¿Estás preparado para la implantación del ERP? – La lista de control definitiva

La introducción de un sistema ERP conlleva muchos beneficios y también riesgos. En Internet circulan numerosas historias de terror sobre proyectos fracasados: Se habla de presupuestos excesivos, largos retrasos y resistencia en el seno de la plantilla.

Así que no es de extrañar que muchos directores de proyecto se sientan intranquilos. ¿Y si ocurre un desastre así en tu propia empresa? En este punto podemos tranquilizarte: Con la preparación adecuada, no es necesario que cunda el pánico. Para que todo vaya sobre ruedas también para ti, hemos elaborado una lista de control con los factores de éxito más importantes para ti. Si prestas atención a los siguientes puntos antes de iniciar el proyecto, nada se interpondrá en el camino de una implantación ERP sin problemas.

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1. documenta y optimiza tus procesos

En todas las empresas se intercambia información. Datos como plazos de entrega, niveles de existencias o cálculos de proyectos se transmiten de un área a otra y allí se procesan. El sistema ERP sólo puede asignar este intercambio si está basado en procesos y estructurado.

Para garantizar que el software funcione correctamente más adelante, primero debes formalizar tus procesos actuales. Cada intercambio de datos en tu empresa debe estar totalmente documentado y regulado con precisión sobre la base de procesos. Sin una descripción del estado actual, no es posible mapear completamente todos los procesos del sistema.

Es importante saberlo:
La documentación por sí sola no basta. Para que el sistema acabe desarrollando todo su potencial, también tienes que analizar y revisar tus procesos internos. Al fin y al cabo, la verdadera fuerza de una solución ERP reside en proporcionar el mejor soporte posible para optimizar los procesos.

Para que el sistema acabe desarrollando todo su potencial, también tienes que analizar y revisar tus procesos internos.

2. concienciar sobre los cambios necesarios

Algunas empresas asumen que la mera implantación del sistema ERP garantizará procesos más eficientes. Ven la herramienta como una especie de bala mágica que resolverá mágicamente todos los problemas existentes. Esto es, por supuesto, un error de apreciación. Al fin y al cabo, una solución ERP no es más que un software con características y funciones que no generan ningún valor añadido por sí mismas.

El sistema sólo puede marcar la diferencia si la nueva solución se utiliza activamente. Esto significa que toda tu plantilla debe estar preparada para trabajar con el nuevo software y acabar con las viejas estructuras. Para ello, tienes que crear la conciencia necesaria de la necesidad de cambio en toda la empresa. La comprensión de los ajustes de los procesos y la voluntad de cambio deben anclarse en todas las áreas.

Importante saber:
Existe una relación causal directa entre las dependencias dentro de la cadena de valor. Si una unidad de negocio no utiliza la solución ERP, esto repercute directamente en los procesos anteriores y posteriores.

Por ejemplo, si la producción sigue procesando los pedidos mediante tarjetas de ruta físicas, no es posible reaccionar digitalmente a los cambios en la programación. Alguien tiene que imprimir los datos del pedido cada mañana y llevarlos a la planta de producción. Esto representa una ruptura importante en el flujo de información digital.

3. confiar en una gestión profesional del cambio

De vez en cuando, sin embargo, algunos departamentos o empleados se aferran con vehemencia a los procedimientos establecidos y bloquean los ajustes de los procesos. Hay muchas razones para ello: algunos no ven sentido a cambiar algo que lleva años funcionando. O hay luchas de poder en juego, en las que la pérdida de la propia indispensabilidad sería fatal. Las exigencias excesivas también pueden expresarse en resistencia.

Sea cual sea la causa, si tu equipo se resiste al sistema, ni siquiera la mejor solución ERP del mundo te aportará mejoras de eficiencia. La gestión del cambio es, por tanto, uno de los factores de éxito más importantes de un proyecto ERP. Las empresas que se preparan a sí mismas y a sus empleados para los problemas inminentes con antelación tienen ventaja.

Importante:
Ignorar los temores y preocupaciones de tus compañeros no es una buena idea. En lugar de eso, sé transparente y comunica abiertamente todas las novedades a tus trabajadores. Sigue explicando las ventajas del nuevo software y haz hincapié en los beneficios que la solución aportará a su trabajo diario.

Sigue leyendo:
Gran guía práctica para la gestión del cambio

4. formular objetivos precisos del proyecto

También debes definir lo que quieres conseguir desde el principio. Cuanto más exactamente conozcas tus objetivos, mejor podrás trabajar para conseguirlos.

La calidad de la definición del objetivo desempeña aquí un papel decisivo: debe ser clara, precisa e inequívoca. Las formulaciones vagas como »aumentar las ventas» no son una ayuda para la toma de decisiones, sino que sólo causan confusión. Ni tu equipo de proyecto ni tus socios externos pueden deducir de ello requisitos o especificaciones concretas.

Al formular tus objetivos, puedes utilizar el sistema SMART un acrónimo que define cinco criterios para objetivos valiosos. Si, por el contrario, tienes dificultades para fijar objetivos básicos, deberías examinar más detenidamente el modelo de crecimiento de Greiner. Puede ayudarte a alinear mejor tus objetivos con tu estrategia corporativa.

Importante:
El alcance funcional de tu sistema ERP debe coincidir exactamente con tus objetivos y abarcar todo el proceso de creación de valor. Si no lo hace, el programa informático no es más que una ayuda estructurada de almacenamiento u organización de datos. Sin embargo, la solución ERP no debe estar demasiado hinchada en el primer paso, ya que, de lo contrario, los costes y la duración del proyecto aumentarán demasiado. Lo ideal es que el sistema tenga una estructura modular. Luego puedes actualizar el software con funciones adicionales en cualquier momento si tus necesidades cambian en el futuro.

5. formar un equipo de proyecto fuerte

El éxito de la implantación del ERP también depende en gran medida de la selección del equipo de proyecto adecuado. Lo ideal es que esté formado por un director de proyecto experimentado y usuarios clave motivados. Sin embargo, no todas las personas son aptas para estos puestos.

Por tanto, se requiere un instinto seguro a la hora de formar el equipo. Aunque el proceso de selección es individual, debes prestar especial atención a los siguientes rasgos de carácter:

• Para la gestión de proyectos buscas a alguien que tenga en mente a toda la empresa y no sólo a su propio departamento. Además, dirige con mano suave, pero también puede actuar en el momento adecuado.
• Como usuario clave seleccionas sobre todo a personas con un alto nivel de experiencia y resistencia. La previsión, la empatía y una forma estructurada de trabajar son también cualidades excelentes.

Importante:
La gestión de proyectos sólo puede establecer una posición fuerte si cuenta con el respaldo de la dirección. respaldo de la dirección cuenta con el apoyo de la dirección. Sólo entonces podrá tomar decisiones detalladas de forma independiente y con confianza. Esto significa que los compañeros ni siquiera tienen la idea de pasar directamente por encima de la dirección del proyecto a la siguiente instancia. Esto, a su vez, reduce la microgestión a nivel directivo.

6. asegúrate de planificar tus recursos con sensatez

Con demasiada frecuencia, se declara que la implantación de un ERP es un proyecto puramente técnico. Una vez que el departamento de TI haya introducido el software, todo funcionará sin problemas, o al menos eso dice la teoría. En realidad, sin embargo, un proyecto ERP siempre afecta a toda la empresa y requiere personal interno de distintos departamentos. Esto se debe a que el proveedor de ERP no se encarga solo de la implantación.

En La gestión del proyecto y los usuarios clave, por ejemplo, acompañan todo el proceso de implantación. Ni que decir tiene que no sólo necesitan conocimientos especializados para esta exigente tarea, sino también mucho tiempo.

Importante:
Muchas empresas subestiman el tiempo y los costes internos que conlleva. Ten en cuenta que coordinar y supervisar la implantación es casi un trabajo a tiempo completo para el gestor del proyecto. Suelen invertir hasta el 70 % de su tiempo de trabajo en la implantación. Así que asegúrate de que tú y tus empleados disponéis de los recursos de tiempo necesarios.

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7. evalúa tu infraestructura tecnológica

Un sistema ERP plantea grandes exigencias al entorno informático de una empresa. Como plataforma central, integra distintas áreas de negocio y procesa grandes cantidades de datos en tiempo real. Sin una infraestructura de alto rendimiento , la implantación puede provocar caídas del sistema, pérdida de datos o tiempos de respuesta lentos.

Por tanto, el hardware y el software existentes deben cumplir plenamente los requisitos del nuevo sistema ERP y ser compatibles con él. Una evaluación temprana y exhaustiva puede minimizar los riesgos y garantizar una integración sin problemas.

Importante saber:
Una infraestructura inadecuada no sólo puede perjudicar el rendimiento del sistema ERP, sino también provocar elevados costes de seguimiento. Prepárate para las actualizaciones o retrasos necesarios en el transcurso del proyecto.

8. garantizar la limpieza de los datos maestros

Los datos de la empresa son el alma de un sistema ERP. Constituyen la base de procesos, análisis y documentación correctos. Si tus datos están incompletos, son incorrectos o no están actualizados, esto afecta a los resultados del sistema. Reservas incorrectas, retrasos en las entregas o información incorrecta sobre los niveles de existencias son sólo algunos de los problemas que pueden surgir. » Basura dentro – basura fuera» es como lo llaman casualmente los expertos en TI.

Además, la mala calidad de los datos dificulta la automatización, lo que significa que tienes que contar con correcciones manuales que llevan mucho tiempo. Esto, a su vez, afecta a la eficacia de todo el proyecto. Por tanto, una limpieza exhaustiva de los datos es muy importante para una implantación ERP sin problemas.

Importante saber:
No basta con prestar atención a la limpieza de los datos maestros al introducir el ERP. Si nadie se esfuerza por introducir datos en el sistema de forma sistemática, todos tus esfuerzos iniciales se quedarán en nada a largo plazo. Por tanto, debe ser una cuestión de rutina para tus empleados registrar cada transacción y cada dato en el sistema sin excepción. Sólo así te asegurarás de que tu actividad diaria está totalmente cartografiada.

¿Has cumplido todos los puntos? ¡Entonces estás preparado para la implantación del ERP!

¿Has marcado los 8 puntos de nuestra lista de control? Si es así, ya no tienes que preocuparte. Estás bien preparado para la implantación del ERP. Si no es así, es mejor que inviertas un poco más de tiempo en la planificación. Porque los errores en el diseño pueden acabar saliendo caros.

Sin embargo, no debes ser demasiado perfeccionista en tu planteamiento. Siempre debes contar con incidentes imprevistos . Suelen ser pequeños retrasos o gastos no calculados, pero que siguen estando dentro de lo razonable. Un proyecto ERP bien planificado es lo suficientemente sólido como para compensar estas interrupciones.