Il ruolo dell’IT prima, durante e dopo l’implementazione dell’ERP

Un sistema ERP è un software aziendale complesso. È quindi facile pensare che la responsabilità dell’implementazione dell’ERP debba essere semplicemente trasferita al reparto IT. Tuttavia, c’è un’idea sbagliata in agguato: sebbene una soluzione ERP sia un prodotto tecnico, l’implementazione ERP non è un progetto puramente tecnico. Si tratta piuttosto di un processo di gestione del cambiamento.

Ricorda: un sistema ERP supporta le persone che lavorano ogni giorno. L’accettazione da parte degli utenti e la modellazione dei processi sono quindi molto importanti quando si introduce un ERP. Le persone devono essere al centro dell’attenzione, non la tecnologia.

Ciò significa che l’informatica non è esattamente la scelta migliore per la gestione dei progetti. Tuttavia, svolge un ruolo importante nell’implementazione dell’ERP.

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Perché l’IT non dovrebbe essere responsabile del progetto ERP

L’informatica è considerata un fattore di igiene

Il fatto che gli specialisti IT non siano adatti come project manager non ha nulla a che vedere con il cliché del nerd tecnologico che non ha contatti. Si tratta piuttosto della posizione dell’IT all’interno dell’organigramma.

La maggior parte delle grandi e medie imprese lavora con un gran numero di singoli prodotti software che vengono adattati alle esigenze dei vari reparti. A volte si tratta di sistemi obsoleti che richiedono molta manutenzione.

Il compito dell’IT è quello di occuparsi di questa ”trapunta patchwork” cresciuta organicamente e di mantenere i sistemi in funzione: Il dipartimento fornisce alle altre aree un’infrastruttura tecnica e offre servizi di assistenza in caso di problemi. Nella maggior parte delle aziende, l’IT è in un certo senso un fattore igienico: il suo compito è semplicemente quello di garantire che tutto funzioni correttamente dal punto di vista tecnico.

All’IT manca la prospettiva del processo

L’IT entra raramente in contatto con i processi di creazione del valore dell’organizzazione nell’attività quotidiana. In alcuni casi, questo si manifesta anche fisicamente: nei progetti dei clienti, spesso troviamo che il reparto è fisicamente separato dagli altri reparti specializzati. Naturalmente, gli specialisti IT sanno ben poco di ciò che accade al di fuori della loro sede.

Di conseguenza, l’IT ha generalmente una scarsa conoscenza dei processi di lavoro dei suoi colleghi. Non sempre sa cosa fanno gli altri reparti nel dettaglio, quali sfide devono superare e come i singoli processi aziendali sono collegati tra i vari reparti.

Tuttavia, è proprio questa prospettiva ad essere estremamente importante per il successo dell’implementazione dell’ERP. Un buon team di progetto deve avere una comprensione precisa della struttura dei processi aziendali ed essere in grado di pensare fuori dagli schemi. Solo così è possibile garantire che la soluzione ERP fornisca un supporto ottimale a tutti i processi aziendali e raggiunga un alto livello di accettazione da parte degli utenti. Un reparto che non ha contatti con l’attività quotidiana non può farlo così facilmente.

Il ruolo dell’IT prima dell’implementazione dell’ERP

Fornitura della base tecnica

Anche se l’IT non è responsabile della gestione dei progetti ERP, idealmente è ancora fortemente coinvolto nell’implementazione dell’ERP. In quanto facilitatore tecnico, è addirittura indispensabile per il successo del progetto. Dopotutto, a prescindere da tutti gli aspetti di gestione del cambiamento, un sistema ERP è sempre un prodotto digitale che deve essere implementato e successivamente mantenuto.

Anche prima dell’implementazione dell’ERP, l’IT si occupa della tecnologia:

• Assicura che il panorama dei sistemi esistenti sia fondamentalmente compatibile con l’ERP e che soddisfi i requisiti tecnici minimi.
• Assicura che l’hardware necessario sia disponibile, pronto all’uso e correttamente configurato.
• Controlla l’intera infrastruttura per garantire un funzionamento stabile e performante dell’ERP.
• Consiglia il modello operativo più adatto – cloud, on-premise o ibrido – tenendo conto di costi, sicurezza, scalabilità e conformità.
• Registra le interfacce esistenti e valuta quali sistemi devono essere collegati, sostituiti o reintegrati tecnicamente.

Co-progettazione del software

Tuttavia, è anche importante che il ruolo dell’IT non sia puramente tecnico e amministrativo fin dall’inizio. Questo perché un sistema ERP è un software trasversale che aiuta a migliorare i processi in tutta l’azienda. In seguito, i tuoi esperti IT potranno sviluppare e mantenere questo software solo se sviluppare e mantenere questo softwarese riusciranno a comprenderne l’applicazione pratica.

L’IT dovrebbe quindi essere coinvolto attivamente nella progettazione del software fin dall’inizio e conoscere i processi dei suoi colleghi. Idealmente, un membro del reparto dovrebbe svolgere un ruolo di primo piano nel progetto ERP fin dall’inizio.

Tuttavia, affinché i tuoi specialisti IT agiscano come promotori e implementatori di una digitalizzazione olistica dell’azienda, hanno bisogno di qualcosa di più delle semplici competenze tecniche. Sono necessarie anche competenze trasversali, come l’esperienza di moderazione e il pensiero strategico dei processi, oltre a conoscenze commerciali. Non è quindi raro che gli specialisti IT aziendali siano i più adatti a gestire l’IT.

Il ruolo dell’IT nell’implementazione dell’ERP

Realizzazione e integrazione tecnica

Durante l’implementazione dell’ERP, l’IT ha la responsabilità principale di collegare il sistema ERP al panorama software esistente. Ci sono due opzioni per farlo:

• Trasferimento dei dati: se il sistema ERP sostituisce uno strumento esistente (ad esempio con un processo equivalente all’interno del software), il reparto IT trasferisce i dati necessari nel database dell’ERP.
• Sviluppo dell’interfaccia: se un’applicazione deve essere mantenuta, l’IT fornisce un’interfaccia adeguata alla quale il sistema ERP può collegarsi.

Fondamentalmente, i compiti dell’IT nel progetto ERP sono gli stessi che svolge altrove: è responsabile dell’infrastruttura tecnica e supporta i colleghi nelle questioni informatiche.

Collaborazione con la direzione del progetto e con gli utenti chiave

Tuttavia, il reparto IT non lavora in completo isolamento durante l’implementazione dell’ERP. In quanto parte del team di progetto, si relaziona regolarmente con la direzione del progetto e con i principali utenti.

In questo modo si garantisce che le incomprensioni vengano riconosciute in una fase iniziale e che il progetto si muova costantemente nella giusta direzione. Inoltre, può sempre accadere che i requisiti cambino durante l’implementazione e che siano necessari degli aggiustamenti. Anche l’IT deve essere sempre consapevole di questo.

Supporto al processo di gestione del cambiamento

Se il responsabile del reparto IT è eloquente, dovrebbe essere coinvolto anche nei processi di comunicazione e formazione. Nel migliore dei casi, può tradurre i cambiamenti tecnici nel contesto lavorativo dei dipendenti in modo comprensibile e spiegare le nuove funzioni in modo pratico.

Se i dipendenti hanno familiarità con i cambiamenti, di solito sono meno diffidenti. Questo perché capiscono meglio perché i cambiamenti sono necessari e come possono lavorare in modo produttivo con il nuovo sistema in futuro.

Una buona gestione del cambiamento può ridurre le incertezze e minimizzare la resistenza. Questo non solo ha un effetto positivo sull’accettazione, ma anche sul successo complessivo del progetto.

Markus Reichl, Asseco Solutions

Il ruolo dell’IT dopo l’implementazione dell’ERP

Responsabilità operativa

Dopo il go-live, il team di progetto si scioglie e torna ai suoi compiti originari. Tuttavia, il reparto IT è ancora responsabile della gestione del sistema ERP e del monitoraggio delle prestazioni del sistema.

Per garantire la sicurezza e il buon funzionamento del software, si occupa costantemente dellamanutenzione dell’ERP. In particolare, i dipendenti si assicurano che gli aggiornamenti e le patch vengano installati tempestivamente. Inoltre, l’IT elabora le richieste di supporto da parte degli utenti e, se necessario, esegue la correzione dei bug o agisce come interfaccia con il fornitore dell’ERP.

Ulteriore sviluppo del sistema

Quando si sviluppano nuove tendenze o la tua azienda cresce, i processi aziendali possono cambiare in qualsiasi momento. È quindi possibile che il tuo sistema ERP, una volta perfettamente configurato, non sia più in grado di soddisfare le mutate esigenze della tua organizzazione. Hai bisogno di funzioni aggiuntive che supportino in modo ottimale la tua strategia attuale.

In questo caso, l’IT deve riconfigurare tutti i processi e i flussi di lavoro interessati nel sistema ERP. Tuttavia, può farlo solo se riesce a capire come viene utilizzata la soluzione nella pratica. Più l’IT conosce i processi del resto dell’organizzazione, più sarà facile apportare le modifiche tecniche. Ed è proprio per questo che dovrebbe essere coinvolto nel progetto fin dalla fase di definizione del progetto.

Supporto strategico

Dopo un’implementazione ERP di successo, l’IT non dovrebbe ricadere in un ruolo puramente tecnico, ma posizionarsi come partner strategico dell’azienda. In quanto motore della digitalizzazione, non solo mantiene in funzione i sistemi, ma svolge anche un ruolo attivo nella loro creazione.

Il prerequisito per questo è lo sviluppo mirato delle competenze interne in materia di ERP, integrate da programmi di formazione continua. È inoltre necessario creare profili di ruolo moderni nel team IT per ottenere un maggiore spazio di manovra all’interno dell’azienda. Ad esempio, il compito di un product owner o di un responsabile dei processi IT va ben oltre le attività operative.

Il ruolo dell’IT nell’implementazione dell’ERP in sintesi

Esempio pratico di utilizzo:
Sigma Surface Science

L’IT come co-progettista nel progetto ERP

Alla Sigma Surface Science, un moderno reparto IT ha contribuito con successo all’introduzione del sistema ERP APplus. Invece di limitare la responsabilità dell’IT nel progetto ERP all’implementazione tecnica, il produttore di macchine speciali dell’Assia ha dato grande valore all’integrazione strategica fin dall’inizio. Gli esperti IT hanno familiarizzato con i processi dei reparti specializzati e hanno tradotto i requisiti in soluzioni di facile utilizzo.

Quando è stato introdotto il modulo di mobilità, ad esempio, l’IT si è concentrato sul lavoro quotidiano della produzione, che ha portato a un alto livello di accettazione da parte degli utenti . Anche le successive espansioni sono state progettate dall’IT in modo così ponderato che il sistema è ancora oggi in grado di crescere e flessibile.

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Conclusione: l’IT non è un figlio del seminterrato quando si tratta dell’implementazione di un ERP

Non devi commettere l’errore di considerare l’implementazione dell’ERP come un progetto puramente tecnico e di affidare all’IT la gestione del progetto. Tuttavia, dovrebbe almeno essere un membro a pieno titolo del team di progetto .

In quanto pioniera del digitale, non lavora in isolamento nel seminterrato, ma è in costante contatto con gli altri membri del team. Siede al tavolo quando si discutono i processi e si lavora alla progettazione del software.

Solo in questo modo il reparto IT può comprendere l’uso quotidiano del software ERP e occuparsi della manutenzione e dell’ulteriore sviluppo del sistema in seguito. Nel migliore dei casi, assume il ruolo di partner strategico che guida attivamente la digitalizzazione della tua azienda anche dopo l’implementazione dell’ERP.