ERP kaufen, leasen oder mieten – Finanzierungsmodelle im Vergleich

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stellt die Finanzierung oft eine Hürde bei der ERP-Einführung dar. Neben den Lizenzkosten für die Software selbst müssen auch Ausgaben für Schulungen, Hardware und zusätzliches IT-Personal berücksichtigt werden – ganz zu schweigen vom internen Zeitaufwand der Mitarbeitenden.

Doch die gute Nachricht: Es gibt verschiedene Finanzierungs- und Beschaffungsmodelle für ERP-Systeme, die eine hohe Anfangsinvestition vermeiden können. Anstelle eines klassischen Kaufs bieten sich etwa Leasing-Modelle oder Mietlösungen wie Software-as-a-Service (SaaS) an. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Optionen vor und zeigen ihre jeweiligen Vor- und Nachteile.

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ERP kaufen – das klassische Beschaffungsmodell

Der klassische Ansatz der ERP-Beschaffung ist das Kaufmodell. Dabei erwerben Sie einmalig ein uneingeschränktes und unbefristetes Nutzungsrecht für die gewünschten ERP-Module. Streng genommen ist der Begriff „Kauf“ etwas irreführend, da Sie die Software nicht besitzen oder weiterverkaufen können – Sie erwerben lediglich eine dauerhafte Nutzungslizenz.

Beim reinen Kaufmodell ist das Hosting in der Regel nicht enthalten. Unternehmen müssen daher selbst für die technische Infrastruktur sorgen. Meist wird das ERP-System On Premise im eigenen Rechenzentrum betrieben und von der internen IT-Abteilung betreut. Alternativ können Sie auch einen Hosting-Partner beauftragen – dazu später mehr.

Ein ERP-System zu kaufen bietet im Vergleich zu anderen Ansätzen ein Höchstmaß an Kontrolle: Die Software läuft auf Ihrer eigenen Hardware, und alle Geschäftsdaten bleiben im Firmennetzwerk. Besonders Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit entscheiden sich häufig für diesen Weg. Ein weiterer Vorteil ist die Unabhängigkeit vom Anbieter – sollte dieser Konkurs gehen oder das Produkt einstellen, bleibt Ihr ERP-System dennoch funktionsfähig. Zwar entfallen langfristig Wartung und Updates, doch Sie gewinnen Zeit, um in Ruhe eine Alternative zu finden.

Die Nachteile liegen vor allem bei den hohen initialen Investitionskosten, da die kompletten Lizenzgebühren zu Beginn fällig werden. Gerade für KMU kann dies eine erhebliche Hürde sein. Zudem fehlt es dem Kaufmodell an Flexibilität:

• Kosten lassen sich nicht reduzieren, wenn Sie kurzfristig weniger Lizenzen benötigen.
• Module können nicht einfach „on demand“ hinzugebucht oder wieder deaktiviert werden.

Für Unternehmen mit stark schwankendem Lizenzbedarf ist das Kaufmodell daher weniger geeignet.

Es gibt kein perfektes ERP-Beschaffungsmodell. Die Entscheidung zwischen kaufen, mieten oder leasen hängt immer von den individuellen Anforderungen ab.

ERP mieten – flexibel und risikoarm

Bei Mietmodellen betreibt der Anbieter das ERP-System auf seiner eigenen Infrastruktur (oft in Zusammenarbeit mit einem Rechenzentrum oder Hosting-Provider) und stellt die Nutzung als Dienstleistung bereit. Typische Beispiele sind Software-as-a-Service (SaaS) oder Mietangebote mit Self-Hosting On Premise. Im Gegensatz zum Kaufmodell erwerben Sie hier kein unbefristetes Nutzungsrecht, sondern schließen einen Vertrag über eine bestimmte Laufzeit, der verlängert oder gekündigt werden kann.

Ein wesentlicher Vorteil sind die geringen einmaligen Investitionskosten:

• Es fallen keine hohen Lizenzkosten an, stattdessen zahlen Sie regelmäßige Raten (meist monatlich oder jährlich).
• Der Anbieter übernimmt in der Regel das Hosting – Infrastruktur und IT-Personal sind nicht notwendig.
• Sie können nach der Implementierung sofort starten; die meisten Anbieter setzen auf professionelle Rechenzentren mit hoher Skalierbarkeit und Datensicherheit.

Beachten Sie jedoch, dass auch bei Mietmodellen einmalige Kosten entstehen, z. B. für Beratung, Schulungen oder die Datenmigration.

Darüber hinaus bieten Mietmodelle eine hohe Flexibilität:

• Module lassen sich je nach Bedarf hinzufügen oder reduzieren.
• Auch die Anzahl der Lizenzen kann angepasst werden.
• Im Gegensatz zum Kaufmodell ist es hier möglich, überzählige Lizenzen zurückzugeben (abhängig vom Vertrag).

Diese Kombination aus geringer Einstiegshürde und Flexibilität macht Mietmodelle attraktiv, insbesondere für risikoscheue Unternehmen. Allerdings gibt es auch Nachteile:

• Die laufenden Kosten sind höher als bei Kauf- oder Leasingmodellen. Meist tritt der Break-even erst nach drei bis fünf Jahren ein.
• Geschäftsdaten und Prozesse liegen auf der Infrastruktur eines externen Dienstleisters. Das bedeutet:
  • mögliche Datenschutzbedenken, da sensible Daten ausgelagert werden.
  • eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter – ist dessen Server nicht erreichbar, haben auch Sie keinen Zugriff auf Ihr ERP-System.

Mischformen – hybride Modelle der ERP-Beschaffung

Neben reinen Kauf- oder Mietmodellen gibt es verschiedene Mischformen, die darauf abzielen, die hohen einmaligen Investitionskosten abzufedern.

Kauf + Hosting-Partner

Anstatt das gekaufte ERP-System On Premise im eigenen Rechenzentrum zu betreiben, können Unternehmen einen Hosting-Partner einbinden. Dieser stellt die notwendige Infrastruktur als Dienstleistung bereit. Der Vorteil:

• keine zusätzliche Hardware nötig,
• geringerer Bedarf an internem IT-Personal,
• dennoch behalten Sie ein unbefristetes Nutzungsrecht an der Software.

Allerdings bringt dieser Ansatz auch Nachteile mit sich. Durch den Hosting-Partner steigen die monatlichen Kosten, da ein zusätzlicher Dienstleister bezahlt werden muss. Zudem sind die Daten nicht mehr ausschließlich im eigenen Haus gespeichert – was bei manchen Unternehmen zu Datenschutzbedenken führen kann.

ERP leasen – Finanzierung auf Raten

Wenn Sie ein ERP-System anschaffen möchten, die hohen Investitionskosten aber scheuen, kann Leasing eine attraktive Alternative sein. In diesem Modell wickeln Sie die Finanzierung über eine Leasinggesellschaft oder eine Bank ab und verteilen die Kosten über mehrere Jahre. Dadurch werden die Zahlungsströme gleichmäßiger auf die tatsächliche Nutzungsdauer verteilt – die finanzielle Belastung konzentriert sich also nicht allein auf den Zeitpunkt der ERP-Einführung.

Da sich beim Leasing lediglich die Finanzierungsform ändert, sind die Vorteile grundsätzlich identisch mit dem Kaufmodell: Nach Ablauf der Zahlungen entstehen nur noch Kosten für Wartung und Support.

Allerdings hat Leasing auch Nachteile:

• Finanzierungspartner erheben Gebühren, wodurch die Gesamtkosten höher liegen als bei einer Sofortzahlung.
• Buchhalterisch wird Leasing oft als Betriebsausgabe behandelt und nicht als Investition – was je nach Unternehmenssituation Vor- oder Nachteil sein kann.

Zusammengefasst

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein neues ERP-System zu beschaffen und zu finanzieren. Kauf mit Betrieb On Premise ist nach wie vor ein sehr beliebtes Modell, denn es bietet ein hohes Maß an Kontrolle. Doch auch Software-as-a-Service-Ansätze sind stark im Kommen, gerade in Unternehmen, die keine hohen Investitionskosten auf sich nehmen wollen. Hinzu kommen diverse Mischformen, z. B. Leasing oder die Zusammenarbeit mit Hosting-Partnern bzw. Kernsoftware On Premise, und bestimmte Add-ons als SaaS-Modell. Die Technologie macht das heute problemlos möglich.

Wenn Sie unsicher sind, welches Beschaffungsmodell für Sie geeignet ist, dann beginnen Sie am besten mit ein paar Fragen:

• Können Sie die Investitionskosten stemmen?
• Haben Sie die Infrastruktur und das Personal, um ein ERP-System inhouse zu betreiben?
• Wie viele Nutzerlizenzen brauchen Sie? Schwankt diese Zahl?
• Welche Features benötigen Sie? Ist diese Angabe flexibel?
• Haben Sie besondere Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit?

Diese Analyse gibt Ihnen zumindest ein grobes Bild Ihrer individuellen Anforderungen. Falls Sie sich trotzdem noch nicht sicher sind, hilft Ihnen der ERP-Anbieter oder -Berater Ihrer Wahl gerne weiter.

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