No Paper, no cry
E-Rechnungspflicht 2025: Das müssen Sie wissen
Seit dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in Deutschland zur Pflicht – ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz. Das bedeutet: Rechnungen zwischen Unternehmen müssen in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden. Ein einfaches PDF reicht nicht mehr aus. Wer betroffen ist? Grundsätzlich alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Die Umstellung betrifft also einen Großteil des deutschen Mittelstands.
Doch Achtung: Die Anforderungen sind klar definiert, und wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert Verzögerungen im Rechnungsprozess oder sogar rechtliche Konsequenzen. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um Ihre Prozesse anzupassen und die Vorteile der E-Rechnung optimal zu nutzen. Automatisierung, weniger Verwaltungsaufwand und eine höhere Effizienz sind nur einige der positiven Effekte. Wie Sie die neuen Vorgaben einfach und rechtskonform umsetzen, erfahren Sie hier.
Auf den Punkt gebracht
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht schreibt vor, dass Rechnungen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden müssen. Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein digitalisiertes Dokument wie ein PDF, sondern eine Datei, die maschinenlesbar ist und sich automatisch verarbeiten lässt. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen.
Die gesetzliche Grundlage bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den digitalen Rechnungsaustausch innerhalb Europas standardisiert. Deutschland setzt diese Vorgabe nun umfassend um, um den Rechnungseingang und -ausgang effizienter, transparenter und fehlerfreier zu gestalten. Unternehmen müssen daher ihre Systeme anpassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
Sie möchten noch tiefer in das Thema einsteigen? Dann lesen Sie unseren Blogbeitrag „E-Rechnungspflicht – easy gelöst dank ERP“.
Herausforderung oder Chance?
Das erwartet Sie bei der E-Rechnungspflicht
Darauf dürfen Sie sich freuen
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile: Automatisierung spart Zeit, da Rechnungen ohne manuellen Aufwand verarbeitet werden. Fehlerquellen wie Tippfehler oder verlorene Belege werden minimiert, was die Buchhaltung erheblich entlastet. Zudem ermöglichen digitale Workflows eine effiziente und nahtlose Rechnungsabwicklung, von der Erstellung bis zur Archivierung. Ein weiterer Pluspunkt: Weniger Papierverbrauch schont Ressourcen und reduziert die Umweltbelastung – ein Schritt in Richtung nachhaltiger Unternehmensprozesse.
Darauf müssen Sie achten
Die Einführung der E-Rechnung bringt auch Herausforderungen mit sich. Technische Anforderungen wie die Nutzung standardisierter Formate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erfordern eine Anpassung der bestehenden Systeme. Zudem muss die Integration in Ihre Prozesse reibungslos erfolgen, um Verzögerungen und manuelles Nacharbeiten zu vermeiden. Ein weiteres zentrales Thema ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – von der korrekten Archivierung bis hin zu Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.
Endlich verständlich
ZUGFeRD und X-Rechnung einfach erklärt
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybridformat und besteht aus einer PDF-Datei, in die eine XMLDatei und ggf. Anlagen eingebettet werden. In der neuesten Version 2.1.1, die am 01.07.2020 veröffentlicht wurde, besteht die Möglichkeit der reinen XMLRechnungserstellung. Einfach ausgedrückt, man kann mit ZUGFeRD nun auch X-Rechnungen erstellen – zumindest in der Syntax Cross Industry Invoice von der UN/CEFACT (CII).
X-Rechnung
X-Rechnungen erstellen – zumindest in der Syntax Cross Industry Invoice von der UN/CEFACT (CII). X-Rechnung Der Standard X-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare XML-Rechnung, in welche bis zu 200 rechnungsbegleitende Anlagen, nicht aber ein Rechnungsbild selbst, eingebettet werden dürfen. Die Version 2.0.0, in der Fassung vom 30.06.2020, gilt ab dem 01.01.2021.
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Mit APplus sind Unternehmen bestens auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. Dank des E-Invoicing Service können Rechnungen direkt in APplus erstellt und nahtlos verarbeitet werden. Über die ASSECO SCS Cloud werden sie an die SEEBURGER Cloud übermittelt, wo sie in die vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD oder XRechnung konvertiert werden. Anschließend gehen die Rechnungen zurück an den Ersteller und werden per E-Mail an den Empfänger versendet. Zukünftig ermöglicht die SEEBURGER Peppol Access Point Erweiterung sogar den direkten Versand an den Rechnungsempfänger.
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