De un vistazo
La formación de los usuarios es un componente central de toda implantación de ERP: sólo los empleados que utilizan el sistema con confianza pueden conseguir el valor añadido deseado. Un comienzo temprano, contenidos de aprendizaje personalizados y una implantación metódica y bien pensada son cruciales, especialmente para los formatos online.
Los sistemas ERP son tan buenos como sus usuarios. En otras palabras, el software sólo puede generar valor añadido si todos los usuarios lo utilizan profesionalmente en su día a día. Por eso no basta con la implantación. Tus empleados también tienen que saber cómo utilizar correctamente la solución en su día a día. Para ello, necesitan varios cursos de formación de usuarios de ERP.
Pero, ¿cómo debe organizarse exactamente esa formación para que tu empresa saque el máximo partido de ella? En este artículo te presentamos varios enfoques de formación que puedes utilizar para encarrilar a tus empleados a largo plazo.
La formación de los usuarios del ERP determina el éxito del proyecto
Algunas empresas ven las fases de formación durante la implantación de un ERP como una mera formalidad. Como una especie de espectáculo secundario que desempeña un papel más bien subordinado. Es un error fatal, porque en realidad la formación de los usuarios tiene una influencia inmensa en el éxito del proyecto.
Los empleados bien formados integran rápidamente y sin problemas la solución en sus flujos de trabajo , aumentando rápidamente la eficacia de la empresa. Exactamente lo que quieres conseguir con el sistema.
Los usuarios poco formados, en cambio, necesitan mucho más tiempo para familiarizarse con el nuevo software ERP. Y eso no es todo: un manejo inadecuado puede dar lugar a datos incorrectos y a un descenso de la productividad. En el peor de los casos, la incertidumbre en el manejo del sistema es tan grande que una fuerte actitud de rechazo se extiende por todo el equipo. Para la empresa, esto se traduce en una pérdida de eficacia y en mayores costes de soporte. Exactamente lo que quieres evitar.
La implantación del ERP de formación: implicados desde el principio
La llamada implantación de ERP de formación es un modelo de proceso que desarrolla los conocimientos de ERP del cliente desde el principio. El proveedor implica a tus empleados en el desarrollo del sistema desde el primer día del proyecto.
Así funciona la implantación del ERP de formación
Al inicio del proyecto, reúne a un grupo de empleados que participen activamente en el trabajo del proyecto. Estas personas forman dos equipos de proyecto:
- Un equipo de procesos que crea flujos de trabajo en el sistema ERP y documenta los procesos.
- Un equipo técnico que se ocupa de la administración y los informes.
Los miembros de ambos equipos principales reciben formación en la configuración de la solución ERP desde una fase muy temprana. Esto les permite diseñar el software totalmente de acuerdo con las ideas de la empresa. Por tanto, son ellos quienes crean el prototipo del futuro sistema junto con el proveedor. Si necesitan asistencia, sólo tienen que ponerse en contacto con el proveedor y recurrir a otros servicios de consultoría o formación.
| Función | Introducción clásica | Fin de curso Introducción |
| Hora de la formación | Tras la configuración del sistema | Justo al inicio del proyecto |
| Implicación de los trabajadores | Pasivo | Activo |
| Transferencia de conocimientos | Proveedor → Cliente | Proveedor ↔ Cliente (mutuo) |
| Aceptación del usuario | Medio | Alta |
| Adaptabilidad tras la puesta en marcha | Restringido | Alta |
Ventajas de la introducción a la formación
Desarrollo temprano del conocimiento en la empresa
Como los miembros de ambos equipos participan directamente en la instalación y configuración de la solución ERP, se familiarizan con el software en una fase temprana. Esto les permite comunicarse con el proveedor sobre el sistema y sus posibilidades en igualdad de condiciones. Las empresas sin experiencia en ERP se benefician especialmente de la estrecha colaboración con el socio informático.
Reducción de los problemas de adaptación
Con la implantación de ERP basada en la formación, las especificaciones incompletas del cliente son cosa del pasado. Esto a su vez significa que el sistema suele funcionar como se desea inmediatamente después de la puesta en marcha. Si, a pesar de todo, se necesitan optimizaciones más adelante, los empleados del cliente suelen saber cómo ayudarse a sí mismos. Al fin y al cabo, los conocimientos específicos del sistema adquiridos en los cursos de formación permanecen en la empresa del cliente.
Aumentar la aceptación de los usuarios
Los miembros de los equipos centrales saben exactamente a qué retos se enfrentan sus colegas a diario. En consecuencia, pueden anticiparse a cualquier dificultad e incorporarla a la implantación del ERP en una fase temprana. Como resultado, los usuarios finales reciben un sistema que se adapta exactamente a sus necesidades y les alivia de forma óptima en su actividad diaria. Aumenta la disposición a utilizar activamente el software.
Lo que debes saber
- El método de implantación de ERP basado en la formación puede ser muy eficaz, pero no es adecuado para todas las empresas.
- El modelo de formación sólo tiene sentido si tienes suficientes empleados adecuados.
- Los participantes en el proyecto necesitan tiempo suficiente para poder dedicarse adecuadamente al proyecto ERP. Es absolutamente esencial liberarse pronto de las tareas habituales.
Imprescindible: formación en varias etapas para usuarios clave y finales
Si la implantación del ERP basada en la formación no es una opción para ti, el proyecto se desarrollará según el siguiente esquema clásico:
- En primer lugar, el proveedor y el cliente recopilan conjuntamente en talleres la información más importante sobre todos los procesos empresariales.
- A partir de este conocimiento, el proveedor adapta su software a las necesidades del cliente.
- Sólo entonces empieza a formar a los usuarios clave.
Independientemente de que te decidas por la formación o por la implantación clásica: Como interfaz entre el software y los procesos empresariales de la empresa, los usuarios clave desempeñan un papel importante en todo proyecto ERP. También son los que, en última instancia, imparten la formación interna a los usuarios finales.
Cómo funcionan los cursos de formación de usuarios de ERP
Paso 1: Formación básica – el primer curso de formación para usuarios clave
El proveedor lleva a cabo la formación básica antes de que comience la implantación técnica, paralelamente a la creación del concepto técnico. La formación prepara al equipo del proyecto para la implantación y ofrece a los usuarios clave una visión general del sistema, la interfaz de usuario y las funciones más importantes. Esta formación inicial pretende capacitar a los usuarios clave para prestar apoyo técnico al proyecto ERP, por ejemplo, al analizar los procesos y migrar los datos.
Paso 2: Formación relacionada con el módulo – formación en profundidad para usuarios clave
A medida que avanza el proyecto, los usuarios clave reciben formación en profundidad relativa a módulos funcionales individuales del sistema ERP. Estos cursos de formación imparten conocimientos detallados que son relevantes para la respectiva área de especialización. En un curso de formación para el módulo de ventas, por ejemplo, los participantes aprenden a crear pedidos de clientes y a gestionar las entregas. El objetivo es convertir a los usuarios clave en expertos y personas de contacto para el sistema ERP y su aplicación.
Paso 3: Formar a los usuarios finales – formar al resto de empleados
Una vez configurada la solución ERP, los usuarios clave han adquirido amplios conocimientos del software. Sin embargo, esto no se aplica al resto de tu plantilla: los usuarios reales. Por eso, a la implantación técnica le sigue la formación de los usuarios finales. Los usuarios clave transmiten los conocimientos adquiridos a sus compañeros.
La formación del usuario final es de vital importancia. Su objetivo es
La formación interna de usuarios de ERP tiene la ventaja de que sólo hay una corta distancia entre los participantes. A diferencia de los formadores externos, los usuarios clave pueden personalizar la formación para adaptarla al equipo y actuar desde una posición de confianza. Esto suele reducir la resistencia de los empleados.
Debes prestar atención a esto
- Planifica los cursos de formación lo antes posible. Esto garantizará que todos los empleados tengan tiempo suficiente para comprender el sistema e integrar los cambios en su trabajo diario.
- Ofrece a los usuarios formación continua y no dejes que las solicitudes de asistencia queden sin respuesta. De este modo, no sólo fomentas la seguridad al utilizar el sistema, sino también la aceptación por parte de los usuarios.
- Personaliza el contenido de la formación según las necesidades específicas de los usuarios. De este modo, tus empleados aprenden exactamente las funciones que necesitan en su trabajo diario.
Nuestro consejo: Cursos online de formación de usuarios de ERP
Gracias a las herramientas de reunión online y a las videollamadas, la formación de los usuarios de ERP ya no tiene que tener lugar necesariamente en persona. El manejo del sistema
Ventajas de la formación online de usuarios de ERP
- Los cursos de formación online ofrecen un alto grado de flexibilidad, ya que puedes organizarlos independientemente de horarios y lugares fijos.
- Al eliminar los gastos de desplazamiento, los cursos de formación online pueden realizarse de forma rentable.
- Gracias a las grabaciones y los seminarios web, los participantes tienen la oportunidad de aprender a su propio ritmo.
Debes prestar atención a esto
- En los cursos de formación online, la capacidad de atención de los participantes suele ser menor que en las sesiones presenciales. Por tanto, utiliza
elementos interactivos, como pizarras digitales y encuestas , para fomentar el diálogo activo. Esto significa que los contenidos de aprendizaje no se consumen pasivamente, sino que se trabajan conjuntamente.
- No hay nada más frustrante que una infraestructura técnica inadecuada que provoque interrupciones o fallos durante la transmisión. Por eso es esencial disponer de una conexión estable a Internet, potentes herramientas de reunión en línea y tecnología de audio y vídeo de alta calidad.
- Incluso el mejor equipo técnico puede causar problemas a veces. Por tanto, proporciona a tus empleados asistencia técnica para que puedan encontrar soluciones rápidamente. Ofrece también tutoriales que permitan a los participantes dominar pequeños retos por sí mismos.
- Tus empleados no sólo quieren aprender en la oscuridad. Quieren saber exactamente qué habilidades y beneficios les aportará la formación de usuarios de ERP y cuándo. Por tanto, asegúrate de que el contenido de la formación está bien estructurado y los objetivos de aprendizaje están claramente definidos.
Conclusión: No hay éxito sin construcción de conocimiento
La formación de los usuarios de ERP es, sin duda, uno de los pasos más importantes en su implantación. Sólo si los usuarios aceptan el nuevo sistema y lo manejan con seguridad podrá aprovecharse todo su potencial en la vida laboral cotidiana.
El enfoque de formación más adecuado para ti depende del método de aplicación elegido. Lo ideal es que consideres una combinación de los distintos métodos. Así podrás minimizar los retos generales y beneficiarte de las ventajas de cada modelo. Al final, esto aumenta las posibilidades de que tus empleados utilicen realmente el sistema ERP de forma óptima, y contribuyan así al éxito del proyecto a largo plazo.
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