In sintesi
La formazione degli utenti è una componente centrale di ogni implementazione ERP: solo i dipendenti che utilizzano il sistema con sicurezza possono ottenere il valore aggiunto desiderato. Un inizio tempestivo, contenuti didattici personalizzati e un’implementazione metodica e ben studiata sono fondamentali, soprattutto per i formati online.
I sistemi ERP sono validi quanto i loro utenti. In altre parole, il software può generare valore aggiunto solo se tutti gli utenti lo usano in modo professionale ogni giorno. Ecco perché la sola implementazione non è sufficiente. I tuoi dipendenti devono anche sapere come utilizzare correttamente la soluzione nella loro attività quotidiana. Per farlo, hanno bisogno di diversi corsi di formazione per utenti ERP.
Ma come organizzare esattamente questa formazione in modo che la tua azienda ne tragga il massimo beneficio? In questo articolo ti presentiamo diversi approcci alla formazione che puoi utilizzare per portare i tuoi dipendenti sulla strada giusta nel lungo periodo.
La formazione degli utenti ERP determina il successo del progetto
Alcune aziende considerano le fasi di formazione durante l’implementazione dell’ERP come una mera formalità. Una sorta di spettacolo secondario che svolge un ruolo piuttosto secondario. Si tratta di un errore fatale, perché in realtà la formazione degli utenti ha un’influenza immensa sul successo del progetto.
I dipendenti ben addestrati integrano rapidamente e senza problemi la soluzione nei loro flussi di lavoro , aumentando rapidamente l’efficienza dell’azienda. Esattamente quello che vuoi ottenere con il sistema.
Gli utenti poco preparati, invece, hanno bisogno di molto più tempo per familiarizzare con il nuovo software ERP. E non è tutto: un funzionamento scorretto può portare a dati errati e a un calo della produttività. Nel peggiore dei casi, l’incertezza nell’utilizzo del sistema è tale che un forte atteggiamento di rifiuto si diffonde nel team. Per l’azienda, questo si traduce in una perdita di efficienza e in un aumento dei costi di assistenza. Esattamente quello che vuoi evitare.
L’implementazione dell’ERP per la formazione: coinvolti fin dall’inizio
La cosiddetta implementazione ERP formativa è un modello di processo che costruisce le conoscenze ERP del cliente fin dall’inizio. Il fornitore coinvolge i tuoi dipendenti nello sviluppo del sistema fin dal primo giorno del progetto.
Ecco come funziona l’implementazione dell’ERP per la formazione
All’inizio del progetto, metti insieme un gruppo di dipendenti che partecipano attivamente al lavoro del progetto. Queste persone formano due team di progetto:
- Un team di processo che crea flussi di lavoro nel sistema ERP e documenta i processi.
- Un team tecnico che si occupa dell’amministrazione e dei rapporti.
I membri di entrambi i team principali vengono addestrati alla configurazione della soluzione ERP fin dalle prime fasi. Questo permette loro di progettare il software in base alle idee dell’azienda. Sono quindi loro a creare il prototipo del futuro sistema insieme al fornitore. Se è necessario un supporto, è sufficiente contattare il fornitore e usufruire di ulteriori servizi di consulenza o formazione.
| Caratteristica | Introduzione classica | Fine della scuola Introduzione |
| Orario della formazione | Dopo la configurazione del sistema | All’inizio del progetto |
| Coinvolgimento dei dipendenti | Passivo | Attivo |
| Trasferimento di conoscenze | Fornitore → Cliente | Fornitore ↔ Cliente (reciproco) |
| Accettazione da parte degli utenti | Media | Alto |
| Adattabilità dopo il go-live | Limitato | Alto |
Vantaggi dell’introduzione alla formazione
Sviluppo precoce delle conoscenze in azienda
Dal momento che i membri di entrambi i team sono direttamente coinvolti nell’installazione e nella configurazione della soluzione ERP, familiarizzano con il software fin dalle prime fasi. Questo permette loro di comunicare con il fornitore in merito al sistema e alle sue possibilità su un piano di parità. In particolare, le aziende che non hanno esperienza di ERP traggono vantaggio dalla stretta collaborazione con il partner IT.
Riduzione dei problemi di adattamento
Con l’implementazione dell’ERP basata sulla formazione, le specifiche incomplete del cliente sono un ricordo del passato. Questo significa che di solito il sistema funziona come desiderato subito dopo il lancio. Se in seguito dovessero essere necessarie delle ottimizzazioni, i dipendenti del cliente di solito sanno come aiutarsi. Dopotutto, le competenze specifiche del sistema acquisite con i corsi di formazione rimangono all’interno dell’azienda del cliente.
Aumenta l’accettazione da parte degli utenti
I membri dei team principali sanno esattamente quali sono le sfide che i loro colleghi devono affrontare quotidianamente. Di conseguenza, sono in grado di anticipare eventuali difficoltà e di integrarle nell’implementazione dell’ERP in una fase iniziale. Di conseguenza, gli utenti finali ricevono un sistema che si adatta esattamente alle loro esigenze e che li agevola in modo ottimale nelle loro attività quotidiane. La volontà di utilizzare attivamente il software aumenta.
Cosa c’è da sapere
- Il metodo di implementazione dell’ERP basato sulla formazione può essere estremamente efficiente, ma non è adatto a tutte le aziende.
- Il modello di formazione ha senso solo se hai un numero sufficiente di dipendenti idonei.
- I partecipanti al progetto hanno bisogno di tempo sufficiente per potersi dedicare adeguatamente al progetto ERP. È assolutamente necessario che si dedichino tempestivamente alle attività standard.
Indispensabile: formazione in più fasi per utenti chiave e finali
Se l’implementazione ERP basata sulla formazione non è un’opzione per te, il progetto procederà secondo il seguente schema classico:
- In primo luogo, il fornitore e il cliente raccolgono insieme le informazioni più importanti su tutti i processi aziendali nei workshop.
- Sulla base di queste conoscenze, il fornitore personalizza il suo software in base alle esigenze del cliente.
- Solo allora inizia a formare i principali utenti.
Indipendentemente dal fatto che tu decida di optare per la formazione o per l’implementazione classica: In qualità di interfaccia tra il software e i processi aziendali, gli utenti chiave giocano un ruolo importante in ogni progetto ERP. Sono anche coloro che alla fine si occupano della formazione interna degli utenti finali.
Come funzionano i corsi di formazione per utenti ERP
Fase 1: Formazione di base – il primo corso di formazione per gli utenti chiave
Il fornitore effettua la formazione di base prima dell’inizio dell’implementazione tecnica, parallelamente alla creazione del concetto tecnico. La formazione prepara il team di progetto all’implementazione e fornisce ai principali utenti una panoramica del sistema, dell’interfaccia utente e delle funzioni più importanti. Questa formazione iniziale ha lo scopo di consentire agli utenti chiave di fornire supporto tecnico al progetto ERP, ad esempio per l’analisi dei processi e la migrazione dei dati.
Fase 2: Formazione relativa al modulo – formazione approfondita per gli utenti chiave
Con il progredire del progetto, gli utenti chiave ricevono una formazione approfondita relativa ai singoli moduli funzionali del sistema ERP. Questi corsi di formazione forniscono conoscenze dettagliate relative alla rispettiva area di specializzazione. In un corso di formazione per il modulo vendite, ad esempio, i partecipanti imparano a creare gli ordini dei clienti e a gestire le consegne. L’obiettivo è quello di trasformare gli utenti chiave in esperti e referenti del sistema ERP e delle sue applicazioni.
Fase 3: formazione degli utenti finali – formazione dei dipendenti restanti
Una volta impostata la soluzione ERP, gli utenti chiave hanno acquisito una conoscenza approfondita del software. Tuttavia, questo non vale per il resto della tua forza lavoro – gli utenti veri e propri. Ecco perché l’implementazione tecnica è seguita dalla formazione degli utenti finali. Gli utenti chiave trasmettono le conoscenze acquisite ai loro colleghi.
La formazione degli utenti finali è di fondamentale importanza. Ha lo scopo di
La formazione interna degli utenti ERP ha il vantaggio di avere una distanza minima tra i partecipanti. A differenza dei coach esterni, gli utenti chiave possono personalizzare la formazione per adattarla al team e agire da una posizione di fiducia. Questo di solito riduce la resistenza dei dipendenti.
Dovresti prestare attenzione a questo
- Pianifica i corsi di formazione il prima possibile. In questo modo tutti i dipendenti avranno il tempo necessario per comprendere il sistema e integrare i cambiamenti nel loro lavoro quotidiano.
- Offri agli utenti una formazione continua e non lasciare che le richieste di assistenza rimangano senza risposta. In questo modo, non solo promuovi la sicurezza nell’uso del sistema, ma anche l’accettazione da parte degli utenti.
- Personalizza i contenuti della formazione in base alle esigenze specifiche degli utenti. In questo modo i tuoi dipendenti impareranno esattamente le funzioni di cui hanno bisogno nel loro lavoro quotidiano.
Il nostro consiglio: corsi di formazione online per utenti ERP
Grazie agli strumenti di riunione online e alle videochiamate, la formazione degli utenti ERP non deve più necessariamente avvenire di persona. Anche la gestione del sistema può essere facilmente a distanza formazione. A patto che tu faccia i preparativi necessari.
Vantaggi della formazione online per utenti ERP
- I corsi di formazione online offrono un elevato grado di flessibilità, in quanto possono essere organizzati indipendentemente da orari e luoghi fissi.
- Eliminando i costi di trasferta, i corsi di formazione online possono essere svolti in modo conveniente.
- Grazie alle registrazioni e ai webinar, i partecipanti hanno la possibilità di imparare al proprio ritmo.
Dovresti prestare attenzione a questo
- Nei corsi di formazione online, la soglia di attenzione dei partecipanti è solitamente più bassa rispetto alle sessioni faccia a faccia. Pertanto, utilizza elementi interattivi come lavagne digitali e sondaggi per incoraggiare il dialogo attivo. Ciò significa che i contenuti didattici non vengono consumati passivamente, ma lavorati insieme.
- Non c’è niente di più frustrante di un’infrastruttura tecnica inadeguata che causa interruzioni o guasti durante la trasmissione. Una connessione internet stabile, potenti strumenti per riunioni online e una tecnologia audio e video di alta qualità sono quindi essenziali.
- Anche le migliori attrezzature tecniche a volte possono causare problemi. Per questo motivo, fornisci ai tuoi dipendenti un supporto tecnico in modo che possano trovare rapidamente le soluzioni. Offri anche dei tutorial che permettano ai partecipanti di affrontare da soli le piccole sfide.
- I tuoi dipendenti non vogliono solo imparare al buio. Vogliono sapere esattamente quali sono le competenze e i vantaggi che la formazione per utenti ERP porterà loro e quando. Pertanto, assicurati che i contenuti della formazione siano ben strutturati e che gli obiettivi di apprendimento siano chiaramente definiti.
Conclusione: non c’è successo senza la creazione di conoscenza
La formazione degli utenti ERP è senza dubbio una delle fasi più importanti dell’implementazione di un ERP. Solo se gli utenti accettano il nuovo sistema e lo utilizzano in modo sicuro è possibile sfruttarne appieno il potenziale nella vita lavorativa quotidiana.
L’approccio formativo più adatto a te dipende dal metodo di implementazione scelto. L’ideale è prendere in considerazione una combinazione dei diversi metodi. In questo modo potrai ridurre al minimo le sfide complessive e beneficiare dei vantaggi di ciascun modello. In definitiva, questo aumenta le possibilità che i tuoi dipendenti utilizzino effettivamente il sistema ERP in modo ottimale, contribuendo così al successo a lungo termine del progetto.
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