tym artykule dowiesz się, jakie przeszkody mogą również spowodować Twoje niepowodzenie. Przede wszystkim jednak powiemy Ci, jak określić wymagania funkcjonalne systemu ERP w ukierunkowany sposób – z cennymi wskazówkami wynikającymi z dziesięcioleci doświadczenia w projektach.

Bezpłatny Whitepaper

Istnieje niezliczona ilość dostawców ERP. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, na co należy zwrócić uwagę przy dokonywaniu wyboru.

Zamów teraz bezpłatnie

Zakres funkcjonalny ERP ma kluczowe znaczenie dla sukcesu

Kiedy firmy wprowadzają rozwiązanie ERP, zawsze ma to duży wpływ na procesy biznesowe. Procesy ze wszystkich obszarów firmy są przeprojektowywane, standaryzowane, a w niektórych przypadkach automatyzowane. Istniejące przepływy pracy często muszą zostać dostosowane, co również zmienia codzienną pracę.

W związku z tym wdrożenie systemu ERP zawsze odbywa się w różnych działach i procesach. Na samym początku projektu każdy dział z grubsza określa wymagany zakres funkcji. Wyniki są następnie szczegółowo podsumowywane wraz z zainteresowanymi stronami w specyfikacjach. specyfikacji wraz z interesariuszami.

Ponieważ firmy wiążą się z oprogramowaniem ERP średnio na co najmniej 10 lat, staranny wybór zakresu funkcjonalnego ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. System stworzy pożądaną wartość dodaną w dłuższej perspektywie tylko wtedy, gdy będzie w stanie nadążyć za rozwojem i wymaganiami firmy.

Skupiamy się na następujących pytaniach:

• Które funkcje są niezbędne?
• Jak znaleźć odpowiedni rozmiar?
• Gdzie firma znajduje się dziś i gdzie będzie za 5 lat?

Należy unikać tych pułapek

Podczas określania wymagań funkcjonalnych można wpaść w dwie pułapki. Dwie skrajności, które mają negatywny wpływ na projekt: zbyt wiele i zbyt mało funkcji.

Ryzyko związane z nadmiernym zakresem funkcji

Niektórzy decydenci uważają, że wszystkie funkcje ERP są niezbędne bez wyjątku. Na pierwszy rzut oka takie podejście może mieć sens: Im szerszy zakres funkcjonalny systemu, tym mniejsza szansa, że jakiejś funkcji zabraknie. W ten sposób firma byłaby przygotowana na wszystkie ewentualności.

Wady tego podejścia są jednak poważniejsze:

• Zbyt wiele funkcji ERP zwiększa objętość projektu. To zwiększa kosztywymagane zasoby i czas wdrożenia. W najgorszym przypadku błędna ocena prowadzi do anulowania projektu.
• Jeśli przeszacujesz wymagania funkcjonalne, stworzysz fałszywe kryteria wyboru. Usuniesz z krótkiej listy dostawców ERP, którzy spełniają Twoje prawdziwe wymagania, ale nie te dodatkowe. W rezultacie możesz zdecydować się na niewłaściwego dostawcę.
• Zbyt duża liczba funkcji tworzy niepotrzebnie skomplikowane procesy. To z kolei zwiększa ryzyko, że użytkownicy poczują się później przytłoczeni. W rezultacie koszty szkoleń rosną, a akceptacja spada.

Ryzyko związane ze zbyt małym zakresem funkcji

Niektóre firmy nie chcą spieszyć się z projektem ERP. Zamiast tego decydują się na małe początki. W takim przypadku kierownicy projektów preferują ograniczony system, który początkowo mapuje tylko poszczególne procesy, a nie cały proces tworzenia wartości. Pozytywny aspekt: koszty i czas wdrożenia są ograniczone.

Jednak negatywne aspekty również przeważają nad tym podejściem:

• Zbyt mała liczba funkcji nie tworzy prawdziwej wydajności, więc system ERP nie może wykorzystać swojego prawdziwego potencjału.
• Niewystarczające pokrycie procesów biznesowych zmusza firmę do korzystania z podsystemów poza oprogramowaniem ERP. Skutkuje to odizolowanymi rozwiązaniami, które utrudniają wymianę danych, powodują zakłócenia mediów i tworzą źródła błędów.
• Często konieczne jest rozszerzenie rozwiązania ERP w późniejszym terminie. Może to być kosztowne.

3 kroki do optymalnego zakresu funkcji

Jak więc określić idealny zakres funkcjonalny systemu ERP? Po prostu za pomocą planowania i analiz. Zastanów się dokładnie, w jakim kierunku chcesz się rozwijać w najbliższej przyszłości i w jaki sposób system ERP może Ci w tym pomóc. Zdaj sobie sprawę, które funkcje musi zapewniać oprogramowanie, a które są tylko opcjonalne.

1. analiza bieżących procesów biznesowych

Podczas analizy należy ocenić przeszłe i bieżące działania firmy. Zwizualizuj, które projekty zostały ukończone w ciągu ostatnich dziesięciu lat i udokumentuj ich procesy. Celem jest dokładne zrozumienie , gdzie występują problemy. Na przykład dowiedzieć się, gdzie tracony jest czas lub gdzie występują potencjalne błędy.

Pomocne jest przeprowadzenie wywiadów z pracownikami, graficzna wizualizacja procesów i analiza kluczowych danych liczbowych. Zbadaj, w jaki sposób przetwarzane są zamówienia, tworzone faktury i zarządzane poziomy zapasów. Ta inwentaryzacja służy jako podstawa do precyzyjnego określenia wymagań dla nowego systemu ERP.

2. określenie jasnych celów projektu

Zastanów się , jakie cele chcesz osiągnąć dzięki wprowadzeniu rozwiązania ERP. Im bardziej konkretnie je sformułujesz, tym lepiej. Ponieważ tylko wtedy, gdy masz jasno określone cele, możesz precyzyjnie zarządzać projektem i zmierzyć jego sukces. Należy pamiętać, że firma stale się rozwija, a zakres funkcjonalny ERP musi być również dostosowany do przyszłych strategii korporacyjnych.

Można na przykład sformułować konkretne cele:

• Czas realizacji zamówień klientów powinien zostać skrócony o 25% w ciągu sześciu miesięcy od wdrożenia systemu ERP.
• Dzięki zoptymalizowanym procesom zamawiania, w ciągu roku poziom zapasów ma zostać zredukowany o 15%.
• Wskaźnik błędów w fakturowaniu powinien zostać zmniejszony o 30% w ciągu sześciu miesięcy od wprowadzenia systemu.

Pomyśl także o krokach, które chcesz podjąć, aby osiągnąć swoje cele i gdzie istnieje szczególna potrzeba działania. Czy istnieją pewne procesy, które powodują poważne trudności? A może obecnie brakuje Ci przeglądu, ponieważ niektóre analizy nie są możliwe?

3. ustalić priorytety wymaganych funkcji

Po przeanalizowaniu bieżących procesów, słabych punktów i celów, można zebrać i ustalić priorytety wymaganych funkcji. Zadaj sobie pytanie, bez których aspektów nie możesz się obejść w żadnych okolicznościach, a które funkcje oferują wartość dodaną, ale nie są absolutnie niezbędne do osiągnięcia celów.

Priorytetyzacja funkcji może mieć następującą strukturę:

6 profesjonalnych wskazówek z terenu

1. oczekiwać wzrostu

Nie wybieraj systemu ERP, który spełnia tylko Twoje obecne wymagania – rozwiązanie musi również spełniać przyszłe wymagania. Na przykład, jeśli Twoja firma otworzy nowe lokalizacje, wprowadzi nowe produkty lub pozyska więcej klientów w pewnym momencie, powinieneś być na to technologicznie przygotowany. Wprowadzenie nowego systemu po zaledwie kilku latach byłoby zbyt skomplikowane i kosztowne.

W każdym przypadku należy upewnić się, że oprogramowanie jest łatwo skalowalne i można je łatwo rozbudować o dodatkowe moduły. Jeśli na przykład chcesz rozszerzyć działalność za granicę za dwa lata, możesz po prostu dodać funkcje walut obcych i wielojęzyczności w późniejszym terminie.

2. zaangażowanie wszystkich zainteresowanych stron

Każdy interesariusz ma własne oczekiwania wobec nowego systemu. Jeśli tylko niewielka grupa podejmuje decyzje, istnieje ryzyko przeoczenia ważnych wymagań lub ustalenia jednostronnych priorytetów. Może to później prowadzić do problemów z akceptacją, kosztownych dostosowań lub nieefektywnych procesów.

Angażując ważnych interesariuszy z różnych obszarów, zapewniasz, że wymagania są oceniane tak obiektywnie, jak to tylko możliwe. Skutkuje to realistycznym i praktycznym zakresem funkcji, który odzwierciedla rzeczywiste potrzeby, a jednocześnie zwiększa identyfikację pracowników z projektem ERP.

3. dać interesariuszom czas, którego potrzebują

Jeśli interesariusze są zbyt zaangażowani w codzienną działalność, mogą podejmować decyzje niedokładnie, niekompletnie lub przedwcześnie. Prowadzi to później do luk w zakresie funkcjonalnym, kosztownych przeróbek i opóźnień.

Staranne pogodzenie różnych interesów wymaga czasu i możliwości. Dlatego też należy upewnić się, że ważni interesariusze zostali oddelegowani do innych projektów, przynajmniej na godziny. Pozwoli im to w pełni skoncentrować się na wdrożeniu systemu ERP.

4. postępować krok po kroku

Nasze doświadczenie we wdrażaniu systemów ERP pokazuje, że należy opracowywać zakres funkcji krok po kroku. Jest to jedyny sposób na osiągnięcie realistycznej definicji zakresu funkcjonalnego. Należy pamiętać o ogólnej wizji, ale rozbić ją na konkretne cele i wymagania. W przeciwnym razie szybko stracisz orientację i możesz przeoczyć ważne powiązania.

5. wybrać złoty środek

Jak wspomniano powyżej, ani zbyt wiele, ani zbyt mało funkcji nie jest obiecujących. Idealne rozwiązanie leży gdzieś pomiędzy: W najlepszym przypadku system powinien oferować dokładnie to, czego firma naprawdę potrzebuje dziś i w nadchodzących latach.

System ERP będzie opłacalny dla firmy tylko wtedy, gdy jego funkcje będą dostosowane do procesów biznesowych i celów strategicznych. Nie tylko wspiera codzienną pracę, ale także przyczynia się do długoterminowej konkurencyjności.

6. przestrzegać wymogów branżowych

Nie każdy system ERP jest odpowiedni dla każdej branży. Specjalne procesy lub wymogi prawne czasami wymagają funkcji, które są precyzyjnie dostosowane do procesów specyficznych dla danej branży. Może to być na przykład konfiguracja wariantów w inżynierii mechanicznej lub zarządzanie oddziałami w handlu detalicznym.

Dlatego najlepiej jest zbadać własną branżę pod kątem referencji i przyjąć najlepsze praktyki. Pozwoli to zaoszczędzić na kosztownych dostosowaniach, przyspieszyć wdrożenie i szybciej osiągnąć produktywne wyniki.

Wniosek: Polegaj na dokładnym przygotowaniu

Określenie zakresu funkcjonalnego ERP nie jest sprintem. Wymaga raczej szczegółowej analizy procesów i precyzyjnego określenia celów. Na początku może to zająć dużo czasu, ale inwestycja ta z łatwością zwróci się później. Zachęć swój zespół projektowy do zaangażowania się w zrównoważone i przyszłościowe planowanie, które posłuży jako stabilna podstawa wdrożenia.

Z drugiej strony, jeśli źle ocenisz zakres funkcjonalny ERP, cały projekt stanie na chwiejnym gruncie. Może się nawet okazać, że wdrożenie oprogramowania jest całkowicie skazane na niepowodzenie.