Czy znana jest Państwu następująca sytuacja? Zlecenie produkcyjne zostaje zatwierdzone, mimo że lista części nie ma jeszcze ostatecznej wersji. W rezultacie dział produkcji pracuje na nieaktualnej wersji rysunku. Dopiero podczas kontroli jakości okazuje się, że nie uwzględniono zmiany w elemencie.
W rezultacie: nie tylko dział produkcji musi dokonać poprawek na części lub wyprodukować ją od nowa. Ponadto maszyna zostaje nieplanowo zablokowana, kolejne zlecenia ulegają opóźnieniu, a terminowość dostaw staje pod znakiem zapytania. Ostatecznie sprawa trafia aż do kierownictwa – z powodu grożących kar umownych. To klasyczny przykład naruszenia procesu o daleko idących konsekwencjach.
Takie awarie można systematycznie zapobiegać jedynie dzięki wysokiemu poziomowi bezpieczeństwa procesów produkcyjnych. Jak to osiągnąć za pomocą systemu ERP, dowiesz się z poniższego artykułu.
Czym właściwie jest bezpieczeństwo procesowe – a czym nie jest?
Czym jest bezpieczeństwo procesowe?
Bezpieczeństwo procesowe oznacza zdolność przedsiębiorstwa do stabilnego, przejrzystego i powtarzalnego sterowania procesami. Procesy nie przebiegają przypadkowo, lecz zgodnie z jasno określonymi zasadami. Dzięki oparciu na wiarygodnych danych w różnych wersjach możliwe jest wczesne wykrywanie odchyleń – jeszcze zanim wywołają one niekontrolowaną reakcję łańcuchową.
Czym nie jest bezpieczeństwo procesowe?
Bezpieczeństwo procesów nie oznacza, że błędy w ogóle przestaną występować. W rzeczywistych procesach zawsze będą występowały odchylenia – na przykład spowodowane problemami z dostawami lub ograniczeniami wydajnościowymi. Celem nie jest zatem całkowite wyeliminowanie błędów, lecz terminowe radzenie sobie z nimi.
Jakie są typowe przyczyny braku bezpieczeństwa procesowego w małych i średnich przedsiębiorstwach?
W praktyce brak bezpieczeństwa procesowego rzadko wynika z błędów poszczególnych osób. Z reguły nie wynika on więc z indywidualnych uchybień. Jest to raczej skutek słabości strukturalnych w ramach procesów. Pięć najczęstszych przyczyn niewystarczającego bezpieczeństwa procesowego to:
1. Brak spójności informacji między działami
Często działy nie wymieniają się informacjami w jednym centralnym miejscu, lecz korzystają z różnych kanałów cyfrowych i analogowych. Nie sprzyja to jednak płynnemu przebiegowi procesów. Zwłaszcza ręczne przekazywanie danych za pośrednictwem wiadomości e-mail, arkuszy Excel lub ustnych komunikatów prowadzi do rozbieżności w danych i rozbieżności w stanie informacji. Decyzje nie są wówczas oparte na wspólnej bazie danych, co utrudnia identyfikowalność i sprzyja popełnianiu błędów.
2. Brak numeracji wersji w wykazach części i planach pracy
Często zmiany w wykazach części lub planach pracy nie są jednoznacznie udokumentowane. W takiej sytuacji nikt nie wie, która wersja jest aktualna. W rezultacie poszczególne działy działają w oparciu o różne wytyczne, co powoduje konieczność wprowadzania późniejszych korekt.
3. Niejasne planowanie zdolności produkcyjnych i priorytetów
Czasami konieczne jest krótkoterminowe przeplanowanie zasobów i priorytetów – nierzadko bez pełnego rozeznania w skutkach, jakie to pociąga za sobą. Jeśli planowanie nie odbywa się w sposób konsekwentnie przejrzysty, realizacja zleceń zaczyna się komplikować: pojawiają się wąskie gardła i opóźnienia, przez co dotrzymanie terminów staje się bardzo trudne.
4. Zarządzanie reaktywne zamiast proaktywnego
Wiele przedsiębiorstw podejmuje działania dopiero wtedy, gdy doszło już do poważnych zakłóceń. Brakuje mechanizmów, które wcześnie sygnalizowałyby zagrożenia lub uruchamiały procedury eskalacyjne, zanim terminy zostaną zagrożone.
5. Brak monitorowania procesów
W wielu przedsiębiorstwach nie prowadzi się ciągłego monitorowania statusu zleceń i krytycznych odchyleń. Bez jasno określonych wskaźników KPI dotyczących procesów oraz sprawnie działającego systemu wczesnego ostrzegania problemy pozostają niewidoczne przez długi czas – aż do momentu, gdy jest już za późno.
Dlaczego pojedyncze działania nie wystarczają w przypadku zakłóceń w procesach?
Często zdarza się, że przedsiębiorstwa reagują na zakłócenia, wprowadzając początkowo pojedyncze działania. W perspektywie krótkoterminowej takie izolowane optymalizacje procesów mogą czasem przynieść poprawę, jednak zazwyczaj nie pozwalają one osiągnąć trwałej stabilności. Poniższe przykłady z praktyki ilustrują tę problematykę:
| Działania | Problemy w praktyce |
| Rozwiązania typu „wyspa”, np. pojedyncze narzędzia analityczne lub monitorujące | Ulepszenia ograniczają się do poszczególnych obszarów, podczas gdy nadal występują przerwy w procesach i zmiany nośników. |
| Podejścia typu lean bez wsparcia cyfrowego | Bez cyfrowej bazy danych podejścia typu lean nie są w stanie w pełni sprostać wymaganiom dotyczącym szybkości, przejrzystości i złożoności. |
| Kontrola ręczna | Wraz ze wzrostem złożoności kontrole ręczne stają się zbyt podatne na błędy, powolne i kosztowne. |
Bezpieczeństwa procesowego nie osiąga się zatem poprzez regulowanie poszczególnych parametrów. Należy natomiast zapewnić bezzakłóceniową współpracę wszystkich zaangażowanych osób i maszyn. W tym celu potrzebna jest przede wszystkim spójna baza danych.
Ale jak osiągnąć tę spójność? To proste: dzięki systemowi ERP.
W jaki sposób system ERP zapewnia niezawodność procesów?
Najważniejsze jest to, że system ERP nie działa jako odizolowane narzędzie, lecz jako platforma obejmująca różne działy . To oprogramowanie łączy dane i procesy w całej firmie, tworząc spójny przepływ informacji. Konkretnie system ERP oferuje:
1. Centralna, spójna baza danych bez przerw w nośnikach
W rozwiązaniu ERP wszystkie dane są przechowywane w jednym centralnym miejscu – bez powtórzeń i sprzecznych wersji. Na przykład dane podstawowe klientów istnieją w systemie tylko raz i nie są równolegle przechowywane w programie Excel, systemie CRM ani oprogramowaniu księgowym. Ponieważ nie ma rozbieżności między nośnikami danych ani równoległych stanów danych, system ERP stanowi w produkcji niezawodną podstawę dla stabilnych procesów.
2. Spójne procesy bez konieczności zmiany systemu
System ERP kompleksowo odwzorowuje wszystkie procesy – od zatwierdzenia zamówienia aż po realizację dostawy. Ponadto automatycznie przekazuje informacje, zapewniając spójny przepływ danych. Zwiększa to ciągłość procesów i ogranicza źródła błędów.
3. Przejrzystość między działami
W systemie ERP status zleceń, postępy produkcji czy odchylenia są widoczne niemal w czasie rzeczywistym. Wszystkie działy – czy to sprzedaż, produkcja, zaopatrzenie czy zapewnienie jakości – mają dostęp do wspólnej bazy danych i widzą, czym aktualnie zajmują się lub co planują ich współpracownicy. Dzięki temu możliwe jest podejmowanie decyzji w oparciu o spójne informacje oraz ograniczenie do minimum czasochłonnych zapytań.
4. Monitorowanie procesów i mechanizmy wczesnego ostrzegania w systemie ERP
Dzięki systemowi ERP nie musisz czekać, aż będzie już za późno, by wykryć krytyczne odchylenia. Oprogramowanie posiada funkcje, które przez całą dobę monitorują wszystkie istotne procesy i wcześnie wykrywają potencjalne zagrożenia. Jeśli na przykład pojawią się pierwsze opóźnienia, otrzymają Państwo odpowiednie powiadomienie, dzięki czemu będą mogli Państwo podjąć działania z wyprzedzeniem.
5. Logika przebiegu procesów i eskalacji dla zadań krytycznych
Dla zapewnienia niezawodności procesów niezwykle ważne jest, aby procesy nigdy nie ulegały zastojowi. W oparciu o zautomatyzowane przepływy pracy i zestawy reguł logika eskalacji w systemie ERP zapewnia zatem, że problemy stają się widoczne. Dzieje się tak np. wtedy, gdy procesy nie przebiegają w określonym czasie.
6. Zintegrowane zapewnienie jakości i identyfikowalność
Zintegrowane z systemem ERP aplikacje do zarządzania jakością umożliwiają automatyczne generowanie zleceń kontroli oraz pełną dokumentację partii i numerów seryjnych. Kontrole i zatwierdzenia są bezpośrednio wbudowane w proces i odbywają się płynnie na etapie przyjęcia towaru, w trakcie produkcji oraz przed wysyłką. Ta pełna identyfikowalność zwiększa przejrzystość, a tym samym bezpieczeństwo w postępowaniu z odchyleniami.
Jak można zmierzyć niezawodność procesu?
Wiesz już więc, które oprogramowanie najlepiej pomoże Ci zapewnić bezpieczeństwo procesów produkcyjnych. Skąd jednak wiesz, jak faktycznie wygląda sytuacja w Twojej firmie pod względem tego ważnego czynnika? Czy stabilność i kontrolowalność Twoich procesów da się zmierzyć? A jeśli tak, to w jaki sposób?
Co prawda nie da się obliczyć bezpieczeństwa procesowego za pomocą wzoru, ale można je wiarygodnie przedstawić poprzez wzajemne oddziaływanie kilku kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Ważne jest przy tym, aby wybrać odpowiednie wskaźniki efektywności.
5 najważniejszych wskaźników KPI dotyczących procesów to:
| KPI | Co się mierzy? | Dlaczego ma to znaczenie? |
| Terminowość dostaw (OTD) | Odsetek zleceń zrealizowanych w terminie | Bezpośredni wskaźnik stabilnych procesów i niezawodnych zobowiązań dostawczych |
| Czas realizacji | Czas od otrzymania zlecenia do jego realizacji | Wskazuje na efektywność oraz uwidacznia opóźnienia i przerwy w procesie |
| wskaźnik ponownej obróbki | Odsetek części lub zleceń wymagających poprawek | Wskazanie problemów związanych z jakością oraz błędów w poprzednich etapach procesu |
| Odchylenie od planu | Różnica między planowanym a faktycznym wdrożeniem | Uwidacznia brak możliwości kontroli i niedostateczną przejrzystość |
| Wskaźnik awaryjności procesu | Częstotliwość przerw lub odchylenia od przebiegu procesu | Pokazuje, jak często procesy wymagają aktywnej stabilizacji |
Patrick Mathis, Asseco Solutions
Wskaźniki KPI ujawniają słabe punkty w przebiegu pracy i pokazują, na ile procesy są rzeczywiście stabilne i możliwe do kontrolowania.
Wysoki poziom niezawodności procesu przejawia się zasadniczo poprzez:
- niewielkie wahania w czasie realizacji
- stała terminowość
- niski wskaźnik ponownej obróbki
- niewiele nieplanowanych zabiegów
Z kolei na niską niezawodność procesu wskazują:
- znacznie wahające się czasy realizacji
- częste zmiany planów
- wiele eskalacji i ręcznych interwencji
- wysoki wskaźnik awarii procesowych
Na podstawie poziomu niezawodności procesów można następnie wyciągnąć bezpośrednie wnioski dotyczące możliwości planowania. Im wyższy poziom niezawodności procesów, tym szybciej i pewniej można reagować na wymagania klientów. To z kolei pozytywnie wpływa na konkurencyjność firmy.
Bezpieczeństwo procesów dzięki systemowi ERP:
– przykład z praktyki: BayWa r.e. Solar Energy Systems
Wraz z dynamicznym rozwojem firmy BayWa r.e. Solar Energy Systems GmbH z biegiem czasu wzrosła złożoność procesów. Podczas gdy wcześniej wiele procedur charakteryzowało się ręcznymi zatwierdzeniami, przekazywaniem informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej i przerwami w przepływie danych, ekspansja firmy wymagała wdrożenia spójnego systemu zarządzania procesami.
Wdrożenie przeprowadzono przy użyciu systemu ERP APplus:
- cyfrowe procesy typu „end-to-end” we wszystkich obszarach działalności
- zautomatyzowane procesy związane z zatwierdzaniem i przekazywaniem zadań
- cyfrowe interfejsy między działami sprzedaży, logistyki, magazynu i księgowości
Wynik:
- usprawniony przebieg realizacji zleceń
- większa przejrzystość i przewidywalność
- skalowalne, stabilne procesy
Przeczytaj cały przypadek użycia
Wniosek: Niezawodność procesów decyduje o Państwa zdolności do funkcjonowania w przyszłości
Poprawa niezawodności procesów nie jest jednorazowym przedsięwzięciem, lecz zasadą ciągłego zarządzania. Nie chodzi o usuwanie sporadycznych zakłóceń za pomocą pojedynczych działań. Chodzi raczej o takie zaprojektowanie procesów, aby zachowywały stałą stabilność.
Stabilne procesy są tak ważne, ponieważ zapewniają niezawodność w planowaniu. Dzięki temu można nie tylko obniżyć koszty, ale także elastycznie reagować na zmiany. To idealna podstawa, by w dzisiejszych czasach dotrzymać kroku konkurencji.
Bezpieczeństwo procesów staje się w ogóle możliwe dzięki wdrożeniu systemu ERP. Dzięki temu oprogramowaniu kładziecie Państwo podwaliny pod spójną bazę danych, a tym samym pod spójne procesy obejmujące wszystkie działy.
Webinarium: Tryb APplus Flow Mode w praktyce
Pokażemy Państwu, w jaki sposób Flow Mode w APplus sprawia, że procesy stają się nie tylko widoczne, ale także naprawdę odczuwalne.
