Implantación remota de ERP: cómo hacer que el proyecto online sea un éxito

Ya sean reuniones de trabajo, entrevistas de trabajo o talleres: Hoy en día, muchas reuniones de negocios y sesiones de formación tienen lugar en el mundo virtual. Pero ¿qué pasa con la introducción de una solución ERP solución ERP? ¿Puede realmente llevarse a cabo con éxito un proyecto tan complejo sin reuniones presenciales?
La implantación remota de un proyecto ERP no sólo es posible, sino que incluso tiene algunas ventajas. Sin embargo, sólo puede tener éxito si estás óptimamente preparado para las características especiales y los retos del trabajo a distancia . En este artículo, puedes averiguar a qué debes prestar atención cuando se trata de reuniones online, comunicación asíncrona y equipamiento técnico.

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Implantación virtual del ERP: ¿es posible?

Ya sea la planificación, la instalación del software o la configuración técnica, básicamente no hay tareas o pasos del proceso de implantación de un ERP que requieran una reunión cara a cara. Una de las razones es que normalmente no es el proveedor de ERP, sino el cliente o un proveedor de servicios quien proporciona el hardware. Los expertos informáticos del fabricante de ERP sólo necesitan los datos de acceso al servidor: pueden completar todos los demás pasos a distancia.

Sólo los empleados que mantienen contacto con el cliente suelen trabajar en ventas sobre el terreno. Se trata, por ejemplo, de empleados de los departamentos de ventas, gestión de proyectos y consultoría. Dirigen talleres sobre ERP, sirven de enlace con el equipo de proyecto y forman a los usuarios sobre cómo utilizar la solución ERP. En otras palabras, asumen tareas de comunicación que también pueden llevarse a cabo mediante reuniones web.

Esto habla a favor de la implantación de un ERP digital

Una implantación de ERP online puede ser incluso más eficaz que un proyecto tradicional in situ. Tanto el cliente como el proveedor se benefician de estas ventajas:

Ahorro de tiempo

Las reuniones presenciales suelen implicar largos desplazamientos, por lo que a menudo sólo merecen la pena las reuniones de un día entero o incluso de varios días. Los proyectos a distancia, en cambio, eliminan estos tiempos de desplazamiento. Por tanto, las reuniones con los clientes, los talleres y los cursos de formación no sólo pueden celebrarse más rápidamente, sino también con menor antelación.

Reducción de costes

Sin desplazamientos, no hay costes de viajes, gastos y pernoctaciones. Además, el proveedor de ERP puede utilizar los recursos de forma más económica: Como los participantes en el proyecto no están limitados por el tiempo o la ubicación, pueden prestar apoyo a varios clientes y proyectos al mismo tiempo. Esto, a su vez, aumenta la eficacia.

Documentación

La comunicación digital de los proyectos se basa en videoconferencias, software de gestión de proyectos y documentos compartidos en la nube. Esto crea automáticamente registros, listas de tareas y procesos de toma de decisiones trazables. Esta transparencia y trazabilidad facilita la gestión del proyecto y reduce los malentendidos.

Colaboración más flexible

El modelo remoto permite una colaboración independiente de la ubicación, con horarios flexibles y reuniones más cortas. Esto simplifica la programación, ya que es más fácil adaptar los espacios más cortos a la agenda del equipo del proyecto. Además, se pueden acomodar mejor los cambios con poca antelación.

Antes del proyecto a distancia: crea las condiciones necesarias

La infraestructura técnica necesaria

Aunque suene banal, una conexión a Internet estable y el hardware adecuado para la oficina en casa y las salas de reuniones internas son requisitos básicos para una implantación remota del ERP. Las webcams con buena resolución y los micrófonos con alta calidad de sonido deberían ser algo obvio. En entornos de oficina, también se recomiendan auriculares externos que permitan conversaciones sin interrupciones. Sólo así se garantizan reuniones en línea ininterrumpidas y un control digital fluido del proyecto.

Si la implantación del ERP se va a realizar a distancia, la tecnología tiene que ser la adecuada. Unos micrófonos deficientes y unas webcams baratas no son un buen requisito para celebrar reuniones online de ocho horas.

Katarzyna Cierpka, Asseco Solutions

Las herramientas adecuadas

Una de las soluciones de software más importantes para el éxito de la implantación remota de un ERP es una herramienta de reunión online fácil de usar. Se recomienda precaución con las herramientas de conferencia baratas: Suelen estar limitadas en cuanto a calidad de transmisión, duración de la reunión o número de participantes. Su gama de funciones también es limitada.

Las soluciones de software profesionales, por otra parte, son más potentes y ofrecen funciones útiles como chats, pizarras y funciones de grabación. También garantizan una transmisión de datos segura y conforme a la GDPR.

Además, son esenciales las plataformas para la documentación centralizada, la distribución estructurada de tareas y la supervisión periódica del progreso. Las herramientas de gestión de proyectos como Jira, Asana y Confluence promueven la colaboración en múltiples ubicaciones, facilitan la trazabilidad y garantizan el intercambio de conocimientos dentro del equipo. Permiten un registro sin fisuras y, en última instancia, una coordinación del proyecto orientada a los objetivos.

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La cultura de comunicación adecuada

A los ojos de algunos empleados, las reuniones web tienen menos prioridad que las reuniones físicas. Esto puede tener consecuencias negativas para la reunión. Para contrarrestarlo, debes establecer algunas normas de conducta:

• Todos los participantes deben ser puntuales y encender la cámara.
• Si no puedes asistir, anúlalo con tiempo.
• Todos los presentes se encuentran en un entorno tranquilo.
• Debe evitarse el ruido de fondo. En caso de duda, silencia el micrófono.
• Tu propio escritorio está tan bien organizado que es fácil compartir la pantalla.
• Hacer otras tareas aparte es tabú.

Sin embargo, también deben establecerse acuerdos claros para la comunicación asíncrona -es decir, en diferido- por correo electrónico, chat o herramientas de gestión de proyectos. Sobre todo, es importante que se conozcan los horarios de trabajo de los interlocutores. Los miembros del proyecto pueden indicar su disponibilidad en su firma de correo electrónico, en su perfil de chat o en una nota de fuera de la oficina, por ejemplo.

¿Comunicación asíncrona o síncrona?

Probablemente conozcas la situación: algunos días hay tantas reuniones en la agenda que apenas consigues hacer nada de trabajo. Esto no es diferente con las reuniones online que con las reuniones presenciales.

Cuando introduzcas el ERP a distancia, date cuenta de que no es necesario discutir verbalmente cada pequeño paso del proyecto. Con actualizaciones escritas y cuadros de mando bien estructurados, toda la información relevante sobre el estado del proyecto está disponible de forma transparente para todos los implicados en todo momento. Por tanto, no es necesaria una avalancha de reuniones que consuma mucho tiempo.

Sin embargo, hay algunas fases del proyecto durante la implantación de un ERP en las que las reuniones online son imprescindibles. Los tipos de reuniones más importantes en un proyecto ERP son

• Reunión inicial
  • tiene lugar al inicio del proyecto
  • sirve para definir expectativas, objetivos y funciones
  • crea un entendimiento común

• Reuniones de estado y revisión
  • sirven para supervisar los progresos, aclarar las cuestiones pendientes y evaluar los riesgos
  • ayudar a mantener el proyecto en marcha y reconocer los problemas en una fase temprana
  • debe ser breve y centrado

• Reuniones de prueba y aceptación
  • se utilizan para debatir los resultados de las pruebas y las homologaciones
  • son cruciales para garantizar la calidad
  • constituyen la base de los próximos pasos

• Go-Live-Meeting
  • se utiliza para el ajuste final antes del funcionamiento productivo del sistema
  • Coordina la puesta en marcha del sistema ERP, incluidas las responsabilidades y el calendario

Debes estar preparado para estos retos

Por muy bien que planifiques técnica y estratégicamente la implantación de un ERP virtual, al final suele ser el factor humano el que hace que un proyecto a distancia sea un verdadero reto. Debes esperar los siguientes retos y tomar las precauciones adecuadas:

Falta de compromiso en las reuniones online

En las reuniones online, es mucho más difícil atraer la atención de los participantes y crear un diálogo interactivo. En las reuniones online, muchos empleados tienden a comportarse más como oyentes pasivos que como colaboradores activos, sobre todo en grupos grandes.

La distancia significa que no hay conexión personal con los compañeros. Esto reduce la motivación para implicarse y asumir responsabilidades. Sin moderación estimulante e impulsos dirigidos , la reunión se vuelve rápidamente unilateral y monótona.

Nuestros consejos:

• Establece un orden del día claro de antemano y envíalo a todos los implicados.
• Asigna funciones como cronometrador o redactor de actas al principio.
• Para entrar en calor, empieza con una pregunta rompehielos como: »¿Cuál ha sido tu mayor momento de éxito en el proyecto hasta ahora?».
• No mantengas largos monólogos, sino incluye rondas de debate específicas. Dirígete también directamente a personas concretas.
• Utiliza encuestas interactivas y pizarras blancas para hacer lluvias de ideas, esbozar procesos y establecer prioridades.
• Haz que las citas sean lo más breves posible y tómate descansos regulares.

Falta de confianza y escaso espíritu de equipo

Las reuniones cara a cara incluyen varias pausas propicias para charlas triviales. Las conversaciones breves en la máquina de café o comer juntos en la cantina crean una conexión personal entre el cliente y el proveedor de ERP. Esto fomenta la confianza mutua y crea un ambiente de trabajo agradable.

En cambio, los proyectos a distancia eliminan estas interacciones sociales: apenas hay lugar para la comunicación informal. Es más, las reuniones web suelen grabarse y los participantes se comportan de una manera mucho más formal y distanciada bajo observación. Si no se relajan, estas reuniones se vuelven rápidamente agotadoras y destructivas.

Nuestros consejos:

• Pide a todos los participantes que enciendan sus cámaras.
• Detén la grabación de vez en cuando. Sin el ojo que todo lo ve detrás de ti, es más fácil charlar libremente.
• Planifica pausas virtuales para el café. Durante este tiempo, todo el mundo toma algo y tiene de cinco a diez minutos de charla.
• Incorpora pequeños juegos o preguntas personales, por ejemplo un minicuestionario sobre el equipo o una visión del trabajo actual.
• Crea espacios de debate abiertos en los que los miembros del equipo puedan intercambiar ideas de vez en cuando sin un orden del día.

Diferencias culturales y problemas de huso horario

A veces, el cliente y el proveedor tienen su sede en países distintos o incluso en continentes diferentes. En este caso, los estilos de comunicación, el comportamiento ante los conflictos y la forma de gestionar las jerarquías pueden diferir, por ejemplo. La comprensión de las obligaciones también puede variar mucho.

Si los participantes están en zonas horarias diferentes, las horas de trabajo conjunto son limitadas. Los miembros del proyecto pueden tener que esperar más tiempo para consultas y decisiones debido a retrasos en la comunicación. Sin reglas claras y buenas herramientas, la colaboración se resiente.

Nuestros consejos:

• Mantén una comunicación clara, aclara las expectativas mutuas y acuerda normas comunes.
• Respeta las distintas formas de trabajar y muéstrate abierto a soluciones alternativas.
• Define un horario de trabajo básico durante el cual todo el mundo esté disponible.
• Refuerza la comunicación asíncrona con buenas herramientas para que se pueda hacer un seguimiento de las decisiones incluso sin reuniones en directo.
• Registra las reuniones para que la asistencia no sea siempre obligatoria.

Conclusión: La comunicación online eficaz como factor de éxito

El trabajo a distancia sólo influye en el nivel operativo de la implantación del ERP, no en su proceso general. Si consigues virtualizar tus estructuras de comunicación interna y externa, nada se interpondrá en el camino de la finalización con éxito de tu proyecto ERP.

Las reuniones en línea son una parte importante de un proyecto a distancia, pero deben utilizarse eficazmente en combinación con la comunicación asíncrona. Las videoconferencias profesionales y las herramientas de gestión de proyectos que permiten un intercambio fluido y transparente tienen aquí una importancia crucial. Sólo así tu proyecto podrá conducir finalmente al éxito.