Prozessfokus im ERP: Darum ist er für Sie so wichtig

Von hohen Energiekosten über brüchige Lieferketten bis hin zu Fachkräftemangel – Unternehmen stehen heute vor einer Vielzahl an existenzbedrohenden Herausforderungen. Gleichzeitig müssen sie in der Lage sein, der Konkurrenz in einem hart umkämpften globalen Marktumfeld immer den entscheidenden Schritt voraus zu sein. 

Ein Höchstmaß an Effizienz und Geschwindigkeit ist daher wichtiger denn je. Dies erreichen Unternehmen nur mit einem ERP-System, das sie flexibler und schneller macht – sei es durch eine optimale Nutzerführung, automatisierte Abläufe oder KI-gestützte Tätigkeiten. Welch entscheidende Rolle ein prozessorientiertes ERP dabei einnimmt, beleuchten wir in diesem Artikel einmal näher.

Kostenloses Whitepaper

Es gibt unzählige ERP-Anbieter. Lesen Sie, worauf Sie bei der Auswahl unbedingt achten müssen.

Jetzt kostenlos anfordern

Prozessfokus: Was bedeutet das überhaupt?

Ein ERP-System ist eine äußerst komplexe Software-Lösung. Kein Wunder: Es bildet die Prozesse aller Abteilungen in einer einzigen Anwendung ab und kommt unternehmensweit zum Einsatz. Entsprechend breit gefächert müssen Funktionsumfang und Funktionalität sein.

Das Problem: Eine klassische ERP-Lösung unterstützt lediglich einen datenzentrierten Nutzungsansatz. Das heißt, Anwender*innen stehen zahlreiche verschiedene Funktionen zur Verfügung, mit denen sie ihre Aufgaben auf unterschiedliche Art und Weise erledigen können. Das Resultat sind überladene Benutzeroberflächen, auf denen sich viele Eingabefelder befinden. Das gewährt zwar maximale Freiheit, kann aber auch ganz schön verwirrend und überfordernd sein.

Dem gegenüber steht der Prozessfokus, der eine gezielte Abbildung von Arbeitsabläufen und Prozessen zum Ziel hat. Dabei bekommt der User nur jene Informationen und Entscheidungsmöglichkeiten angezeigt, die für einen speziellen Arbeitsschritt tatsächlich erforderlich sind. Auf dem User Interface wird also nur ein kleiner Ausschnitt der Gesamtdaten aus verschiedenen Datenpools dargestellt. Durch einfach strukturierte Workflows erhalten Nutzer*innen eine klare Orientierung.

Diese entscheidenden Vorteile bringt ein prozessorientiertes ERP

1. Reduzierte Komplexität für den User

Klassische ERP-Systeme mit datenzentriertem Nutzungsansatz bieten keine optimale Bedienbarkeit. Ein unübersichtliches User Interface, schwer auffindbare Informationen und lange Klickwege bremsen selbst die besten Mitarbeitenden aus. Für eine Aufgabe benötigen sie übermäßig viel Zeit, was wiederum die Motivation und Produktivität hemmt.

Ein ERP-System mit Prozessfokus hingegen unterstützt Anwender*innen bei ihrer Arbeit. Es blendet irrelevante Funktionen aus und passt das Interface flexibel an die Bedürfnisse der User an. Indem es Mitarbeitende Schritt für Schritt durch ihre Aufgaben führt, finden diese sich intuitiv zurecht.

Im Grunde lässt sich ein prozessorientierter Workflow im ERP genauso einfach durchlaufen wie eine Onlinebestellung. Und zwar ohne vorherige Einarbeitung und langwierige Schulungen.   

Das Ergebnis:

• Anwender*innen sind in der Lage, Tätigkeiten mit hoher Geschwindigkeit durchzuführen.
• Die Gesamteffizienz des Unternehmens steigert sich spürbar.
• Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden nimmt zu.
• Neue Angestellte können das ERP-System umgehend bedienen, sodass sich Onboarding-Prozesse beschleunigen.

2. Fehlervermeidung durch gezielte Führung

Das komplizierte User Interface eines traditionellen ERP-Systems bringt ein weiteres Problem mit sich: Es erhöht die Wahrscheinlichkeit von Bedienfehlern. In einer überfrachteten Nutzerumgebung passiert es schnell, dass Anwender*innen unbeabsichtigt falsche Daten eingeben oder aus Versehen einen Vorgang auslösen. Klar, dass die Arbeit danach erst einmal stillsteht, da zunächst der Fehler behoben werden muss. Der Workflow kommt also ins Stocken und die Effizienz sinkt. 

Je häufiger solche Pannen vorkommen, desto höher ist der Zeitaufwand für die Korrekturen. Und desto mühevoller und zermürbender ist das für die Mitarbeitenden. In schwerwiegenden Fällen kann eine fehlerhafte Bedienung der Software sogar spürbare Folgen für das Unternehmen haben.

Nehmen wir ein Beispiel aus dem Lager:

• Ein User erfasst falsche Lagerbestände.
• Dies führt zu Produktionsengpässen oder unnötigen Nachbestellungen. 
• In Folge kommt es zu Verzögerungen in der Fertigung oder überfüllten Lagern.
• Das Unternehmen muss mit verspäteten Lieferungen, unzufriedenen Kunden und zusätzlichen Kosten rechnen. 

Zwar lassen sich solch negative Auswirkungen durch zusätzliche Prüf- und Freigabeprozesse vermeiden, doch auch diese steigern den Arbeitsaufwand und die Kosten. Die deutlich bessere Lösung ist ein prozessorientiertes ERP-System, das menschliche Fehler von Anfang an auf ein Minimum reduziert. Da die Software die einzelnen Tätigkeitsschritte klar vorgibt und den User durch den gesamten Aufgabenprozess leitet, finden sich Mitarbeitende optimal zurecht. Dabei wissen sie genau, welche Informationen sie in welches Feld eintragen müssen. Da unnötige Funktionen gar nicht erst angezeigt werden, ist eine Fehlbedienung unwahrscheinlich.

Das Ergebnis:

• Prozesse laufen reibungslos ab, was jede Menge Zeit und Kosten spart.
• Korrekte Eingaben sorgen für verlässliche Daten, die als Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen dienen. 
• Mitarbeitende sind motivierter, da sie weniger Fehler machen und schneller vorankommen.
• Pünktliche Lieferungen und präzise Bestellabwicklungen verbessern die Kundenzufriedenheit.

Unternehmen müssen sich heutzutage so flexibel anpassen können wie ein Chamäleon.

3. Mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Ob Veränderungen am Markt, innovative Technologien oder stetig wachsende Kundenanforderungen: Unternehmen müssen sich heutzutage so flexibel anpassen können wie ein Chamäleon. In schöner Regelmäßigkeit stehen sie neuen Herausforderungen gegenüber, die von ihnen eine enorme Agilität erfordern. Andernfalls drohen Wettbewerbsnachteile.

Haben Unternehmen ein herkömmliches ERP-System in Betrieb, sind individuelle Modifikationen meist mit einem hohen Aufwand verbunden. Änderungen am Standard erfordern eine zeit- und kostenintensive Programmierung, die nur mit fachlichem Know-how zu bewerkstelligen ist.

In einem prozessorientierten ERP-System hingegen reicht es oftmals aus, den definierten Prozess abzuwandeln. Manchmal ist eine solche Anpassung sogar gänzlich ohne oder mit nur geringem Programmieraufwand möglich. Ganz nebenbei erlaubt eine Software-Lösung mit Prozessfokus auch eine optimale Darstellung auf mobilen Endgeräten. Dadurch ist flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten überhaupt erst möglich.  

Das Ergebnis:

• Unternehmen können schnell und flexibel auf Trends reagieren.
• Zeit- und Kostenaufwand für Anpassungen schrumpfen auf ein Minimum.
• Sowohl die Handlungs- als auch die Konkurrenzfähigkeit verbessern sich. 
• Mitarbeitende können unterwegs produktiv arbeiten. 

4. Einfachere Prozessanalysen und -optimierungen

Mit einer klassischen ERP-Lösung führen Anwender*innen eine bestimmte Aufgabe häufig auf unterschiedlichen Wegen durch. Sie alle kommen letztendlich ans Ziel – doch stellt sich die Frage, wie effizient die jeweiligen Lösungsansätze sind. Herausfinden lässt sich das nur schwer, denn eine Prozessanalyse ist bei einem datenzentrierten Nutzungsansatz schwierig. Logisch: Unterscheiden sich die Aktionen der User zu sehr voneinander, gibt es keine homogene Prozess- und Datenbasis.

Anders sieht das mit einem prozessorientierten ERP-System aus: Hier durchlaufen alle Mitarbeitende mit geringer Komplexität ein und denselben Prozess, um eine Aufgabe zu erledigen. Beispielsweise wählen alle Einkäufer*innen zunächst einen Artikel aus, geben dann die benötigte Artikelmenge ein und wählen schließlich den gewünschten Lieferanten aus. Nach Überprüfung wird die Bestellung umgehend an den Lieferanten weitergeleitet.

Ein solch einheitlicher Standardprozess ermöglicht es, die Aktionen der User mithilfe von Tracking-Tools präzise zu analysieren und auszuwerten. Unternehmen erhalten dadurch zum Beispiel wertvolle Informationen zu Durchlaufzeiten und Ressourcennutzung. Diese Daten dienen wiederum als Grundlage für die Identifikation von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen. 

Das Ergebnis:

• Prozesse lassen sich zielführend optimieren und schnell an neue Erfordernisse anpassen.
• Verzögerungen und ineffiziente Abläufe gehören der Vergangenheit an.
• Die Betriebskosten sinken und die Produktivität steigt.

5. Automatisierung von Standardprozessen

Die Prozessanalyse ist die Grundvoraussetzung für einen weiteren wichtigen Faktor der Effizienzsteigerung: die Automatisierung. Erst wenn es für einen Ablauf nur noch einen vordefinierten Standardweg gibt, kann ein Unternehmen Möglichkeiten zur Automatisierung erkennen und für einen manuellen Workflow eine rein maschinelle Abwicklung einrichten. Der Mensch muss den Prozess dann nur noch überwachen und gegebenenfalls seine Freigabe erteilen.  

Eine Automatisierung lohnt sich insbesondere für Tätigkeiten, die regelmäßig in hoher Anzahl ausgeführt werden. Hierzu zählen beispielsweise Prozesse wie das Bestellen von Artikeln, das Erstellen von Gehaltsabrechnungen und die Verarbeitung von Belegen. Ausreichend ist hierbei meist eine regelbasierte Prozessautomatisierung, bei der das System Entscheidungen auf Grundlage vordefinierter Variablen trifft.

Das Ergebnis:

• Immer gleiche Tätigkeiten laufen schneller und effizienter ab.
• Der Arbeits- und Kostenaufwand sinkt.
• Durch die Digitalisierung nehmen Fehler in Standardprozessen deutlich ab.
• Fachkräfte haben wieder mehr Zeit, sich wichtigeren Aufgaben zu widmen.

6. Optimaler Einsatz von generativer KI

Generative KI heute und in Zukunft

Schon heute kommt generative KI (GenAI) in modernen ERP-Systemen erfolgreich zum Einsatz. Mithilfe von Large Language Models (LLMs) beantwortet die Technologie beispielsweise in natürlicher Sprache Fragen von Anwender*innen und generiert in Sekundenschnelle Texte für Mitarbeitende im Service. 

Voraussetzung ist eine solide Datenbasis, die der künstlichen Intelligenz als zuverlässige Informationsquelle dient. Das bedeutet, die KI muss für ihr Training ständig Zugriff auf hochwertige Fakten haben – etwa aus Dokumentationen oder direkt aus dem ERP-System.  Andernfalls ist die Gefahr groß, dass User falsche oder unsinnige Antworten erhalten – was im Business-Umfeld fatal wäre.

Doch das Potenzial von GenAI für das ERP-System der Zukunft ist noch viel größer. Anstatt einfach nur auf Anfrage Texte auszuspucken, soll sie den Anwender*innen künftig aktiv Hilfestellung bei ihrer täglichen Arbeit geben. Sie soll in der Lage sein, immer gleich ablaufende Routineprozesse selbständig zu identifizieren und auf Wunsch automatisiert durchzuführen. Der Mensch muss dann nur noch in Ausnahmefällen eingreifen.

Künstliche Intelligenz kann beispielsweise in Eigenregie Material nachbestellen oder das ERP-Dashboard an die individuellen Bedürfnisse der Nutzer*innen anpassen. In nicht allzu ferner Zeit wird sich generative KI dann mit großer Wahrscheinlichkeit wie ein persönlicher virtueller Assistent verhalten. User werden vermutlich mit dem System sprechen, sich zur Prozessoptimierung beraten lassen und mit der KI unterschiedliche Szenarien diskutieren.

Prozessfokus als Grundvoraussetzung  

Daten allein reichen als Wissensbasis für die intelligente Automatisierung allerdings nicht mehr aus. Vielmehr muss die Technologie umfassende Kenntnisse über die unternehmenseigenen Prozesse und deren Einzelschritte erlangen. Sonst besteht das Risiko, dass sie Aufgaben falsch ausführt und dadurch mehr Chaos anrichtet als Nutzen bringt.

Somit ist der Prozessfokus auch für den optimalen Einsatz generativer KI essenziell. Denn aneignen kann sich die Technologie das erforderliche Prozesswissen lediglich dann, wenn die Funktionalität des ERP-System prozessorientiert ausgerichtet ist. Dabei ist es wichtig, dass die spezifischen Unternehmensabläufe in einer Sprache zur Verfügung stehen, welche die KI interpretieren kann – etwa in der grafischen Spezifikationssprache Business Process Model and Notation.

Das Ergebnis:

• Durch die KI-basierte Automatisierung werden Routinetätigkeiten mit deutlich höherer Geschwindigkeit bearbeitet.
• Dringend benötigte personelle Ressourcen werden frei.
• Mitarbeitende verfügen über mehr Freiraum für kreative Tätigkeiten.
• Das Unternehmen arbeitet effizienter und verschafft sich so einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil.

Fazit: Mit Prozessfokus machen Sie das Rennen 

Mit einem prozessorientierten ERP-System stehen Unternehmen heute und in Zukunft auf der Gewinnerseite. Es liefert nicht nur die Grundlage für mehr Nutzerfreundlichkeit und ökonomische Abläufe, es ist auch Voraussetzung für den fortschrittlichen Einsatz künstlicher Intelligenz.

Insbesondere die Fähigkeit zur intelligenten Automatisierung wird schon bald darüber entscheiden, ob sich ein Unternehmen im Wettbewerb behaupten kann oder nicht. Am Ende werden sich nur jene Unternehmen durchsetzen, die mithilfe generativer KI enorm schnell und effizient wirtschaften. Wer die technologische Entwicklung verpasst, wird eher früher als später auf der Strecke bleiben.
Die Möglichkeit, den Fokus im ERP auf die Prozesse zu legen, bietet beispielsweise APplus mit dem Flow Mode. In diesem Modus wird der User step by step durch seine Aufgaben geführt und durchläuft einen optimal durchdachten Workflow, der ihn tagtäglich merklich entlastet.