L’attenzione ai processi nell’ERP: perché è così importante per te

Dagli alti costi dell’energia alla fragilità delle catene di approvvigionamento e alla carenza di manodopera qualificata, le aziende oggi devono affrontare una serie di sfide che minacciano la loro stessa esistenza. Allo stesso tempo, devono essere in grado di essere sempre un passo avanti rispetto alla concorrenza in un ambiente di mercato globale altamente competitivo.

La massima efficienza e velocità sono quindi più importanti che mai. Le aziende possono raggiungere questo obiettivo solo con un sistema ERP che le renda più flessibili e veloci, sia attraverso una guida ottimizzata per l’utente, sia attraverso processi automatizzati o attività supportate dall’intelligenza artificiale. In questo articolo analizziamo da vicino il ruolo cruciale che svolge un ERP orientato ai processi.

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Focus sul processo: cosa significa in realtà?

Un sistema ERP è una soluzione software estremamente complessa. Non c’è da stupirsi: mappa i processi di tutti i reparti in un’unica applicazione e viene utilizzato in tutta l’azienda. La gamma di funzioni e funzionalità deve essere altrettanto ampia.

Il problema: una soluzione ERP classica supporta solo un approccio all’uso incentrato sui dati. Ciò significa che gli utenti hanno a disposizione numerose funzioni diverse con le quali possono svolgere i loro compiti in modi diversi. Il risultato è un’interfaccia utente sovraccarica con molti campi di input. Sebbene questo massimizzi la libertà, può anche essere piuttosto confuso e opprimente.

Dall’altro lato, c’è il focus sui processi, che mira a mappare i flussi di lavoro e i processi in modo mirato. All’utente vengono mostrate solo le informazioni e le opzioni decisionali effettivamente necessarie per una specifica fase di lavoro. Sull’interfaccia utente viene visualizzata solo una piccola parte dei dati complessivi provenienti da vari pool di dati. I flussi di lavoro strutturati in modo semplice forniscono agli utenti un orientamento chiaro.

Un ERP orientato ai processi offre questi vantaggi decisivi

1. riduzione della complessità per l’utente

I sistemi ERP tradizionali con un approccio incentrato sui dati non offrono un’usabilità ottimale. Un’interfaccia utente confusa, informazioni difficili da trovare e lunghi percorsi di clic rallentano anche i dipendenti migliori. Hanno bisogno di una quantità eccessiva di tempo per svolgere un compito, il che a sua volta inibisce la motivazione e la produttività.

Un sistema ERP incentrato sui processi, invece, supporta gli utenti nel loro lavoro. Nasconde le funzioni irrilevanti e adatta in modo flessibile l’interfaccia alle esigenze dell’utente. Guidando i dipendenti passo dopo passo attraverso i loro compiti, si orientano in modo intuitivo.

In pratica, un flusso di lavoro orientato ai processi nell’ERP può essere eseguito con la stessa facilità di un ordine online. E senza bisogno di una preventiva familiarizzazione e di una lunga formazione.

Il risultato:

• Gli utenti sono in grado di svolgere attività ad alta velocità.
• L’efficienza complessiva dell’azienda aumenta sensibilmente.
• La soddisfazione dei dipendenti è in aumento.
• I nuovi dipendenti possono utilizzare immediatamente il sistema ERP, accelerando così i processi di inserimento.

2. evitare gli errori attraverso una guida mirata

La complicata interfaccia utente di un sistema ERP tradizionale comporta un altro problema: aumenta la probabilità di errori operativi. In un ambiente sovraccarico di utenti, è facile che questi ultimi inseriscano inavvertitamente dati errati o attivino per sbaglio un processo. Va da sé che il lavoro si blocca, perché prima bisogna correggere l’errore. Il flusso di lavoro si blocca e l’efficienza diminuisce.

Più frequentemente si verificano questi inconvenienti, più tempo è necessario per le correzioni. E più è noioso e faticoso per i dipendenti. Nei casi più gravi, un funzionamento scorretto del software può addirittura avere conseguenze tangibili per l’azienda.

Prendiamo un esempio dal magazzino:

• Un utente inserisce livelli di scorte non corretti.
• Questo porta a colli di bottiglia nella produzione o a inutili ordini ripetuti.
• Questo comporta ritardi nella produzione o magazzini troppo pieni.
• L’azienda deve fare i conti con consegne in ritardo, clienti insoddisfatti e costi aggiuntivi.

Sebbene questi effetti negativi possano essere evitati attraverso ulteriori processi di controllo e approvazione, questi aumentano il carico di lavoro e i costi. La soluzione migliore è un sistema ERP orientato ai processi che riduce al minimo gli errori umani fin dall’inizio. Poiché il software specifica chiaramente le singole fasi dell’attività e guida l’utente attraverso l’intero processo, i dipendenti possono orientarsi facilmente. Sanno esattamente quali informazioni devono inserire in quale campo. Dato che le funzioni non necessarie non vengono nemmeno visualizzate, è improbabile che vengano utilizzate in modo errato.

Il risultato:

• I processi si svolgono senza intoppi, con un notevole risparmio di tempo e denaro.
• Un input corretto garantisce dati affidabili che servono come base per le decisioni aziendali.
• I dipendenti sono più motivati perché commettono meno errori e progrediscono più rapidamente.
• Consegne puntuali e un’elaborazione precisa degli ordini migliorano la soddisfazione dei clienti.

Al giorno d’oggi le aziende devono essere in grado di adattarsi con la stessa flessibilità di un camaleonte.

3. maggiore flessibilità e adattabilità

Che si tratti di cambiamenti del mercato, di tecnologie innovative o di esigenze dei clienti in costante crescita: Al giorno d’oggi, le aziende devono essere in grado di adattarsi con la stessa flessibilità di un camaleonte. Affrontano regolarmente nuove sfide che richiedono la massima agilità. In caso contrario, potrebbero trovarsi in una situazione di svantaggio competitivo.

Se le aziende dispongono di un sistema ERP convenzionale, le modifiche personalizzate comportano di solito un grande sforzo. Le modifiche al sistema standard richiedono una programmazione lunga e costosa, che può essere realizzata solo con competenze specialistiche.

In un sistema ERP orientato ai processi, invece, spesso è sufficiente modificare il processo definito. A volte questa personalizzazione è possibile anche con uno sforzo di programmazione minimo o nullo. Tra l’altro, una soluzione software orientata ai processi permette anche una visualizzazione ottimale visualizzazione ottimizzata sui dispositivi mobili. Questo è ciò che rende possibile un lavoro flessibile e indipendente dal luogo in cui ci si trova.

Il risultato:

• Le aziende possono reagire in modo rapido e flessibile alle tendenze.
• I tempi e i costi di personalizzazione sono ridotti al minimo.
• Sia la capacità di agire che la competitività migliorano.
• I dipendenti possono lavorare in modo produttivo anche in mobilità.

4. analisi e ottimizzazioni di processo più semplici

Con una soluzione ERP classica, gli utenti spesso eseguono un compito specifico in modi diversi. Alla fine tutti raggiungono il loro obiettivo, ma ci si chiede quanto siano efficienti i rispettivi approcci alla soluzione. È difficile scoprirlo, perché l ‘analisi dei processi è difficile con un approccio incentrato sui dati. Logicamente, se le azioni degli utenti differiscono troppo l’una dall’altra, non c’è un processo omogeneo e una base di dati.

La situazione è diversa con un sistema ERP orientato ai processi: In questo caso, tutti i dipendenti eseguono lo stesso processo, poco complesso, per portare a termine un’attività. Ad esempio, tutti gli acquirenti prima selezionano un articolo, poi inseriscono la quantità di articolo richiesta e infine selezionano il fornitore desiderato. Dopo la verifica, l’ordine viene immediatamente inoltrato al fornitore.

Un processo standard così uniforme permette di analizzare e valutare con precisione le azioni degli utenti con l’aiuto di strumenti di tracciamento. Ciò fornisce alle aziende informazioni preziose sui tempi di lavorazione e sull’utilizzo delle risorse, ad esempio. Questi dati servono a loro volta come base per identificare i punti deboli e il potenziale di miglioramento.

Il risultato:

• I processi possono essere ottimizzati in modo mirato e adattati rapidamente alle nuove esigenze.
• I ritardi e i processi inefficienti appartengono al passato.
• I costi operativi si riducono e la produttività aumenta.

5. automazione dei processi standard

L’analisi dei processi è il prerequisito fondamentale per un altro importante fattore di aumento dell’efficienza: l’automazione. Solo quando esiste un unico percorso standard predefinito per un processo, un’azienda può riconoscere le opportunità di automazione e impostare un processo puramente automatizzato per un flusso di lavoro manuale. L’uomo deve solo monitorare il processo e autorizzarlo se necessario.

L’automazione è particolarmente utile per le attività che vengono svolte regolarmente in gran numero. Si tratta di processi come l’ordinazione di articoli, la preparazione delle buste paga e l’elaborazione delle ricevute. L’automazione dei processi basata su regole, in cui il sistema prende decisioni basate su variabili predefinite, è di solito sufficiente.

Il risultato:

• Le stesse attività vengono svolte sempre in modo più rapido ed efficiente.
• La manodopera e i costi si riducono.
• La digitalizzazione sta riducendo in modo significativo gli errori nei processi standard.
• Gli specialisti hanno più tempo da dedicare a compiti più importanti.

6. uso ottimale dell’IA generativa

L’IA generativa oggi e in futuro

L ‘IA generativa (GenAI) viene già utilizzata con successo nei moderni sistemi ERP. Con l’aiuto di grandi modelli linguistici (LLM) , ad esempio, la tecnologia risponde alle domande degli utenti in linguaggio naturale e genera testi per il personale di servizio in pochi secondi.

Il prerequisito è un solido database che funga da fonte affidabile di informazioni per l’intelligenza artificiale. Ciò significa che l’intelligenza artificiale deve avere costantemente accesso a dati di alta qualità per la sua formazione, ad esempio dalla documentazione o direttamente dal sistema ERP. In caso contrario, c’è il rischio elevato che gli utenti ricevano risposte errate o senza senso, il che sarebbe fatale in un ambiente aziendale.

Ma il potenziale di GenAI per il sistema ERP del futuro è ancora più grande. Invece di limitarsi a distribuire testi su richiesta, dovrebbe assistere attivamente gli utenti nel loro lavoro quotidiano. Dovrebbe essere in grado di identificare autonomamente i processi di routine che si svolgono sempre nello stesso modo e di eseguirli automaticamente su richiesta. L’uomo dovrà intervenire solo in casi eccezionali.

L’intelligenza artificiale può, ad esempio, riordinare i materiali di propria iniziativa o adattare il cruscotto dell’ERP alle esigenze individuali degli utenti. In un futuro non troppo lontano, l’IA generativa si comporterà probabilmente come un assistente virtuale personale assistente virtuale comportamento. Gli utenti probabilmente parleranno con il sistema, chiederanno consigli sull’ottimizzazione dei processi e discuteranno con l’IA di diversi scenari.

L’attenzione al processo come requisito di base

Tuttavia, i dati da soli non sono più sufficienti come base di conoscenza per un’automazione intelligente. La tecnologia deve invece acquisire una conoscenza completa dei processi aziendali e delle loro singole fasi. Altrimenti, c’è il rischio che esegua le attività in modo errato e che causi più caos che benefici.

L’attenzione ai processi è quindi essenziale anche per l’uso ottimale dell’IA generativa. Questo perché la tecnologia può acquisire la necessaria conoscenza dei processi solo se le funzionalità del sistema ERP sono orientate ai processi. È importante che i processi aziendali specifici siano disponibili in un linguaggio che l’IA possa interpretare, ad esempio nel linguaggio di specifica grafica Business Process Model and Notation.

Il risultato:

• L’automazione basata sull’intelligenza artificiale consente di elaborare le attività di routine a una velocità notevolmente superiore.
• Si liberano le risorse umane di cui c’è urgente bisogno.
• I dipendenti hanno più libertà per le attività creative.
• L’azienda lavora in modo più efficiente, ottenendo un notevole vantaggio competitivo.

Conclusione: la gara si vince con l’attenzione ai processi

Con un sistema ERP orientato ai processi, le aziende sono in vantaggio oggi e in futuro. Non solo fornisce le basi per una maggiore facilità d’uso e per processi economici, ma è anche un prerequisito per l’uso avanzato dell’intelligenza artificiale.

In particolare, la capacità di automatizzare in modo intelligente determinerà presto se un’azienda potrà reggere il confronto con la concorrenza o meno. Alla fine, solo le aziende che riusciranno a gestire la propria attività in modo estremamente rapido ed efficiente con l’aiuto dell’IA generativa avranno la meglio. Quelle che si lasciano sfuggire gli sviluppi tecnologici finiranno per soccombere prima o poi.
APplus, ad esempio, offre la possibilità di concentrarsi sui processi dell’ERP grazie al Flow Mode. In questa modalità, l’utente viene guidato passo dopo passo nelle sue attività e segue un flusso di lavoro ottimizzato che riduce sensibilmente il suo carico di lavoro quotidiano.