Wie lange dauert eine ERP-Einführung eigentlich?

Denken Sie über die Einführung eines ERP-Systems nach? Dann haben Sie sich bestimmt schon mal gefragt, wie lange ein solches Projekt wohl dauert. Bei der Recherche im Internet sind Sie wahrscheinlich auf stark schwankende Zahlen gestoßen. Zum Teil reichen die pauschalen Angaben von drei Monaten bis zu drei Jahren.

An diesen äußerst unterschiedlichen Zeiträumen sehen Sie schon, dass es keine allgemeingültige Antwort auf die Frage nach der Projektdauer gibt. Möchten Sie einen realistischen Wert erhalten, müssen Sie sich zunächst mit den verschiedenen Einflussfaktoren vertraut machen. Im Anschluss können Sie darauf hinarbeiten, die ERP-Einführung so effizient wie möglich zu gestalten. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Welche Faktoren beeinflussen die Dauer eines ERP-Projekts?

Unternehmensgröße und -komplexität

Der Begriff ERP-Lösung gaukelt eine Vergleichbarkeit vor, die in der Regel nicht existiert. Es handelt sich um die identische Bezeichnung für faktisch stark unterschiedliche Systeme. Denn je nach Aufbau, Größe und Diversifikation eines Unternehmens können die Anforderungen an das System – und damit Art und Funktionsumfang der Software – deutlich variieren.

Pauschal lässt sich sagen, dass große Unternehmen in der Regel mehr Zeit für die Implementierung benötigen als kleine und mittelständische Betriebe. Nicht nur sind ihre Strukturen komplexer. Sie haben häufig auch mehr Standorte, Filialen und Abteilungen, die miteinander vernetzt werden müssen. Zudem erfordert die Integration einer ausladenden IT-Landschaft eine aufwändigere Planung. 

Nicht zu vergessen: In einem großen Unternehmen sind normalerweise mehr Mitarbeitende an einer ERP-Implementierung beteiligt. In Entscheidungsprozesse fließen die Meinungen und Ansichten mehrerer Hierarchieebenen ein, wodurch sich der Projektablauf meist verlangsamt. Im Vergleich dazu sind kleine und mittelständische Unternehmen flexibler: Sie benötigen einen geringeren Abstimmungsaufwand und können Entscheidungen daher schneller treffen und umsetzen.

Anpassungsbedarf

Je mehr individuelle Anpassungen und Integrationen erforderlich sind, desto länger dauert die Einführung. Die Veränderung oder Erweiterung des Standards ist meist mit einem hohen Programmieraufwand und einer engen Abstimmung zwischen Kunde und ERP-Anbieter verbunden. Das kostet selbstverständlich Zeit und zieht das Projekt in die Länge. 

Doch damit nicht genug: Zusätzliche Anpassungen erhöhen die Komplexität des Projekts und potenzieren folglich das Risiko von Fehlern und ungeplanten Verzögerungen. Zudem steigern sie den Wartungsaufwand nach Systemupdates. Denn individuelle Programmierungen werden oft nicht automatisch aktualisiert und müssen stets überprüft, gegebenenfalls neu programmiert und getestet werden. Im Vergleich zu einer Standard-ERP-Implementierung bringt das deutliche Zeit- und Kostennachteile mit sich.

Eine gute Vorbereitung ist Grundvoraussetzung für einen störungsfreien und zügigen Projektablauf.

Christine Übel, Asseco Solutions

Ressourcenverfügbarkeit

Viele Unternehmen unterschätzen den internen Zeitaufwand eines ERP-Projekts. Sie gehen davon aus, dass die eigenen Mitarbeitenden eine vorwiegend koordinierende Rolle übernehmen. Das entspricht aber nicht der Realität: Vielmehr arbeitet das Projektteam eng mit dem Anbieter zusammen und ist in alle Prozesse eingebunden. Damit das funktioniert, benötigen Sie genügend personelle Ressourcen.

Insbesondere für die Projektleitung und die Key User bedeutet die ERP-Einführung einen erheblichen Mehraufwand:

• Die Projektleitung überwacht und koordiniert das Projekt. Sie sollte bereit sein, etwa 70 % ihrer Arbeitszeit für das ERP-Projekt aufzuwenden – und zwar über den gesamten Einführungszeitraum hinweg.

• Die Key User agieren als Schnittstelle zwischen dem Projektteam und den Endanwender*innen. Je weiter das Projekt voranschreitet, desto mehr sind sie beteiligt. In der Realisierungsphase müssen sie rund 50 %, während der Inbetriebnahme etwa 70 % ihrer Arbeitszeit investieren. Schließlich sind sie für die Schulung ihrer Kolleg*innen verantwortlich.

Rolle	Projektphase	Anteil der Arbeitszeit	Hauptaufgaben
Projektleitung	Gesamter Zeitraum	ca. 70 %	Koordination, Überwachung, Kommunikation
Key User	Realisierungsphase	ca. 50 %	Tests, Feedback, Abstimmung mit Anwender*innen
Key User	Inbetriebnahme	ca. 70 %	Schulung, Support, Prozessabnahme

Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass nicht nur die zeitliche Verfügbarkeit, sondern auch die Qualifikationen der Teammitglieder entscheidende Erfolgsfaktoren darstellen. Sowohl die Persönlichkeit als auch die fachlichen Kompetenzen spielen eine bedeutende Rolle. Die Projektleitung beispielsweise sollte einfühlsam und durchsetzungsstark zugleich sein – andernfalls droht das Projekt den Zeit- und Kostenrahmen zu sprengen.

Mehr zur richtigen Auswahl der Projektverantwortlichen:
ERP-Projektleitung: Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
ERP-Key-User: So finden und fördern Sie Ihre „Schlüsselpersonen“

Datenmigration

Bei einer ERP-Implementierung müssen immer Daten aus Alt-Systemen in eine neue Lösung übertragen werden. Je größer die zu migrierende Datenmenge ist, desto zeitintensiver gestaltet sich dieser Prozess. Denn die Migration großer Datenbestände erfordert nicht nur mehr Speicherplatz und Rechenzeit, sondern auch eine sorgfältige Planung.

Noch ausschlaggebender für den Zeitaufwand ist jedoch die Datenqualität. Nicht selten liegen fehlerhafte, veraltete, doppelte oder unvollständige Daten vor. Diese müssen vor der Migration zunächst bereinigt und konsolidiert werden. Eine solche Datenbereinigung ist äußerst aufwändig, da sie manuelle Prüfungen und Abstimmungen mit Fachabteilungen voraussetzt.

Change Management und Schulung

Über eine reibungslose ERP-Einführung entscheidet zu einem großen Teil die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Das hängt damit zusammen, dass ein ERP-System immer tiefgreifende Veränderungen im Arbeitsalltag mit sich bringt. Wenn sich bekannte Abläufe ändern und die Technik manuelle Aufgaben übernimmt, macht sich schnell Unsicherheit breit. Ohne frühzeitige Einbindung und transparente Kommunikation fühlen sich manche Menschen übergangen oder überfordert. Das wiederum kann in Widerstand, Angst und Fehlern gipfeln. 

Daher ist es wichtig, dass Sie die Belegschaft sowohl fachlich als auch emotional mitnehmen. Erst durch gezielte Trainings und offene Gespräche mit der Projektleitung entstehen Klarheit und Vertrauen. Mitarbeitende, die den Sinn und Nutzen des neuen Systems verstehen, begegnen der Veränderung offener und bringen sich aktiv ein. Auf diese Weise erzielen Sie zügig Fortschritte. Die Einführung eines ERP-Systems ist ein strategisches Organisationsprojekt mit starkem IT-Anteil – also kein reines IT-Projekt, sondern eine unternehmensweite Transformation.

Wahl der Implementierungsmethode

Last but not least hat die gewählte Implementierungsmethode Einfluss auf den Zeitaufwand. Für einen optimalen Projektablauf sollte sie stets zum Unternehmen und zum Projekt passen. In Frage kommen diese drei Modelle:

Klassische Einführung

Bei der klassischen Einführung (oft als Wasserfallmodell bezeichnet) wird das Projekt in aufeinanderfolgende Phasen gegliedert: Start Up, Konzeptionsphase, Realisierungsphase, Inbetriebnahme und Abschluss. 

Jede Phase wird vollständig abgeschlossen, bevor die nächste beginnt. Dadurch entsteht ein klar strukturierter Ablauf mit hoher Planungssicherheit und detaillierter Dokumentation. Diese Methodik eignet sich vor allem für Unternehmen mit komplexen Prozessen und hohem Dokumentations- oder Compliance-Bedarf.

Agile Einführung

Bei der agilen Einführung wird das Projekt in kurze, wiederkehrende Zyklen (Iterationen oder Sprints) unterteilt. Anstatt einen festen Ablauf strikt einzuhalten, steht die flexible Anpassung an neue Anforderungen im Vordergrund.

Zwischenergebnisse werden regelmäßig präsentiert, wodurch ein enger Austausch mit den Anwender*innen und Stakeholdern entsteht. Das Projektteam arbeitet selbstorganisiert und entscheidet eigenständig über die konkrete Umsetzung innerhalb der vereinbarten Ziele.

Diese Methodik ermöglicht schnelle Resultate, eine kontinuierliche Verbesserung und ein hohes Maß an Transparenz. Sie eignet sich besonders für dynamische Umgebungen, in denen Anforderungen noch nicht vollständig definiert sind oder sich im Projektverlauf stark ändern können.

Hybride Einführung

Bei der hybriden Einführung werden klassische und agile Vorgehensweisen miteinander kombiniert. Während übergeordnete Projektphasen, Meilensteine und Rahmenbedingungen klar strukturiert nach klassischen Prinzipien geplant werden, erfolgt die operative Umsetzung einzelner Arbeitspakete agil in kurzen Iterationen.

Dadurch lassen sich Planungssicherheit und Dokumentationsanforderungen mit der Flexibilität agiler Methoden verbinden. Zwischenergebnisse können frühzeitig getestet und angepasst werden, ohne den Gesamtplan aus den Augen zu verlieren.

Diese Methodik eignet sich vor allem für Organisationen, die einerseits komplexe Prozesse und hohe Compliance-Anforderungen berücksichtigen müssen, andererseits aber von der Anpassungsfähigkeit und Dynamik agiler Arbeitsweisen profitieren wollen.

Welche Methode die richtige für Sie ist, finden wir im Gespräch gemeinsam heraus.

Effizienz nach Plan: So verkürzen Sie die Dauer der ERP-Einführung

Sie sehen: Die Dauer eines ERP-Projekts ist nicht generalisierbar, sondern hängt vielmehr vom konkreten Anwendungsfall ab. Dieser Ansatz ist wichtig, um einen fatalen Denkfehler auszuschließen: Für die erfolgreiche Einführung einer ERP-Lösung gilt nicht der Grundsatz „Schnell, schnell!“. Statt Hektik empfehlen wir Ihnen eine durchdachte Planung.

1. Bereiten Sie das Projekt gut vor

Wir können es gar nicht oft genug betonen: Eine gute Vorbereitung ist Grundvoraussetzung für einen störungsfreien und zügigen Projektablauf. Hierzu gehört vor allem die Definition klarer Ziele und Anforderungen. Aber auch die Etablierung eines optimal ausgerichteten Change Managements und die Zusammenstellung eines kompetenten Projektteams fallen in diesen ersten Abschnitt.

Indem Sie eindeutige Zuständigkeiten festlegen, kennen alle Beteiligten ihre Rollen und Pflichten. Damit beugen Sie internen Konflikten und Missverständnisse durch unklare Verantwortlichkeiten vor.

2. Planen Sie die ERP-Einführung in Phasen

Wenn Sie das ERP-Projekt in strukturierte Etappen mit Zwischenzielen aufteilen, reduzieren Sie die Komplexität und erhalten schneller Resultate. Sie erkennen Probleme frühzeitig und sind in der Lage, nötige Anpassungen rechtzeitig anzustoßen. Beispielsweise eignet sich die Schulung der Mitarbeitenden als eigene Phase. Am Ende steht die Fähigkeit der Belegschaft, mit der ERP-Lösung produktiv zu arbeiten.

3. Wählen Sie einen erfahrenen Partner

Ein ERP-Anbieter mit jahrelanger Projekterfahrung kennt Best-Practice-Ansätze, die auf erprobten Modellen und branchenspezifischen Vorlagen basieren. Statt Prozesse komplett neu zu entwickeln, können Sie auf bewährte Lösungen zurückgreifen und diese bei Bedarf leicht modifizieren. Das reduziert Fehler und spart Zeit.

Zudem bringt ein erfahrener Anbieter Fachwissen, Projektmanagement-Erfahrung und klare Vorgehensweisen mit. Er findet die richtige Implementierungsmethode für Sie und kann Ihnen bei Bedarf mit externen Berater*innen unter die Arme greifen.

4. Setzen Sie auf regelmäßige Erfolgsmessung

Durch das Tracking von messbaren Kennzahlen – den sogenannten Key Performance Indicators (KPIs) – ist es möglich, Projektfortschritte objektiv zu bewerten und Risiken beizeiten zu identifizieren. Auf dieser Grundlage ist das Projektteam in der Lage, Prozesse laufend zu verbessern und bei Problemen gezielt Gegenmaßnahmen einzuleiten. Das vermeidet Verzögerungen und sichert die fristgerechte Zielerreichung.

5. Grenzen Sie den Projektscope ein

Viele Unternehmen definieren direkt zu Beginn einen zu großen Funktionsumfang. Dabei ist es im ersten Schritt gar nicht nötig, alle erdenklichen Features zu implementieren. Effizienter, kostengünstiger und zeitsparender ist es, zunächst nur den ERP-Standard einzuführen. Weitere Funktionen und individuelle Programmierungen können Sie bei Bedarf später immer noch hinzukaufen.

6. Ziehen Sie Fast Track Implementation in Betracht

Fast Track Implementation (FTI) ist eine spezielle Einführungsmethodik der Asseco Solutions. Sie überzeugt besonders dann, wenn ein ERP-System schnell, schlank und praxisnah eingeführt werden soll. Der Fokus liegt dabei klar auf dem APplus-Standard und den zentralen ERP-Kernprozessen. Durch diese Ausrichtung reduziert sich der Anpassungsaufwand deutlich, sodass eine Einführung innerhalb weniger Monate möglich ist.

Allerdings ist FTI nicht für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet. Benötigen Sie eine stark individualisierte Lösung oder müssen Sie sehr komplexe Prozesse über mehrere Standorte hinweg abbilden, empfiehlt sich eher die klassische Einführung.

Unsere Empfehlung: Prüfen Sie gemeinsam mit uns, ob sich Ihre Anforderungen überwiegend durch den APplus-Standard abdecken lassen.

Anwenderbeispiele aus der Praxis:

DIL Engineering GmbH:

DIL führte APplus in nur sieben Monaten ein. Entscheidend war der Verzicht auf Individualisierungen – so konnte das Unternehmen schnell starten und zugleich Transparenz über den Lebenszyklus seiner Maschinen gewinnen.

Lesen Sie die ganze Success Story

WMB Ventilatoren GmbH:

Bei WMB dauerte die Einführung sogar nur vier Monate. Möglich wurde das durch die konsequente Übernahme der Standardprozesse und eine pragmatische Datenerfassung durch die Mitarbeitenden selbst im Rahmen der Fast Track Implementation.

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Fazit: Sie selbst haben massiven Einfluss auf die Projektdauer

Die Dauer eines ERP-Projekts kann von Unternehmen zu Unternehmen stark schwanken. Sicher ist jedoch, dass die Effizienz der ERP-Einführung nie allein von der Technik abhängt. Meist sind die Prozesse und die Projektbeteiligten die schwächsten Glieder. Fehlende Organisation, schlecht definierte Ziele und Widerstände der Mitarbeitenden führen viel öfter zu Verzögerungen als Software-Bugs oder inkompatible Hardware.

Daher unser Tipp: Bringen Sie Ihre Organisation auf Vordermann, bevor Sie sich an die ERP-Einführung wagen. Legen Sie fest, was Sie mit dem ERP-System erreichen wollen, wählen Sie ein passendes Projektteam und holen Sie Ihre Belegschaft rechtzeitig an Bord. Auf diesem Weg führen Sie Ihr ERP-Projekt souverän und planmäßig zum Abschluss.