El papel de las TI antes, durante y después de la implantación del ERP

Un sistema ERP es una pieza compleja de software empresarial. Por tanto, es fácil pensar que la responsabilidad de la implantación de un ERP debe transferirse simplemente al departamento de TI. Sin embargo, aquí acecha una idea equivocada: aunque una solución ERP es un producto técnico, la implantación de un ERP no es un proyecto puramente técnico. Se trata más bien de un proceso de gestión del cambio.

Recuerda: un sistema ERP ayuda a las personas en su trabajo diario. Por tanto, la aceptación de los usuarios y la modelización de los procesos son muy importantes a la hora de introducir un ERP. Las personas deben ocupar el centro del escenario, no la tecnología.

Esto significa que la TI no es exactamente la mejor opción para la gestión de proyectos. Sin embargo, sigue desempeñando un papel importante en la implantación del ERP.

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Por qué TI no debe ser responsable del proyecto ERP

La informática se considera un factor de higiene

El hecho de que los informáticos no sean adecuados como gestores de proyectos no tiene nada que ver con el cliché del empollón tecnológico tímido a la hora de contactar. Se trata más bien de la posición de los informáticos en el organigrama.

La mayoría de las empresas grandes y medianas trabajan con un gran número de productos de software individuales que se adaptan a las necesidades de los distintos departamentos. A veces se trata de sistemas heredados obsoletos que requieren mucho mantenimiento.

La tarea de TI es cuidar de esta »colcha de retazos» de crecimiento orgánico y mantener los sistemas en funcionamiento: El departamento proporciona a las demás áreas una infraestructura técnica y ofrece servicios de apoyo en caso de problemas. En la mayoría de las empresas, TI es hasta cierto punto un factor de higiene: su trabajo consiste simplemente en garantizar que todo funcione sin problemas desde una perspectiva técnica.

Las TI carecen de la perspectiva del proceso

El departamento de TI rara vez entra en contacto con los procesos de creación de valor de la organización en el día a día. En algunos casos, esto se manifiesta incluso físicamente: en los proyectos de los clientes, a menudo nos encontramos con que el departamento está físicamente separado de los demás departamentos especializados. Naturalmente, los informáticos saben muy poco de lo que ocurre fuera de sus instalaciones.

Como resultado, TI suele tener poco conocimiento de los procesos de trabajo de sus colegas. No siempre sabe lo que hacen los demás departamentos en detalle, qué retos tienen que superar y cómo se conectan los procesos empresariales individuales entre departamentos.

Sin embargo, precisamente esta perspectiva es enormemente importante para el éxito de la implantación del ERP. Un buen equipo de proyecto debe tener un conocimiento preciso de la estructura de procesos de la empresa y ser capaz de pensar de forma innovadora. Sólo así se puede garantizar que la solución ERP ofrezca un apoyo óptimo a todos los procesos empresariales y logre un alto nivel de aceptación entre los usuarios. Un departamento que no tiene contacto con el día a día de la empresa no puede hacerlo tan fácilmente.

El papel de las TI antes de la implantación del ERP

Suministro de la base técnica

Aunque el departamento de TI no sea responsable de la gestión de los proyectos de ERP, lo ideal es que siga muy implicado en la implantación del ERP. Como facilitador técnico, es incluso indispensable para el éxito del proyecto. Al fin y al cabo, independientemente de todos los aspectos de la gestión del cambio, un sistema ERP sigue siendo un producto digital que hay que implantar y posteriormente mantener.

Incluso antes de la implantación del ERP, TI se ocupa de la tecnología:

• Garantiza que el entorno de sistemas existente es fundamentalmente apto para ERP y cumple los requisitos técnicos mínimos.
• Garantiza que el hardware necesario esté disponible, listo para su uso y correctamente configurado.
• Comprueba toda la infraestructura para garantizar un funcionamiento estable y de alto rendimiento del ERP.
• Recomienda el modelo operativo adecuado -en la nube, in situ o híbrido- teniendo en cuenta los costes, la seguridad, la escalabilidad y el cumplimiento.
• Registra las interfaces existentes y evalúa qué sistemas deben conectarse, sustituirse o reintegrarse técnicamente.

Co-diseño del software

Sin embargo, también es importante que el papel de TI no sea puramente técnico y administrativo desde el principio. Esto se debe a que un sistema ERP es un software interdepartamental que ayuda a mejorar los procesos en toda la empresa. Más adelante, tus expertos en TI sólo podrán seguir desarrollando y manteniendo este software si seguir desarrollando y manteniendo este softwaresi pueden comprender su aplicación práctica.

Por tanto, los informáticos deben participar activamente en el diseño del software desde el principio y conocer los procesos de sus colegas. Lo ideal es que un miembro del departamento desempeñe un papel protagonista en el proyecto ERP desde el principio.

Sin embargo, para que tus especialistas en TI actúen como impulsores y ejecutores de una digitalización holística en la empresa, necesitan algo más que habilidades técnicas. También se requieren habilidades blandas, como experiencia en moderación y pensamiento estratégico de procesos, así como conocimientos de gestión empresarial. Por tanto, no es raro que los especialistas en TI empresariales sean los más adecuados para la gestión de TI.

El papel de las TI durante la implantación de un ERP

Realización técnica e integración

Durante la implantación del ERP, el departamento de TI es el principal responsable de conectar el sistema ERP al entorno de software existente. Hay dos opciones para ello:

• Transferencia de datos: Si el sistema ERP sustituye a una herramienta existente (por ejemplo, con un proceso equivalente dentro del software), el departamento informático transfiere los datos necesarios a la base de datos del ERP.
• Desarrollo de la interfaz : Si hay que conservar una aplicación, TI proporciona una interfaz adecuada a la que pueda conectarse el sistema ERP.

Básicamente, las tareas de TI en el proyecto ERP son las mismas que en cualquier otro lugar: es responsable de la infraestructura técnica y apoya a sus colegas en cuestiones de TI.

Colaboración con la dirección del proyecto y los usuarios clave

Sin embargo, el departamento informático no trabaja totalmente aislado durante la implantación del ERP. Como parte del equipo del proyecto, se relaciona regularmente con la dirección del proyecto y los usuarios clave.

Esto garantiza que los malentendidos se reconozcan en una fase temprana y que el proyecto avance constantemente en la dirección correcta. Además, siempre es posible que los requisitos cambien durante la implementación y sea necesario realizar ajustes. Los informáticos también deben ser siempre conscientes de ello.

Apoyo al proceso de gestión del cambio

Si el jefe del departamento informático es elocuente, también debe participar en los procesos de comunicación y formación. En el mejor de los casos, pueden traducir los cambios técnicos al contexto laboral de los empleados de forma comprensible y explicar las nuevas funciones de forma práctica.

Si los empleados están familiarizados con los cambios, suelen desconfiar menos. Esto se debe a que comprenden mejor por qué son necesarios los cambios y cómo pueden trabajar productivamente con el nuevo sistema en el futuro.

Una buena gestión del cambio puede reducir las incertidumbres y minimizar la resistencia. Esto no sólo tiene un efecto positivo en la aceptación, sino también en el éxito general del proyecto.

Markus Reichl, Asseco Solutions

El papel de las TI tras la implantación del ERP

Responsabilidad operativa

Tras la puesta en marcha, el equipo del proyecto se disuelve y vuelve a sus tareas originales. Sin embargo, el departamento informático sigue siendo responsable del funcionamiento del sistema ERP y de supervisar su rendimiento.

Para garantizar la seguridad y el buen funcionamiento del software, se ocupa constantemente delmantenimiento del ERP. En particular, los empleados se aseguran de que las actualizaciones y los parches se instalen con prontitud. Además, TI procesa las solicitudes de asistencia de los usuarios y, si es necesario, lleva a cabo correcciones de errores o actúa como interfaz con el proveedor del ERP.

Desarrollo ulterior del sistema

Cuando surgen nuevas tendencias o tu empresa crece, los procesos empresariales pueden cambiar en cualquier momento. Entonces es posible que tu sistema ERP, una vez perfectamente configurado, ya no satisfaga los requisitos cambiados de tu organización. Necesitas funciones adicionales que apoyen de forma óptima tu estrategia actual.

En este caso, TI debe reconfigurar todos los procesos y flujos de trabajo afectados en el sistema ERP. Sin embargo, sólo podrá hacerlo si comprende cómo se utiliza la solución en la práctica. Cuanto más conozca TI los procesos del resto de la organización, más fácil le resultará realizar los ajustes técnicos. Y precisamente por eso debe participar en el proyecto desde la fase de definición del alcance.

Apoyo estratégico

Tras el éxito de la implantación de un ERP, el departamento de TI no debe recaer en un papel puramente técnico, sino posicionarse como socio estratégico de la empresa. Como impulsora de la digitalización, no sólo mantiene los sistemas en funcionamiento, sino que también desempeña un papel activo en su configuración.

El requisito previo para ello es el desarrollo específico de los conocimientos internos sobre ERP, complementado con programas de formación continua. También deben establecerse perfiles de funciones modernos en el equipo de TI para ganar más margen de maniobra dentro de la empresa. Por ejemplo, el cometido de un propietario de producto o de un gestor de procesos informáticos va mucho más allá de las actividades operativas.

El papel de las TI en la implantación de ERP de un vistazo

Ejemplo práctico de usuario:
Sigma Surface Science

Las TI como codiseñadoras del proyecto ERP

En Sigma Surface Science, un moderno departamento de TI contribuyó con éxito a dar forma a la introducción del sistema ERP APplus. En lugar de limitar la responsabilidad de TI en el proyecto ERP a la implantación técnica, el fabricante de maquinaria especial de Hesse dio gran valor a la integración estratégica desde el principio. Los expertos en TI se familiarizaron con los procesos de los departamentos especializados y tradujeron los requisitos en soluciones fáciles de usar.

Al introducir el módulo de movilidad, por ejemplo, TI se centró mucho en el trabajo diario de producción, lo que dio lugar a un alto nivel de aceptación por parte de los usuarios . Las ampliaciones posteriores también fueron diseñadas por TI de forma tan bien pensada que el sistema sigue siendo capaz de crecer y flexible en la actualidad.

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Conclusión: los informáticos no son los niños del sótano cuando se trata de implantar un ERP

No debes cometer el error de considerar la implantación del ERP como un proyecto puramente técnico y confiar a TI la gestión del proyecto. Sin embargo, al menos debe ser un miembro de pleno derecho del equipo del proyecto .

Como pionera digital, no trabaja aislada en el sótano, sino que está en contacto permanente con los demás miembros del equipo. Se sienta a la mesa cuando se discuten los procesos y se trabaja en el diseño del software.

Sólo así el departamento informático puede comprender el uso diario del software ERP y ocuparse del mantenimiento y posterior desarrollo del sistema. En el mejor de los casos, asume el papel de socio estratégico que impulsa activamente la digitalización en tu empresa incluso después de la implantación del ERP.