Interfaces ERP: ¿Qué conexión debes elegir?

Los tiempos en que un único monolito de software podía cubrir por completo las necesidades informáticas de una empresa han quedado atrás. Hoy en día, casi todos los departamentos utilizan su propio sistema de software con una amplia gama de funciones para necesidades especializadas.

Para evitar las soluciones aisladas y el intercambio manual de datos, la conexión al sistema ERP está descartada. Pero, ¿cómo se puede conseguir una conexión en red eficaz sin aumentar excesivamente el tiempo y los costes? La solución reside en un adaptador de software que vincula aplicaciones de terceros con el sistema ERP sin ningún esfuerzo de programación.

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¿Por qué es importante la integración del ERP?

Las empresas utilizan un sistema ERP para gestionar el mayor número posible de tareas y datos en un sistema centralizado. Sin embargo, las soluciones ERP a veces no alcanzan la profundidad funcional del software empresarial dedicado, lo que significa que los sistemas de software independientes siguen siendo indispensables para los departamentos especializados.

Los sistemas ERP deben poder comunicarse con aplicaciones especializadas de terceros para que no se creen silos de datos mediante el uso de dichos sistemas. Esto es posible con la ayuda de interfaces adecuadas que garanticen un enlace estable entre las dos instancias. En una red de soluciones de software especializadas, el sistema ERP actúa como un eje central de datos que permite el intercambio de datos en toda la organización.

Ventajas de la integración ERP:

• Mejor calidad de los datos
  Todos los departamentos tienen acceso a datos actualizados, sin errores y coherentes en tiempo real, lo que permite tomar mejores decisiones.
  
• Mayor eficacia
  Los procesos se ejecutan más rápidamente y pueden automatizarse parcialmente, lo que aumenta la productividad.

• Menos trabajo manual
  Se reducen las actividades manuales, lo que permite a los empleados concentrarse en tareas estratégicas.

Ejemplos típicos de sistemas integrados

Gestión de Datos de Producto (PDM)

Un sistema PDM se utiliza para gestionar y organizar de forma centralizada los datos de los productos a lo largo de todo su ciclo de vida. Almacena dibujos técnicos, listas de piezas y registros de cambios, por ejemplo. Cuando se conectan en red de forma óptima, ERP y PDM controlan todo el proceso de desarrollo del producto, desde el diseño hasta el lanzamiento al mercado.

Más información: Conexión en red de PDM y ERP

Diseño asistido por ordenador (CAD)

Los desarrolladores técnicos utilizan programas CAD para crear modelos digitales precisos y dibujos técnicos de componentes y máquinas. Vincular el software CAD y los sistemas ERP es esencial para las empresas de fabricación. Es la única forma de transferir automáticamente datos de diseño, listas de piezas y datos de disponibilidad de materiales de forma bidireccional.

Más información: Vincular el software CAD y el sistema ERP

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

Entre otras cosas, un sistema CRM permite registrar y analizar de forma centralizada los datos e interacciones de los clientes. Por tanto, es una herramienta importante para marketing, ventas y atención al cliente. Sin embargo, para permitir procesos fluidos a través de los límites departamentales, el CRM y el ERP deben trabajar en estrecha colaboración. La integración garantiza un intercambio fluido de datos de clientes y empresas, y evita la redundancia de datos.

Más información: Vincular los sistemas CRM y ERP

Opciones de conexión: ¿Cuál es la mejor?

Conectar sistemas externos a la solución ERP es, por tanto, una necesidad. Sin embargo, a menudo no es tan fácil de realizar. Los diferentes formatos de datos, protocolos y estándares, así como la falta de interfaces de programación, impiden a veces la comunicación directa entre el ERP y los sistemas externos. Básicamente, existen tres opciones para establecer interfaces:

1. interfaces estándar – la solución simple pero inflexible

Los sistemas ERP suelen venir con una serie de interfaces listas para usar. A diferencia de las interfaces personalizadas, éstas prometen una integración rápida, económica y sencilla. Sin embargo, el quid de las interfaces estándar es la compatibilidad: a menudo sólo se configuran para determinados productos asociados o aplicaciones muy utilizadas, como MES, PDM o software CAD.

También es posible que surja una dependencia mutua entre versiones de productos individuales del sistema ERP y del producto asociado. Esto puede tener un gran impacto en la capacidad de actualización de ambas aplicaciones.

2. nuevo desarrollo – la solución personalizada pero compleja

Si las interfaces del ERP y del sistema de terceros no son compatibles entre sí, no queda más remedio que programar una solución a medida. Por tanto, hay que modificar técnicamente una de las dos aplicaciones para que pueda dirigirse a la interfaz de la otra. La ventaja de las interfaces personalizadas es que se adaptan de forma óptima a las necesidades de la empresa y logran así un alto grado de automatización.

Sin embargo, un nuevo desarrollo también conlleva toda una serie de desventajas:

• Altos costes de desarrollo
  Una interfaz siempre conecta dos sistemas de software diferentes. Por eso es esencial que, a la hora de programar, participen tanto el proveedor de la solución ERP como el proveedor del sistema de terceros. De lo contrario, se corre el riesgo de que los dos sistemas funcionen de forma contradictoria. El proceso de desarrollo suele ser muy largo y costoso.
• Riesgos de actualización
  Las interfaces evolucionan con el tiempo, como cualquier otro componente de software. El problema es que la especificación de la interfaz puede cambiar con cada actualización y aumenta la susceptibilidad a los errores. La interrupción del intercambio de datos y los fallos del sistema pueden afectar a funciones críticas y paralizar los procesos operativos.
• Esfuerzo de mantenimiento
  Para minimizar estos riesgos, la propia empresa debe tomar medidas: Después de cada lanzamiento, debe llevarse a cabo una fase de prueba para comprobar si el intercambio de datos sigue funcionando correctamente. Si no es así, debe rectificarse a corto plazo y bajo presión de tiempo. Por tanto, para la informática, el funcionamiento de un enlace de datos también está asociado al esfuerzo. Cuantas más aplicaciones estén conectadas, mayor será este esfuerzo.

Un marco de integración es una solución muy eficaz para conectar sistemas ERP y de terceros.

3. marcos de integración declarativos: la solución inteligente

Por tanto, ni las interfaces estándar ni los nuevos desarrollos son la solución óptima. Qué bien que exista una tercera opción para establecer enlaces: los llamados marcos de integración declarativos. Éstos pueden transformar los formatos de comunicación en el respectivo formato de destino de forma semánticamente correcta. Esto es posible mediante la asignación declarativa de los puntos de datos de interfaz individuales de ambos socios de comunicación. El requisito previo suele ser que los datos de la interfaz estén disponibles en un formato específico, por ejemplo XML o JSON.

Las empresas suelen pagar una licencia adicional por los marcos de integración declarativos. Sin embargo, se benefician de varias ventajas:

• Menos esfuerzo
  No es necesario programar la personalización. Esto ahorra a las empresas el tiempo y los gastos de planificar y desarrollar interfaces personalizadas.
• Mantenimiento sencillo
  El mantenimiento y la revisión de la integración también son posibles sin programación y sin una nueva versión del software. Los usuarios del ERP pueden realizar cambios en la estructura de datos de una interfaz de forma independiente. La estructura también forma parte de la solución ERP y, por tanto, está cubierta por los parches del fabricante del ERP.
• Más flexibilidad
  Los usuarios empresariales pueden cambiar fácilmente la configuración de una interfaz sin que intervenga el departamento de TI. Esto significa que los factores técnicos de la integración ERP pasan a un segundo plano, lo que permite diseñar los procesos de forma más eficiente.

Consejos para una buena integración

En resumen: un marco de integración es una solución muy eficaz para conectar sistemas ERP y de terceros. Sin embargo, no siempre es posible utilizar un adaptador. Por ejemplo, si el sistema de software no tiene su propia interfaz de programación, las empresas tienen que desarrollar una solución por sí mismas o encargarla. Este puede ser el caso de los desarrollos internos o de las aplicaciones de nicho específicas del sector.

Además, los marcos de interfaz alcanzan sus límites cuando se intercambian registros de datos especialmente extensos. En este caso, también se requiere un cierto grado de programación. Así que, para evitar sorpresas durante la integración, una buena preparación es lo más importante para una interconexión perfecta.

Si tienes en cuenta de antemano los siguientes consejos, irás sobre seguro:

1. Procede paso a paso: Planifica cuidadosamente

• En primer lugar, define tus necesidades y objetivos.
• Realiza un análisis de tus estructuras de datos.
• Determina qué sistemas quieres conectar en red y dales prioridad.
• Averigua qué interfaces necesitas y qué opciones de conexión son posibles.
• Lleva a cabo una implantación paso a paso, incluyendo una fase de prueba, para minimizar los riesgos y reducir las interrupciones de las operaciones.

2. piensa en el futuro: céntrate en la flexibilidad

• Si es posible, utiliza interfaces estándar o marcos de interfaz para poder reaccionar rápidamente a las nuevas tecnologías y a los cambios en los procesos.
• Ten en cuenta el crecimiento futuro y confía en infraestructuras escalables.
• Garantizar actualizaciones y mantenimiento periódicos para asegurar la compatibilidad con las nuevas tecnologías.

3. elige al socio adecuado: la experiencia cuenta

• Opta por un socio integrador experimentado y con los conocimientos técnicos necesarios. En última instancia, esto te ahorrará tiempo, dinero y estrés.
• Asegúrate de que el socio está familiarizado con las tecnologías y normas pertinentes y con tus sistemas.
• Elige un socio que se adapte a tus necesidades individuales y te ofrezca soluciones innovadoras y preparadas para el futuro.
• Comprueba los servicios de apoyo del proveedor para garantizar una asociación sostenible.

Conclusión: se prefieren los marcos de integración

Sólo debes plantearte una programación personalizada compleja si el software que se va a conectar no dispone de una interfaz de programación. La solución ideal es un marco de integración que actúe como adaptador entre el sistema ERP y el sistema externo. Esto permite a los usuarios especializados configurar ellos mismos las interfaces de forma rápida y rentable, sin ningún esfuerzo de programación.

Debes discutir con un proveedor de ERP competente si un marco de integración también es adecuado para el entorno de tu sistema . Especialmente si quieres conectar en red varios sistemas externos con tu sistema, es mejor discutir esta opción al seleccionar un sistema ERP . Esto determina en última instancia qué solución es la más adecuada para tus fines.