Zdalne wdrożenie systemu ERP: Jak sprawić, by projekt online zakończył się sukcesem?

Niezależnie od tego, czy chodzi o spotkania biznesowe, rozmowy kwalifikacyjne czy warsztaty: W dzisiejszych czasach wiele spotkań biznesowych i sesji szkoleniowych odbywa się w świecie wirtualnym. Ale co z wprowadzeniem rozwiązania ERP ERP? Czy tak złożony projekt można z powodzeniem przeprowadzić bez bezpośrednich spotkań?
Zdalne wdrożenie projektu ERP jest nie tylko możliwe – ma nawet pewne zalety. Jednak może się to udać tylko wtedy, gdy jesteś optymalnie przygotowany na szczególne cechy i wyzwania związane z pracą zdalną . W tym artykule dowiesz się, na co powinieneś zwrócić uwagę, jeśli chodzi o spotkania online, komunikację asynchroniczną i sprzęt techniczny.

Bezpłatny Whitepaper

Pokażemy Ci, jak zdalnie wdrożyć system ERP.

Zamów teraz bezpłatnie

Wirtualne wdrożenie ERP: czy to w ogóle możliwe?

Niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie, instalację oprogramowania czy konfigurację techniczną, w zasadzie nie ma zadań ani etapów procesu wdrażania ERP , które wymagałyby spotkania twarzą w twarz. Jednym z powodów takiego stanu rzeczy jest fakt, że zazwyczaj to nie dostawca ERP, ale klient lub usługodawca dostarcza sprzęt. Eksperci IT producenta ERP potrzebują jedynie danych dostępowych do serwera – wszystkie pozostałe kroki mogą wykonać zdalnie.

Tylko pracownicy , którzy utrzymują kontakt z klientem, zazwyczaj pracują w sprzedaży terenowej. Są to na przykład pracownicy działów sprzedaży, zarządzania projektami i doradztwa. Prowadzą oni warsztaty ERP, współpracują z zespołem projektowym i szkolą użytkowników w zakresie korzystania z rozwiązania ERP. Innymi słowy, podejmują się zadań komunikacyjnych, które mogą być również realizowane za pośrednictwem spotkań internetowych.

Przemawia to na korzyść cyfrowego wdrożenia ERP

Wdrożenie ERP online może być nawet bardziej wydajne niż tradycyjny projekt na miejscu. Zarówno klient, jak i dostawca odnoszą korzyści z tych zalet:

Oszczędność czasu

Spotkania twarzą w twarz zwykle wiążą się z długimi podróżami, więc często opłacalne są tylko spotkania całodniowe lub nawet kilkudniowe. Z drugiej strony, projekty zdalne eliminują te czasy podróży. Spotkania z klientami, warsztaty i szkolenia mogą zatem odbywać się nie tylko szybciej, ale także z krótszym wyprzedzeniem.

Redukcja kosztów

Bez podróży, nie ma kosztów podróży, wydatków i noclegów. Ponadto dostawca ERP jest w stanie wykorzystać zasoby w bardziej ekonomiczny sposób: Ponieważ uczestnicy projektu nie są związani czasem ani lokalizacją, mogą wspierać kilku klientów i projektów w tym samym czasie. To z kolei zwiększa wydajność.

Dokumentacja

Cyfrowa komunikacja projektowa opiera się na wideokonferencjach, oprogramowaniu do zarządzania projektami i współdzielonych dokumentach w chmurze. Automatycznie tworzy to identyfikowalne dzienniki, listy zadań i procesy decyzyjne. Taka przejrzystość i identyfikowalność ułatwia zarządzanie projektami i ogranicza nieporozumienia.

Bardziej elastyczna współpraca

Model zdalny umożliwia współpracę niezależną od lokalizacji, z elastycznym harmonogramem i krótszymi spotkaniami. Upraszcza to planowanie, ponieważ krótsze terminy są łatwiejsze do dopasowania do kalendarza zespołu projektowego. Ponadto, zmiany w krótkim czasie mogą być lepiej uwzględnione.

Przed rozpoczęciem projektu zdalnego: stwórz niezbędne warunki

Niezbędna infrastruktura techniczna

Jakkolwiek banalnie by to nie brzmiało, stabilne połączenie internetowe i odpowiedni sprzęt dla biura domowego i wewnętrznych sal konferencyjnych to podstawowe wymagania dla zdalnego wdrożenia ERP. Kamery internetowe o dobrej rozdzielczości i mikrofony o wysokiej jakości dźwięku powinny być oczywistością. W środowiskach biurowych zalecane są również zewnętrzne zestawy słuchawkowe, które umożliwiają niezakłócone rozmowy. Jest to jedyny sposób na zapewnienie nieprzerwanych spotkań online i płynnej cyfrowej kontroli projektu

Jeśli wdrożenie ERP ma odbywać się zdalnie, technologia musi być odpowiednia. Słabe mikrofony i tanie kamery internetowe nie są dobrym warunkiem wstępnym dla ośmiogodzinnych spotkań online.

Katarzyna Cierpka, Asseco Solutions

Właściwe narzędzia

Jednym z najważniejszych rozwiązań programowych dla udanego zdalnego wdrożenia ERP jest przyjazne dla użytkownika narzędzie do spotkań online. Zaleca się ostrożność w przypadku niedrogich narzędzi konferencyjnych: Są one często ograniczone pod względem jakości transmisji, czasu trwania spotkania lub liczby uczestników. Ich zakres funkcji jest również ograniczony.

Z drugiej strony profesjonalne rozwiązania programowe są bardziej wydajne i oferują przydatne funkcje, takie jak czaty, tablice i funkcje nagrywania. Gwarantują również bezpieczną, zgodną z RODO transmisję danych.

Ponadto niezbędne są platformy do scentralizowanej dokumentacji, ustrukturyzowanej dystrybucji zadań i regularnego monitorowania postępów. Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Jira, Asana i Confluence, promują współpracę w wielu lokalizacjach, ułatwiają śledzenie i zapewniają wymianę wiedzy w zespole. Umożliwiają one płynne rejestrowanie i ostatecznie ukierunkowaną na cel koordynację projektu.

Bezpłatny Whitepaper

Pokażemy Ci, jak zdalnie wdrożyć system ERP.

Zamów teraz bezpłatnie

Właściwa kultura komunikacji

W oczach niektórych pracowników spotkania internetowe mają niższy priorytet niż spotkania fizyczne. Może to mieć negatywne konsekwencje dla spotkania. Aby temu przeciwdziałać, należy opracować kilka zasad postępowania:

• Wszyscy uczestnicy powinni stawić się na czas i włączyć kamerę.
• Osoby, które nie mogą wziąć udziału w spotkaniu, proszone są o odwołanie go z odpowiednim wyprzedzeniem.
• Wszyscy obecni znajdują się w cichym otoczeniu.
• Należy unikać hałasu w tle. W razie wątpliwości należy wyciszyć mikrofon.
• Twój własny pulpit jest tak uporządkowany, że łatwo jest udostępniać ekran.
• Wykonywanie innych zadań na boku jest tabu.

Należy jednak zawrzeć jasne umowy dotyczące asynchronicznej – tj. opóźnionej – komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej, czatu lub narzędzi do zarządzania projektami. Przede wszystkim ważne jest, aby znane były godziny pracy partnerów dialogu. Członkowie projektu mogą na przykład wpisać swoją dostępność w podpisie e-mail, profilu czatu lub notatce poza biurem.

Komunikacja asynchroniczna czy synchroniczna?

Prawdopodobnie znasz tę sytuację: w niektóre dni jest tak wiele spotkań w agendzie, że prawie nie wykonujesz żadnej pracy. Nie inaczej jest w przypadku spotkań online niż spotkań twarzą w twarz.

Wprowadzając ERP zdalnie, należy pamiętać, że nie każdy mały krok projektu musi być omawiany ustnie. Dzięki pisemnym aktualizacjom i dobrze skonstruowanym pulpitom nawigacyjnym wszystkie istotne informacje na temat statusu projektu są zawsze dostępne dla wszystkich zaangażowanych osób. Czasochłonny zalew spotkań nie jest zatem konieczny.

Niemniej jednak istnieje kilka faz projektu podczas wdrażania ERP, w których spotkania online są niezbędne. Najważniejsze typy spotkań w projekcie ERP obejmują

• Spotkanie inauguracyjne
  • odbywa się na początku projektu
  • służy do definiowania oczekiwań, celów i ról
  • tworzy wspólne zrozumienie

• Spotkania dotyczące statusu i przeglądu
  • służą do monitorowania postępów, wyjaśniania otwartych kwestii i oceny ryzyka
  • pomoc w utrzymaniu projektu na właściwym torze i rozpoznawaniu problemów na wczesnym etapie
  • powinny być krótkie i skoncentrowane

• Spotkania testowe i akceptacyjne
  • służą do omawiania wyników testów i zatwierdzeń
  • są kluczowe dla zapewnienia jakości
  • stanowią podstawę dla kolejnych kroków

• Spotkanie na żywo
  • służy do ostatecznego dostrojenia przed rozpoczęciem produktywnego działania systemu
  • Koordynuje uruchomienie systemu ERP, w tym obowiązki i harmonogram.

Powinieneś być przygotowany na te wyzwania

Bez względu na to, jak dobrze zaplanujesz wirtualne wdrożenie ERP pod względem technicznym i strategicznym, w ostatecznym rozrachunku to często czynnik ludzki sprawia, że zdalny projekt staje się prawdziwym wyzwaniem. Należy spodziewać się następujących wyzwań i podjąć odpowiednie środki ostrożności:

Brak zaangażowania w spotkania online

Podczas spotkań online znacznie trudniej jest przyciągnąć uwagę uczestników i stworzyć interaktywny dialog. Podczas spotkań online wielu pracowników zachowuje się bardziej jak bierni słuchacze niż aktywni współpracownicy – zwłaszcza w dużych grupach.

Odległość oznacza brak osobistych więzi ze współpracownikami. Zmniejsza to motywację do angażowania się i przejmowania odpowiedzialności. Bez stymulującego umiaru i ukierunkowanych impulsów spotkanie szybko staje się jednostronne i monotonne.

Nasze wskazówki:

• Ustal z wyprzedzeniem jasną agendę i wyślij ją do wszystkich zaangażowanych osób.
• Na początku przydziel role, takie jak chronometrażysta lub protokolant.
• Aby się rozgrzać, zacznij od pytania przełamującego lody, takiego jak: ”Jaki był Twój największy dotychczasowy sukces w projekcie?”.
• Nie prowadź długich monologów, ale buduj ukierunkowane rundy dyskusyjne. Zwracaj się także bezpośrednio do poszczególnych osób.
• Wykorzystaj interaktywne ankiety i tablice do burzy mózgów, szkicowania procesów i ustalania priorytetów.
• Spotkania powinny trwać jak najkrócej i należy robić regularne przerwy.

Brak zaufania i niska atmosfera w zespole

Spotkania twarzą w twarz obejmują kilka przerw, które są odpowiednie do krótkich rozmów. Krótkie rozmowy przy ekspresie do kawy lub wspólny lunch w stołówce budują osobistą więź między klientem a dostawcą ERP. Promuje to wzajemne zaufanie i tworzy przyjazną atmosferę pracy.

Z drugiej strony, projekty zdalne eliminują te interakcje społeczne – prawie nie ma miejsca na nieformalną komunikację. Co więcej, spotkania internetowe są często nagrywane, a ich uczestnicy zachowują się pod obserwacją w bardziej formalny i zdystansowany sposób. Bez rozluźnienia, takie spotkania szybko stają się wyczerpujące i destrukcyjne.

Nasze wskazówki:

• Poproś wszystkich uczestników o włączenie kamer.
• Od czasu do czasu zatrzymuj nagrywanie. Bez wszechwidzącego oka za sobą łatwiej jest swobodnie rozmawiać.
• Zaplanuj wirtualne przerwy na kawę. W tym czasie każdy dostaje drinka i ma od pięciu do dziesięciu minut na pogawędkę.
• Włącz małe gry lub osobiste pytania, na przykład mini-quiz na temat zespołu lub wgląd w bieżącą pracę.
• Twórz otwarte przestrzenie dyskusyjne, w których członkowie zespołu mogą od czasu do czasu wymieniać się pomysłami bez ustalonego planu.

Różnice kulturowe i problemy związane ze strefą czasową

Czasami klient i dostawca mają siedziby w różnych krajach lub nawet na różnych kontynentach. W takim przypadku style komunikacji, zachowania w sytuacjach konfliktowych i sposób zarządzania hierarchią mogą się różnić. Rozumienie obowiązków również może się znacznie różnić.

Jeśli uczestnicy znajdują się w różnych strefach czasowych, wspólne godziny pracy są ograniczone. Członkowie projektu mogą być zmuszeni do dłuższego oczekiwania na zapytania i decyzje z powodu opóźnień w komunikacji. Bez jasnych zasad i dobrych narzędzi współpraca cierpi.

Nasze wskazówki:

• Utrzymywanie jasnej komunikacji, wyjaśnianie wzajemnych oczekiwań i uzgadnianie wspólnych standardów.
• Szanuj różne sposoby pracy i bądź otwarty na alternatywne rozwiązania.
• Zdefiniowanie podstawowych godzin pracy, w których wszyscy są dostępni.
• Wzmocnij komunikację asynchroniczną za pomocą dobrych narzędzi, aby decyzje mogły być śledzone nawet bez spotkań na żywo.
• Rejestrowanie spotkań, tak aby obecność nie zawsze była obowiązkowa.

Wniosek: Skuteczna komunikacja online jako czynnik sukcesu

Praca zdalna wpływa jedynie na poziom operacyjny wdrożenia ERP, a nie na jego ogólny proces. Jeśli uda Ci się zwirtualizować wewnętrzne i zewnętrzne struktury komunikacyjne, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pomyślnie zakończyć projekt ERP.

Spotkania online są ważną częścią zdalnego projektu, ale muszą być efektywnie wykorzystywane w połączeniu z komunikacją asynchroniczną. Profesjonalne wideokonferencje i narzędzia do zarządzania projektami, które umożliwiają płynną i przejrzystą wymianę informacji, mają tutaj kluczowe znaczenie. Tylko w ten sposób projekt może ostatecznie zakończyć się sukcesem.