Sei pronto per l’implementazione dell’ERP? – La lista di controllo definitiva

L’introduzione di un sistema ERP comporta molti vantaggi ma anche molti rischi. Su internet circolano numerose storie dell’orrore di progetti falliti: Si parla di budget eccessivi, lunghi ritardi e resistenza da parte del personale.

Non c’è quindi da stupirsi se molti project manager sono inquieti. Cosa succede se un simile disastro si verifica nella tua azienda? A questo punto possiamo rassicurarti: Con la giusta preparazione, non c’è bisogno di farsi prendere dal panico. Per assicurarti che tutto fili liscio anche per te, abbiamo stilato per te una lista di controllo dei fattori di successo più importanti. Se presterai attenzione ai seguenti punti prima dell’inizio del progetto, nulla potrà ostacolare un’implementazione ERP senza intoppi.

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1. documenta e ottimizza i tuoi processi

Le informazioni vengono scambiate in ogni azienda. Dati come i tempi di consegna, i livelli delle scorte o i calcoli dei progetti vengono trasmessi da un’area all’altra e lì elaborati. Il sistema ERP può mappare questo scambio solo se è basato sui processi e strutturato.

Per assicurarti che il software funzioni correttamente in seguito, devi prima formalizzare i tuoi processi attuali. Ogni scambio di dati all’interno della tua azienda deve essere completamente documentato e regolato con precisione sulla base di processi. Senza una descrizione dello stato attuale, non è possibile mappare completamente tutti i processi del sistema.

È importante sapere che:
La documentazione da sola non è sufficiente. Affinché il sistema sviluppi appieno il suo potenziale, devi anche analizzare e rivedere i tuoi processi interni. Dopo tutto, la vera forza di una soluzione ERP sta nel fornire il miglior supporto possibile per ottimizzare i processi.

Affinché il sistema possa sviluppare appieno il suo potenziale, devi anche analizzare e rivedere i tuoi processi interni.

2. creare consapevolezza per i cambiamenti necessari

Alcune aziende partono dal presupposto che la semplice implementazione del sistema ERP garantirà processi più efficienti. Vedono lo strumento come una sorta di proiettile magico che risolverà magicamente tutti i problemi esistenti. Si tratta, ovviamente, di una valutazione errata. In fin dei conti, una soluzione ERP è solo un software con caratteristiche e funzioni che da sole non generano alcun valore aggiunto.

Il sistema può fare la differenza solo se la nuova soluzione viene utilizzata attivamente. Ciò significa che l’intera forza lavoro deve essere pronta a lavorare con il nuovo software e a smantellare le vecchie strutture. A tal fine, è necessario creare la necessaria consapevolezza della necessità di un cambiamento in tutta l’azienda. La comprensione per l’adeguamento dei processi e la disponibilità al cambiamento devono essere radicate in tutte le aree.

Importante da sapere:
Esiste una relazione causale diretta tra le dipendenze all’interno della catena del valore. Se un’unità aziendale non utilizza la soluzione ERP, ciò ha un impatto diretto sui processi a monte e a valle.

Ad esempio, se la produzione elabora ancora gli ordini utilizzando schede di routing fisiche, non è possibile reagire digitalmente ai cambiamenti di programmazione. Ogni mattina qualcuno deve stampare i dati degli ordini e portarli in fabbrica. Questo rappresenta un’interruzione significativa del flusso di informazioni digitali.

3. affidarsi a una gestione professionale del cambiamento

Di tanto in tanto, però, singoli reparti o dipendenti si aggrappano con veemenza alle procedure consolidate e bloccano le modifiche ai processi. Le ragioni sono molteplici: alcuni non vedono l’utilità di cambiare qualcosa che funziona da anni. Oppure ci sono lotte di potere in atto, in cui la perdita della propria indispensabilità sarebbe fatale. Anche le richieste eccessive possono esprimersi in resistenza.

Qualunque sia la causa, se il tuo team si oppone al sistema, anche la migliore soluzione ERP del mondo difficilmente ti farà guadagnare in efficienza. La gestione del cambiamento è quindi uno dei fattori di successo più importanti di un progetto ERP. Le aziende che preparano se stesse e i propri dipendenti ai problemi imminenti in anticipo sono avvantaggiate.

Importante da sapere:
Ignorare semplicemente i timori e le preoccupazioni dei tuoi colleghi non è una buona idea. Al contrario, sii trasparente e comunica apertamente tutti gli sviluppi alla tua forza lavoro. Continua a spiegare i vantaggi del nuovo software e sottolinea i benefici che la soluzione apporterà al loro lavoro quotidiano.

Leggi di più:
Grande guida pratica alla gestione del cambiamento

4. formulare obiettivi precisi per il progetto

Dovresti anche definire fin dall’inizio gli obiettivi che vuoi raggiungere. Quanto più precisamente conosci i tuoi obiettivi, tanto meglio potrai lavorare per raggiungerli.

La qualità della definizione dell’obiettivo gioca un ruolo decisivo: deve essere chiara, precisa e non ambigua. Formulazioni vaghe come ”aumentare le vendite” non aiutano a prendere decisioni, ma creano solo confusione. Né il tuo team di progetto né i tuoi partner esterni possono ricavarne requisiti o specifiche concrete.

Quando formuli i tuoi obiettivi, puoi utilizzare il sistema sistema SMART un acronimo che definisce cinque criteri per obiettivi di valore. Se invece hai difficoltà a definire gli obiettivi di base, dovresti dare un’occhiata più da vicino al modello di crescita di Greiner. Può aiutarti ad allineare meglio i tuoi obiettivi con la strategia aziendale.

Importante da sapere:
L’ambito funzionale del tuo sistema ERP deve corrispondere esattamente ai tuoi obiettivi e coprire l’intero processo di creazione del valore. In caso contrario, il software non è altro che un ausilio organizzativo o di archiviazione di dati strutturati. Tuttavia, nella prima fase la soluzione ERP non deve essere troppo gonfia, altrimenti i costi e la durata del progetto aumenteranno eccessivamente. Idealmente, il sistema dovrebbe avere una struttura modulare. Potrai quindi aggiornare il software con ulteriori funzioni in qualsiasi momento se le tue esigenze cambieranno in futuro.

5. mettere insieme un team di progetto forte

Il successo dell’implementazione dell’ERP dipende in larga misura anche dalla scelta del giusto team di progetto. Idealmente, è composto da un project manager esperto e da utenti chiave motivati. Tuttavia, non tutte le persone sono adatte a queste posizioni.

Per questo motivo è necessario un istinto sicuro quando si compone la squadra. Anche se il processo di selezione è individuale, dovresti prestare particolare attenzione ai seguenti tratti caratteriali:

• Per la gestione del progetto cerchi una persona che abbia in mente l’intera azienda e non solo il proprio reparto. Inoltre, la persona guida con mano gentile, ma sa anche agire al momento giusto.
• In qualità di utente chiave seleziona soprattutto persone con un alto livello di competenza e resistenza. Anche la lungimiranza, l’empatia e un modo di lavorare strutturato sono qualità eccellenti.

Importante da sapere:
La gestione dei progetti può affermarsi solo se ha il sostegno della direzione. appoggio della direzione gode dell’appoggio della direzione. Solo così potrà prendere decisioni dettagliate in modo indipendente e sicuro. Questo significa che i colleghi non hanno nemmeno l’idea di passare direttamente sopra la testa della direzione del progetto all’istanza successiva. Questo a sua volta riduce la microgestione a livello manageriale.

6. assicurati di pianificare le tue risorse in modo sensato.

Troppo spesso si dichiara che l’implementazione dell’ERP è un progetto puramente tecnico. Una volta che l’IT ha introdotto il software, tutto filerà liscio – o almeno così dice la teoria. In realtà, però, un progetto ERP riguarda sempre l’intera azienda e richiede l’intervento di personale interno di diversi reparti. Questo perché il fornitore dell’ERP non si occupa da solo dell’implementazione.

Il La gestione del progetto e gli utenti chiave, ad esempio, accompagnano l’intero processo di implementazione. È ovvio che non solo hanno bisogno di competenze specifiche per questo compito impegnativo, ma anche di molto tempo.

Importante da sapere:
Molte aziende sottovalutano i tempi e i costi interni. Tieni presente che coordinare e monitorare l’implementazione è quasi un lavoro a tempo pieno per il project manager. Di solito investono fino al 70% del loro tempo lavorativo nell’implementazione. Assicurati quindi che tu e i tuoi dipendenti abbiate le risorse di tempo necessarie.

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7. valutare la tua infrastruttura tecnologica

Un sistema ERP pone requisiti elevati al panorama informatico di un’azienda. In quanto piattaforma centrale, integra diverse aree aziendali ed elabora grandi quantità di dati in tempo reale. Senza un’infrastruttura ad alte prestazioni , l’implementazione può portare a crash del sistema, perdite di dati o tempi di risposta lenti.

L’hardware e il software esistenti devono quindi soddisfare pienamente i requisiti del nuovo sistema ERP ed essere compatibili con esso. Una valutazione tempestiva e approfondita può ridurre al minimo i rischi e garantire un’integrazione senza problemi.

Importante da sapere:
Un’infrastruttura inadeguata non solo può compromettere le prestazioni del sistema ERP, ma può anche comportare elevati costi di follow-up. Preparati agli aggiornamenti necessari o ai ritardi nel corso del progetto.

8. garantire dati anagrafici puliti

I dati aziendali sono la linfa vitale di un sistema ERP. Costituiscono la base per processi, analisi e documentazione corretti. Se i dati sono incompleti, errati o non aggiornati, ciò influisce sull’output del sistema. Prenotazioni errate, ritardi nelle consegne o informazioni errate sui livelli delle scorte sono solo alcuni dei problemi che ne possono derivare. Gli esperti IT lo chiamano ”Trash in – trash out”.

Inoltre, una scarsa qualità dei dati rende più difficile l’automazione, il che significa che devi fare i conti con correzioni manuali che richiedono molto tempo. Questo a sua volta influisce sull’efficienza dell’intero progetto. Un ‘accurata pulizia dei dati è quindi molto importante per un’implementazione ERP senza problemi.

Importante da sapere:
Non è sufficiente prestare attenzione alla pulizia dei dati anagrafici quando si introduce un ERP. Se nessuno si impegna a inserire costantemente i dati nel sistema, tutti i tuoi sforzi iniziali non serviranno a nulla nel lungo termine. I tuoi dipendenti devono quindi registrare ogni transazione e ogni informazione nel sistema, senza eccezioni. Questo è l’unico modo per garantire che la tua attività quotidiana sia completamente mappata.

Soddisfatti tutti i punti? Allora sei pronto per l’implementazione dell’ERP!

Hai spuntato tutti gli 8 punti della nostra lista di controllo? Se è così, non devi più preoccuparti. Sei ben preparato per l’implementazione dell’ERP. In caso contrario, è meglio investire un po’ più di tempo nella pianificazione. Perché gli errori di progettazione possono rivelarsi costosi.

Tuttavia, non devi essere troppo perfezionista nel tuo approccio. Devi sempre fare i conti con gli incidenti non pianificati . Di solito si tratta di piccoli ritardi o di spese non calcolate, ma comunque ragionevoli. Un progetto ERP ben pianificato è abbastanza solido da compensare queste interruzioni.