Interfejsy ERP: Które połączenie wybrać?

Czasy, w których pojedynczy monolit oprogramowania mógł całkowicie pokryć wymagania IT firmy, już dawno minęły. Obecnie prawie każdy dział korzysta z własnego systemu oprogramowania z szerokim zakresem funkcji dla wyspecjalizowanych wymagań.

Aby uniknąć odizolowanych rozwiązań i ręcznej wymiany danych, połączenie z systemem ERP nie wchodzi w rachubę. Jak jednak osiągnąć efektywny networking bez nadmiernego wydłużania czasu i zwiększania kosztów? Rozwiązaniem jest adapter oprogramowania, który łączy aplikacje innych firm z systemem ERP bez konieczności programowania.

Bezpłatny Whitepaper

Istnieje niezliczona ilość dostawców ERP. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, na co należy zwrócić uwagę przy dokonywaniu wyboru.

Zamów teraz bezpłatnie

Dlaczego integracja ERP jest w ogóle ważna?

Firmy używają systemu ERP do zarządzania jak największą liczbą zadań i danych w scentralizowanym systemie. Jednak rozwiązania ERP czasami nie osiągają głębi funkcjonalnej dedykowanego oprogramowania biznesowego, co oznacza, że samodzielne systemy oprogramowania są nadal niezbędne dla wyspecjalizowanych działów.

Systemy ERP muszą być w stanie komunikować się z wyspecjalizowanymi aplikacjami innych firm, aby nie tworzyć silosów danych w wyniku korzystania z takich systemów. Jest to możliwe dzięki odpowiednim interfejsom, które zapewniają stabilne połączenie między dwoma instancjami. W sieci dedykowanych rozwiązań programowych system ERP działa jako centralne centrum danych, które umożliwia wymianę danych w całej organizacji.

Zalety integracji systemów ERP:

• Lepsza jakość danych
  Wszystkie działy mają dostęp do aktualnych, bezbłędnych i spójnych danych w czasie rzeczywistym, co prowadzi do podejmowania lepszych decyzji.
  
• Zwiększona wydajność
  Procesy przebiegają szybciej i mogą być częściowo zautomatyzowane, co zwiększa produktywność.

• Mniej pracy manualnej
  Czynności manualne są ograniczone, co pozwala pracownikom skoncentrować się na zadaniach strategicznych.

Typowe przykłady zintegrowanych systemów

Zarządzanie danymi produktu (PDM)

System PDM służy do centralnego zarządzania i organizowania danych produktu w całym cyklu jego życia. Przechowuje on na przykład rysunki techniczne, listy części i dzienniki zmian. Po optymalnym połączeniu w sieć, ERP i PDM kontrolują cały proces rozwoju produktu od projektu do wprowadzenia na rynek.

Dowiedz się więcej: Tworzenie sieci PDM i ERP

Projektowanie wspomagane komputerowo (CAD)

Programiści techniczni używają programów CAD do tworzenia precyzyjnych modeli cyfrowych i rysunków technicznych komponentów i maszyn. Połączenie oprogramowania CAD z systemami ERP jest niezbędne dla firm produkcyjnych. Jest to jedyny sposób na automatyczne dwukierunkowe przesyłanie danych projektowych, list części i danych o dostępności materiałów.

Dowiedz się więcej: Łączenie oprogramowania CAD i systemu ERP

Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)

System CRM umożliwia między innymi scentralizowane rejestrowanie i analizowanie danych i interakcji z klientami. Jest to zatem ważne narzędzie dla marketingu, sprzedaży i obsługi klienta. Aby jednak umożliwić płynne procesy ponad granicami działów, CRM i ERP muszą ze sobą ściśle współpracować. Integracja zapewnia płynną wymianę danych klientów i danych biznesowych oraz pozwala uniknąć redundancji danych.

Dowiedz się więcej: Łączenie systemów CRM i ERP

Opcje połączeń: Która jest najlepsza?

Podłączenie systemów zewnętrznych do rozwiązania ERP jest zatem koniecznością. Jednak często nie jest to łatwe do zrealizowania. Różne formaty danych, protokoły i standardy, a także brak interfejsów programistycznych czasami uniemożliwiają bezpośrednią komunikację między ERP a systemami zewnętrznymi. Istnieją zasadniczo trzy opcje konfiguracji interfejsów:

1. standardowe interfejsy – proste, ale nieelastyczne rozwiązanie

Systemy ERP są zwykle dostarczane z wieloma interfejsami po wyjęciu z pudełka. W przeciwieństwie do niestandardowych interfejsów, obiecują one szybką, niedrogą i prostą integrację. Jednak sednem standardowych interfejsów jest kompatybilność: często są one skonfigurowane tylko dla wybranych produktów partnerskich lub powszechnie używanych aplikacji, takich jak MES, PDM lub oprogramowanie CAD.

Możliwe jest również wystąpienie wzajemnej zależności między poszczególnymi wersjami systemu ERP i produktu partnerskiego. Może to mieć ogromny wpływ na możliwości aktualizacji obu aplikacji.

2. nowy rozwój – niestandardowe, ale złożone rozwiązanie

Jeśli interfejsy systemu ERP i systemu innej firmy nie są ze sobą kompatybilne, nie ma możliwości zaprogramowania niestandardowego rozwiązania. Jedna z dwóch aplikacji musi zatem zostać zmodyfikowana technicznie, aby mogła obsługiwać interfejs drugiej. Zaletą niestandardowych interfejsów jest to, że są one optymalnie dostosowane do potrzeb firmy, a tym samym osiągają wysoki stopień automatyzacji.

Jednak nowy rozwój niesie ze sobą również szereg niedogodności:

• Wysokie koszty rozwoju
  Interfejs zawsze łączy dwa różne systemy oprogramowania. Dlatego podczas programowania konieczne jest zaangażowanie zarówno dostawcy rozwiązania ERP, jak i dostawcy systemu innej firmy. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że oba systemy będą działać sprzecznie. Proces rozwoju jest zazwyczaj bardzo czasochłonny i kosztowny.
• Ryzyko aktualizacji
  Interfejsy ewoluują w czasie – tak jak każdy inny komponent oprogramowania. Problem polega na tym, że specyfikacja interfejsu może zmieniać się z każdą aktualizacją, a podatność na błędy wzrasta. Zakłócona wymiana danych i awarie systemu mogą osłabić krytyczne funkcje i sparaliżować procesy operacyjne.
• Wysiłek związany z konserwacją
  Aby zminimalizować to ryzyko, sama firma musi podjąć odpowiednie działania: Po każdym wydaniu należy przeprowadzić fazę testową, aby sprawdzić, czy wymiana danych nadal działa prawidłowo. Jeśli tak nie jest, należy to naprawić w krótkim czasie pod presją czasu. Dla IT działanie łącza danych jest zatem również związane z wysiłkiem. Im więcej aplikacji jest połączonych, tym większy jest ten wysiłek.

Ramy integracyjne to niezwykle skuteczne rozwiązanie do łączenia systemów ERP z systemami innych firm.

3. deklaratywne ramy integracji – inteligentne rozwiązanie

Ani standardowe interfejsy, ani nowe rozwiązania nie są zatem optymalnym rozwiązaniem. Jak dobrze, że istnieje trzecia opcja tworzenia połączeń: tak zwane deklaratywne ramy integracji. Mogą one przekształcić formaty komunikacyjne w odpowiedni format docelowy w semantycznie poprawny sposób. Jest to możliwe dzięki deklaratywnemu mapowaniu poszczególnych punktów danych interfejsu obu partnerów komunikacyjnych. Warunkiem wstępnym jest zwykle to, że dane w interfejsie są dostępne w określonym formacie – na przykład XML lub JSON.

Firmy zazwyczaj płacą dodatkową opłatę licencyjną za deklaratywne struktury integracyjne. W zamian otrzymują jednak kilka korzyści:

• Mniejszy wysiłek
  Programowanie niestandardowe nie jest konieczne. Oszczędza to firmom czas i koszty związane z planowaniem i opracowywaniem niestandardowych interfejsów.
• Prosta konserwacja
  Konserwacja i serwisowanie integracji są również możliwe bez programowania i bez nowej wersji oprogramowania. Użytkownicy ERP mogą niezależnie wprowadzać zmiany w strukturze danych interfejsu. Framework jest również częścią rozwiązania ERP i dlatego jest objęty poprawkami od producenta ERP.
• Większa elastyczność
  Użytkownicy biznesowi mogą łatwo zmieniać konfigurację interfejsu bez angażowania działu IT. Oznacza to, że czynniki techniczne integracji ERP schodzą na dalszy plan, umożliwiając bardziej efektywne projektowanie procesów.

Wskazówki dotyczące udanej integracji

Podsumowując: platforma integracyjna jest niezwykle skutecznym rozwiązaniem do łączenia systemów ERP z systemami innych firm. Jednak nie zawsze możliwe jest użycie adaptera. Na przykład, jeśli system oprogramowania nie ma własnego interfejsu programistycznego, firmy muszą samodzielnie opracować rozwiązanie lub zlecić jego opracowanie. Może to mieć miejsce w przypadku rozwoju wewnętrznego lub niszowych aplikacji branżowych.

Ponadto ramy interfejsów osiągają swoje granice w przypadku wymiany szczególnie obszernych rekordów danych. W takim przypadku wymagana jest również pewna ilość programowania. Tak więc, aby uniknąć niespodzianek podczas integracji, dobre przygotowanie jest podstawą bezbłędnego połączenia sieciowego.

Jeśli z wyprzedzeniem weźmiesz pod uwagę poniższe wskazówki, będziesz po bezpiecznej stronie:

1. Postępuj krok po kroku: Dokładnie zaplanuj

• Po pierwsze, zdefiniuj swoje wymagania i cele.
• Przeprowadzenie analizy struktur danych.
• Określ, które systemy chcesz połączyć ze sobą w sieć i nadaj im priorytet.
• Dowiedz się, jakich interfejsów potrzebujesz i jakie opcje połączeń są możliwe.
• Przeprowadzić wdrożenie krok po kroku, w tym fazę testową, aby zminimalizować ryzyko i ograniczyć przerwy w działaniu.

2. myśl przyszłościowo: skup się na elastyczności

• Jeśli to możliwe, używaj standardowych interfejsów lub ram interfejsów, aby móc szybko reagować na nowe technologie i zmiany procesów.
• Weź pod uwagę przyszły rozwój i polegaj na skalowalnej infrastrukturze.
• Zapewnienie regularnych aktualizacji i konserwacji w celu zapewnienia kompatybilności z nowymi technologiami.

3. wybór właściwego partnera: liczy się doświadczenie

• Wybierz doświadczonego, doświadczonego partnera integracyjnego z niezbędną wiedzą techniczną. Pozwoli to zaoszczędzić czas, pieniądze i nerwy.
• Upewnij się, że partner jest zaznajomiony z odpowiednimi technologiami, standardami i systemami.
• Wybierz partnera, który spełni Twoje indywidualne wymagania i zaoferuje innowacyjne, przyszłościowe rozwiązania.
• Sprawdź usługi wsparcia dostawcy, aby zapewnić trwałe partnerstwo.

Wniosek: preferowane ramy integracji

Złożone niestandardowe programowanie należy rozważyć tylko wtedy, gdy oprogramowanie, które ma zostać podłączone, nie ma interfejsu programistycznego. Idealnym rozwiązaniem jest framework integracyjny, który działa jako adapter między systemem ERP a systemem zewnętrznym. Umożliwia to specjalistom szybkie i ekonomiczne konfigurowanie interfejsów – bez konieczności programowania.

Powinieneś przedyskutować z kompetentnym dostawcą ERP, czy struktura integracji jest również odpowiednia dla twojego krajobrazu systemu. Zwłaszcza jeśli chcesz połączyć w sieć kilka zewnętrznych systemów, najlepiej omówić tę opcję przy wyborze systemu ERP . To ostatecznie określa, które rozwiązanie najlepiej nadaje się do Twoich celów.