ERP-Schnittstellen: Welche Anbindung sollten Sie wählen?

Die Zeiten, in denen ein einziger Software-Monolith die IT-Anforderungen eines Unternehmens komplett abdecken konnte, sind lange vorbei. Heute nutzt fast jede Abteilung ein eigenes Software-System mit einem breiten Funktionsumfang für fachspezifische Anforderungen.

Um Insellösungen und manuellen Datenaustausch zu vermeiden, steht die Anbindung an das ERP-System außer Frage. Doch wie gelingt eine effektive Vernetzung, ohne den Zeit- und Kostenaufwand übermäßig in die Höhe zu treiben? Die Lösung liegt in einem Software-Adapter, der Drittanwendungen ohne Programmieraufwand mit dem ERP-System verknüpft.

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ERP-Systeme erreichen jedoch an manchen Stellen nicht die Funktionstiefe einer dedizierten Business-Software. Daher gibt es in den meisten Unternehmen autarke Systeme, auf die man nicht verzichten kann. Im Maschinenbau zählt z. B. das Produktdaten-Management (PDM) dazu. Damit solche Systeme mit Ihrem ERP-System kommunizieren können, brauchen Sie eine geeignete Schnittstelle, die den Datenaustausch zwischen beiden Instanzen ermöglicht. Bei der Einrichtung solcher Schnittstellen sollten Sie jedoch ein paar Dinge beachten.

Warum ist eine ERP-Integration überhaupt wichtig?

Unternehmen nutzen ein ERP-System, um so viele Aufgabenbereiche und Daten wie möglich in einem zentralen System zu verwalten. Allerdings erreichen ERP-Lösungen manchmal nicht die Funktionstiefe einer dedizierten Business-Software, sodass autarke Software-Systeme für Fachabteilungen weiterhin unverzichtbar sind.

Damit sich durch die Nutzung solcher Systeme keine Datensilos bilden, müssen ERP-Systeme mit spezialisierten Fremdanwendungen kommunizieren können. Möglich ist das mithilfe von geeigneten Schnittstellen, die eine stabile Verknüpfung beider Instanzen sicherstellen. In einem Netzwerk aus dedizierten Software-Lösungen fungiert das ERP-System als zentrale Datendrehscheibe, die einen organisationsweiten Datenaustausch ermöglicht.

 Vorteile der ERP-Integration:

• Bessere Datenqualität
  Alle Abteilungen greifen in Echtzeit auf aktuelle, fehlerfreie und konsistente Daten zu, die zu besseren Entscheidungen führen.
  
• Effizienzsteigerung
  Prozesse laufen schneller ab und lassen sich zum Teil automatisieren, was die Produktivität erhöht.

• Weniger manuelle Arbeit
  Manuelle Tätigkeiten nehmen ab, sodass sich Mitarbeitende auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Typische Beispiele für integrierte Systeme

Produktdaten-Management (PDM)

Ein PDM-System dient der zentralen Verwaltung und Organisation von Produktdaten über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg. In ihm sind beispielsweise technische Zeichnungen, Stücklisten und Änderungsprotokolle gespeichert. Optimal miteinander vernetzt, steuern ERP und PDM den gesamten Produktentstehungsprozess von der Konstruktion bis zur Markteinführung.

Mehr erfahren: Vernetzung von PDM und ERP

Computer-Aided Design (CAD)

Mit CAD-Programmen erstellen technische Entwickler präzise digitale Modelle und technische Zeichnungen von Bauteilen und Maschinen. Eine Verknüpfung von CAD-Software und ERP-System ist für produzierende Unternehmen unverzichtbar. Nur so lassen sich Konstruktionsdaten, Stücklisten und Daten zur Materialverfügbarkeit automatisch bidirektional übertragen.

Mehr erfahren: Verknüpfung von CAD-Software und ERP-System

Customer-Relationship-Management (CRM)

Ein CRM-System ermöglicht unter anderem die zentrale Erfassung und Analyse von Kundendaten und -interaktionen. Es ist also ein wichtiges Tool für Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Damit jedoch reibungslose Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg möglich sind, müssen CRM und ERP eng zusammenarbeiten. Die Integration sorgt für einen nahtlosen Austausch von Kunden- und Geschäftsdaten und vermeidet Datenredundanzen.

Mehr erfahren: Verknüpfung von CRM- und ERP-System

Anbindungsmöglichkeiten: Welche ist die beste?

Die Anbindung externer Systeme an die ERP-Lösung ist also ein Muss. Häufig ist sie jedoch gar nicht so einfach zu realisieren. Unterschiedliche Datenformate, Protokolle und Standards sowie fehlende Programmierschnittstellen verhindern manchmal die direkte Kommunikation zwischen ERP- und Fremdsystemen. Grundsätzlich kommen für die Einrichtung von Schnittstellen drei Möglichkeiten in Frage:

1. Standardschnittstellen – die einfache, aber unflexible Lösung

Normalerweise bringen ERP-Systeme einige Schnittstellen out of the box mit. Diese versprechen im Gegensatz zu individuell entwickelten Schnittstellen eine schnelle, günstige und einfache Integration. Die Crux an Standardschnittstellen ist jedoch die Kompatibilität: Häufig sind sie nur für ausgewählte Partnerprodukte oder weit verbreitete Applikationen wie MES-, PDM- oder CAD-Software eingerichtet. 

Zudem ist es möglich, dass eine wechselseitige Abhängigkeit zwischen einzelnen Produktversionen des ERP-Systems und dem Partnerprodukt entsteht. Dies kann massive Auswirkungen auf die Updatefähigkeit beider Anwendungen haben.

2. Neuentwicklung – die individuelle, aber aufwändige Lösung

Sind die Schnittstellen von ERP- und Fremdsystem nicht miteinander kompatibel, führt kein Weg an der Programmierung einer Individuallösung vorbei. Eine der beiden Anwendungen muss also technisch so modifiziert werden, dass sie die Schnittstelle der anderen ansprechen kann. Der Vorteil von individuellen Schnittstellen ist, dass sie auf die Bedürfnisse des Unternehmens optimal angepasst sind und so einen hohen Automatisierungsgrad erzielen.

Allerdings bringt eine Neuentwicklung auch eine ganze Reihe von Nachteilen mit sich:

• Hohe Entwicklungskosten
  Eine Schnittstelle verbindet immer zwei verschiedene Software-Systeme miteinander. Daher ist es bei der Programmierung unerlässlich, sowohl den Anbieter der ERP-Lösung als auch den Anbieter des Fremdsystems einzubeziehen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass beide Systeme aneinander vorbei arbeiten. Der Entwicklungsprozess ist meist mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden.
• Update-Risiken
  Schnittstellen entwickeln sich mit der Zeit weiter – wie jede andere Software-Komponente auch. Das Problem: Mit jedem Update kann sich die Schnittstellen-Spezifikation ändern, und die Fehleranfälligkeit steigt. Ein gestörter Datenaustausch und Systemausfälle können kritische Funktionen beeinträchtigen und betriebliche Prozesse lahmlegen.
• Wartungsaufwand
  Um diese Risiken zu minimieren, muss das Unternehmen selbst aktiv werden: Nach jedem Release ist in einer Testphase zu überprüfen, ob der Datenaustausch noch einwandfrei funktioniert. Falls nicht, ist eine kurzfristige Nachbesserung unter Zeitdruck erforderlich. Für die IT ist also auch der Betrieb einer Datenverknüpfung mit Aufwand verbunden. Je mehr Applikationen angebunden sind, desto höher ist dieser Aufwand.

Ein Integration-Framework ist eine äußerst effektive Lösung, um ERP- und Drittsysteme miteinander zu verbinden.

3. Deklarative Integration-Frameworks – die smarte Lösung

Weder Standardschnittstellen noch Neuentwicklungen sind also die optimale Lösung. Wie gut, dass es für die Einrichtung von Verknüpfungen noch eine dritte Möglichkeit gibt: sogenannte deklarative Integration-Frameworks. Diese können die Kommunikationsformate in das jeweilige Zielformat semantisch korrekt transformieren. Möglich ist das durch eine deklarative Abbildung der einzelnen Schnittstellen-Datenpunkte beider Kommunikationspartner. Voraussetzung ist meistens, dass die Daten innerhalb der Schnittstelle in einem bestimmten Format vorliegen – zum Beispiel XML oder JSON.

Für deklarative Integration-Frameworks zahlen Unternehmen meistens eine zusätzliche Lizenzgebühr. Dafür profitieren sie allerdings von mehreren Vorteilen:

• Geringerer Aufwand
  Eine Anpassungsprogrammierung ist nicht notwendig. Unternehmen sparen sich somit den Zeit- und Kostenaufwand, der durch die Planung und Entwicklung von individuellen Schnittstellen entsteht.
• Einfache Wartung
  Wartung und Pflege der Integration sind ebenfalls ohne Programmierung und ohne ein neues Release der Software möglich. ERP User können Änderungen an der Datenstruktur einer Schnittstelle selbstständig vornehmen. Zudem ist das Framework Bestandteil der ERP-Lösung und damit von Patches des ERP-Herstellers abgedeckt.
• Mehr Flexibilität
  Fachanwender*innen können die Konfiguration einer Schnittstelle leicht ändern, ohne die IT zu involvieren. Somit rücken die technischen Faktoren der ERP-Integration in den Hintergrund, wodurch sich Prozesse effizienter gestalten lassen.

Tipps für eine erfolgreiche Integration

Zusammengefasst lässt sich sagen: Ein Integration-Framework ist eine äußerst effektive Lösung, um ERP- und Drittsysteme miteinander zu verbinden. Aber nicht immer ist der Einsatz eines Adapters möglich. Verfügt das Software-System beispielsweise über keine eigene Programmierschnittstelle, müssen Unternehmen selbst eine Lösung entwickeln oder in Auftrag geben. Das kann etwa bei Eigenentwicklungen oder branchenspezifischen Nischenapplikationen der Fall sein.

Außerdem geraten Schnittstellen-Frameworks beim Austausch besonders umfangreicher Datensätze an ihre Grenzen. Auch in diesem Fall ist dann ein gewisser Anteil an Programmierung erforderlich. Damit Sie bei der Integration also keine Überraschungen erleben, ist eine gute Vorbereitung das A und O für eine einwandfreie Vernetzung.

Wenn Sie bereits im Vorfeld folgende Tipps berücksichtigen, sind Sie auf der sicheren Seite:

1. Gehen Sie schrittweise vor: Planen Sie sorgfältig

• Definieren Sie zunächst Ihre Anforderungen und Ziele.
• Führen Sie eine Analyse Ihrer Datenstrukturen durch.
• Halten Sie fest, welche Systeme Sie miteinander vernetzen möchten und nehmen Sie eine Priorisierung vor.
• Finden Sie heraus, welche Schnittstellen Sie benötigen und welche Anbindungsmöglichkeiten in Frage kommen.
• Führen Sie eine schrittweise Implementierung inklusive Testphase durch, um Risiken zu minimieren und Unterbrechungen im Betrieb zu reduzieren.

2. Denken Sie zukunftssicher: Setzen Sie auf Flexibilität

• Nutzen Sie möglichst Standardschnittstellen oder Schnittstellen-Frameworks, um auf neue Technologien und Prozessänderungen schnell reagieren zu können.
• Berücksichtigen Sie zukünftiges Wachstum und setzen Sie auf skalierbare Infrastrukturen.
• Achten Sie auf regelmäßige Updates und Wartung, um die Kompatibilität mit neuen Technologien zu gewährleisten.

3. Wählen Sie den richtigen Partner: Expertise zählt

• Entscheiden Sie sich für einen erfahrenen, routinierten Integrationspartner mit dem notwendigen fachlichen Know-how. Das spart am Ende Zeit, Kosten und Nerven.
• Achten Sie darauf, dass der Partner mit den relevanten Technologien, Standards und Ihren Systemen vertraut ist.
• Wählen Sie einen Partner, der auf Ihre individuellen Anforderungen eingeht und innovative, zukunftssichere Lösungen anbietet.
• Prüfen Sie die Supportleistungen des Anbieters, um eine nachhaltige Partnerschaft sicherzustellen.

Fazit: Integration-Frameworks bevorzugt

Eine aufwändige Individualprogrammierung sollten Sie nur dann in Betracht ziehen, wenn die anzubindende Software keine Programmierschnittstelle hat. Die ideale Lösung ist ein Integration-Framework, das als Adapter zwischen dem ERP- und dem Fremdsystem agiert. Damit können Fachanwender Schnittstellen schnell und kostengünstig selbst einrichten – ganz ohne Programmieraufwand. 

Ob ein Integration-Framework auch für Ihre Systemlandschaft in Frage kommt, sollten Sie im Gespräch mit einem kompetenten ERP-Anbieter klären. Gerade wenn Sie mehrere Fremdsysteme mit Ihrem System vernetzen möchten, sprechen Sie diese Möglichkeit am besten bereits bei der ERP-Auswahl an. Davon hängt schlussendlich ab, welche Lösung für Ihre Zwecke am besten geeignet ist.