Pułapka kosztowa wdrożenia ERP? Obniż koszty dzięki tym strategiom

Wprowadzenie systemu ERP jest wyzwaniem finansowym, szczególnie dla małych i średnich firm. Aby mieć pewność, że inwestycja w pewnym momencie się zwróci, nie wystarczy skupić się wyłącznie na początkowych kosztach nabycia. Nierzadko zdarza się, że późniejsze koszty bieżące przekraczają budżet na przestrzeni lat.

W tym artykule przedstawiamy praktyczne wskazówki, które pomogą uczynić wdrożenie systemu tak opłacalnym, jak to tylko możliwe – od finansowania ERP po właściwy wybór systemu. Ujawniamy również ukryte czynniki kosztotwórcze, które wiele niedoświadczonych firm pomija na początku.

Bezpłatny Whitepaper

Lektura obowiązkowa przed rozpoczęciem projektu: Pokazujemy, jak łatwo uniknąć 8 grzechów głównych projektu ERP.

Zamów teraz bezpłatnie

Oto najmądrzejsze strategie redukcji kosztów

1. przeprowadzić szczegółową analizę wymagań

Już początkowe przygotowania do wdrożenia systemu ERP mogą zadecydować o tym, czy projekt ten będzie Cię drogo kosztował. W szczególności brakująca lub nieodpowiednia definicja celu może ogromnie podnieść koszty. Bez jasnych celów i dobrze uzasadnionych analiz kontekstowych nie ma wskazówek , które funkcje są rzeczywiście potrzebne firmie, a które nie.

Rezultatem są długie listy życzeń od działów specjalistycznych, z których niektóre przynoszą niewielkie korzyści i powodują eksplozję kosztów. Kierownictwo produkcji może nalegać na szczegółowy moduł planowania w systemie ERP – ale ostatecznie jest to mało przydatne, jeśli na początku nadal brakuje danych podstawowych. W takim przypadku lepiej jest pracować nad konkretnymi ulepszeniami w drugiej fazie, po opracowaniu kluczowych funkcji. Wówczas stworzona zostanie niezbędna podstawa.

Szczegółowa analiza wymagań jest niezbędna, aby nie rozpoczynać projektu ERP ze zbyt wysokimi oczekiwaniami. Dostawca ERP najpierw bada cele i wymagania klienta oraz przeprowadza kompleksową analizę potencjału. Doświadczeni eksperci dokładnie przyglądają się procesom biznesowym firmy i uzyskują przegląd potencjału wydajności w poszczególnych działach. Problemy i słabości w organizacji szybko wychodzą na jaw.

Po stworzeniu obiektywnej podstawy dla opcji optymalizacji i późniejszej konfiguracji ERP, dostawca współpracuje z klientem w celu ustalenia priorytetów wymagań. W ten sposób można zakupić tylko taki zakres funkcjonalny, który ostatecznie przyniesie rzeczywistą wartość dodaną i pozwoli uniknąć niepotrzebnych inwestycji.

2. początkowo skoncentrować się na standardzie ERP

Istnieje jeszcze jeden sposób na zminimalizowanie wydatków na niepotrzebne funkcje podczas wprowadzania ERP: Na początku korzystasz tylko ze standardowego systemu. Oznacza to, że najpierw wdraża się system ERP w takiej formie, w jakiej dostawca opracował jego podstawową funkcjonalność. Zamiast kupować wszystkie możliwe funkcje od samego początku i przeprowadzać wiele kosztownych programów dostosowanych do indywidualnych potrzeb, zaczynasz od małych kroków.

Być może zastanawiasz się teraz: Ale czy standardowy system naprawdę może zaspokoić wszystkie specyficzne potrzeby naszej firmy? Cóż, może nie w stu dziesięciu procentach od samego początku, ale nie musi. Jeśli po jakimś czasie potrzebne będą dodatkowe moduły, można je bez problemu doposażyć.

W przeciwieństwie do złożonego podejścia koncepcyjnego w projekcie ERP, ustandaryzowane wdrożenie oferuje następujące korzyści:

• Wdrożenie przebiega znacznie szybciej – często w ciągu zaledwie pięciu do sześciu miesięcy. Odpowiada to oszczędności czasu wynoszącej około 50 procent.
• Zazwyczaj otrzymujesz wycenę w stałej cenie z jasno opisanym zakresem usług, dzięki czemu masz maksymalną kontrolę nad kosztami.
• Nie ma ryzyka, że skończysz drogo płacąc za zbędne poprawki.
• Potrzebujesz mniej zasobów wewnętrznych, ponieważ wprowadzenie standardu nie wymaga dużego wsparcia ze strony zespołu projektowego.

3. wybrać odpowiedni system ERP

Z doświadczenia możemy powiedzieć: miej oczy szeroko otwarte przy wyborze systemu! Ponieważ nie wszystkie systemy ERP są takie same. Na rynku istnieją bardzo różne filozofie produktów, które czasami są bardziej, a czasami mniej przyjazne dla klienta. Należy zwrócić uwagę na następujące czynniki:

Szeroki zakres funkcji w standardzie

Istnieją systemy ERP, które oferują szeroki zakres funkcji po wyjęciu z pudełka i w których wszystkie ważne podstawowe procesy są już wstępnie zdefiniowane . Szczupłe, szybkie i opłacalne wdrożenie systemu ERP na standardowej podstawie może się udać tylko z takim rozwiązaniem. Ważne jest, aby system miał strukturę modułową, dzięki czemu w razie potrzeby można później rozszerzyć standard.

Z drugiej strony istnieją systemy modułowe, w których najpierw trzeba skonfigurować procesy. Konfiguracja ta jest niezwykle czasochłonna i wymaga dużej wiedzy specjalistycznej. Nie trzeba dodawać, że wysiłek ten ostatecznie kosztuje czas, zasoby i pieniądze.

System zorientowany na proces

Wciąż istnieje wiele oferowanych systemów ERP, które obsługują wyłącznie użytkowanie skoncentrowane na funkcjach. Interfejs użytkownika takich rozwiązań skoncentrowanych na danych jest zwykle niezwykle złożony, ponieważ jest przeładowany wieloma przyciskami i polami wprowadzania danych. Nie jest to ani przyjazne dla użytkownika, ani aktualne.

Idealnie, nowoczesny system ERP oferuje zorientowany na proces Widok i sposób działania zorientowany na proces. Predefiniowane przepływy pracy, które prowadzą użytkowników krok po kroku przez ich zadania, zastępują przeciążone interfejsy użytkownika. Wyświetlane są tylko te funkcje, które są istotne dla poszczególnych zadań.

Korzyści są oczywiste:

• System ERP, który koncentruje się na procesach, jest zrozumiały i można go obsługiwać intuicyjnie. Przyspiesza to nie tylko codzienne przepływy pracy, ale także procesy wdrażania.
• Rutynowe czynności można łatwo zautomatyzować na podstawie zdefiniowanych przepływów pracy. W rezultacie standardowe procesy przebiegają szybko i bezbłędnie.
• W rezultacie zmniejsza się nakład pracy i czasu, co przekłada się nie tylko na niższe koszty operacyjne.

Zdolność integracji

System ERP powinien usprawniać procesy w firmie. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy rozwiązanie ERP jest optymalnie zintegrowane z istniejącym środowiskiem systemowym, a wymiana danych przebiega płynnie. Aby upewnić się, że nie każde połączenie wiąże się z kosztownymi pracami programistycznymi, standard powinien już mieć otwartą architekturę interfejsu.

W niektórych przypadkach możliwe są oszczędności rzędu pięciu cyfr.

4. skorzystać z państwowej dotacji ERP

Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) zazwyczaj dysponują znacznie mniejszymi środkami finansowymi na realizację projektów cyfryzacji niż duże korporacje. Jednocześnie nie mogą już sobie pozwolić na przymykanie oka na cyfrową transformację. To kosztowałoby je najwięcej: najpierw ich konkurencyjność, a ostatecznie ich istnienie.

Firmy, które nie mają pieniędzy na projekt ERP, muszą zatem aktywnie szukać odpowiedniego programu finansowania. Chociaż ubieganie się o dofinansowanie z budżetu państwa wiąże się początkowo z dużą biurokracją, wysiłek ten ostatecznie się opłaca. W niektórych przypadkach możliwe są oszczędności rzędu pięciu cyfr.

Zasadniczo do wyboru są dwie opcje finansowania:

• Finansowanie ERP poprzez dotacje

Zarówno rząd federalny, jak i rządy stanowe oferują programy dotacji, które przyznają dotację państwową w formie jednorazowej płatności. Dotacja ta nie jest powiązana z niczym w zamian – więc nie trzeba jej spłacać. Jednak państwo nigdy nie pokrywa pełnych kosztów, więc firma zawsze musi sama zapłacić pewną kwotę.

• Finansowanie ERP poprzez pożyczki

Alternatywnie można rozważyć niskooprocentowaną pożyczkę promocyjną z Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). Jest to również dotacja państwowa, ponieważ kapitał KfW jest w posiadaniu rządów federalnych i stanowych. Jednak w przeciwieństwie do dotacji, wnioskodawca musi spłacić kwotę pożyczki w całości. Umowa pożyczki jest zazwyczaj zawierana na wiele lat.

Przy okazji: Program dotacji jest przydatny nie tylko przy wdrażaniu nowego systemu ERP, ale także przy modernizacji istniejącego rozwiązania. Dotacje można również wykorzystać na usługi zewnętrznych konsultantów ds. dotacji. Są oni zaznajomieni z aktualnymi programami dofinansowań, mogą pomóc w ubieganiu się o dofinansowanie i udzielić cennych wskazówek, jak prawidłowo z niego korzystać. Z taką pomocą można również łatwo zarządzać biurokracją.

5 Nie daj się nabrać na sztuczki niektórych dostawców

Należy również zachować ostrożność przy wyborze dostawcy. Niektórzy producenci doskonale wiedzą, jak zoptymalizować swoje zyski. Często trzeba sięgnąć głęboko do kieszeni, aby pokryć te koszty:

Opłaty licencyjne za użytkowanie pośrednie

Czasami firmy przeoczają perfidną klauzulę przy podpisywaniu umowy z dostawcą ERP: od licencjobiorcy oczekuje się nie tylko opłat licencyjnych za bezpośrednie korzystanie z systemu ERP. Nawet jeśli system lub aplikacja innej firmy uzyskuje dostęp do funkcjonalności ERP, producent żąda od swoich klientów zapłaty – nawet z mocą wsteczną. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy system CRM pobiera dane klientów z systemu ERP lub oprogramowanie sklepu synchronizuje zamówienia z systemem.

Gwałtowne przebudzenie przychodzi zwykle, gdy ERP został już wdrożony i istnieje zależność od dostawcy. Klient nie ma wtedy innego wyboru, jak tylko przełknąć gorzką pigułkę i zapłacić nieoczekiwane koszty licencji. Rezultat: wysokie dodatkowe płatności i regularne dodatkowe koszty, których nie planowano. Dlatego przy wyborze systemu należy upewnić się, że nie są wymagane żadne dodatkowe opłaty licencyjne za pośrednie użytkowanie.

Nienasyceni inwestorzy finansowi

Wielu producentów jest dziś uwikłanych w konstrukcję wspieraną przez inwestorów finansowych. Mają oni jeden główny cel: wydobyć jak najwięcej zysków z długoterminowych przychodów. Osiągają to na przykład poprzez masowe zwiększanie powtarzających się kosztów w modelach subskrypcji w chmurze. Przykładowo, użytkownik może nagle zostać zmuszony do zapłacenia za usługę o 20% więcej niż w poprzednim roku. Również w tym scenariuszu zależność od dostawcy oznacza, że jesteś, że tak powiem, przyparty do muru i możesz tylko bezradnie przyglądać się powtarzającym się podwyżkom cen.

Niewystarczające wsparcie za granicą

Kierując się inwestorami, wielu dostawców outsourcuje swoje wsparcie za granicą. Jest to oczywiście bardziej korzystne dla producenta, ponieważ niższe płace zmniejszają koszty operacyjne. Z drugiej strony, niskiej jakości wsparcie offshore nie opłaca się – wręcz przeciwnie, płacisz więcej. Jeśli wsparcie dostawcy nie jest odpowiednie, potrzebny będzie dodatkowy wyspecjalizowany personel. A to kosztuje.

Wniosek: przygotowanie jest najważniejsze

Wprowadzenie rozwiązania ERP to złożony projekt, który z pewnością może stanowić obciążenie finansowe. Dobre planowanie jest niezwykle ważne, aby upewnić się, że projekt nie wyrwie zbyt dużej dziury w kasie i ostatecznie się opłaci. Nie tylko decyduje o tym, czy wybierzesz przydatny zakres funkcji. Stanowi również podstawę dla długoterminowej, przystępnej cenowo eksploatacji oprogramowania.

Na przykład nasze rozwiązanie APplus zapewnia nieskomplikowany i stosunkowo niedrogi start w świecie ERP. Umożliwia ono szybką ścieżkę wdrożenia (FTI) dzięki czemu można zapoznać się ze standardem bez żadnego ryzyka. Zapewnia również wsparcie w zakresie Flow mode Obsługuje podejście do użytkowania zorientowane na proces, dzięki czemu przepływy pracy są znacznie bardziej wydajne.