Die Einführung eines ERP-Systems stellt insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen eine finanzielle Herausforderung dar. Damit sich die Investition irgendwann auszahlt, genügt es nicht, den Blick lediglich auf die anfänglichen Anschaffungskosten zu richten. Nicht selten sind es gerade die späteren laufenden Ausgaben, die das Budget im Laufe der Jahre überstrapazieren.
In diesem Artikel geben wir Ihnen praxisnahe Tipps, mit denen Sie die Systemeinführung so kostengünstig wie möglich gestalten können – von der ERP-Förderung bis zur richtigen Systemauswahl. Dabei decken wir auch versteckte Kostentreiber auf, die viele unerfahrene Unternehmen zu Beginn übersehen.
Das sind die cleversten Strategien zur Kostenreduktion
1. Führen Sie eine detaillierte Anforderungsanalyse durch
Bereits bei den ersten Vorbereitungen zur ERP-Einführung kann sich entscheiden, ob Ihnen das Projekt am Ende teuer zu stehen kommt. Insbesondere eine fehlende oder mangelhafte Zieldefinition kann die Kosten enorm in die Höhe treiben. Denn ohne klare Zielvorgaben und fundierte Hintergrundanalysen fehlt jeglicher Anhaltspunkt, welche Funktionen Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt und welche nicht.
Das Resultat sind lange Wunschlisten aus den Fachabteilungen, die zum Teil nur einen geringen Nutzen bringen und die Kosten explodieren lassen. Vielleicht besteht Ihre Fertigungsleitung auf einem Feinplanungsmodul im ERP – doch das nützt ihr am Ende wenig, wenn es zu Beginn noch an den Stammdaten hapert. Besser ist es in einem solchen Fall, in einer zweiten Phase nach der Herstellung der Vitalfunktionen an den konkreten Verbesserungen zu arbeiten. Dann ist die nötige Basis dafür geschaffen.
Damit Sie nicht mit zu hohen Ansprüchen in das ERP-Projekt starten, ist eine detaillierte Analyse der Anforderungen unverzichtbar. Dabei nimmt der ERP-Anbieter zunächst Ihre Ziele und Vorgaben unter die Lupe und führt eine umfassende Potenzialanalyse durch. Erfahrene Experten schauen sich die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens genau an und verschaffen sich einen Überblick über die Leistungspotenziale in den einzelnen Abteilungen. Dabei kommen dann auch schnell Probleme und Schwachstellen innerhalb der Organisation ans Tageslicht.
Ist eine objektive Basis für die Optimierungsmöglichkeiten und die spätere ERP-Konfiguration geschaffen, nimmt der Anbieter gemeinsam mit Ihnen eine Priorisierung der Anforderungen vor. Auf diese Weise kaufen Sie lediglich jenen Funktionsumfang, der Ihnen letztendlich einen echten Mehrwert bringt, und vermeiden unnötige Investitionen.
2. Konzentrieren Sie sich zunächst auf den ERP-Standard
Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, die Ausgaben für unnötige Funktionen bei der ERP-Einführung so gering wie möglich zu halten: Sie nutzen zu Beginn lediglich den Systemstandard. Das bedeutet, Sie implementieren das ERP-System erst einmal so, wie es der Anbieter in seiner Grundfunktionalität entwickelt hat. Anstatt gleich zu Beginn alle möglichen Features einzukaufen und zahlreiche kostenintensive Individualprogrammierungen vorzunehmen, fangen Sie mit kleinen Schritten an.
Vielleicht denken Sie jetzt: Aber kann ein Standardsystem tatsächlich alle spezifischen Bedürfnisse unseres Unternehmens abbilden? Nun, womöglich nicht von Anfang an zu hundertzehn Prozent, doch das muss es auch gar nicht. Benötigen Sie nach einiger Zeit weitere Module, lassen sich diese im Idealfall problemlos nachrüsten.
Im Gegensatz zu einem aufwändigen Konzeptionsansatz im ERP-Projekt bietet eine standardisierte Einführung folgende Vorteile:
- Die Einführung läuft deutlich schneller ab – häufig innerhalb von nur fünf bis sechs Monaten. Das entspricht einer Zeitersparnis von rund 50 Prozent.
- Sie erhalten normalerweise ein Festpreisangebot mit einem klar beschriebenen Leistungsumfang, sodass Sie maximale Kontrolle über die Kosten haben.
- Es besteht kein Risiko, dass Sie für überflüssige Anpassungen am Ende teuer bezahlen müssen.
- Sie benötigen weniger interne Ressourcen, da die Einführung des Standards keine umfangreiche Betreuung durch das Projektteam erfordert.
3. Wählen Sie das richtige ERP-System aus
Aus Erfahrung können wir sagen: Augen auf bei der Systemauswahl! Denn ERP-System ist nicht gleich ERP-System. Auf dem Markt finden sich äußerst unterschiedliche Produktphilosophien, die mal mehr, mal weniger kundenfreundlich sind. Auf folgende Faktoren sollten Sie achten:
Hoher Funktionsumfang im Standard
Es gibt ERP-Systeme, die von Haus aus einen hohen Funktionsumfang mitbringen und in denen alle wichtigen Kernprozesse bereits vordefiniert sind. Nur mit einer solchen Lösung kann eine schlanke, schnelle und kostengünstige ERP-Einführung auf Standardbasis gelingen. Wichtig dabei ist, dass das System modular aufgebaut ist, sodass Sie den Standard später bei Bedarf erweitern können.
Dem gegenüber stehen Baukastensysteme, mit denen Sie die Prozesse erst konfigurieren müssen. Diese Konfiguration ist unheimlich aufwändig und erfordert jede Menge Know-how. Klar, dass dieser Aufwand am Ende auch Zeit, Ressourcen und Geld kostet.
Prozessorientiertes System
Noch immer werden viele ERP-Systeme angeboten, die ausschließlich eine funktionsorientierte Nutzung unterstützen. Das User Interface solch datenzentrierter Lösungen wirkt meist äußerst komplex, da es mit vielen Buttons und Eingabefeldern überfrachtet ist. Das ist weder nutzerfreundlich noch zeitgemäß.
Idealerweise bietet ein modernes ERP-System eine prozessorientierte Sicht- und Funktionsweise. An die Stelle überladener Benutzeroberflächen treten vordefinierte Workflows, welche die Anwender*innen Schritt für Schritt durch ihre Aufgaben leiten. Angezeigt werden dabei nur jene Funktionen, die für die jeweiligen Aufgaben relevant sind.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Ein ERP-System, das den Fokus auf Prozesse legt, ist selbsterklärend und lässt sich intuitiv bedienen. Dadurch beschleunigen sich nicht nur alltägliche Arbeitsabläufe, sondern auch Onboarding-Vorgänge.
- Auf Basis festgelegter Arbeitsabläufe lassen sich Routinetätigkeiten unkompliziert automatisieren. Dadurch laufen Standardprozesse schnell und fehlerfrei ab.
- Im Ergebnis sinkt der Arbeits- und Zeitaufwand, was sich nicht zuletzt in sinkenden Betriebskosten widerspiegelt.
Integrationsfähigkeit
Ein ERP-System soll die Prozesse eines Unternehmens effizienter machen. Möglich ist das nur, wenn die ERP-Lösung optimal in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist und der Datenaustausch reibungslos funktioniert. Damit nun nicht jede Anbindung mit einem teuren Programmieraufwand verbunden ist, sollte bereits der Standard über offene Schnittstellenarchitekturen verfügen.
Zum Teil sind Einsparungen im fünfstelligen Bereich möglich.
4. Nehmen Sie die staatliche ERP-Förderung in Anspruch
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) verfügen normalerweise über deutlich weniger monetäre Mittel für die Realisierung von Digitalisierungsvorhaben als große Konzerne. Gleichzeitig können sie es sich heutzutage nicht mehr leisten, vor der digitalen Transformation die Augen zu verschließen. Das nämlich würde sie am meisten kosten: zuerst ihre Wettbewerbsfähigkeit und am Ende ihre Existenz.
Unternehmen, die das Geld für ein ERP-Projekt nicht auf der hohen Kante haben, müssen sich also aktiv nach einem passenden Förderprogramm umsehen. Zwar ist die Beantragung von staatlichem Fördergeld zunächst mit jeder Menge Bürokratie verbunden, doch am Ende rechnet sich der Aufwand. Zum Teil sind Einsparungen im fünfstelligen Bereich möglich.
Im Grunde stehen zwei Fördermöglichkeiten zur Wahl:
- ERP-Förderung über Subventionen
Sowohl Bund als auch Länder bieten Förderprogramme an, die einen staatlichen Zuschuss in Form einer Einmalzahlung gewähren. Dieses Fördergeld ist an keine Gegenleistung gebunden – muss also nicht zurückgezahlt werden. Allerdings übernimmt der Staat niemals die vollen Kosten, sodass das Unternehmen stets einen gewissen Eigenanteil übernehmen muss.
- ERP-Förderung über Darlehen
Alternativ kommt ein zinsgünstiger Förderkredit der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) in Frage. Auch hierbei handelt es sich um eine staatliche Förderung, denn das Kapital der KfW wird vom Bund und den Ländern gehalten. Anders als bei einem Zuschuss muss der Antragsteller die Darlehenssumme jedoch komplett zurückzahlen. Der Darlehensvertrag läuft meist über viele Jahre.
Übrigens: Ein Förderprogramm ist nicht nur bei der Neuimplementierung eines ERP-Systems, sondern auch beim Upgrade einer bestehenden Lösung sinnvoll. Ebenso können Sie die Fördermittel für die Leistungen externer Fördermittelberater verwenden. Diese kennen die aktuellen Fördertöpfe, greifen Ihnen bei der Beantragung von Fördergeld unter die Arme und geben wertvolle Tipps für den richtigen Einsatz. Mit dieser Hilfe lässt sich auch der bürokratische Aufwand gut bewältigen.
5. Fallen Sie nicht auf die Tricks mancher Anbieter herein
Auch bei der Anbieterauswahl heißt es aufgepasst. So mancher Hersteller weiß genau, wie er seinen Gewinn optimieren kann. Für diese Kostentreiber müssen Sie oftmals tief in die Tasche greifen:
Lizenzgebühren bei indirekter Nutzung
Manchmal übersehen Unternehmen bei Vertragsabschluss mit einem ERP-Anbieter eine perfide Klausel: Der Lizenznehmer soll nicht nur für die direkte Nutzung des ERP-Systems Lizenzgebühren zahlen. Auch wenn ein System oder eine Drittanwendung auf die ERP-Funktionalität zugreift, bittet der Hersteller seine Kunden zur Kasse – selbst rückwirkend. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn das CRM-System Kundendaten aus dem ERP abruft oder eine Shop-Software Bestellungen mit dem System synchronisiert.
Das böse Erwachen kommt meist erst dann, wenn das ERP bereits implementiert ist und eine Abhängigkeit vom Anbieter besteht. Dem Kunden bleibt dann nichts anderes mehr übrig, als die bittere Pille zu schlucken und die unerwarteten Lizenzkosten zu zahlen. Die Folge: hohe Nachzahlungen und regelmäßige Zusatzkosten, die nicht eingeplant waren. Achten Sie daher bei der Systemauswahl unbedingt darauf, dass für die indirekte Nutzung keine zusätzlichen Lizenzgebühren fällig sind.
Unersättliche Finanzinvestoren
Viele Hersteller sind heutzutage in einem Konstrukt gefangen, hinter dem Finanzinvestoren stehen. Diese haben vor allem ein Ziel: mit langfristigen Einnahmen so viel Profit wie möglich herauszuholen. Das gelingt ihnen zum Beispiel mit der massiven Steigerung wiederkehrender Kosten in Cloud-Abomodellen. So kann es sein, dass Sie für eine Dienstleistung plötzlich 20 Prozent mehr zahlen müssen als im Jahr davor. Auch in diesem Szenario stehen Sie durch Ihre Abhängigkeit zum Anbieter quasi mit dem Rücken zur Wand und können nur hilflos dabei zusehen, wenn eine wiederholte Preissteigerung ins Haus flattert.
Unzureichender Support im Ausland
Von Investoren getrieben, lagern viele Anbieter ihren Support ins Ausland aus. Für den Hersteller ist das natürlich günstiger, da niedrigere Löhne die Betriebsausgaben senken. Für Sie hingegen rechnet sich der qualitativ minderwertige Offshore-Support hingegen nicht, im Gegenteil: Am Ende zahlen Sie sogar drauf. Taugt nämlich der Anbieter-Support nicht, benötigen Sie zusätzliches Fachpersonal. Und das kostet.
Fazit: Vorbereitung ist alles
Die Einführung einer ERP-Lösung ist ein komplexes Vorhaben, das durchaus eine finanzielle Belastung darstellen kann. Damit das Projekt kein allzu großes Loch in Ihre Kasse reißt und sich am Ende auszahlt, ist vor allem eine gute Planung extrem wichtig. Sie entscheidet nicht nur maßgeblich darüber, ob Sie einen nutzbringenden Funktionsumfang wählen. Mit ihr legen Sie auch den Grundstein für einen langfristig bezahlbaren Betrieb der Software.
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