Implementazione ERP a distanza: come rendere il progetto online un successo

Che si tratti di incontri, colloqui di lavoro o workshop: Al giorno d’oggi, molti incontri di lavoro e sessioni di formazione si svolgono nel mondo virtuale. Ma che dire dell’introduzione introduzione di una soluzione ERP ERP? Un progetto così complesso può davvero essere portato avanti con successo senza incontri diretti?
L’implementazione a distanza di un progetto ERP non solo è possibile, ma presenta anche alcuni vantaggi. Tuttavia, può avere successo solo se sei preparato al meglio per affrontare le caratteristiche e le sfide del lavoro a distanza . In questo articolo scoprirai a cosa devi prestare attenzione quando si tratta di riunioni online, comunicazione asincrona e attrezzature tecniche.

Implementazione dell’ERP virtuale: è possibile?

Che si tratti di pianificazione, installazione del software o configurazione tecnica, in pratica non ci sono attività o fasi del processo di implementazione dell’ERP che richiedano un incontro faccia a faccia. Uno dei motivi è che di solito non è il fornitore dell’ERP ma il cliente o un fornitore di servizi a fornire l’hardware. Gli esperti informatici del produttore dell’ERP hanno bisogno solo dei dati di accesso al server e possono completare tutte le altre fasi da remoto.

Solo i dipendenti che mantengono il contatto con il cliente lavorano solitamente nelle vendite sul campo. Si tratta, ad esempio, di dipendenti delle aree vendite, project management e consulenza. Conducono workshop sull’ERP, collaborano con il team di progetto e formano gli utenti sull’utilizzo della soluzione ERP. In altre parole, si occupano di compiti di comunicazione che possono essere svolti anche via web.

Questo depone a favore dell’implementazione dell’ERP digitale

Un’implementazione ERP online può essere addirittura più efficiente di un progetto tradizionale in loco. Sia il cliente che il fornitore beneficiano di questi vantaggi:

Risparmio di tempo

Le riunioni faccia a faccia di solito comportano lunghi viaggi, per cui spesso vale la pena di partecipare solo a riunioni di un’intera giornata o addirittura di più giorni. I progetti a distanza, invece, eliminano questi tempi di percorrenza. Le riunioni con i clienti, i workshop e i corsi di formazione possono quindi essere organizzati non solo più rapidamente, ma anche con un preavviso più breve.

Riduzione dei costi

Senza viaggiare, non ci sono costi per viaggi, spese e pernottamenti. Inoltre, il fornitore di ERP è in grado di utilizzare le risorse in modo più economico: Poiché i partecipanti al progetto non sono vincolati dall’orario o dal luogo, possono supportare più clienti e progetti contemporaneamente. Questo, a sua volta, aumenta l’efficienza.

Documentazione

La comunicazione digitale dei progetti si basa su videoconferenze, software di gestione dei progetti e documenti condivisi nel cloud. In questo modo si creano automaticamente registri, elenchi di attività e processi decisionali tracciabili. Questa trasparenza e tracciabilità facilita la gestione del progetto e riduce le incomprensioni.

Collaborazione più flessibile

Il modello a distanza consente una collaborazione indipendente dal luogo in cui ci si trova, con una programmazione flessibile e riunioni più brevi. Questo semplifica la programmazione, in quanto gli orari più brevi sono più facili da inserire nell’agenda del team di progetto. Inoltre, è possibile gestire meglio i cambiamenti con breve preavviso.

Prima del progetto remoto: crea le condizioni necessarie

L’infrastruttura tecnica necessaria

Per quanto possa sembrare banale, una connessione internet stabile e l’hardware giusto per l’home office e le sale riunioni interne sono requisiti fondamentali per l’implementazione di un ERP remoto. Webcam con una buona risoluzione e microfoni con un’alta qualità del suono dovrebbero essere una cosa ovvia. Negli ambienti d’ufficio, si consigliano anche cuffie esterne che consentano conversazioni indisturbate. Questo è l’unico modo per garantire riunioni online ininterrotte e un controllo digitale fluido del progetto.

Se l’implementazione dell’ERP deve avvenire in remoto, la tecnologia deve essere adeguata. Microfoni scadenti e webcam economiche non sono un buon presupposto per riunioni online di otto ore.

Katarzyna Cierpka, Asseco Solutions

Gli strumenti giusti

Una delle soluzioni software più importanti per un’implementazione ERP remota di successo è uno strumento di riunione online facile da usare. Si consiglia di usare con cautela gli strumenti di conferenza economici: Spesso sono limitati in termini di qualità della trasmissione, durata della riunione o numero di partecipanti. Anche la loro gamma di funzioni è limitata.

Le soluzioni software professionali, invece, sono più potenti e offrono funzioni utili come chat, lavagne e funzioni di registrazione. Inoltre garantiscono una trasmissione dei dati sicura e conforme al GDPR.

Inoltre, sono essenziali piattaforme per la documentazione centralizzata, la distribuzione strutturata dei compiti e il monitoraggio regolare dei progressi. Strumenti di gestione dei progetti come Jira, Asana e Confluence promuovono la collaborazione tra più sedi, facilitano la tracciabilità e garantiscono lo scambio di conoscenze all’interno del team. Consentono una registrazione continua e, in ultima analisi, un coordinamento del progetto orientato agli obiettivi.

La giusta cultura della comunicazione

Agli occhi di alcuni dipendenti, le riunioni via web hanno una priorità inferiore rispetto a quelle fisiche. Questo può avere conseguenze negative per la riunione. Per ovviare a questo problema, dovresti stabilire alcune regole di comportamento:

• Tutti i partecipanti devono essere puntuali e accendere la telecamera.
• Se non puoi partecipare, ti preghiamo di disdire in tempo utile.
• Tutti i presenti si trovano in un ambiente tranquillo.
• Il rumore di fondo deve essere evitato. In caso di dubbio, disattiva il microfono.
• Il tuo desktop è organizzato in modo così ordinato che è facile condividere lo schermo.
• Svolgere altre attività collaterali è un tabù.

Tuttavia, dovrebbero essere presi accordi chiari anche per la comunicazione asincrona, cioè ritardata, tramite e-mail, chat o strumenti di gestione del progetto. Soprattutto, è importante che gli orari di lavoro dei partner del dialogo siano noti. I membri del progetto possono inserire la loro disponibilità nella firma dell’e-mail, nel profilo della chat o in una nota fuori ufficio, ad esempio.

Comunicazione asincrona o sincrona?

Probabilmente conosci la situazione: alcuni giorni ci sono così tante riunioni in agenda che difficilmente riesci a portare a termine il tuo lavoro. Questo non è diverso con le riunioni online rispetto a quelle di persona.

Quando introduci l’ERP a distanza, renditi conto che non è necessario discutere a voce ogni piccola fase del progetto. Con aggiornamenti scritti e dashboard ben strutturati, tutte le informazioni rilevanti sullo stato del progetto sono disponibili in modo trasparente per tutti i soggetti coinvolti in ogni momento. Non è quindi necessario organizzare una serie di riunioni che richiedono molto tempo.

Tuttavia, ci sono alcune fasi del progetto durante l’implementazione dell’ERP in cui le riunioni online sono indispensabili. I tipi di riunione più importanti nel progetto ERP includono

• Riunione di avvio
  • si svolge all’inizio del progetto
  • serve a definire aspettative, obiettivi e ruoli
  • crea una comprensione comune

• Riunioni di stato e di revisione
  • servono a monitorare i progressi, a chiarire le questioni aperte e a valutare i rischi.
  • aiutano a mantenere il progetto in carreggiata e a riconoscere i problemi in fase iniziale
  • devono essere brevi e mirati

• Riunioni di test e accettazione
  • sono utilizzati per discutere i risultati dei test e le approvazioni
  • sono fondamentali per garantire la qualità
  • costituiscono la base per le fasi successive

• Riunione Go-Live
  • viene utilizzato per la messa a punto finale prima del funzionamento produttivo del sistema.
  • Coordina il go-live del sistema ERP, comprese le responsabilità e le scadenze.

Comunicazione asincrona	Comunicazione sincrona
Aggiornamenti scritti	Riunione di avvio
Cruscotti di progetto	Riunioni di stato e di revisione
Documentazione	Riunioni di test e accettazione
Commenti in Strumenti e chat	Riunione Go-Live

Devi essere pronto ad affrontare queste sfide

Per quanto tu possa pianificare bene un’implementazione ERP virtuale dal punto di vista tecnico e strategico, alla fine è spesso il fattore umano a rendere un progetto remoto davvero impegnativo. Dovresti aspettarti le seguenti sfide e prendere le dovute precauzioni:

Mancanza di impegno nelle riunioni online

Nelle riunioni online è molto più difficile attirare l’attenzione dei partecipanti e creare un dialogo interattivo. Nelle riunioni online, molti dipendenti tendono a comportarsi più come ascoltatori passivi che come contributori attivi, soprattutto in gruppi numerosi.

La distanza fa sì che non ci sia un legame personale con i colleghi. Questo riduce la motivazione a impegnarsi e ad assumersi responsabilità. Senza stimolare la moderazione e gli impulsi mirati , la riunione diventa rapidamente unilaterale e monotona.

I nostri consigli:

• Stabilisci in anticipo un ordine del giorno chiaro e invialo a tutti i partecipanti.
• Assegna all’inizio ruoli come il cronometrista o il verbalizzante.
• Per riscaldarti, inizia con una domanda rompighiaccio come: ”Qual è stato il tuo più grande momento di successo nel progetto fino ad ora?”.
• Non fare lunghi monologhi, ma inserisci dei cicli di discussione mirati. Rivolgiti anche direttamente alle singole persone.
• Utilizza sondaggi interattivi e lavagne per il brainstorming, gli schizzi dei processi e la definizione delle priorità.
• Tieni gli appuntamenti il più brevi possibile e fai delle pause regolari.

Mancanza di fiducia e scarso spirito di squadra

Le riunioni faccia a faccia prevedono diverse pause adatte alle chiacchiere. Brevi conversazioni alla macchinetta del caffè o un pranzo insieme in mensa creano un legame personale tra il cliente e il fornitore di ERP. Questo favorisce la fiducia reciproca e crea un’atmosfera di lavoro amichevole.

I progetti a distanza, invece, eliminano queste interazioni sociali: non c’è quasi spazio per la comunicazione informale. Inoltre, le riunioni via web sono spesso registrate e i partecipanti si comportano in modo molto più formale e distaccato sotto osservazione. Se non si allentano, queste riunioni diventano rapidamente estenuanti e distruttive.

I nostri consigli:

• Chiedi a tutti i partecipanti di accendere le loro macchine fotografiche.
• Interrompi la registrazione di tanto in tanto. Senza l’occhio onnipresente alle tue spalle, è più facile chiacchierare liberamente.
• Pianifica delle pause caffè virtuali. Durante questo tempo, tutti prendono un drink e fanno cinque o dieci minuti di chiacchiere.
• Incorpora piccoli giochi o domande personali, ad esempio un mini-quiz sul team o un approfondimento sul lavoro in corso.
• Crea spazi di discussione aperti in cui i membri del team possano occasionalmente scambiarsi idee senza un ordine del giorno.

Differenze culturali e problemi di fuso orario

A volte il cliente e il fornitore hanno sede in paesi diversi o addirittura in continenti diversi. In questo caso, ad esempio, gli stili di comunicazione, il comportamento nei conflitti e il modo in cui vengono gestite le gerarchie possono essere diversi. Anche la comprensione degli obblighi può variare notevolmente.

Se i partecipanti si trovano in fusi orari diversi, l’orario di lavoro comune è limitato. I membri del progetto possono dover aspettare più a lungo per ottenere domande e decisioni a causa dei ritardi nella comunicazione. Senza regole chiare e strumenti validi, la collaborazione ne risente.

I nostri consigli:

• Mantenere una comunicazione chiara, chiarire le aspettative reciproche e concordare standard comuni.
• Rispetta i diversi modi di lavorare e sii aperto a soluzioni alternative.
• Definisci gli orari di lavoro principali durante i quali tutti sono disponibili.
• Rafforzare la comunicazione asincrona con strumenti validi, in modo che le decisioni possano essere monitorate anche senza riunioni dal vivo.
• Registra le riunioni in modo che la partecipazione non sia sempre obbligatoria.

Conclusione: una comunicazione online efficace come fattore di successo

Il lavoro a distanza influenza solo il livello operativo dell’implementazione ERP, non il suo processo generale. Se riesci a virtualizzare le tue strutture di comunicazione interne ed esterne, nulla osta al completamento del tuo progetto ERP.

Le riunioni online sono una parte importante di un progetto a distanza, ma devono essere utilizzate in modo efficiente in combinazione con la comunicazione asincrona. In questo caso sono di fondamentale importanza le videoconferenze professionali e gli strumenti di gestione del progetto che consentono uno scambio fluido e trasparente. Solo in questo modo il tuo progetto potrà avere successo.