Quando si tratta di implementare un ERP, non si può sopravvalutare l’importanza della gestione del progetto. I dipendenti che ricoprono questo ruolo coordinano tutti i processi all’interno del team e monitorano l’andamento generale del progetto. Riferiscono lo stato attuale alla direzione e prendono decisioni tecniche nell’ambito dell’implementazione. In breve, svolgono un ruolo fondamentale per il successo del progetto.
Se trovi la persona giusta per questa posizione, può dare un contributo significativo al successo del progetto durante l’implementazione del sistema. Se invece scegli la persona sbagliata, puoi incorrere in conflitti, ritardi e costi crescenti.
In questo articolo scoprirai a cosa devi prestare attenzione quando prendi decisioni sul personale. Inoltre, ti spieghiamo l’interazione ottimale tra il management e la gestione dei progetti ERP.
Come trovare la persona giusta per la gestione di un progetto ERP
1. scegli una personalità forte
Per la posizione di project manager, è meglio cercare una persona in grado di condurre il progetto ERP al successo senza l’attenzione costante della direzione. Deve essere in grado di prendere decisioni, risolvere conflitti e coordinare il team di progetto. Idealmente, dovrebbe essere una persona che emana autorità e affidabilità e che gode di particolare rispetto tra il personale. Può anche essere una sorta di mentore per i colleghi più giovani.
Se nella selezione del personale presti attenzione ai seguenti tratti caratteriali , sei sulla strada giusta:
Assertività
Un buon project manager ERP deve essere assertivo e altamente motivato. Deve essere in grado di
Empatia e comprensione
Una buona conoscenza della natura umana e delle abilità sociali sono importanti almeno quanto l’assertività. Non dimenticare: un progetto ERP è prima di tutto un processo di gestione del cambiamento e non un puro progetto IT.
La gestione del progetto ERP non deve quindi limitarsi a implementare l’introduzione dell’ERP seguendo rigorosamente le istruzioni impartite dall’alto, ma deve anche ascoltare le preoccupazioni e i problemi della forza lavoro e del team di progetto. Altrimenti, conflitti e resistenze sono inevitabili.
A proposito: per evitare che si verifichino conflitti importanti, è estremamente importante costruire con cura il team del progetto. Questo richiede anche una grande sensibilità: i membri del team non devono solo avere un mix equilibrato di competenze professionali e abilità sociali. Devono anche armonizzarsi a livello interpersonale e risolvere le controversie in modo produttivo. La fiducia reciproca è estremamente importante in un team.
Scopri di più: Team di progetto per l’implementazione dell’ERP: la composizione ottimale
Forti capacità di comunicazione
Il project manager deve risolvere paure e resistenze all’interno della forza lavoro e del team di progetto attraverso una comunicazione costruttiva. Deve avere la capacità di
Contrariamente ai timori di molti manager, i dipendenti con queste qualità versatili non sono così difficili da trovare. Se ci pensi un attimo, probabilmente ti vengono in mente alcuni dipendenti di livello intermedio che hanno il controllo della loro area.
2. prestare attenzione alla competenza professionale
I migliori tratti caratteriali servono a poco se manca la necessaria competenza. Un pilota che guida l’equipaggio ma non è in grado di governare l’aereo, inevitabilmente lo farà precipitare. In altre parole, il giusto project manager ERP non deve solo possedere un’ampia gamma di soft skills, ma anche le giuste hard skills. Nella selezione del personale devi prestare particolare attenzione alle seguenti competenze:
Competenze intersocietarie
È essenziale una competenza completa in tutte le aree dell’azienda. Non è necessario che la persona abbia le competenze approfondite di un esperto IT. Tuttavia, deve avere una comprensione tecnica e una grande familiarità con i processi, i prodotti e i servizi dell’intera azienda.
Una visione preparata del quadro generale è così importante perché un sistema ERP non si limita a mappare le aree secondarie, ma collega tutte le aree dell’azienda. Il project manager deve quindi essere in grado di definire con precisione i
Conoscenza delle operazioni quotidiane
Tuttavia, un’ampia conoscenza dell’intera azienda non è sufficiente. Una stretta connessione con le operazioni quotidiane è almeno altrettanto importante. Questo è l’unico modo per valutare se le funzionalità del sistema ERP sono pratiche e utili.
Esperienza nella gestione di progetti
Il project manager ERP è fondamentalmente responsabile di tutte le attività di gestione del progetto. Deve quindi conoscere gli strumenti e i metodi pertinenti ed essere in grado di utilizzarli in modo efficace. I project manager tengono d’occhio gli obiettivi, i rischi, i costi e i tempi previsti.
3. non affidare la gestione del progetto ERP all’IT.
Anche se all’inizio può sembrare illogico, i manager IT non sono generalmente una buona scelta di personale. Questo non è dovuto alle loro competenze o alla loro personalità. È piuttosto una questione di prospettiva.
Nella maggior parte delle aziende, l’IT svolge un ruolo di supporto: fornisce l’infrastruttura tecnica ai suoi colleghi. Tuttavia, questa collaborazione avviene raramente a livello tecnico. L’IT non scopre nel dettaglio ciò che fanno gli altri reparti. Tuttavia, proprio questa capacità di pensare fuori dagli schemi è una caratteristica importante per una perfetta gestione dei progetti.
Tuttavia, questo non significa che l ‘IT svolga solo un ruolo secondario nel progetto ERP . Al contrario: senza la loro competenza e il loro supporto attivo, anche il miglior manager non può avere successo.
4. non affidare la gestione del progetto alla direzione.
Hai mai pensato di affidare a un membro del management il coordinamento di un progetto? All’inizio l’idea potrebbe non sembrare così inverosimile: dopo tutto, la direzione ha inevitabilmente una visione dall’alto.
In pratica, però, questo approccio porta quasi sempre a dei problemi. Soprattutto nelle aziende più grandi, il management è troppo lontano dalle operazioni quotidiane. Questo rende difficile valutare i benefici effettivi di una funzione. In altre parole, il management non è in grado di valutare se una funzione del sistema ERP ha davvero senso o se non è rilevante per il lavoro quotidiano dei dipendenti.
Inoltre, il management di solito ha poco tempo per gestire un progetto ERP insieme alle attività quotidiane. Tuttavia, l’introduzione di un sistema ERP richiede molto tempo e il pieno impegno del project manager.
3 consigli per un corretto comportamento manageriale
Hai trovato la persona giusta per gestire il progetto? Allora è arrivato il momento di capire il ruolo del management. Infatti, anche se il top management non è direttamente coinvolto nell’implementazione dell’ERP, non deve sottovalutare la sua influenza in nessun caso. Il loro comportamento determina in ultima analisi se i project manager possono svolgere con successo i loro compiti o meno. Dovresti prendere in considerazione i seguenti suggerimenti:
1. la direzione fornisce un supporto sufficiente
Tutte le parti devono collaborare. La gestione del progetto può sviluppare l’autorità necessaria sul team solo se riceve un sostegno sufficiente dalla direzione.
Se invece manca il sostegno del top management, è più probabile che i dipendenti mettano in discussione le decisioni del project manager. Questo porta a conflitti, inutili ritardi e, nel peggiore dei casi, al fallimento del progetto.
2. la gestione si affida alla gestione del progetto ERP
La fiducia dell’alta dirigenza nelle competenze del manager è essenziale per il successo dell’implementazione dell’ERP. La mancanza di fiducia nelle competenze professionali porta a un’
3. la direzione concede le autorizzazioni necessarie
Affinché la gestione del progetto possa svolgere i suoi compiti, la direzione deve conferirle una serie di poteri. Questi includono
- il proprio bilancio,
- l’autorizzazione a ritirare i dipendenti dai progetti,
- Poter partecipare alla selezione di utenti chiave idonei,
- la possibilità di modificare temporaneamente i processi all’interno del dipartimento.
In teoria è possibile che la direzione mantenga tutti i poteri per sé e utilizzi i project manager solo come intermediari. In pratica, però, la scelta migliore è quella di avere dei delegati autorizzati a impartire istruzioni.
Conclusione: Progetto e gestione lavorano fianco a fianco
Il giusto project manager ERP ha una buona visione dell’intera azienda e dei suoi processi. Conosce le attività quotidiane e ha un’esperienza sufficiente nella gestione dei progetti. È in grado di affermarsi con sicurezza nei rapporti con i dipendenti e i manager, pur rimanendo sempre cordiale ed empatico.
Si tratta di esigenze diverse. In alcuni casi, quindi, può essere sensato
Tuttavia, anche i migliori project manager potranno condurre l’implementazione dell’ERP al successo solo se avranno il pieno supporto della direzione. L’appoggio dell’alta dirigenza conferisce al progetto l’urgenza necessaria e rafforza la posizione dei responsabili. Allo stesso tempo, però, la dirigenza non deve interferire troppo nel coordinamento del progetto, altrimenti è lecito aspettarsi notevoli ritardi.
