Cuando se trata de implantar un ERP, no puedes sobrestimar la importancia de la gestión de proyectos. Los empleados que desempeñan esta función coordinan todos los procesos dentro del equipo y supervisan el progreso general del proyecto. Informan del estado actual a la dirección y toman decisiones técnicas en el marco de la implantación. En resumen, desempeñan un papel clave en el éxito del proyecto.
Si encuentras a la persona adecuada para este puesto, puede contribuir significativamente al éxito del proyecto durante la implantación del sistema. Si, por el contrario, eliges a la persona equivocada, esto puede dar lugar a conflictos, retrasos y aumento de los costes.
En este artículo, descubrirás a qué debes prestar atención cuando tomes decisiones de personal. También explicamos la interacción óptima entre la dirección y la gestión de proyectos ERP.
Cómo encontrar a la persona adecuada para la gestión de proyectos ERP
1. elige una personalidad fuerte
Para el puesto de director de proyecto, lo mejor es buscar a una persona que pueda llevar el proyecto ERP al éxito sin la atención constante de la dirección. Debe ser capaz de tomar decisiones, resolver conflictos y coordinar al equipo del proyecto. Lo ideal es que sea una persona que irradie autoridad y fiabilidad y goce de especial respeto entre el personal. Incluso puede ser una especie de figura mentora para los colegas más jóvenes.
Si prestas atención a los siguientes rasgos de carácter a la hora de seleccionar personal, vas por buen camino:
Asertividad
Un buen gestor de proyectos ERP debe ser asertivo y estar muy motivado. Debe ser capaz de
Empatía y comprensión
Un buen conocimiento de la naturaleza humana y las habilidades sociales son al menos tan importantes como la asertividad. No lo olvides: un proyecto ERP es ante todo un proceso de gestión del cambio y no un proyecto puramente informático.
Por tanto, la dirección del proyecto ERP no sólo debe implantar la introducción del ERP siguiendo estrictamente las instrucciones de arriba, sino también escuchar las preocupaciones y problemas de los trabajadores y del equipo del proyecto. De lo contrario, los conflictos y la resistencia serán inevitables.
Por cierto: para evitar que surjan conflictos importantes en primer lugar, es sumamente importante formar cuidadosamente el equipo del proyecto. Esto también requiere mucha sensibilidad: los miembros del equipo no sólo deben tener una mezcla equilibrada de conocimientos profesionales y habilidades sociales. También deben armonizar interpersonalmente y resolver las disputas de forma productiva. La confianza mutua es extremadamente importante en un equipo.
Más información: Equipo de proyecto para la implantación de un ERP: la composición óptima
Gran capacidad de comunicación
El director del proyecto debe resolver los temores y resistencias de los trabajadores y del equipo del proyecto mediante una comunicación constructiva. Debe tener la capacidad de
Contrariamente a los temores de muchos directivos, no es tan difícil encontrar empleados con cualidades tan versátiles. Si lo piensas un momento, seguro que se te ocurren unos cuantos empleados de mandos intermedios que tienen su área firmemente controlada.
2. prestar atención a la competencia profesional
Los mejores rasgos de carácter sirven de poco si se carece de la pericia necesaria. Un piloto que dirige a la tripulación pero no puede gobernar el avión hará que éste se estrelle inevitablemente. En otras palabras, el gestor de proyectos ERP adecuado no sólo debe tener una amplia gama de competencias blandas, sino también
Experiencia interempresarial
Es esencial una amplia experiencia en todas las áreas de la empresa. No es necesario que la persona tenga los conocimientos profundos de un experto en TI. Sin embargo, debe tener conocimientos técnicos y estar muy familiarizada con los procesos, productos y servicios de toda la empresa.
Una visión formada del panorama general es tan importante porque un sistema ERP no sólo traza subáreas, sino que conecta todas las áreas de la empresa. Por tanto, el director del proyecto debe ser capaz de definir con precisión los requisitos del sistema ERP, teniendo en cuenta los procesos empresariales interdepartamentales. De lo contrario, podrían perderse errores en el diseño.
Conocimiento de las operaciones cotidianas
Sin embargo, no basta con tener un amplio conocimiento de toda la empresa. Una conexión estrecha con las operaciones cotidianas es al menos igual de importante. Sólo así se puede juzgar si la funcionalidad del sistema ERP es práctica y útil.
Experiencia en gestión de proyectos
El director del proyecto ERP es básicamente responsable de todas las tareas de gestión del proyecto. Por tanto, debe estar familiarizado con las herramientas y métodos pertinentes y ser capaz de utilizarlos eficazmente. Los gestores de proyectos vigilan los objetivos, los riesgos y los costes, así como el plazo especificado.
3. no cedas la gestión del proyecto ERP a TI
Aunque pueda parecer ilógico al principio, los directores de informática no suelen ser una buena elección de personal. Esto no se debe a sus aptitudes ni a su personalidad. Es más bien una cuestión de perspectiva.
En la mayoría de las empresas, TI desempeña un papel de apoyo: proporciona la infraestructura técnica a sus colegas. Sin embargo, esta colaboración rara vez tiene lugar a nivel técnico. TI no se entera en detalle de lo que hacen los demás departamentos. Sin embargo, es precisamente esta capacidad de pensar fuera de la caja una característica importante de una gestión de proyectos perfecta.
Sin embargo, esto no significa que las TI sólo desempeñen un papel secundario en el proyecto ERP . Al contrario: sin su experiencia y apoyo activo, ni siquiera el mejor directivo puede tener éxito.
4. no confiar a la dirección la gestión del proyecto
¿Has pensado alguna vez en confiar la coordinación de un proyecto a un miembro de la dirección? Al principio, esta idea puede no parecer tan descabellada; al fin y al cabo, la dirección tiene inevitablemente una vista de pájaro.
En la práctica, sin embargo, este enfoque casi siempre conduce a problemas. Sobre todo en las grandes empresas, los directivos están demasiado alejados de las operaciones cotidianas. Esto hace que les resulte difícil evaluar los beneficios reales de una función. En otras palabras, la dirección es incapaz de evaluar si una función del sistema ERP tiene realmente sentido o si no es relevante para el trabajo diario de los empleados.
Además, la dirección suele tener poco tiempo para gestionar un proyecto de ERP junto con su actividad cotidiana. Sin embargo, la introducción de un sistema ERP lleva mucho tiempo y requiere el pleno compromiso del gestor del proyecto.
3 consejos para un correcto comportamiento directivo
¿Has encontrado a la persona adecuada para gestionar el proyecto? Entonces es el momento de darse cuenta del papel de la dirección. Porque aunque la alta dirección no participe directamente en la implantación del ERP, no debe subestimar su influencia en ningún caso. Su comportamiento determina en última instancia si los gestores del proyecto pueden cumplir con éxito sus tareas o no. Deberías tener en cuenta los siguientes consejos:
1. la dirección proporciona suficiente apoyo
Todas las partes deben aunar esfuerzos. La dirección del proyecto sólo puede desarrollar la autoridad necesaria sobre el equipo si recibe suficiente respaldo de la dirección.
Si, por el contrario, falta el apoyo de la alta dirección, es más probable que el personal cuestione las decisiones del director del proyecto. Esto provoca conflictos, retrasos innecesarios y, en el peor de los casos, el fracaso del proyecto.
2. la dirección confía en la gestión del proyecto ERP
La confianza de la alta dirección en las habilidades del directivo es esencial para el éxito de la implantación del ERP. La falta de fe en la pericia profesional conduce a una microgestión innecesaria. La dirección interfiere repetidamente en los procesos de toma de decisiones, perturbando así el buen funcionamiento del proyecto.
3. la dirección concede las autorizaciones necesarias
Para que la gestión de proyectos pueda cumplir sus tareas, la dirección debe otorgarle una serie de poderes. Entre ellas están
- su propio presupuesto,
- autorización para retirar empleados de los proyectos,
- Participación en la selección de los usuarios clave adecuados,
- la posibilidad de cambiar temporalmente los procesos dentro del departamento.
En teoría, es posible que la dirección conserve para sí todos los poderes y sólo utilice a los directores de proyecto como intermediarios. En la práctica, sin embargo, los adjuntos autorizados a dar instrucciones son la mejor opción.
Conclusión: El proyecto y la dirección trabajan codo con codo
El gestor de proyectos ERP adecuado tiene una buena visión de conjunto de toda la empresa y sus procesos. Conocen el día a día de la empresa y tienen suficiente experiencia en gestión de proyectos. Pueden imponerse con seguridad en el trato con empleados y directivos, sin dejar de ser amables y empáticos.
Se trata de requisitos diversos. Por eso, en algunos casos, puede tener sentido dividir la función de gestión del proyecto entre varias personas. Por ejemplo, así puedes separar las tareas técnicas de las organizativas.
Sin embargo, incluso los mejores gestores de proyectos sólo llevarán al éxito la implantación de tu ERP si cuentan con el pleno apoyo de la dirección. El respaldo de la alta dirección confiere al proyecto la urgencia necesaria y refuerza la posición de los responsables. Al mismo tiempo, sin embargo, la dirección no debe interferir demasiado en la coordinación del proyecto, ya que de lo contrario cabe esperar importantes retrasos.
