Remote-ERP-Einführung: So wird das Online-Projekt ein Erfolg

Ob Jour fixes, Bewerbungsgespräche oder Workshops: Viele geschäftliche Meetings und Schulungen finden heutzutage in der virtuellen Welt statt. Doch wie sieht es mit der Einführung einer ERP-Lösung aus? Ist ein solch komplexes Vorhaben ohne Präsenztermine tatsächlich erfolgreich durchführbar?
Die Remote-Umsetzung eines ERP-Projekts ist nicht nur möglich – sie bringt sogar einige Vorteile mit sich. Von Erfolg gekrönt ist sie allerdings nur dann, wenn Sie auf die Besonderheiten und Herausforderungen der Fernarbeit optimal vorbereitet sind. Worauf Sie bei Online-Meetings, asynchroner Kommunikation und technischer Ausstattung achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel. 

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Virtuelle ERP-Einführung: Ist das überhaupt möglich?

Egal ob Planung, Installation der Software oder technische Konfiguration: Im Grunde gibt es bei der ERP-Einführung keine Aufgaben oder Prozessschritte, die einen Präsenztermin voraussetzen. Das liegt unter anderem daran, dass in der Regel nicht der ERP-Anbieter, sondern der Kunde oder ein Dienstleister die Hardware zur Verfügung stellt. Die IT-Expert*innen des ERP-Herstellers benötigen lediglich die Zugriffsdaten für den Server – alle weiteren Schritte können sie per Fernzugriff erledigen.

Im Außendienst sind gewöhnlich nur Mitarbeitende tätig, die den Kontakt zum Kunden halten. Das sind beispielsweise Angestellte aus den Bereichen Sales, Projektmanagement und Beratung. Sie führen Workshops durch, stimmen sich mit dem Projektteam ab und schulen die Anwender*innen im Umgang mit der ERP-Lösung. Sie übernehmen also Kommunikationsaufgaben, die sich auch per Web-Meeting durchführen lassen. 

Das spricht für die digitale ERP-Einführung 

Eine onlinebasierte ERP-Einführung kann sogar effizienter sein als ein klassisches Projekt vor Ort. Sowohl der Kunde als auch der Anbieter profitiert von diesen Vorteilen:

Zeitersparnis

Bei Präsenzterminen sind meist lange Anfahrtswege zurückzulegen, sodass sich oftmals nur Ganz- oder sogar Mehrtagesmeetings lohnen. Bei Remote-Projekten hingegen entfallen diese Reisezeiten. Kundengespräche, Workshops und Schulungen können somit nicht nur schneller, sondern auch kurzfristiger durchgeführt werden.

Kostenreduktion

Ohne Reisen entfallen Kosten für Fahrten, Spesen und Übernachtungen. Darüber hinaus ist der ERP-Anbieter in der Lage, Ressourcen ökonomischer einzusetzen: Da Projektbeteiligte weder zeitlich noch örtlich gebunden sind, können sie mehrere Kunden und Projekte parallel betreuen. Das wiederum steigert die Wirtschaftlichkeit.

Dokumentation

Digitale Projektkommunikation basiert auf Videokonferenzen, Projektmanagement-Software und gemeinsamen Cloud-Dokumenten. Dadurch entstehen automatisch nachvollziehbare Protokolle, Aufgabenlisten und Entscheidungsverläufe. Diese Transparenz und Nachvollziehbarkeit erleichtert die Projektsteuerung und reduziert Missverständnisse.

Flexiblere Zusammenarbeit

Das Remote-Modell ermöglicht eine ortsunabhängige Zusammenarbeit mit flexiblen Terminabstimmungen und kürzeren Meetings. Das vereinfacht die Zeitplanung, denn kürzere Slots sind einfacher im Terminkalender des Projektteams unterzubringen. Zudem lassen sich kurzfristige Änderungen besser auffangen. 

Vor dem Remote-Projekt: Die nötigen Voraussetzungen schaffen 

Die erforderliche technische Infrastruktur

So banal es auch klingen mag: Eine stabile Internetverbindung sowie die passende Hardware fürs Home Office und interne Meeting-Räume sind Grundvoraussetzungen für eine Remote-ERP-Einführung. Webcams mit guter Auflösung und Mikrofone mit hoher Tonqualität sollten selbstverständlich sein. In Büroumgebungen sind zudem externe Headsets zu empfehlen, die ungestörte Unterhaltungen erlauben. Nur so sind unbeeinträchtigte Online-Meetings und eine reibungslose digitale Steuerung des Projekts möglich

Wenn die ERP-Einführung remote ablaufen soll, muss die Technik sitzen. Schlechte Mikrofone und billige Webcams sind keine gute Voraussetzung für achtstündige Online-Meetings.

Die passenden Tools

Zu den wichtigsten Software-Lösungen für eine erfolgreiche Remote-ERP-Einführung zählt ein benutzerfreundliches Online-Meeting-Tool. Vorsicht ist bei günstigen Konferenz-Tools geboten: Sie sind hinsichtlich Übertragungsqualität, Meeting-Dauer oder Teilnehmerzahl häufig limitiert. Zudem ist ihr Funktionsumfang eingeschränkt. 

Professionelle Software-Lösungen hingegen sind leistungsfähiger und bieten nützliche Features wie Chats, Whiteboards und Aufzeichnungsfunktionen. Zudem gewährleisten sie eine sichere, DSGVO-konforme Datenübertragung.

Ergänzend hierzu sind Plattformen für die zentrale Dokumentation, strukturierte Aufgabenverteilung und regelmäßige Fortschrittskontrolle unverzichtbar. Projektmanagement-Tools wie Jira, Asana und Confluence fördern die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg, erleichtern die Nachverfolgbarkeit und sichern den Wissensaustausch im Team. Sie ermöglichen eine lückenlose Protokollierung und schlussendlich eine zielführende Projektkoordination.

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Die richtige Kommunikationskultur

Web-Meetings haben in den Augen mancher Mitarbeitenden eine geringere Priorität als physische Meetings. Das kann negative Konsequenzen für den Termin haben. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie einige Verhaltensregeln aufstellen:

• Alle Teilnehmenden sollten pünktlich sein und die Kamera einschalten.
• Wer verhindert ist, sagt rechtzeitig ab.
• Alle Anwesenden befinden sich in einer ruhigen Umgebung. 
• Hintergrundgeräusche sind zu vermeiden. Im Zweifelsfall ist das Mikrofon stummzuschalten.
• Der eigene Desktop ist so sauber aufgeräumt, dass ein Teilen des Bildschirms problemlos möglich ist.
• Andere Aufgaben nebenbei zu erledigen, ist tabu.

Aber auch für die asynchrone – also die zeitlich versetzte – Kommunikation via E-Mail, Chat oder Projektmanagement-Tools sollten klare Absprachen getroffen werden. Wichtig ist vor allem, dass die Arbeitszeiten der Gesprächspartner bekannt sind. Ihre Erreichbarkeit können die Projektmitglieder beispielsweise in der E-Mail-Signatur, dem Chat-Profil oder einer Abwesenheitsnotiz hinterlegen.

Asynchrone oder synchrone Kommunikation?

Sie kennen das sicherlich: An manchen Tagen stehen so viele Besprechungen auf dem Plan, dass man kaum noch zum Arbeiten kommt. Das ist bei Online-Meetings nicht anders als bei Präsenzterminen. 

Machen Sie sich bei der Remote-ERP-Einführung daher bewusst, dass nicht jeder kleine Projektschritt mündlich besprochen werden muss. Mit schriftlichen Updates und gut strukturierten Dashboards stehen alle relevanten Informationen zum Projektstand jedem Beteiligten jederzeit transparent zur Verfügung. Eine zeitraubende Meeting-Flut ist somit nicht erforderlich.

Dennoch gibt es ein paar Projektphasen, in denen Online-Meetings unverzichtbar sind. Zu den wichtigsten Meeting-Typen im ERP-Projekt zählen:

• Kick-off-Meeting
  • findet zum Projektstart statt
  • dient der Definition von Erwartungen, Zielen und Rollen 
  • schafft ein gemeinsames Verständnis

• Status- und Review-Meetings
  • dienen der Fortschrittskontrolle, der Klärung offener Punkte und der Risikobewertung
  • helfen, das Projekt auf Kurs zu halten und frühzeitig Probleme zu erkennen
  • sollten kurz und fokussiert ablaufen

• Test- und Abnahmemeetings
  • dienen der Besprechung von Testergebnissen und Freigaben
  • sind entscheidend für die Qualitätssicherung
  • bilden die Grundlage für die nächsten Schritte

• Go-Live-Meeting
  • dient der finalen Abstimmung vor dem produktiven Systembetrieb
  • koordiniert den Livegang des ERP-Systems, inklusive Verantwortlichkeiten und Zeitplan

Auf diese Herausforderungen sollten Sie vorbereitet sein

Ganz gleich, wie gut Sie eine virtuelle ERP-Einführung technisch und strategisch planen: Am Ende ist es nicht selten der Faktor Mensch, der ein Remote-Projekt erst so richtig anspruchsvoll macht. Mit folgenden Herausforderungen sollten Sie rechnen und entsprechende Vorkehrungen treffen:

Mangelndes Engagement in Online-Meetings

In Online-Meetings ist es deutlich schwieriger, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu wecken und einen interaktiven Austausch zu schaffen. Viele Mitarbeitende verhalten sich in Online-Besprechungen eher wie passive Zuhörer*innen, nicht wie aktive Mitgestalter*innen – besonders in großen Gruppen. 

Durch die Distanz fehlt der persönliche Bezug zu den Kolleg*innen. Das reduziert die Motivation, sich einzubringen und Verantwortung zu übernehmen. Ohne eine anregende Moderation und gezielte Impulse verläuft das Meeting schnell einseitig und monoton.

Unsere Tipps:

• Legen Sie bereits vorab eine klare Agenda fest und schicken Sie diese an alle Beteiligten.
• Verteilen Sie zu Beginn Rollen wie Zeitwächter oder Protokollant.
• Starten Sie zum Warmwerden mit einer Icebreaker-Frage wie: „Was war bisher euer größter Erfolgsmoment im Projekt?“
• Halten Sie keine langatmigen Monologe, sondern bauen Sie gezielt Diskussionsrunden ein. Sprechen Sie dabei auch einzelne Personen direkt an.
• Nutzen Sie interaktive Umfragen und Whiteboards für Brainstorming, Prozess-Skizzen und Priorisierungen.
• Halten Sie die Termine so kurz wie möglich und bauen Sie regelmäßig Pausen ein.

Fehlendes Vertrauen und geringer Teamspirit

Präsenztermine enthalten mehrere Pausen, die sich für Smalltalk eignen. Kurze Gespräche an der Kaffeemaschine oder das gemeinsame Mittagessen in der Kantine bauen eine persönliche Verbindung zwischen Kunde und ERP-Anbieter auf. Das fördert das gegenseitige Vertrauen und schafft eine freundschaftliche Arbeitsatmosphäre.

Bei Remote-Projekten hingegen fallen diese sozialen Interaktionen weg – Raum für informelle Kommunikation bleibt kaum. Hinzu kommt, dass Web-Meetings oft aufgezeichnet werden und sich die Teilnehmenden unter Beobachtung deutlich formaler und distanzierter verhalten. Ohne Auflockerungen werden solche Termine schnell anstrengend und destruktiv. 

Unsere Tipps:

• Bitten Sie alle Teilnehmenden, ihre Kameras einzuschalten.
• Stoppen Sie hin und wieder die Aufzeichnung. Ohne das allsehende Auge im Rücken ist es einfacher, frei zu plaudern.
• Planen Sie virtuelle Kaffeepausen ein. Während dieser Zeit holen sich alle ein Getränk und halten fünf bis zehn Minuten Smalltalk.
• Bauen Sie kleine Spiele oder persönliche Fragen ein, zum Beispiel ein Mini-Quiz zum Team oder einen Einblick in die aktuelle Arbeit.
• Schaffen Sie offene Gesprächsräume, in denen sich Teammitglieder gelegentlich ganz ohne Agenda austauschen können.

Kulturelle Unterschiede und Zeitzonen-Probleme

Manchmal sind Kunde und Anbieter in verschiedenen Ländern oder gar auf anderen Kontinenten ansässig. In diesem Fall können sich beispielsweise Kommunikationsstil, Konfliktverhalten und der Umgang mit Hierarchien voneinander unterscheiden. Auch das Verständnis von Verbindlichkeiten kann stark variieren.

Befinden sich die Beteiligten in unterschiedlichen Zeitzonen, sind die gemeinsamen Arbeitszeiten begrenzt. Auf Rückfragen und Entscheidungen müssen die Projektmitglieder aufgrund der verzögerten Kommunikation unter Umständen länger warten. Ohne klare Regeln und gute Tools leidet die Zusammenarbeit. 

Unsere Tipps:

• Pflegen Sie eine klare Kommunikation, klären Sie gegenseitige Erwartungen und vereinbaren Sie gemeinsame Standards.
• Respektieren Sie unterschiedliche Arbeitsweisen und zeigen Sie sich offen für alternative Lösungen.
• Definieren Sie Kernarbeitszeiten, in denen alle verfügbar sind.
• Stärken Sie die asynchrone Kommunikation mit guten Tools, sodass Entscheidungen auch ohne Live-Meetings nachvollziehbar sind.
• Zeichnen Sie Meetings auf, sodass eine Teilnahme nicht immer zwingend notwendig ist.    

Fazit: Effektive Online-Kommunikation als Erfolgsfaktor 

Remote-Arbeit beeinflusst lediglich die operative Ebene der ERP-Einführung, nicht ihren generellen Ablauf. Wenn Sie es schaffen, Ihre internen und externen Kommunikationsstrukturen zu virtualisieren, steht dem erfolgreichen Abschluss Ihres ERP-Projekts nichts im Weg.

Online-Meetings sind ein wichtiger Teil eines Remote-Projekts, müssen aber in Kombination mit asynchroner Kommunikation effizient genutzt werden. Eine entscheidende Bedeutung nehmen dabei professionelle Videokonferenz- und Projektmanagement-Tools ein, die einen reibungslosen transparenten Austausch ermöglichen. Nur so kann Ihr Vorhaben am Ende zum Erfolg führen.